通用账务系统原理及应用.pptx

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1、2 2、总账系统数据处理流程总账系统数据处理流程（1 1）（1 1）手工账务处理分析：）手工账务处理分析：可以采用不同的会计核算组织程序可以采用不同的会计核算组织程序,五种会计核算组织程序。五种会计核算组织程序。l记账凭证核算形式、记账凭证核算形式、l科目汇总表核算形式科目汇总表核算形式l汇总记账凭证核算形式汇总记账凭证核算形式l日记总账核算形式日记总账核算形式l多栏式日记账核算形式多栏式日记账核算形式不同的账务处理组织程序，差别在于登记总账的方法和依据不同。不同的账务处理组织程序，差别在于登记总账的方法和依据不同。其中其中科目汇总表核算形式科目汇总表核算形式 比较常见，也是计算机总账系统设计

2、的基础。比较常见，也是计算机总账系统设计的基础。处理步骤处理步骤：图例图例5.115.11手工科目表汇总账务处理流程手工科目表汇总账务处理流程返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第1页/共60页图例图例5.1 15.1 1手工科目汇总表账务处理流程图手工科目汇总表账务处理流程图第2页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统账务系统针对手工账务处理的一些缺陷：数据大量重复：记账凭证是整个系统数据源，但在手工系统下设置了多个登账环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。信息提供不及时：手工处理速度较慢，工作量大，不能及时提供会

3、计报表。准确性差：如平等登账，而一旦出现差错，查找起来也非常麻烦。工作强度大第3页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统要求达到：及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。高效、正确地完成记账等数据处理过程。随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各账表、为企业管理提供信息。账务系统方便地从其他子系统中获得数据，实现会计数据的及时传递和数据共享。第4页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统账务系统数据处理流程(按数据处理流程 )（按操作过程 ）第5页/共60页

4、账务系统数据处理流程（按数据处理过程）账务系统数据处理流程（按数据处理过程）流程描述流程描述原始凭证输入凭证临时凭证文件用户科目编码及余额表人员权限表其他初始化表其他系统传入凭证审核凭证输出记账科目余额/发生额文件部门/项目辅助文件凭证主文件企业对账文件期末处理编报输出银行对账单输入或传送基本账套参数表银行对账文件银行对账输出记账凭证记账凭证已审核已审核记账凭证记账凭证记记账账凭凭证证及及汇汇总总情情况况自动转账凭证自动转账凭证会计报表会计报表总账总账明细账明细账日记账日记账辅助账表辅助账表余额调节表余额调节表已达账项已达账项未达账项未达账项初始化第6页/共60页账务系统操作流程图 原始单据编

5、制凭证记账凭证录入凭证科目表初始设置企业基础信息文件临时凭证文件凭证审核是记账结账历史凭证文件汇总文件企业银行账文件期末转账凭证银行对账文件银行对账对账结果查询与生成各种报表各种总账、日记账、明细账计算机环境下的账务处理流程:第7页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统总账系统数据处理过程：总账系统数据处理过程：用户将本单位的其他会计信息（如科目代码和名称，期初余额等）通过初始化用户将本单位的其他会计信息（如科目代码和名称，期初余额等）通过初始化 送入计算机，并保存在相应的数据文件当中。送入计算机，并保存在相应的数据文件当中。录入记账凭证、原始凭证，输入的

6、凭证经检查无误后，写入临时凭证文件，或录入记账凭证、原始凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件，或 者期末通过自动转账生成机制凭证转入临时凭证文件。者期末通过自动转账生成机制凭证转入临时凭证文件。对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核，如审核通过则作上标记对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核，如审核通过则作上标记.记账：根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新科目余额记账：根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新科目余额/发生额文发生额文件，件，流水账文件、部门、个人、项目等辅助文件，单位银行对账文件，并将临时凭流水账文件、部门、个人、项目等辅助文件，单位银行对账文件，并将临

7、时凭 证文件中已记账凭证删除。证文件中已记账凭证删除。根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，生成对账结果。根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，生成对账结果。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第8页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统总账系统数据处理过程（续前页）：总账系统数据处理过程（续前页）：根据各种余额根据各种余额/发生额文件和流水账文件生成日记账、明细账（科发生额文件和流水账文件生成日记账、明细账（科 目、部门、项目等明细账）目、部门、项目等明细账）根据各种余额根据各种余额

