房地产公司文件控制程序.docx

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1、房地产公司文件控制程序1.目的通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。2.范围本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。3.职责3.1 工程部就是文件掌控的主管部门,主要负责管理:a.指导、监督各部门对文件掌控的继续执行情况;b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。3.2 总经理工作部负责管理公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函或电子邮件等外来文件和资料的归口管理工作;3.3 各部门负责管理分管范围内的文件管理工作;3.4 项目部负责管理图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。4.控制程序4.1 THF1文件

2、的范围:4.1.1 用来指导质量体系运转的文件和资料,包含质量手册、程序文件和质量管理作业文件;4.1.2 用来指导项目具体内容运作的文件和资料;4.1.3 外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。4.2 文件和资料的基本建设与审核4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责管理基本建设文件,并由规定的授权人展开审查和核准:a.手册和程序文件由工程部基本建设,管理者代表审查,公司总经理核准;b.质量管理作业文件由各归口管理部门基本建设,部门经理审查,管理者代表核准;c.项目运作性文件由归口管理部门基本建设,根据各业务活动的有关

3、规定,由适当人员展开审查和核准。d.外来文件由总经理工作部负责管理审查、备案,由总经理工作部经理或分管副总经理核准印发。4.2.2 文件的撰写建议,继续执行Q/TZH-WI-007质量体系文件撰写导则的规定。4.3 文件的标识与派发4.3.1文件的基本建设部门依据Q/TZH-WI-006文件编码规定所规定的范围和方法,对文件展开编号。4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。4.3.3根据文件的派发范围,由派发部门搞好派发备案,核对文件派发登记表。公司内部基本

4、建设的文件,可以在文件的原件上盖章派发章,备案派发情况。4.3.3 各部门资料员负责管理收件人文件,核对文件发送登记表。4.4 文件的修改4.4.1 文件需要更改时,由更改部门填写文件更改申请/通知单,说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。4.4.2 文件的原基本建设部门负责管理将审核通过的文件修改提出申请/通知单zhigangyue各部门资料员。4.4.3 各部门资料员根据文件和资料修改提出申请/通知单展开修改,在文件的修改记录中搞好记录。对于局部改动,使用手写修改方式,并在修改处标明修改状态,以字母G提顺序数字则表示,例

5、如G3代表本文件和资料的第三处修改。例如一页中存有多处改动或考虑到文件的完美性,可以使用换页的方式展开修正。文件经过多次修正或主要内容修正后,应换版发售。4.4.4对图样的修正,继续执行Q/TZH-WI-010图纸管理规定。4.5 文件的留存与废旧4.5.1 对归档文件和资料的留存和管理,继续执行Q/TZH-TY-WI-008档案管理办法。4.5.2对各部门留存的文件资料,由部门资料员负责管理得当看管,避免污损遗失,留存期限为通常为3年,少于保存期的,由各部门资料员负责管理展开封存并搞好记录。4.5.3 THF1文件严禁随意影印,须要时,可向其归属于往下压管理部门提出申请,批准后,方可展开激活

6、。4.5.4文件换版后,由原派发部门负责管理将补发版本展开废旧,并展开记录,对补发的文件和资料须要留存以供参照时,应当盖章补发章不予标识。4.6 外来文件的掌控4.6.1对外去文件,由发送部门负责管理展开收件人、备案和处置,列入至THF1文件的管理范围。a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;b)工程施工技术类文件,由工程部负责管理留存和处置,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审查其与否为有效率版本,并提供更多有效率版本目录,派发项目部采用。c)项目经营运作的有关文件和顾客提供更多的文件等,由

7、策划营销中心负责管理处置。4.6.2 各部门按照分工管理范围,负责管理主动搜集适当的外来文件(例如:最新施行的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的全面落实情况展开适当的追踪。4.7 项目部负责管理工程项目的图纸采用管理,继续执行Q/TZH-WI-010图纸管理规定。4.8 总经理工作部负责管理公司的档案管理,各部门按分工搞好本部门的档案管理工作,继续执行Q/TZH-WI-008档案管理办法。4.9 总经理工作部负责管理公司的信函管理,搞好信函的通话和处置工作,继续执行Q/TZH-WI-011信函管理办法。4.10 总经理工作部负责管理公司的图书资料管理,继续执行

8、Q/TZH-WI-009图书资料管理办法。4.11 工程部负责管理对各部门的文件掌控情况展开日常的监督检查,并融合质量管理体系审查以及自查等工作,展开检查指导。5.质量记录5.1 QR05-01 文件派发登记表5.2 QR05-02 文件发送登记表5.3 QR05-03 文件借书登记表5.4 QR05-04 文件修改提出申请/通知单5.5 QR05-05 THF1文件目录6.支持性文件6.1 Q/TZH-WI-006文件编码规定6.2 Q/TZH-WI-007质量体系文件撰写导则6.3 Q/TZH-WI-008档案管理办法6.4 Q/TZH-WI-009图书资料管理办法; 6.5 Q/TZH-WI-010图纸管理规定6.6 Q/TZH-WI-011信函管理办法6.7 Q/TZH-WI-012文件THF1专用章管理规定