秘书学下编秘书礼仪.pptx

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1、主要内容主要内容一、秘书礼仪二、美化办公室、电话、约会、印章管理等三、沟通与协调四、会务管理与大型活动五、文件资料管理与运用六、信息档案管理与调查研究七、信访与督查八、公文写作与处理第1页/共94页秘书礼仪秘书礼仪 第2页/共94页 每个人,不管他的地位高低、财富有无、学问多寡，都是值得倾听和尊重的生命。第3页/共94页第4页/共94页礼仪的基础礼仪的基础 1、礼仪的基本宗旨:待人如己。2、礼仪的必要素质:宽厚与敬重。3、拥有礼仪的三个基本态度:尊敬、体贴、诚恳。4、学习礼仪的终极目标:赢得尊重和友谊。第5页/共94页一、一、秘书礼仪秘书礼仪 1、秘书礼仪的含义 秘书礼仪是指秘书在与人交往时所

2、使用的表示友好和互敬的具体的行为举止，如握手、打招呼等。第6页/共94页一、一、秘书礼仪秘书礼仪2.2.秘书礼仪的特点秘书礼仪的特点（1）规范性。秘书礼仪是对人的行为举止的规范。（2）差异性。（3）变化性。礼仪是社会发展的产物，时代在变化，人们的生活在变化，礼仪也会相应地发生变化。第7页/共94页一、一、秘书礼仪秘书礼仪3.秘书礼仪的作用（1）有助于人际交往 现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。（2）有助于事业发展 不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。第8页/共94页二、二

3、、秘书涉外礼仪秘书涉外礼仪 1.涉外礼仪的含义 涉外礼仪也可称为国际礼仪。涉外礼仪是指对外交往时所使用的国际通行的礼节和仪式。它与我国的传统礼仪有很多相同之处,但也有很多不同点。第9页/共94页二、二、秘书涉外礼仪秘书涉外礼仪 2.涉外礼仪的特点 与我国传统礼仪相比,它的特点体现在以下两个方面:（1）强调对个人的尊重，对个人隐私的尊重;（2）强调女士优先 第10页/共94页二、二、秘书涉外礼仪秘书涉外礼仪3.涉外礼仪的原则（1）不卑不亢，互相尊重（2）入乡随俗，求同存异 （3）女士优先，注重次序 第11页/共94页三、日常公务礼仪三、日常公务礼仪 1、仪容仪表对秘书人员来说，仪容和仪表的基本要

4、求如下:头发要勤于梳洗和整理，不能有头皮屑或油汗味;发型要整齐美观。男性不宜长发披肩;女性留长发不要遮住眼睛，染发要慎重。面容要保持干净，特别要注意耳朵、鼻孔、脖子、指甲缝等易疏忽的部位。衣服应天天换洗，并熨烫平整。第12页/共94页第13页/共94页第14页/共94页三、日常公务礼仪三、日常公务礼仪2、正确的着装与服饰搭配 1）着装的基本原则 着装的基本原则是国际通行的TPO原则:T（Time）时间;P（Place）地点;O（Object）目的。第15页/共94页大型庆祝活动礼仪小姐着装第16页/共94页第17页/共94页第18页/共94页办公室着装第19页/共94页三、日常公务礼仪三、日常

5、公务礼仪 2）公务场合的着装公务场合的气氛是严肃的，讲究高效率 地工作。所以，公务场合的着装，要简洁、明快，适宜工作。作为秘书，性别 不同，着装应有所区别。男士的着装:深色西服套装是标准的公务 场合着装。女士的着装:西服套裙是传统的选择。第20页/共94页着装：正装第21页/共94页第22页/共94页三、日常公务礼仪三、日常公务礼仪3）休闲场合的着装休闲场合的着装追求的是舒适、自然。健身、购物、旅游、居家等，都可以穿休闲装。第23页/共94页三、日常公务礼三、日常公务礼仪仪4）.社交场合的着装社交场合的着装应该高雅、漂亮、时尚。男性可以着深色西装、中山装或近年流行的“唐装”。女性可着连衣裙、套