8、/发生额文件生成总账并输出发生额文件生成总账并输出 会计期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证（称之为机制凭会计期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证（称之为机制凭 证）传入临时凭证文件，在所有凭证都记账后进行结账。证）传入临时凭证文件，在所有凭证都记账后进行结账。根据各种余额根据各种余额/发生额文件及流水账文件输出各种会计报表。发生额文件及流水账文件输出各种会计报表。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第9页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统总账系统数据处理过程与手工账务处理过程的不同：总账系统数据处理

9、过程与手工账务处理过程的不同：数据处理的起点和终点不同：数据处理的起点和终点不同：数据处理方式不同：记账，手工由不同的财务人员登记到不同账簿，计算机方数据处理方式不同：记账，手工由不同的财务人员登记到不同账簿，计算机方 式下只是一个数据处理的过程，由计算机自动完成。式下只是一个数据处理的过程，由计算机自动完成。数据存储方式不同。计算机存储在凭证文件库和科目余额数据存储方式不同。计算机存储在凭证文件库和科目余额/发生额文件中。发生额文件中。对账的方式不同，手工方式下，根据复式记账的原则，总分类账、日记账、明对账的方式不同，手工方式下，根据复式记账的原则，总分类账、日记账、明 细分类账平行登记，根

10、据记账凭证登记明细账、利用汇总数据登记总分类账，细分类账平行登记，根据记账凭证登记明细账、利用汇总数据登记总分类账，然后定期进行核对。计算机方式下，总账系统中采用记账程序自动、准确、高然后定期进行核对。计算机方式下，总账系统中采用记账程序自动、准确、高 速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第10页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统（3 3）总账数据处理流程中的数据处理）总账数据处理流程中的数据处理从总账系统数据处理流程图，可以看到

11、两个重要数据文件：从总账系统数据处理流程图，可以看到两个重要数据文件：一是临时凭证一是临时凭证/主凭证文件主凭证文件一是科目余额一是科目余额/发生额文件发生额文件案例讨论：案例讨论：总账数据处理流程中两个重要数据表的设计总账数据处理流程中两个重要数据表的设计返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第11页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统（3 3）总账数据处理流程中的数据处理）总账数据处理流程中的数据处理从总账系统数据处理流程图，可以看到两个重要数据文件：从总账系统数据处理流程图，可以看到两个重要数据文件：一是临时凭

12、证一是临时凭证/主凭证文件主凭证文件一是科目余额一是科目余额/发生额文件（也有叫汇总文件的）发生额文件（也有叫汇总文件的）案例讨论：总账数据处理流程中两个重要数据表的设计案例讨论：总账数据处理流程中两个重要数据表的设计案例案例5.1 5.1 总账系统中的临时凭证总账系统中的临时凭证/主凭证文件设计主凭证文件设计案例案例5.2 5.2 总账系统中的科目余额总账系统中的科目余额/发生额文件设计发生额文件设计返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第12页/共60页案例案例5.1 5.1 临时凭证临时凭证/主凭证文件设计主凭证文件设计临时存储末记账的所有凭证，记录

13、在一定时间内所发生的各项经济业务临时存储末记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。一旦记账，凭证就从临时凭证文件转移到的文件。一旦记账，凭证就从临时凭证文件转移到“流水账文件流水账文件”。先看一张手工凭证：先看一张手工凭证：手工凭证图例手工凭证图例再来看财务软件下比较标准的凭证输入界面：再来看财务软件下比较标准的凭证输入界面：凭证输入窗口凭证输入窗口根据这两个资料，设计一个临时凭证根据这两个资料，设计一个临时凭证/主凭证文件的数据结构（简单结构，主凭证文件的数据结构（简单结构，只需列出字段。只需列出字段。下面提供了一笔具体核算业务，作设计时的参考下面提供了一笔具体核算业务，

