办公自动化背景下对高校档案管理的思考.doc

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1、办公自动化背景下对高校档案管理的考虑摘 要：在现代信息技术开展过程中，信息量日益增多，高校档案管理工作变得越来越复杂。高校档案管理已经从简单的文本形式逐步转变为高信息量、多门类的综合性储存形式，档案载体也发生了宏大的变化。高校在档案管理工作中，要注重提升办公自动化程度，解决传统档案管理工作中出现的问题，让档案管理工作更加有序化和高效化。本文将简述高校档案管理实现办公自动化的重要意义，并提出了详细可行的对策建议。【关键词】：p 】：办公自动化；高校档案；管理档案管理是高校管理工作中的重要内容，从以往的文书档案开展成多门类的综合档案，档案载体也由纸质转变为多种形式的载体。在计算机技术与数字技术快速

2、开展的今天，随着办公自动化的日益普及，为高校档案管理工作创造良好的根底。高校各级领导也高度重视档案管理工作，并提出了严格的要求，如何实现高校档案管理的办公自动化网络管理，是现阶段档案管理工作者需要尽快解决的问题。1 高校档案管理实现办公自动化的重要意义在社会进步与科技开展过程中，档案管理工作制度改革也逐步深化，实现高校档案管理工作的办公自动化，可以保证档案管理的效率，不断提升其信息化、现代化和科学化程度。档案管理作为高校的一项根底性工作，在高校管理工作中占有重要的地位，可以将高校办学、管理等方面的情况反映出来1。当前高校办学规模不断扩大，逐步开设了很多学科专业，显着提升了科研技术与教学质量，且

3、各项根底设施建立也加快了步伐。高校档案种类与数量不断增多，主要包括文书档案、科研档案、产品档案、设备仪器、基建档案、会计档案、声像档案等，假如仍然采用手工整理与检索档案的方式，那么难以满足当前档案管理工作要求。对高校档案管理工作而言，需要将科技开展资利用起来，重视对档案管理工作的改革，尽快建立完善的行政体系与效劳体系，满足科研与教学等工作的需要。为让查案查阅更加快速和准确，需要重视提升档案管理的现代化程度，实在增强电子文件管理意识，真正实现高校档案管理的办公自动化。2 加快推进高校档案管理办公自动化的策略一加快档案标准化和标准化建立高校档案管理工作的标准化建立，在高校档案管理工作业务建立上占有

4、重要的地位，为提升档案管理工作的现代化程度，需要充分应有各项新型技术，配置完善的计算机软硬件设备。高校要用好档案数据库、网络和多媒体技术，实行电子档案管理，不断提升档案管理技术程度，确保档案管理工作由手工整理逐步转变为现代化办公2。在高校档案管理现代化建立过程中，不仅要确保准确、及时和完好归档材料，还应确保着录标引的准确性。对高校档案信息管理而言，必须以网络系统为依托，对管理流程进展标准，确保工作效率得到提升。在我国现行的归档文件整理规那么中规定文件收发时，将电子化方式取代文件、 、 和纸质信函等介质，单位是“件”，根据时间顺序编号并归档。利用信息系统，可以查询和检索归档好的文件，在档案模糊查

5、询、准确查询、卡片式查询、档案库阅读权限、借阅申请和管理员反应信息查看等环节上，要尽快推行办公自动化。要做好档案信息资的开发工作，主要对馆藏重点档案进展数字化、网络化及数据库化，用计算机识别、调整、处理和传播档案信息，并合理选择档案管理软件，在数据库内录入以上数字化档案信息。接下来通过计算机实现对馆藏档案信息的阅读、查询、检索、打印和下载，为高校档案管理工作带来更大活力，为高校科研、教学和管理等工作效劳。二推行电子文件的自动化管理在办公自动化背景下，还要重视开展电子文件归档工作，做好电子档案管理工作。一是电子文件不仅操作简单、传递快速，也不会占据太大存储空间，但是对环境温湿度、防磁等条件要求极