6、裙。参加晚间的盛宴、舞会、音乐会等活动，可穿单色的晚服或旗袍。第24页/共94页三、日常公务礼仪三、日常公务礼仪5）.服饰的搭配首饰的选择也要遵守TPO原则:公务场合佩戴的首饰应该简洁，只戴一两件即可;休闲场合佩戴的首饰，则可以更突出个性，可以造型新颖、色彩明丽;社交场合的首饰应该是华丽的大型首饰。第25页/共94页四、四、得体的化妆得体的化妆化妆的目的 化妆的目的是为了突出优点、掩饰缺点。从礼仪的角度来说，公务场合的化妆是工作的需要，是敬业的一种表现;社交场合的化妆，是对主人的一种尊敬。第26页/共94页四、四、得体的化妆得体的化妆 服饰穿戴须知：1流行的不一定是适合你的，决不盲目穿戴流行的

7、东西。2时刻注意整洁，但倘要整理自己的衣着穿戴或要补妆时，应到卫生间，不宜在公开场合整理自己，也不要动不动就以手指理一下头发。3女秘书不应留长指甲，既不便工作也不卫生。4男士贴身内衣不可露出衬衫外，女子内衣的带子也不能显露于外，贴身衣裤的纹路不宜隐约可见。不论穿何种服装，商标都不该露于衣外。第27页/共94页第28页/共94页第29页/共94页四、四、得体的化妆得体的化妆5场合越隆重、越严肃、越正式，越宜着深色装，其面料质地做工均应精良，所佩首饰应货真价实，不能佩人造珠宝。6在国外，倘主人在邀请信上注明服饰要求，应遵主人之意着装。7东方国家以年长为尊，西方国家以年轻为荣，与不同国家民族的人打交

8、道，要了解对方心态和习俗，理解对方的服饰原则，并调整自己的服饰。8任何服饰仪容都与人的精神和举止融为一体，只有饱满的精神，得体的行为，才与恰当的服饰相谐。否则，衣饰并不能衬托甚至升华一个人的精神气质，反映一个人的修养素质。第30页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪 1.称呼、致意、介绍和握手（1）称呼 在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼，一般在姓氏后面加上职务或职称。在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性,没有结婚的称“小姐”；对戴结婚戒指的（戴在左手无名指上的）女性，可称“夫人”;对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”，称“小姐”也无不可（不要看年纪大就称夫人，如对方没有

9、结婚，这样的称呼会令对方感到不愉快）。有博士头衔的，可称“某博士”。第31页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪（2）致意这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑，都是致意。致意的次序是:职位低者、年轻者、男性先向对方致意。第32页/共94页第33页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪（3）握手为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思，我们常常需要握手。在公务活动中，握手的次序是:职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握，否则，对方会感到尴尬。第34页/共94页第35页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼

10、仪（4）介绍在涉外活动中，介绍是常用的礼节，是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。介绍分为自我介绍自我介绍和他人介绍他人介绍两种方式:自我介绍的基本内容有:姓名、职务（公务场合）或与主人之间的关系（社交场合）。第36页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了.为他人介绍时：讲究介绍顺序，即先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。在公务活动中，一般不考虑女士优先的原则，而是以身份、地位为首选因素。第37页/共94页第38页/共94页五、五、日常交往

11、礼仪日常交往礼仪2.名片礼仪 1）名片的格式 (1)常见的名片规格是9cmX55cm和10cmX7cm两种。(2)名片文字的排印有竖排和横排两种。(3)横排时，一般左上角是任职单位和部门，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在右下角。(4)竖排时，任职公司、部门写在右上角，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。第39页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪 2）名片的放置 (1)随身携带的名片，应放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。(2)一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。(3)存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。第40页/共9

12、4页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪 3）名片的交换(1)要双手拿住名片上方把字正面朝向对方，以齐胸的高度递上，并说“这是我的名片，请多指教”这样的话。(2)接受名片时，也要毕恭毕敬，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍，不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务，以示仰慕。(3)绝对不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。(5)如果一次同很多人交换名片，且都是初交，那最好依照座次来交换，并默记对方的职务和姓名，以防弄错。第41页/共94页第42页/共94页第43页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪 4）名