14、作设计时的参考期末转账业务数据期末转账业务数据第13页/共60页图例图例5.95.9手工凭证图例手工凭证图例第14页/共60页图例图例5.85.8凭证输入界面凭证输入界面第15页/共60页图例图例5.4 5.4 临时凭证文件临时凭证文件/凭证主文件结构图凭证主文件结构图业务业务1 1月月7 7日，财务部王晶从工行提取现金日，财务部王晶从工行提取现金1000010000元，作为备用金，现金支票元，作为备用金，现金支票号号XJ001XJ001。借：现金借：现金(1001)10000(1001)10000 贷：银行存款工行存款贷：银行存款工行存款(100201)10000(100201)10000第

15、16页/共60页案例案例5.25.2科目余额科目余额/发生额文件设计发生额文件设计科目余额科目余额/发生额文件是总账数据处理过程中很重要的一个文件。发生额文件是总账数据处理过程中很重要的一个文件。在手工账务处理当中在手工账务处理当中,科目汇总表如下：科目汇总表如下：科目代码科目代码科目名称科目名称期初余额期初余额本期发生额本期发生额期末余额期末余额累计发生额累计发生额借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方101现金现金50.20100.0020.00130.20150.2020.00102银行存款银行存款20.80200.0040.00180.80220.8040.0

16、010201人民币户人民币户20.8020.0040.00180.80220.8040.001020101-工行工行20.80200.0040.00180.80220.8040.00合计合计71.00300.0060.00211.00371.0060.00第17页/共60页图例图例5.5 5.5 科目余额科目余额/发生额文件文件结构图发生额文件文件结构图注意注意注意注意:在该文件结构中在该文件结构中在该文件结构中在该文件结构中,某月的期初余额某月的期初余额某月的期初余额某月的期初余额,期初余额方向期初余额方向期初余额方向期初余额方向,截止到截止到截止到截止到某月的借方合计某月的借方合计某月的借

17、方合计某月的借方合计,贷方合计贷方合计贷方合计贷方合计,某月的期末余额某月的期末余额某月的期末余额某月的期末余额,期末余额方向需要期末余额方向需要期末余额方向需要期末余额方向需要在上表的基础上计算得到在上表的基础上计算得到在上表的基础上计算得到在上表的基础上计算得到.第18页/共60页科目代码科目代码科目名称科目名称期初余额期初余额本期发生额本期发生额期末余额期末余额累计发生额累计发生额借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方借方借方贷方贷方101现金现金50.20100.0020.00130.20150.2020.00102银行存款银行存款20.80200.0040.00180.80

18、220.8040.0010201人民币户人民币户20.8020.0040.00180.80220.8040.001020101-工行工行20.80200.0040.00180.80220.8040.00合计合计71.00300.0060.00211.00371.0060.00第19页/共60页图例图例5.5 5.5 科目余额科目余额/发生额文件文件结构图发生额文件文件结构图注意注意注意注意:在该文件结构中在该文件结构中在该文件结构中在该文件结构中,某月的期初余额某月的期初余额某月的期初余额某月的期初余额,期初余额方向期初余额方向期初余额方向期初余额方向,截止到某月的借方合计截止到某月的借方合计

19、截止到某月的借方合计截止到某月的借方合计,贷方合计贷方合计贷方合计贷方合计,某月的期末余额某月的期末余额某月的期末余额某月的期末余额,期末余额方向需要在上表的基础上计算得到期末余额方向需要在上表的基础上计算得到期末余额方向需要在上表的基础上计算得到期末余额方向需要在上表的基础上计算得到.如如如如3 33 3月份的数据月份的数据月份的数据月份的数据:3 33 3月期初余额月期初余额月期初余额月期初余额=年初余额年初余额年初余额年初余额+1+1+1+1月借合计月借合计月借合计月借合计+2+2+2+2月借合计月借合计月借合计月借合计-1-1-1-1月贷合计月贷合计月贷合计月贷合计-2-2-2-2月贷

20、合计月贷合计月贷合计月贷合计方向则根据期初余额来判断方向则根据期初余额来判断方向则根据期初余额来判断方向则根据期初余额来判断至至至至3 33 3月份的本年累计月份的本年累计月份的本年累计月份的本年累计:借方累计借方累计借方累计借方累计=贷方累计贷方累计贷方累计贷方累计=3 33 3月份的期末余额月份的期末余额月份的期末余额月份的期末余额=3=3=3=3月期初余额月期初余额月期初余额月期初余额+3+3+3+3月借方合计月借方合计月借方合计月借方合计-3-3-3-3月贷方合计月贷方合计月贷方合计月贷方合计方向则根据期初余额来判断方向则根据期初余额来判断第20页/共60页2 2、总账系统数据处理流程