6、高，容易出现损坏。因为电子文件存在很多不平安因素，所以对其管理与长期保存带来了不利影响。如电子文件过于依赖于软硬件设备，无法直读，容易被篡改和出现丧失的问题。对此要加强对电子文件制成材料质量的控制，保证电子文件载体有较高的保存寿命，这样才有利于电子文件的永久保存。二是加强计算机网络系统运行平安防护，要设置登录限制、使用文件权限与文件属性等，这样可以让效劳器文件和数据得到有效保护。三是及时对数据库进展备份，确保信息的平安3。四是加强病毒防范工作，防止对网络系统造成损害。应将自动杀毒与防毒软件安装在计算机系统内，制止随意使用外来磁盘与光盘等，要按照规定做好病毒检测工作，在平安的前提下才能使用。三做

7、好高校档案管理开发与利用工作高校要做好档案的搜集与保管工作，这样有利于快速获得信息，提升档案资料的利用率。高校档案工作具备效劳特性，这是其生存与开展的前提，要高度重视效劳的效益，让档案得到有效提供与利用，发挥出档案文件资料的社会效益与经济效益，为高校档案管理工作的开展创造良好的条件。高校档案部门拥有大量信息资，要从学校实际情况出发，选择具备较高需求价值的资料，将其内涵充分挖掘出来，利用计算机检索整理编研与开发、专题索引、大事记以及组织沿革等，这样高校档案实体管理程度才能得到提升。通过将准确、可靠的档案信息提供应高校领导，有利于其制定正确的开展决策，让党和国家的教育方针落到实处，保证教学、科研等

8、的正常秩序。同时还可以针对工作中发生的问题，及时采取合理的解决措施，让高校领导得到全面的数据资料。此外，高校档案部门要利用互联网、校园网及档案馆网页等，保证及时更新档案管理自动化信息，更好的共享档案信息资，实现信息利用率的提升。这样院领导和系、部、处领导可以随时进展查阅，理解高校各项工作开展状况，提升档案信息检索与查询效率，为利用者提供更加优质、高效的效劳。四提升档案管理工作者的综合素质高校档案管理工作者应尽快转变思想观念，优化自身知识构造，加强思想政治建立，履行好自己的管理职能，不断提升综合素质，具备计算机操作、数据库和网络知识，可以做好档案信息整理工作4。高校要采取多种方式，组织档案管理工

9、作者外出参观学习，或者是开展档案专题活动，让他们可以积极搜集档案现代化办公的信息。高校档案管理工作要有秩序开展，档案排架要标准、整齐，通过提升档案管理的自动化与现代化程度，可以让信息开发和利用有更高的效率，更好的共享档案信息资，让档案信息利用范围变大。为实现上述目的，档案管理工作者亚要掌握复制、微缩和电子计算机等知识，满足现代高校档案管理工作要求，并对档案资进展拓宽，为高校的建立与开展提供更好的效劳，真正表达出档案资料应有的价值。3 结语总之，随着科学技术和信息技术的开展与普及，高校管理办公自动化形式将成为必然选择。对此高校要重视档案管理工作和办公自动化的结合，从档案管理工作中实际问题出发，制定完善的管理制度，统一标准与标准，并注重提升档案管理工作者的素质与才能。这样才能在办公自动化背景下促进高校档案管理工作开展，为高校科研、教学和管理等工作便捷效劳。【参考文献】：p 】：1王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理J.人才资开发，20_，02：155.2应琦华.办公自动化背景下档案管理工作的考虑J.城建档案，20_，09：77-78.3刘晶磊.办公自动化背景下对档案管理工作的考虑J.办公室业务，20_，12：169.4谭捷.高校文书档案管理在办公自动化系统中的施行与研究J.才智，20_，23：211.第 7 页 共 7 页