13、片的索要 向他人索要名片时，不要直接开口，而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“XX先生、小姐，今后想向你请教，怎样能找到你?”、“XX先生小姐，今后怎样和你取得联系?”若对方愿意，一定会送给你一张名片。第44页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪3.拜访约会的礼仪（1）预约 在现代社会，拜访以前先预约，已是约定俗成的规矩，应尽量不做不速之客。（2）拜访前的准备 “有备而来”的成功率会比随意而访的成功率大得多。第45页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪（3）赴约 遵时守约的原则：多了解拜访对象的风俗习惯；要先向对方负责接待的人员打招呼；在会客室等待接见时，不可

14、大声谈笑，也不要对会客室的布置指指点点，要按照接待人员的安排就座，安静等待。（4）及时告辞 这一举动能表现出对主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修养。第46页/共94页第47页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪4.谈话的礼仪（1）语言与话题的选择 以下的话题，是应该避开的:政治话题。个人隐私问题。非议他人 庸俗下流的话题。第48页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪（2）谈话的态度 诚恳坦率。明确直率。坚持原则。第49页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪（3）声音与语气 以说话声音适度为有修养。另外，语气很重要:一方面语气要体现礼貌，多用谦词敬语;另一方面，不

15、论对方单位规模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丢失了自己的人格和国格。第50页/共94页五、五、日常交往礼仪日常交往礼仪（4）倾听者的礼貌 作为倾听的一方，相对比较被动。倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。作为倾听者，要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应.第51页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 姿态又称体姿、仪态。不同的姿态显示人们不同的精神状态。用优美的姿态表达礼仪，比用语言更让受礼者感到真实、美好和生动。人们的形体姿态包括立、坐、行、蹲的姿势和手势、面部表情及相应的动作等。“站如松、坐如钟、行如风、卧如弓”，这是我国古人对人体姿势的要求。

16、从现代礼仪角度来考虑，也必须刻意训练自己的立姿、坐姿、走姿和蹲姿。第52页/共94页第53页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 1.1.标准的站姿 (立姿立姿)（）头正，双目平视，嘴角微闭，下颌微收，面容平和自然。（）双肩放松，稍向下沉，人有向上的感觉。（）躯干挺直，挺胸，收腹，立腰。（）双臂自然下垂于身体两侧，中指贴拢裤缝，两手自然放松。（）双腿立直、并拢，脚跟相靠，两脚尖张开约，身体重心落于两脚正中。第54页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 1.1.标准的站姿 (立姿立姿)不同场合的站姿（）在非正式场合，双脚的姿势为避免呆板，可做灵活变动。既可以选择并拢，也可以一

17、前一后，自然成形。肌肉放松，但仍然应保持身体的挺直。（）女士着礼服或旗袍时，可让双脚之间前后距离约 厘米，以一只脚为重心。（）向人问候或作介绍时，不论握手或鞠躬，重心应当在中间，膝盖要挺直。第55页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 1.1.标准的站姿 (立姿立姿)几种常见的站姿（）肃立。身体立直，双手置于身体两侧，双腿自然并拢，脚跟靠紧，脚掌分开呈“V”字型；面部表情严肃、庄重、自然。例如，参加升降国旗仪式或庄重严肃的场合，参加遗体告别仪式应该用肃立站姿。（）直立。身体立直，右手搭在左手上，自然贴在腹部（前搭手式），或两手背后相搭在臀部（后背手式），两腿并拢，脚跟靠紧，脚掌分开呈

18、“V”字型（男女都适用，男士两脚可以略分开站立更显洒脱）。第56页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 1.1.标准的站姿 (立姿立姿)具体到女士与男士，直立站姿有所区别。对于女士而言，身体立直，右手搭在左手上，自然贴在腹部，右脚略向前靠在左脚上成“丁”字步。对于男士而言，身体立直，两手背后相搭，贴在臀部，两腿分开，两脚平行，比肩宽略窄些。正确健美的站姿会给人以挺拔笔直、舒展俊美、庄重大方、精力充沛、信心十足、积极向上的印象。不同的工作岗位对站姿的规定不尽相同，但作为一种基本姿势和体态训练之需要，站姿应遵循的基本要求是一致的。由站姿的基本要求构成的站姿，似有呆板之嫌，其实不然，按这些