21、总账系统数据处理流程（8 8）（3 3）总账数据处理流程中的数据处理）总账数据处理流程中的数据处理根据这两个数据文件的设计，我们再来看总账数据根据这两个数据文件的设计，我们再来看总账数据处理当中很重要的一个数据处理过程处理当中很重要的一个数据处理过程记账记账记账处理过程：记账处理过程：返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第21页/共60页图例图例5.65.6记账数据流动过程记账数据流动过程+10000+10000+10000+10000+10000+10000第22页/共60页3 3、总账系统功能结构（、总账系统功能结构（1 1）（1 1）总账系统基本功

22、能结构）总账系统基本功能结构根据总账系统数据处理流程，可以得到：根据总账系统数据处理流程，可以得到：图例图例4.6 4.6 总账系统基本功能结构图总账系统基本功能结构图总账模块的基本功能，在实际的软件当中，需要根总账模块的基本功能，在实际的软件当中，需要根据会计核算的要求进行流程安排：据会计核算的要求进行流程安排：图例图例4.4 4.4 总账系统业务处理流程图总账系统业务处理流程图返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第23页/共60页账务系统业务处理流程图账务系统业务处理流程图系统初始化系统初始化建立账套财务分工设置分类档案建立会计科目输入期初余额其他设

23、置输入凭证审核凭证记账账簿管理修改凭证取消审核出纳管理辅助核算管理月末转账试算平衡结账打印正式账表备份月末处理月末处理日日常常处处理理开开始始下下月月工工作作第24页/共60页总账系统基本功能结构图总账系统基本功能结构图总账系统系统设置建立会计科目输入期初余额设置凭证类别单位信息设置自动转财分录凭证编辑凭证查询凭证审核凭证汇总记账结账输出记账凭证输出余额表输出明细表输出日记账银行对账往来核算部门核算财务分工数据备份数据恢复凭证处理记账结账证账输出辅助核算系统管理第25页/共60页补充内容：账务系统当中的辅助账补充内容：账务系统当中的辅助账辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，

24、以辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。分加以运用。辅助账：在手工会计业务中为各种各样的备查账。辅助账：在手工会计业务中为各种各样的备查账。手工方式下，科目分类账与备账套是分开独立的，需要重复登记，手工方式下，科目分类账与备账套是分开独立的，需要重复登记，只是备查账可能只需要登记部分凭证。只是备查账可能只需要登记部分凭证。在软件当中，辅助核算则是指当一笔经济

25、业务发生后，在进行账务在软件当中，辅助核算则是指当一笔经济业务发生后，在进行账务处理时，不仅要登记总分类账、明细账等正式账簿，还要登处理时，不仅要登记总分类账、明细账等正式账簿，还要登记各种辅助账，而在实际运用中，记账凭证一经输入，只要记各种辅助账，而在实际运用中，记账凭证一经输入，只要执行记账功能，即可完成正式账簿和辅助账簿的登记，前提执行记账功能，即可完成正式账簿和辅助账簿的登记，前提是相关科目需要设置辅助核算属性。是相关科目需要设置辅助核算属性。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第26页/共60页3 3、总账系统功能结构总账系统功能结构（1811

26、81）往来核算案例：往来核算案例：如某企业的产品种类很多如某企业的产品种类很多,销售客户非常多销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置如果按以下传统会计科目体系设置:1131 1131 应收账款应收账款113102 113102 应收销售款应收销售款11310201 11310201 应收应收A A产品款产品款1131020101 1131020101 应收应收A A产品款产品款_ _客户甲客户甲1131020102 1131020102 应收应收A A产品款产品款_ _客户乙客户乙1131020103 1131020103 应收应收A A产品款产品款_ _客户丙客户丙11310202

