大学英语写信的格式范文.docx
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1、大学英语写信的格式范文高校英语写信的格式范文 第1篇 一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分: 写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。 标题。 称呼、开头、正文、结尾句。 礼貌结束语。 写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。 其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用DearAll作为邮件称呼;正文应结
2、构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。 二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则 商务英语电子邮件的正文写作应当遵循五C原则,即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。 精确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其精确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到精确无误,电子邮件内容还要叙述精确,以免引起误会纠纷。 简洁原则 简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前
3、提下,尽量使用简洁句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词简洁的电子邮件既铺张写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。 在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简洁明白,有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。电子邮件写作格式 另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P“C表示piece,L”C表示LetterofCredit,FOB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult t
4、o sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in France.例2 Price:FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简洁句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中特别常见。例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与一般商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。 完整原则
5、 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,供应读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,由于只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即who,when,where,what,why和how.清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词精确。具体表现在:例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。 礼貌原则商务英语电
6、子邮件应遵循措词悦耳、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应特别留意措辞方式,要悦耳、礼貌,使对方轻易接受。在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。 例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your
7、 best quotations for 65,000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然恳切,礼貌得体,很轻易为对方接受。 三、结语随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显。 同时,电子商务的普及,往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会消逝这样或那样的问题。然而精确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水*,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用。因此,有必要生疏商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件
8、的写作原则。 电子邮件3篇 高校英语写信的格式范文 第2篇 商务类英语email写作样式 一、商务英语电子邮件的格式 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分: 写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。标题。称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。 其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用Dea
9、rAll作为邮件称呼;正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。 二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则 1、亲切自然:可以用We 就不要用You 每一封email往来,都是你和与收信人之间的沟通。很多人以为写商业e-mail就应当用生意腔,于是把原来有感情基础的e-mail写得官样。 把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈,只不过交谈的界面是e-mail。用我我们做主词,这样才能让email读起来热忱、友善,像伴侣交谈那样简洁自然,亲切又人性化。 官样e-mail:Your mail has be
10、en received. 亲切e-mail:I have received your mail. 官样e-mail:Your complaint is being looked into. 亲切e-mail:We are looking into your complaint. 2、一针见血:可以清楚 就不要模糊 写email最忌讳文绉绉,要打电话给人就用call,要去访问人就说visit,不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。 模糊字:contact 清楚字:callwritevisit 模糊字:soon 清楚字:by March 15 3、言简意赅:可以一个字就不要两个字 大部份商业
11、人士跟你一样,每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail确定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容,请毫不留情的舍弃。 冗长句:The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精简句:The paper jam destroyed the copy machine. 冗长句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精简句:The enclosed brochure sho
12、ws further manufacture details. 4、语汇朴实:用对方看得懂的关键字 每个行业都有自己的行话,写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话,也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。 迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation. 朴实句:We hope to have the opportunity to work with you in the future. 迂回句:The choice of exogenous variables in relation to mult
13、i-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients. 朴实句:Sup* determines demand. 5、有技巧的表达:永久让人觉得youre helpful 同样一件事说法不同,得到回应就不同,有技巧的说法让人乐于为你效劳。 拙劣说法:Obviously, if youd read your policy carefully, youd be able to answer these questions yourself. 漂亮说法:Im glad
14、 to clear up these questions for you. 拙劣说法:In order to complete the claim you made, sim*. 漂亮说法:To complete your transaction,. 6、下一个专业的信件标题 许很多人没有意识到,e-mail的标题是很重要的一部分,邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。假如标题没有内容,看起来像群组垃圾邮件,命运就是直接进入垃圾桶。 不专业标题:How are you? 专业标题:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imp
15、orts 不专业标题:Can we work together? 专业标题:Proposal: Bright Ideas ImportsABCs Partnership Opportunity 内容源自:美联英语 高校英语写信的格式范文 第3篇 Dear Prof. Wang, Im writing to ask you to excuse me for not being able to keep our appointment. I do know that this is very impolite and must have caused you much trouble. I do
16、reckon that at present any explanation is pale and futile. However I do not want you to misunderstand me. On my way to your office, an old lady suddenly fainted due to heart attack on the bus. I stopped a taxi and sent her into a nearby hospital. I stayed there until her son came, which spoiled our
17、appointment. I am aware that our appointment is of importance. I do hope that you would be kind enough to spare your valuable to meet me. I am looking forward to hearing from you. Sincerely Yours 高校英语写信的格式范文 第4篇 敬重的领导:您好! 感谢您百忙之中阅读我的简历。 我叫xxx,xx师范高校物理(师范)专业20xx届毕业生。经过高校四年学习和熬炼,我收获了扎实的专业学问,并具备了确定的综合素
18、养: 热忱、自信、乐观;虚心好学、擅长交际、踏实上进,有创新意识; 通过策划各类同学活动,具备确定的活动策划和组织号召力气; 通过策划、开展大量的调研活动,具有确定的调研写作力气和文字功底; 通过起草同学会公文(文件、通知、规章制度),具有确定的公文写作力气; 通过参加大量社会实践、青年志愿者活动、家教,具有确定的社会实践力气; 通过主持各类工作会议、发表演讲、培训干事,具有良好沟通技巧及表达力气; 师范院校良好的文化氛围养成了我严谨的生活作风和乐观的生活态度,使我成为一个有信念和士气做好每一件工作的高校生。 我无意以一纸苍白的简历来吹嘘,只想得到一个呈现自我的舞台。 敬礼! 高校英语写信的格
19、式范文 第5篇 Here are some instructions and suggestions. May I suggest that we meet at the gate of the university? Id like to suggest you should visit London for at least two days on your way to Scotland. Considering your present situation, I propose that you should apply for the post. What I want to sug
20、gest is . My suggestion is that. . . If you. . , you had better. . . 高校英语写信的格式范文 第6篇 Dear David, Im glad youll come to Beijing to learn Chinese. Chinese is very useful, and many foreigners are learning it now. Its difficult for you because its quite different from English. You have to remember as ma
21、ny Chinese words as possible. Its also important to do some reading and writing. You can watch TV and listen to the radio to practice your listening. Do your best to talk with people in Chinese. You can learn Chinese not only from books but also from people around you. If you have any questions, ple
22、ase ask me. Im sure youll learn Chinese well. Hope to see you soon in Beijing Yours, Wang Ming 高校英语写信的格式范文 第7篇 写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。 我为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来关怀! 关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收
23、件人快速了解邮件内容并推断其重要性。 1.确定不要空白标题,这是最失礼的 2.标题要简短,不宜冗长,不要让Outlook用才能显示完你的标题 3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收” 4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理 5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人留意,但应适度,特别是不要任凭就用“紧急”之类的字眼。 6.回复对方邮件时,可以依据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。 关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提示某收件人,
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