19、要求经过反复训练后，能从体态上形成一种优雅挺拔、神采奕奕的体态。站姿的基本范式是其他各种工作姿势的基础，也是发展不同质感美的起点，是优雅端庄举止的基础。第57页/共94页良好的立姿能衬托出个人美好的气质与风度第58页/共94页第59页/共94页第60页/共94页第61页/共94页第62页/共94页第63页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 2.正确的坐姿姿（）入座时要轻、稳、缓。走到座位前，转身后轻稳地坐下。女子入座时，若是裙装，应用手将裙子稍稍拢一下，不要坐下后再拉拽衣裙，那样不优雅。正式场合一般从椅子的左边入座，离座时也要从椅子左边离开，这是一种礼貌。女士入座尤要娴雅、文静、柔

20、美。如果椅子位置不合适，需要挪动椅子的位置，应当先把椅子移至欲就座处，然后入座。而坐在椅子上移动位置，是有违社交礼仪的。（）神态从容自如（嘴唇微闭，下颌微收，面容平和自然）。（）双肩平正放松，两臂自然弯曲放在腿上，亦可放在椅子或是沙发扶手上，以自然得体为宜，掌心向下。（）坐在椅子上，要立腰、挺胸，上体自然挺直。（）双膝自然并拢，双腿正放或侧放，双脚并拢或交叠或成小“V”字型。男士两膝间可分开一拳左右的距离，脚态可取小八字步或稍分开以显自然洒脱之美，但不可尽情打开腿脚，那样会显得粗俗和傲慢。（）坐在椅子上，应至少坐满椅子的，宽座沙发则至少坐。落座后至少 分钟左右时间不要靠椅背。时间久了，可轻靠椅

21、背。（）谈话时应根据交谈者方位，将上体双膝侧转向交谈者，上身仍保持挺直，不要出现自卑、恭维、讨好的姿态。讲究礼仪要尊重别人但不能失去自尊。（）离座时要自然稳当，右脚向后收半步，而后站起。第64页/共94页第65页/共94页第66页/共94页第67页/共94页第68页/共94页第69页/共94页第70页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 3.正确的行姿正确的行姿要表现出自信：身体重心稍微前倾，挺胸收腹，上身保持正直，双手自然前后摆动，脚步要轻而稳，两眼平视前方。步伐要稳健，步履自然，有节奏感。第71页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 3.正确的行姿不同场合的走姿：男士着

22、西装行走时，要注意保持挺拔之感，后背平正，两腿立直，走路的步幅可略大一些。女士穿旗袍就要走出女性柔美的丰韵，要求身体挺拔，胸微含，下颌微收，走路时步幅不宜过大，两脚跟前后要走在一条直线上，脚尖略外开，成“柳叶步”。在与人告辞时，为了表示对在场的其他人的敬意，在离去时，可采用后退法。在楼道、走廊等道路狭窄处为了表示对他人“礼让三分”，应当采用侧行步。第72页/共94页第73页/共94页第74页/共94页第75页/共94页第76页/共94页第77页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 4.正确的蹲姿基本蹲姿()下蹲拾物时，应自然、得体、大方，不遮遮掩掩。()下蹲时，两腿合力支撑身体，避免

23、滑倒。()下蹲时，应使头、胸、膝关节在一个角度上，使蹲姿优美()女士无论采用哪种蹲姿，都要将腿靠紧，臀部向下。正确的蹲姿如下图第78页/共94页第79页/共94页第80页/共94页交叉式蹲姿在实际生活中常常会用到蹲姿，如集体合影前排需要蹲下时，女士可采用交叉式蹲姿，下蹲时右脚在前，左脚在后，右小腿垂直于地面，全脚着地。左膝由后面伸向右侧，左脚跟抬起，脚掌着地。两腿靠紧，合力支撑身体。臀部向下，上身稍前倾（如右图）。第81页/共94页高低式蹲姿 下蹲时右脚在前，左脚稍后，两腿靠紧向下蹲。右脚全脚着地，小腿基本垂直于地面，左脚脚跟提起，脚掌着地。左膝低于右膝，左膝内侧靠于右小腿内侧，形成右膝高左膝