27、11310202 应收应收B B产品款产品款1131020201 1131020201 1131020202 1131020202 1131020203 1131020203 返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第27页/共60页3 3、总账系统功能结构总账系统功能结构（182182）缺陷：缺陷：科目体系庞大科目体系庞大往来单位的变化经常需要对科目进行调整往来单位的变化经常需要对科目进行调整如果利用往来核算和管理，则可以：如果利用往来核算和管理，则可以：大大减少科目数量大大减少科目数量避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改避免由于往来单位的变化而造

28、成对科目的频繁修改往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单进行往来核算管理的主要功能：进行往来核算管理的主要功能：（)建立往来单位通讯录建立往来单位通讯录（)设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额（)往来查询往来查询（)往来核销往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销包括逐笔核销、全额核销、手工核销（5 5）账龄分析：）账龄分析：返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第28页/共60页3 3、总

29、账系统功能结构总账系统功能结构（183183）往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：1131 1131 应收账款应收账款113102 113102 应收销售款应收销售款11310201 11310201 应收应收A A产品款（往来核算）产品款（往来核算）11310202 11310202 应收应收B B产品款（往来核算）产品款（往来核算）11310203 11310203 应收应收C C产品款（往来核算）产品款（往来核算）建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时

30、，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。往来管理的数据文件当中。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第29页/共60页3 3、总账系统功能结构总账系统功能结构（183183）往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：科目表科目表:1131 1131 应收账款应收账款113102 113102 应收销售款应收销售款11310201 11310201

31、应收应收A A产品款（往来核算）产品款（往来核算）11310202 11310202 应收应收B B产品款（往来核算）产品款（往来核算）11310203 11310203 应收应收C C产品款（往来核算）产品款（往来核算）客户档案客户档案:客户甲客户甲客户乙客户乙客户丙客户丙建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。返返 回回关关 闭闭

32、主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第30页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账一、日记辅助账一、日记辅助账用于需要生成日记账的会计科目，一般为现金与银行存款用于需要生成日记账的会计科目，一般为现金与银行存款.当该科目有经济业务发生，记账时，不但要将金额记入正式账簿当该科目有经济业务发生，记账时，不但要将金额记入正式账簿还会登记相应的日记辅助账，在查询日记账簿时，可以直接查询以还会登记相应的日记辅助账，在查询日记账簿时，可以直接查询以日记账形式的该科目的经济业务。日记账形式的该科目的经济业务。在一些软件当中，一旦这两个科目被指定为现金账科目和银行账科在一些软件

33、当中，一旦这两个科目被指定为现金账科目和银行账科目，则在账簿查询时，直接以日记账形式反映。目，则在账簿查询时，直接以日记账形式反映。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第31页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账二、银行辅助账二、银行辅助账用于对某一科目记待核银行账的处理。一般为银行存款科目，银行用于对某一科目记待核银行账的处理。一般为银行存款科目，银行账的特殊核算要求是，需要定期将其发生的经济业务与银行账的特殊核算要求是，需要定期将其发生的经济业务与银行递交的银行存款对账单进行核对，借以生成银行存款余额调递交的银行存款对账单进行核对，借以

34、生成银行存款余额调节表。在账务系统中，设置了银行辅助账的科目才可以使用节表。在账务系统中，设置了银行辅助账的科目才可以使用银行对账功能。银行对账功能。银行辅助账的科目在记账时，一方面登记正式账簿，另外，还需要银行辅助账的科目在记账时，一方面登记正式账簿，另外，还需要登记结算方式、结算号、金额、方向、业务日期等辅助信息，登记结算方式、结算号、金额、方向、业务日期等辅助信息，并记入辅助账，便于期末进行银行对账。并记入辅助账，便于期末进行银行对账。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第32页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账三、单位往来和个人往

35、来辅助账三、单位往来和个人往来辅助账单位辅助账是为核算企业在生产经营过程中与外部单位发生的往来单位辅助账是为核算企业在生产经营过程中与外部单位发生的往来经济业务。如应收账款，应付账款，应收票据，应付票据。经济业务。如应收账款，应付账款，应收票据，应付票据。一般都涉及债权债务。一般都涉及债权债务。个人辅助账是为了核算企业与内部职工之间的往来经济业务，如其个人辅助账是为了核算企业与内部职工之间的往来经济业务，如其他应收款和其他应付款，主要完成个人借款，还款等业务。他应收款和其他应付款，主要完成个人借款，还款等业务。在手工方式下，对往来业务的处理方法是按往来单位或个人设置明在手工方式下，对往来业务的

