职校档案管理规定.docx

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1、职校档案管理规定精品源自 保洁 职校档案管理规定为了确保档案室的干净和安全，制订规定如下：一、档案室管理(一)档案室就是机要部门，毫无关系人员严禁随意步入室内闲聊、聊天或搞与档案工作毫无关系的事情。(二)档案室内必须切实做好“六严防”工作。即为防雷、防盗、防潮、防虫连累、严防灰尘、防鼠。(三)平时必须做好档案室内外卫生，并依据季节天气变化做好室内、档案箱内的通风工作，半年对档案箱内打扫一次，定期在档案箱内加放防虫篱笆墙药剂。(四)档案室内要严禁吸烟，出入档案室要关锁好门窗，如发现问题，要保护好现场，及时向有关领导或部门汇报。(五)定期和不定期地对档案展开检查，例如辨认出问题应当及时处理。二、借

2、书1.档案组卷后，严禁随意借书，例如确因工作须要，必须经主管部门批准后，严苛履行职责借书相关手续，接交确切，绍桑县时经录入有误再冻结。2.查阅人事档案必须是党员干部，但不得查阅和借阅本人或亲属的档案。借阅会计档案要办借阅手续，做好利用登记，并对归还的会计档案进行检查。本单位工作人员，因工作需要可直接到档案室办借阅手续。外单位如需查阅会计档案时，需持单位正式介绍信，经档案部门或财务部门主要负责人批准，方可查阅，不准借出。3.借卷人必须爱护档案，严格遵守保密制度，严禁损坏涂改、圈划、撤换、翻印或转借他人，不得向无关人员泄露和对外公布档案内容。查阅时，必须保持室内整洁，不准吸烟，保障档案的安全性。4

3、.查询档案人员，必须在本室内查询，严禁拎出来室外，确因工作须要借给，必须经主管领导核准，履行职责登记手续后，方可借给。5.外单位查询档案，必须持阅档介绍信，介绍信必须合乎上级的有关规定，否则予以查询。三、立档标准为使档案的收集、整理、保管、鉴定、统计的利用规范化，不断地改善案卷质量，提高档案的管理水平，根据本校文书档案工作的特点，特制定本文书档案质量标准：(一)归档文件，齐全完备凡本单位行政、教学、后勤、生产等工作活动中形成并办理完毕的，又具有保存价值的文件材料，都应立卷归案。如收发文件、电报、各种会议记录、电话会议记录，各类计划、统计报表、名册、学校及部门的规章制度、调查研究材料、工作总结及

4、本校编印的出版物原稿、图表、簿册、照片、校刊等均应收集齐全完整，立卷归档。(二)分门别类，系统组卷1.应当根据本校内部机构设置，职责范围，业务分工，文件特点使用年度一问题分类法。2.立卷分工：(1)本单位的收文、发文和内部自产文件，业务部门主办，学校名义批发商的文件，由校办公室立卷(同时主办业务部门也应当做账存查)。(2)临时机构的文件，由临时机构的继续执行任务中随时整理，等待工作顺利完成后负责管理立卷，并交档案室存查。3.立卷的基本建议：按照文件的自然构成规律，维持文件之间的历史联系，特别注意区分文件的看管价值，易于看管和利用，其具体内容建议：(1)根据文件的特点，将具体内容联系紧密看管期限

5、相同的文件女团一起立卷，例如把一项工作、一个问题、一次会议、一个案件和同一类型的文件材料，女团在一起立卷。(2)学校有关教学方面的自产文件、资料、数据、图表、图片以及各种课程标准，教学执行计划、授课进度计划、教学日历、课表、任课教师安排、教师工作量统计、教师听课记录、学生学籍、各班教学日志，学生出勤，各种进修计划，进修考核情况，以及全校有关教学方面的统计资料等，均由教务部门统一分门别类，按教学年度整理立卷。(3)按文件年度组卷时，必须特别注意区别文件做成和处置日期所属年度，通常应当遵从如下规定：年度计划、总结、报表、财政预算、财政预算及行政、教学、后勤、生产等的业务文件、资料等，放到针对的年度

