新编计算机应用基础教程数据库Access的使用.pptx

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1、 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用本章目录本章目录本章将在1.8节所述的数据库理论概述和第4章所述的Excel 电子表格的基础上，系统叙述Access数据库的基本原理和操作。8.1 Access简介8.2 Access界面8.3 Access配置8.4 Access在线帮助8.5 Access操作起步8.6 Access数据库及其对象概述8.7 Access表基本操作8.8 Access查询基本操作 8.9 Access与SQL语言8.10 Access与Excel等应用的数据交换第1页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用

2、8.1 Access简介简介nAccess是Office办公套件中面向数据管理的数据库应用程序，当前的流行版本是Access 2003，所以在此以Access 2003为例进行叙述。Access可以帮助我们快捷、方便地创建中小型关系数据库，在信息管理等众多领域具有广泛的用途。本章将系统学习Access 2003，由于Access数据库对数据的管理与Excel电子表格的数据管理具有很多相似点，所以将Access与Excel进行比较学习是可取的。n软件的操作与软件的界面、配置是相关的，在下面的叙述中，如果未特别声明，使用了Access的默认界面和默认配置。Access界面和配置将在8.2和8.3节

3、详述。n叙述过程中会使用到一些示例文件，为了便于上机实验，建议在所使用的计算机的硬盘上新建一个文件夹(例如，在D盘的根目录下新建tryAccess文件夹)，然后将本教材的素材电子文档“第8章sample”下的示例文件下载到该文件夹下面以供使用。第2页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用的主界面的主界面 nAccess主界面由以下部分组成。(1)数据库窗口。(2)数据库对象面板。数据库对象包括【表】、【查询】、【窗体】、【报表】、【页】、【宏】、【模块】等。(3)当前数据库对象所对应的内容。第3页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access

4、 2003的使用界面变换界面变换n不同数据库对象之间的切换：选择【视图】|【数据库对象】下的【表】、【查询】、【窗体】、【报表】、【页】、【宏】、【模块】任一个子菜单，可选定相应对象，其效果与在数据库对象面板中直接单击选定相应对象是相同的。n2.各对象的工作界面(1)双击一个表对象，将打开对应的【表】窗口。(2)查看【表】窗口。(3)编辑表时，主窗口的菜单等也有所变换。第4页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用8.3 Access配置配置(1)选择【工具】|【选项】命令将打开【选项】对话框。(2)查看【选项】对话框，切换到【常规】选项卡。(3)可查看各种

5、配置项。例如【默认数据库文件夹】可改变新建数据库时数据库文件的默认放置位置。(4)单击【确定】按钮可保存所做的配置。第5页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用8.4 Access在线帮助在线帮助nAccess提供了强大的在线帮助系统，是进行自主学习的主要参考资源。Access主界面中选择【帮助】|【Microsoft Office Access帮助】命令，将打开帮助的界面如图所示。第6页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用8.5 Access操作起步操作起步n新建或打开一个数据库n编辑数据库中的表n数据筛选简单操作

6、n保存操作结果第7页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用新建或打开一个数据库新建或打开一个数据库n运行Access，在主界面中选择【文件】|【打开】命令，导航到示例文件“sample第8章学生.mdb”，此时将打开“学生.mdb”Access数据库文件作为工作数据库，主界面将如图所示。(1)查看数据库窗口。(2)查看数据库对象面板。(3)查看当前数据库对象所对应的内容。第8页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用编辑数据库中的表编辑数据库中的表n表是数据库中最基本的对象，是数据库中数据最基本的组织形式，一个数据库中最

7、少必须含有一个表，如下图。第9页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用数据筛选简单操作数据筛选简单操作n选择【记录】|【筛选】|【高级筛选/排序】命令，将打开【筛选】窗口如图所示。1.查看【筛选】窗口。2.【字段】：可选择根据哪个字段的数据进行筛选。3.【排序】：可选择筛选出来的表数据是按升序排还是按降序排。4.【条件】：可输入筛选的条件。5.【或】：可输入更多的条件。第10页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用保存操作结果保存操作结果n因为数据库面向管理海量的数据，非常重视数据的完整性，为此，Access设计为不需

8、要显式进行保存操作，数据就会保存。第11页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用数据模型与关系型数据库数据模型与关系型数据库层级模型 网状模型第12页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用数据模型与关系型数据库数据模型与关系型数据库n关系模型1)表：表是关系数据模型最为基本的概念，是指由行和列的方式组织特定类型数据的结构化清单。2)字段：表的每一列称为字段。3)记录：表的每一行称为记录。4)关系：一对一关系、一对多关系、多对多关系 5)键、主键、外键 6)表设计与数据库设计 第13页/共27页 新编计算机应用基础教程第

9、8章 数据库Access 2003的使用8.7 Access表基本操作表基本操作n表的创建及其字段、主键的定义n表结构的修改n表数据的编辑、排序、筛选n表关系与参照完整性的定义第14页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用表的创建及其字段、主键的定义表的创建及其字段、主键的定义nAccess可以通过【使用设计器创建表】、【使用向导创建表】、【通过输入数据创建表】三种方式创建表。n右图操作如下：(1)查看【数据库】窗口。(2)双击【使用设计器创建表】(3)在【表】窗口的【设计视图】下进行表的字段设计。(4)查看【字段名称】列。(5)查看【数据类型】列。(6)