36、处理方法是按往来单位或个人设置明细账，如刚刚的案例。这种设置对于往来业务较少时可以，细账，如刚刚的案例。这种设置对于往来业务较少时可以，但是企业规模大，往来频繁，清理工作量大时，则需要设置但是企业规模大，往来频繁，清理工作量大时，则需要设置往来辅助账。往来辅助账。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第33页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账三、单位往来和个人往来辅助账三、单位往来和个人往来辅助账在这样的设置下，具体的往来单位和个人不再以科目形式出现，只在这样的设置下，具体的往来单位和个人不再以科目形式出现，只是作为档案存在于往来单位和个人

37、目录中，在经济业务发生是作为档案存在于往来单位和个人目录中，在经济业务发生时，记账凭证要求登记这笔业务发生于哪个单位和个人等辅时，记账凭证要求登记这笔业务发生于哪个单位和个人等辅助信息。助信息。这样做的优点，不仅可以大大减少科目数量，简化科目结构，同时这样做的优点，不仅可以大大减少科目数量，简化科目结构，同时还可以对应收和应付账款从各种不同的角度进行统计，查询、还可以对应收和应付账款从各种不同的角度进行统计，查询、分析。而实现这些功能，并不需要用户作重复的数据录入。分析。而实现这些功能，并不需要用户作重复的数据录入。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第

38、34页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账四、部门辅助四、部门辅助主要用于对各种收支业务进行部门核算的企业，如管理费用、销售主要用于对各种收支业务进行部门核算的企业，如管理费用、销售收入等收入等手工方式下，一般根据管理费用的各个具体费用项目设置二级科目，手工方式下，一般根据管理费用的各个具体费用项目设置二级科目，按部门设置三级科目，企业如果规模不大，部门较少时，也按部门设置三级科目，企业如果规模不大，部门较少时，也可以采用这种方式。可以采用这种方式。电算系统中，则设置该科目为部门辅助账，如下：电算系统中，则设置该科目为部门辅助账，如下：返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣

39、 E-mailE-mail：ZZ第35页/共60页科目编码体系实例科目编码体系实例第36页/共60页科目编码体系实例科目编码体系实例第37页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账四、部门辅助四、部门辅助采用部门核算后，不仅可以核算某一期间管理费用总额和各个具体采用部门核算后，不仅可以核算某一期间管理费用总额和各个具体项目的总额，而可以核算某一期间各个部门的管理费用总额，项目的总额，而可以核算某一期间各个部门的管理费用总额，和各项管理费用在各个部门的总额等，即纵向和横向查询汇和各项管理费用在各个部门的总额等，即纵向和横向查询汇总都可以。总都可以。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：

40、钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第38页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账五、项目辅助账五、项目辅助账所谓项目，被认为是专门的经营对象和核算对象，项目核算就是围所谓项目，被认为是专门的经营对象和核算对象，项目核算就是围绕一个专门的对象，将所有发生在该对象上的各种收支以项绕一个专门的对象，将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本，在建工程，目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本，在建工程，科研单位的课题等等科研单位的课题等等手工方式下：手工方式下：4101 4101 生产成本生产成本410101 A410101 A产品产品41010101

41、 41010101 直接材料直接材料41010102 41010102 直接人工直接人工41010103 41010103 直接费用直接费用410102 B410102 B产品产品返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第39页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账五、项目辅助账五、项目辅助账在电算系统下，科目结构如下设置：在电算系统下，科目结构如下设置：4101 4101 生产成本生产成本41010101 41010101 直接材料直接材料 项目辅助项目辅助41010102 41010102 直接人工直接人工 项目辅助项目辅助41010103

42、41010103 直接费用直接费用 项目辅助项目辅助项目设置详见具体实例项目设置详见具体实例返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第40页/共60页附项目辅助账的例子附项目辅助账的例子科目代码科目代码科目名称科目名称16031603在建工程在建工程160301160301材料费材料费160302160302人工费人工费160303160303利息利息160309160309其他其他项目代码项目代码项目名称项目名称01010101办公楼办公楼01020102宿舍楼宿舍楼科目代码科目名称项目方向期初余额160301在建工程/材料费办公楼借80000.00160