6、立卷，总结和计划写下在一起的文件，需为文件内容的主次和中心定出，横跨年转回时间，确认年属于年代立卷;跨年度的呈报与批准，来文与复文按本机关的文件时间立卷;专门为某项特定工作或会议搜集的有关文件材料，随其特定工作会议所属时间立卷;跨年度会议文件，放到举办会议的年度立卷。(三)保密期限，分割标准根据国有档案局颁授的全国文书档案看管期限的规定和上级主管部门印发的文书档案看管期限表，制订本校文书档案看管期限表。立卷时必须根据看管期限表的规定，恰当地区分后文件的看管价值，按照永久、长期、短期三种看管期限组卷，相同看管价值的文件，除密不可分的外，通常不要放到一起立卷。(四)卷内编目，条理清楚1.卷内文件的

7、排列编号：卷内文件要求排列次序有条理保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置，排列的一般方法：一个作者一个问题，按时间排列，一个作者几个问题，按问题的重要程序结合时间排列;几个作者几个问题，先按问题分散，然后按关键程度融合作者、时间排序;会议文件，按关键程度融合文件时间顺序排列，卷内文件正文在前，附件在后;原件在前，定稿在后，批准在后;批准在前，呈报在后;复文在前，问文在后;留言文在前，原件在后。2.卷内文件排序不好后，用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编上张号，简子页、卷曲页、半页者编一个张号，图纸、照片编成在背面，卷曲页编成在外面，空白页不编号，印刷小册共图文件一起编号，编号宜用打号机或钢笔

8、。3.核对卷内目录与复习表中;卷内目录放到首页，用来了解案卷内容与成分，必须逐份文件逐项备案，复习表附于卷尾，用来标明卷内文件张数及卷内须要表明的情况，便于管理和利用者介绍，复习表应由立卷人盖章并标明核对日期，检查人由档案检查人盖章，日后案卷的变化情况，可以由档案管理人员随时在复习单上标明。(五)印刷整齐，结实美观1.卷内文件印刷，必须拆毁金属物，卷曲整齐、全为的纸页必须切齐，破败文件应予以复原，对批注、签订意见写下在文件印刷线外的，应当粘贴加高，字迹不明的或由铅笔、园珠笔及复写纸写下的重要文件，必要时应抄写或激活抄本。2.案卷必须印刷结实、整齐、美观，以三孔线绳印刷，结头l背面，每卷通常严禁

9、少于200页，印刷时必须把材料的右旁与底边对齐，不要掉下来页或挡住字迹。阻碍写作，对于图片及其它不便印刷的文件，宜用盒式卷夹散存有看管。(六)案卷标题，通俗易懂清楚案卷共同组成后必须整篇文章案卷标题，标题必须准确无误，文字通顺细密，概括性弱，通俗易懂清楚地提示信息卷内文件作者、问题、名称。(七)封面编目，整齐大方书写案卷封面标题时，应用领域毛笔或钢笔(用炭素墨水)正楷书写，建议字迹端正显眼。其它各项例如：机关名称、非政府机构证的张数、起止日期、看管期限及脊背上的年度、全宗号、目录号、案卷号等建议铸造印章，以红色印油重刻。(八)排序案卷，撰写目录1.案卷的排序和撰写案卷序号，案卷必须系统排序，将

10、一类性质的案卷先按看管期限分离，然后将每一种看管期限的案卷，按类别丛刊，再将每类内的案卷，按其联系融合关键程度排序。案卷排序后，怱卷地基本建设案卷的顺序号，按年度分后永久、长期、短期三种看管期限，编成三个顺序号，每种看管期限都以一已经开始编成。2.撰写案卷目录，按照案卷排序的顺序逐项备案案卷目录，核对卷目录需以钢笔工整抄录或列印，严禁采用圆珠笔或复写纸，目录一式三份，文书处理部门一分，档案室二份(一份档案，一份并作搜寻利用档案的检查工具)。3.案卷封面应当载明单位名称，案卷属于年度，目录起止日期，目录的最后理应复习表中，载明案卷数量，目录张数及须要表明的有关情况，基本建设人、基本建设日期。本规定自2012年9月1日起至继续执行，由ZZ市XX职业技术学校行政部表述。