10、查看【说明】列。(7)查看当前字段属性的【常规】选项卡。第15页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用表结构的修改表结构的修改n若要修改“学生信息”表的结构，右键单击【学生信息】表，如图所示。第16页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用表数据的编辑、排序、筛选表数据的编辑、排序、筛选n【数据表视图】与编辑表数据n 排序表数据 n 筛选表数据：1.选择【记录】|【筛选】|【高级筛选/排序】命令，将打开筛选表数据的窗口 2.查看【筛选】窗口。3.【字段】：可选择根据哪个字段的数据进行筛选。4.【排序】：可选择筛选出来的表

11、数据是按升序排还是按降序排。5.【条件】：可输入筛选的条件。6.【或】：可输入更多的条件。7.可继续为其他字段设置筛选条件。第17页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用表关系与参照完整性的定义表关系与参照完整性的定义1.选择【工具】|【关系】命令。2.在【显示表】对话框中选择要建立关系的表，然后单击【添加】按钮。3.在【关系】窗口中，从某个表中将选择所要的相关字段并按住鼠标左键不放，拖到其他表中的相关字段上。相关字段不需要有相同的名称，但它们必须有相同的数据类型以及包含相同种类的内容。松开鼠标左键后，会出现【编辑关系】对话框。4.创建关系后，若要删除关系

12、，右击代表关系的线条，在快捷菜单中选择【删除】命令就可删除该关系；在快捷菜单中若选择【编辑】命令，就又可以重新打开【编辑关系】对话框重新编辑关系。第18页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用创建查询的两种方式创建查询的两种方式nAccess中，可以通过【在设计视图中创建查询】、【使用向导创建查询】两种方式创建查询。n打开【选择查询】窗口添加表第19页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用设置查询条件设置查询条件(1)【字段】：可选择根据哪个表的哪个字段的数据进行筛选，在此双击选择“学生信息”表中的“sex”字段为例。

13、(2)【表】：显示上述选择的字段所属表的名称。(3)【排序】：可选择查询出来的表数据是按升序排还是按降序排。(4)【条件】：可输入筛选的条件，在此以输入“=“女”为例，表示要求查询出性别为女的数据。(5)【或】：可输入更多的条件。(6)可继续选择添加其他需显示的字段，并设置查询条件。未选择的字段，将不会出现在查询中。(7)上述操作完成了查询的基本设置，单击【选择查询】窗口的【关闭】按钮将关闭当前查询窗口，关闭之前将打开一个询问是否保存当前查询结果的对话框，单击【是】按钮提示输入查询的名称，在此例中输入【查询-女】，这样一个名称为【查询-女】的查询就创建并保存了，如图8-25所示。第20页/共2

14、7页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用显示查询结果显示查询结果n通过以下几种操作均可打开查询的数据表视图，查看一个查询的数据：1.在图8-25所示数据库【查询】窗口界面中，双击该查询。2.右击该查询，在弹出的快捷菜单中选择【打开】命令。3.在图8-24所示的【设计视图】下，单击工具栏最左边的【数据表视图】按钮。4.在图8-24所示的【设计视图】下，单击工具栏中的【运行】按钮。5.选择菜单【查询】|【运行】命令。第21页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用8.9 Access与与SQL语言语言nSQL语言的含义：SQL是St

15、ructured Query Language的首字母缩写，中文意译是“结构化查询语言”，是一种数据库查询和程序设计语言，用于存取数据以及查询、更新和管理关系数据库系统。具有完全不同底层结构的不同数据库系统可以使用相同的SQL语言作为数据输入与管理的接口，实现非常强大的数据库应用。第22页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用8.9 Access与与SQL语言语言n要查看SQL，需要切换到SQL视图。n具体操作如下：1.查看SQL代码的界面，可手工输入编辑代码。2.选择【帮助】|【Microsoft Access 帮助】命令可打开【Access 帮助】窗格

16、。3.查看【Access 帮助】窗格。4.查看【Microsoft Jet SQL 参考】条目，是关于SQL语法的在线帮助。第23页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用数据导出为数据导出为Excel格式数据格式数据1、在显示表或查询的界面中，右键单击一个表或查询，在快捷菜单中选择【导出】命令，将打开导出的对话框，如图所示。2、查看【导出】对话框。3、在【保存位置】下拉列表中选择一个将保存.xls格式文件的文件夹。4、在【保存类型】下拉列表中选择一个将导出的格式，在此选择“Microsoft Excel 97-2003(*.xls)”，表示将导出版本Exc

17、el 97-Excel2003可识别数据格式，文件扩展名是.xls.5、在【文件名】下拉列表框中选择或输入一个文件名。6、单击【导出】按钮将把当前表或查询导出为.xls格式数据文件，可在Excel中使用。第24页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用将将Excel格式数据导入格式数据导入Access(1)在表或查询的界面中，右键单击空白处，在快捷菜单中选择【导入】命令，将打开【导入】对话框如图8-29所示。(2)查看【导入】对话框。(3)在【查找范围】下拉列表框中导航到保存有.xls格式文件的文件夹。(4)在【文件类型】下拉列表框中选择一个将导入的格式，文

18、件扩展名是.xls。(5)选定.xls格式文件后，在【文件名】下拉列表框中将显示该文件名。(6)单击【导入】按钮将把当前.xls格式的数据文件根据提示开始导入。第25页/共27页谢 谢!新编计算机应用基础教程袁启昌袁启昌 黄景碧黄景碧 周凌翱周凌翱 杨丽欣杨丽欣 徐金鑫徐金鑫 马丽马丽 主 编主 编l紧跟计算机技术发展步伐，以社会需求为向导，以实际应用为中心l贯彻案例驱动与项目实践相结合的教学思维，注重操作技能训练l覆盖全国计算机等级考试（一级MS Office）内容，兼顾常用Office高级技能第26页/共27页 新编计算机应用基础教程第8章 数据库Access 2003的使用感谢您的观看。第27页/共27页