43、301在建工程/材料费宿舍楼借20000.00第41页/共60页账务系统当中的辅助账账务系统当中的辅助账六、外币和数量辅助账（略）六、外币和数量辅助账（略）一般财务软件当中，都具备以上这些辅助核算功能，一般财务软件当中，都具备以上这些辅助核算功能，各类辅助账可以单独使用，也可以结合使用，各类辅助账可以单独使用，也可以结合使用，如往来账与往来账结合使用时，可以分部门对如往来账与往来账结合使用时，可以分部门对往来账进行管理往来账进行管理,往来账和项目账组合使用时，往来账和项目账组合使用时，可以对特殊核算项目发生的往来业务进行专门可以对特殊核算项目发生的往来业务进行专门管理，管理，,总之，采用辅助核

44、算，不仅有简化科目结构，减少总之，采用辅助核算，不仅有简化科目结构，减少科目数量，而且还可以方便地对一些核算对象科目数量，而且还可以方便地对一些核算对象进行横向和纵向的统计分析。进行横向和纵向的统计分析。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第42页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统（五）辅助核算和管理（五）辅助核算和管理主要包括项目核算、部门核算、往来核算等。主要包括项目核算、部门核算、往来核算等。l 往来核算：包括个人（职工）往来核算、单位（客户和供应商）往来往来核算：包括个人（职工）往来核算、单位（客户和供应

45、商）往来核算。核算。往来核算案例：往来核算案例：返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第43页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统往来核算案例：往来核算案例：如某企业的产品种类很多如某企业的产品种类很多,销售客户非常多销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置如果按以下传统会计科目体系设置:1131 1131 应收账款应收账款113102 113102 应收销售款应收销售款11310201 11310201 应收应收A A产品款产品款1131020101 1131020101 应收应收A A产品款产品款_ _客户

46、甲客户甲1131020102 1131020102 应收应收A A产品款产品款_ _客户乙客户乙1131020103 1131020103 应收应收A A产品款产品款_ _客户丙客户丙11310202 11310202 应收应收B B产品款产品款1131020201 1131020201 1131020202 1131020202 1131020203 1131020203 返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第44页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统缺陷：缺陷：科目体系庞大科目体系庞大往来单位的变化经常需要对科

47、目进行调整往来单位的变化经常需要对科目进行调整如果利用往来核算和管理，则可以：如果利用往来核算和管理，则可以：大大减少科目数量大大减少科目数量避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单进行往来核算管理的主要功能：进行往来核算管理的主要功能：（)建立往来单位通讯录建立往来单位通讯录（)设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额（)往来查询往来查询（)往来核

48、销往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销包括逐笔核销、全额核销、手工核销（5 5）账龄分析：）账龄分析：返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第45页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：1131 1131 应收账款应收账款113102 113102 应收销售款应收销售款11310201 11310201 应收应收A A产品款（往来核算）产品款（往来核算）11310202 11310202 应收应收B B

49、产品款（往来核算）产品款（往来核算）11310203 11310203 应收应收C C产品款（往来核算）产品款（往来核算）建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。往来管理的数据文件当中。返返 回回关关 闭闭主讲：钟晓鸣主讲：钟晓鸣 E-mailE-mail：ZZ第46页/共60页4.1、财务软件中的核心模块、财务软件中的核心模块账务系统账务系统（五）辅助核算

50、和管理（五）辅助核算和管理主要包括项目核算、部门核算、往来核算等。主要包括项目核算、部门核算、往来核算等。l 项目核算和管理：与手工系统设置明细科目不同，总账子系统项目核算和管理：与手工系统设置明细科目不同，总账子系统当中对项目的成本、费用、往来和收入的核算进行项目辅助核算和当中对项目的成本、费用、往来和收入的核算进行项目辅助核算和管理。管理。u 项目设置：如果某个科目需要作为项目进行辅助核算和管理，则项目设置：如果某个科目需要作为项目进行辅助核算和管理，则在会计科目初始设置当中，定义科目性质，然后在项目核算管理模块在会计科目初始设置当中，定义科目性质，然后在项目核算管理模块当中对这个项目进行