从秘书岗位职责谈企业秘书队伍建设.doc

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1、从秘书岗位职责谈企业秘书队伍建立一、“秘书”的定义及根本要求近年来，“秘书”一词在国内被附上不少神秘色彩，关于秘书的培养和角色定位也成为热门话题。而社会言论对 “秘书”往往存在理解上的偏向，并常从个别的秘书成长轨迹误读了实际的秘书培养工作。如何正确理解秘书工作？如何培养秘书人员？首先要对“秘书”有正确认识，本文将从词上追溯秘书的应有之义，以求准确对秘书岗位职责进展定位。一秘书的定义及岗位职责。在中国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义主要是指物，即宫禁内的各种经典文献，由于一般不予公开，故称为“秘书”。东汉后期，“秘书”不仅指物，也指机构和人员。当时的秘书工作者，被称为“史官”“御史大夫”

2、“尚书”“长史”“主簿”等。辛亥革命后，“秘书”一词从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。同时，对各级政府中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。在国外，秘书Secretary有两种含义。第一个字母S大写时，指部长或大臣，是政府部门高级官员。第一个字母s小写时，泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。目前“秘书”通常是指我国党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种辅助管理的岗位职务，是领导身边的综合辅助工作人员和公务效劳人员。秘书根本职责是负责公文处理、综合材料、政务信息、催促检查、值班管理、会议组织、综合协调领导公务安排等工作。

3、二秘书的根本素质。对待工作要有高度的责任心。秘书工作具有贴近领导的特点，往往涉及企业开展的重要决策，可谓是“牵一发而动全身”。因此，秘书首先要具备高度的工作责任心，要保持对工作一以贯之的良好态度，务实勤奋，认真负责地对待每一项工作，一丝不苟地完成每一次任务，用心、细心、全心地做领导的好参谋、好助手。对待工作要有强烈的认同感。秘书工作繁杂、突发事情多，常常是“白加黑”“五加二”，呕心沥血，工作强度大，任务要求高。这便要求秘书人员要认识到自身岗位的重要性，进而以饱满的热情、充分的激情投入工作。优秀的秘书往往是经常在休息时间加班加点的“工作狂”，同时也是乐于奉献、擅长苦中作乐的“乐天派”。他们可以认

4、同秘书角色并发挥参谋辅助作用，眼里时时有活，心里时时琢磨，在工作中不断“充电”，实现了快速成长。二、企业秘书培养的主要思路上面阐述的秘书根本素质及工作要求，对企业秘书同样适用，同时也决定了企业秘书培养工作的根本目的。作为某大型国有企业办公室分管秘书工作负责人，笔者根据多年工作经历，总结出以下几个方面开展企业秘书培养工作。一“勤”字当头。促使秘书在勤学巧干上下功夫，打造高效率、高素质秘书队伍：要促使秘书“勤学习”。从政治理论、综合业务和才能素质三个方面入手学习锻炼，不断进步讲政治、懂政策、有头脑、会工作4大根本功，让秘书成为政治上坚决、思维上明晰、材料上会写、口头上能说的多面手。要促使秘书“勤效

5、劳”。让秘书坚持“八不”效劳理念，即不让领导布置的工作在手中延误、不让传递的信息中断、不让正在办理的文件积压、不让各种过失和失泄密现象在自己身上发生、不让各种不正之风在自己身上出现、不让来办事的同志在自己这里受到冷落、不让领导的声誉在自己这里受到影响、不让企业的形象在自己这里受到损害，不计名利、忠于职守、扎实工作。二“严”字成规。立足于秘书队伍“制度健全、管理严格、纪律严肃、号令畅通”的形象定位，让“严”字时时处处都成为秘书工作的标准标准：严守标准。根据“细要求、便操作、严管理”的原那么，对企业秘书业务标准进展明确并严格执行，尤其是办文、办会、办事程序，做到方方面面有制度，每岗每环有定那么，有

6、条不紊、运转标准。严明责任。结合各位秘书人员的专长，明确工作职责。在此根底上，按照“量力而行、适度进步”的原那么，做到事事有人干、人人有专责、办事有准那么。严把公文关。严把行文价值关、法律政策关、文字格式关和会签手续关，进步文件质量，力求每份公文都是“”，同时及时准确办理好每一份文件，杜绝错送、乱送和积压文件的现象。三“细”字在心。注意培养秘书从细处效劳领导，从小处谋划全局，更好地发挥“参谋助手”作用：沟通协调要仔细。重点培养秘书仔细把握领导工作习惯，更好领会领导意图，做到第一时间吃透上情，同时要求秘书主动加强与各业务部门负责人主动联络、互相通气，共同围绕中心工作开展效劳，确保各项工作高效运转

7、。信息效劳要精细。着眼于当高参、议大事、出，对大量、零散、粗浅的信息进展挑选、归纳、分析p 、综合，选择领导及上级机关最需要理解掌握的内容及时报送。领导日程安排要明细。标准协调工作，坚持原那么性与灵敏性相结合，对领导的公务活动进展统筹安排，能减那么减，能免那么免，进步行政效率。四“实”字落地。秘书工作无小事，件件都要“抓落实”。秘书所承接的任务往往都是领导布置的、涉及企业重要决策的工作，必须件件抓落实：抓好督办工作的落地。在决策督查上下功夫，突出对各级各部门主要领导落实上级部署情况的督查；在专项查办上下功夫。按照分级负责、分流查办的原那么，健全拟办、交办、催办、反应督查等一系列工作制度，使查办

8、工作做到件件有着落、事事有回音；在督查落实上下功夫，及时对落实上级决策部署的情况予以通报。抓好文稿效劳工作落实。文稿写作是秘书人员的“看家本领”。要求秘书做到三点：一是“站得高”，要擅长站在领导的层次上分析p 考虑问题。二是“想在前”，增强文稿写作的预见性。三是“跟得紧”，紧贴本单位中心工作，实现与领导思维的“同频共振”，写出合要求、有干货的综合文稿材料。三、企业秘书队伍建立详细举措探究在大型企业中，办公室秘书人员往往会按照工作业务线条进展细分，跟进对各分管领导的效劳工作，负责联络专业线工作，必需要起到专业“代言人”的作用。这便对秘书队伍综合素质提出了较高要求。近年来，笔者牵头对所在企业秘书培养工作进展了多项创新性、提升性的理论探究，在秘书业务程度提升、后备力量储藏、秘书人才开展等方面获得了实效。第 5 页 共 5 页