24、低的姿态，臀部向下，基本上以左腿支撑身体（如右图）。第82页/共94页蹲姿禁忌()弯腰捡拾物品时，两腿叉开，臀部向后撅起，是不雅观的姿态（如右图）。两腿展开平衡下蹲，其姿态也不优雅。()下蹲时注意内衣“不可以露，不可以透”。补充：蹲着三要点：迅速、美观、大方。若用右手捡东西，可以先走到东西的左边，右脚向后退半步后再蹲下来。脊背保持挺直，臀部一定要蹲下来，避免弯腰翘臀的姿势。男士两腿间可留有适当的缝隙，女士则要两腿并紧，穿旗袍或短裙时需更加留意，以免尴尬。第83页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节5.手势的运用 适当地运用手势有助于表达自己的想法，但频率不可以过高，幅度不宜过大。在涉

25、外场合中，还要看交往对象。英国人较为拘谨，举止较为沉稳，幅度小;美国人大多性格外向，手势幅度相对大。特别需要注意的是:我们的一些习惯性的手势，在涉外场合最好不要用，以免引起误解或造成失礼。第84页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节 6.适当的表情 在涉外活动中，秘书人员的待人态度和表情异常重要。可以说，秘书是组织形象的代表，管理水平、人员素质都会通过秘书的形象反映出来。概括起来，主要有以下几种情况:公务注视。在公务活动中的严肃场合，目光应该注视对方双眼以上的额头部位。社交注视。在社交场合,目光应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位。亲密注视。这种注视适用于亲朋好友之间，或是恋人之间、

26、夫妻之间，即目光注视 对方的上半身。第85页/共94页第86页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节7.进餐礼节（1）饮酒礼节 中餐餐桌上可以同时上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。中餐的礼节之一是向客人劝酒敬菜，客人喝得多，主人会觉得有面子。西餐礼节是分餐制，主宾互相敬酒，但不劝酒。主人认为客人喝多少酒是客人自己的事情，应该尊重客人的选择。这点上，充分体现了中西方文化的差异。第87页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节（2）中餐礼节 中餐最为重要的礼节是使用筷子的礼节。有六个方面的禁忌应予以注意:第一忌讳把筷子插在饭碗里;第二忌讳用筷子敲打餐具;第三忌讳吸吮筷子后再

27、去夹菜;第四忌讳使用自己的筷子为客人夹菜;第五忌讳夹菜时在盘中翻检;第六忌讳连续夹菜而不用饭。第88页/共94页六、六、姿态举止的礼节姿态举止的礼节（3）西餐礼节 首先，要了解西餐的“4M原则”：第一：Menu，精美的菜单；第二：Mood，迷人的气氛；第三：Music，动人的音乐；第四：Manners，优雅的礼节。西餐宴会自始至终要贯穿这4M原则”第89页/共94页总的来说，秘书礼仪可以概括为两个方面：其一是形象设计。它具体涉及秘书人员的穿着打扮、仪容仪表、言谈举止，是对秘书人员的礼仪修养所提出的具体要求。其二是沟通技巧。沟通技巧是秘书礼仪的核心内容，因为我们从事任何一项具体工作都需要与其他人

28、打交道。如果不善于同对方进行必要的沟通，在沟通时缺乏必要的礼仪，往往会给工作带来障碍，甚至事倍功半。第90页/共94页接送客户坐轿车外出办事，秘书人员应首先为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒客人小心，等其坐好后再关门，然后自己从左侧后门上车。作为陪同，一定不能先于客人打开车门上车，除非对方坚持我们是女性应女士优先。抵达目的地时，秘书人员应首先下车，并绕过去为客人打开车门，以手挡住车门上框，协助客人下车。如果是女性，上下车的姿势是十分讲究的。上车时仪态优雅的姿势是“背入式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即将双腿同时缩入车内（如穿长裙，应在关上车门前将裙子弄好）。下车的正确姿势是：准备下车时，应将身体尽量移近车门，车门打开后，从哪边下车则应先将该方向的脚踏出车外，立定，然后将身体重心移至另一只脚，再把整个身体移离车外，最后踏出另一只脚。总之，上下车的正确姿势是“脚先头后”。如果是穿低胸服装外出，不妨披一条围巾，这样可以避免弯身下车时出现尴尬，也可利用钱包或手袋轻按胸前，并保持身体稍直的姿态。补充：乘车礼仪注意事项 第91页/共94页第92页/共94页第93页/共94页感谢您的观看！第94页/共94页