邮件英文格式.pptx
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1、会计学1邮件英文格式邮件英文格式Clarity,concisenessandbeingcorrectarethekeys清晰、简洁、无误,是写英文电邮的关键。一般,英文电子邮件包括以下4个部分:Subjectline主题Salutation称谓Mainpoint正文Closing结尾其最重要的部分是主题,英文邮件的主题注意不超过35个字母。一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。DearMary,ThisisTom.Lookforwardtoseeingyousoon.Bestregards,TomYu(每段开头无需空格,都要左对齐)第1页/共11页Subjectline邮件
2、主题邮件主题要简明扼要,讲清楚你这封邮件的主要内容/目的。Makesurethesubjectlineissimple,specific,butcatchy.Rememberalwaysthatprofessionalsmayreceivehundredsormoreemailsperday,themorespecificandappealingthesubjectisthemoreeasieristoconnectitwithonespersonalwork.邮件主题尽量保持简单、明确,但一定要抓人眼球。你要知道,专业的工作者每天会接收上百封邮件,你的邮件主题越简单明确、越能吸引他的注意。S
3、alutation称谓在邮件正文的开头,一般要加上礼貌称谓。具体的称谓用词,视收件人和你的关系而定。1、Friendsandcolleagues写给朋友/同事在给朋友或普通同事写电邮时可以直接用“Hi”开头,如果你和ta关系不错,也可以用“Hello”或者“HelloTom”这种表达来开头。2、Foracquaintances写给一般熟人如果你知道收信人的名字,可以用“DearMrJones”或“DearMsJones”来开头,对于不知道对方是否已婚的女性收信人,用“Ms”来代替“Miss”或“Mrs”比较保险。第2页/共11页3、Formalemails正式邮件如果你不知道收件人的名字,可以
4、写“DearSir”或者“DearMadam”,如果你连对方的性别也不知道,可以直接写“DearSir/Madam”。4、Writingtoagroupofpeople收信人不只1个如果你的收信人不只1个,那么你可以写“Dearcustomers”或者“Dearpartners”。如果你的收信人们和你是同一个公司或部门的,可以用“DearAll”,“Dears”,Dearcolleagues,或者说“Helloeveryone”。5、Writingtoagroupofbossesinyourcompany写给自己公司的几个老板给老板们写电邮,用DearManagers,DearDirector
5、s或者DearBoardmembers。(经理、主任、董事会成员)6、Nogreeting不写称谓这种情况经常出现在公司内部邮件中,同事们之间快速电邮沟通。这种形式的电邮,更像是使用电话的作用。这种情况下就不需要写称谓了,直接写事情就可以啦。第3页/共11页MainPoint邮件正文Yourfirstsentenceshouldtellthereaderwhatyouremailisabout.Herearefourofthemostcommonreasonsforwritinganemail,alongwithsomesentencesyoucanusetostart:邮件正文的第一句话,你
6、需要告诉收件人这封邮件的主要内容是什么。下面列举了几种常见的、不同目的的电邮类型,以及相应的句式表达:1.Replyingtoapreviousemail答复别人此前发来的邮件Thanksfortheinformation.Thanksforyourphonecall.Thanksforgettingmethefigures.2.Givingbriefupdates简单同步事项进展JustaquicknotetotellyouJustaquicknotetoletyouknowJusttoupdateyouon第4页/共11页3.Changingplans计划变更Sorry,butIcantm
7、akethemeetingtomorrow.Sorry,butIwontbeabletomeetyounextweek.Sorry,butsomethinghascomeupandIcantmeetyouforlunch.Yourfirstsentenceshouldonlyhaveonetheme.Forexample,yourreasonforwritingmaybetoaskforhelp,ortosharesomeinformation,ortoaskaquestion.Yourfirstsentenceforthesedifferentsituationscouldbe:第一句话只能
8、有一个主题。比如说你写电邮是想寻求对方的帮助,或者分享某些信息,或者询问一个问题。那么对不同目的的邮件,你的第一句话应该是这样的:Haveyougotafewminutestohelpmewith?你能抽点时间帮助我吗?Justwantedtoletyouknow只是想知会到你RegardingX,canyoutellmeif?关于X事,你能告诉我是否吗?第5页/共11页Ifyouhavemorethanonereasonforwriting,giveeachreasonitsownparagraph.Itdoesntmatterifyourparagraphisonlyonelinelong
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