文书档案保管期限调整与档案接收.doc

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1、文书档案保管期限调整与档案接收国家档案局于20_年12月1日发布了第8号令，宣布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定于公布之日起施行。这是我国档案业务建立的重大改革，也是国家为了加强档案馆馆藏资建立的重要举措，这项规定的施行对我国档案事业的开展必将产生重大的影响。那幺如何才能贯彻执行好这一新规定，作为基层国家综合档案馆的一名工作人员，本人就文书档案保管期限调整之后，档案馆该如何接收档案谈一些自己的看法，。 1983年4月国家档案局发布的档案馆工作通那么第七条规定“档案馆接收档案的期限：1.省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；2.直辖市州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左

2、右的档案。”而中华人民共和国档案法施行方法第十三条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”从以上规定可以看出，档案馆工作通那么和档案法施行方法在档案接收期限上的规定是不一致的，由于档案馆工作通那么的发布时间早于中华人民共和国档案法施行方法，根据中华人民共和国立法法第八十三条规定“同一机关制定的法律、行政法规、

3、地方性法规、自治条例和单行条例、规章，特别规定与一般规定不一致的，适用特别规定；新的规定与旧的规定不一致的，适用新的规定。”因此笔者认为，应以档案法施行方法的规定为准来实行，毕竟后公布的法规效力大于在其之前已施行的规章。由于新的文书档案保管期限将原来的永久、长期、短期三种改为永久和定期两种，而档案馆通那么第六条规定“档案馆接收档案的范围：1.本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案；2.属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；3.属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。”由于没有了长期保管的档案，那幺省辖市州、盟和县级档案馆在接

4、收永久保存的档案的同时，是否一并接收现行单位定期保存的档案？笔者认为，除县级档案馆应将定期保管中的期限为30年的档案接收进馆外，其他各级国家综合档案馆应该只接收永久保存的档案。为什幺要这样区别对待？这是因为县级国家综合档案馆接收档案的期限是10年，也就是说30年期的档案在接收进馆之后，还有20年的时间可以提供利用；而设区的市级国家综合档案馆的接收期限是20年，保管期限为30年的定期保存档案在接收进馆之后，可以提供利用的时间只剩下10年时间。因此笔者认为，国家档案局应该根据当前档案利用(转载自：.BdfQy.Com 千 叶帆 文摘:文书档案保管期限调整与档案接收)工作的新情况，适时修改档案馆工作

5、通那么的相关规定，方便基层国家综合档案馆做好档案接收工作，以促进档案馆工作的正常开展。 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第十条规定：“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进展相应归档。”与1987年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定相比拟，这也是新规定的另一大亮点。基层档案室在学习贯彻机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定过程中，应该做好电子文件相关数据和信息的搜集归档工作。为了保障国家档案信息资的平安，国家综合档案馆应该适时将电子档案接收进馆。那幺到底应该在电子档案形成几年以后接收这些电子档案进馆？新公布的国家标准电子文件归档与管理标准GB/T1889420_2并

6、没有提出详细要求。那幺电子档案应该是几年之后移交给国家综合档案馆？是否还是按照中华人民共和国档案法施行方法第十三条的规定来执行，即除了县级国家综合档案馆在电子档案形成10年之后接收进馆外，其他各级国家综合档案馆在电子档案形成20年后接收进馆。试想假如档案馆如今接收基层档案室1020年前形成的电子档案进馆，那幺接收进来的电子档案中将会有很多“文物”级的、保存在8英寸软盘和老式磁带中的电子文件，而保存在这种磁性载体上的电子文件大局部都将失去利用价值。这是因为电脑的不断晋级换代，基层档案室10前形成的保存在8英寸软盘上的电子数据，如今已无法在现有的电脑上阅读。同时由于电脑操作系统的不断更新换代，一些

7、老式磁带中的数据假如不及时转换，那幺这些磁带也无法在现有的电脑中读取。而档案馆作为永久保管档案的基地，假如提早接收电子档案进馆，势必装备相应的电脑设备，同时为了确保进馆的电子档案可以真实、完好、有效，档案馆也会适时对保存在磁性载体上的电子文件进展转存。另一方面，由于电子档案可以大量拷贝、复制，因此提早接收电子档案进馆之后，基层档案室仍可以保存这些电子档案数据，也不影响基层档案室对这些电子档案的提供利用。基于以上考虑，笔者认为电子档案的移交期限应该适当提早。那幺终究应该在电子档案形成之后几年移交呢？笔者建议各地参照福建省的做法，即各单位将本单位形成时间已满5年的，属于永久保管的电子档案移交至同级

8、国家综合档案馆，进展集中保管。这是因为档案馆作为接收电子档案的法定机构，在借鉴基层档案室对电子档案管理经历的根底上，只有尽快接收电子档案进馆，并及时对所接收的电子文件和电子档案进展多载体的备份存储与长期保管，才能确保电子数据在系统使用中的逻辑平安和载体保管的物理平安。电子文件归档与管理标准规定，归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进展一次检查登记。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进展一次抽样机读检验，对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。因此档案馆在第5年接收电子档案进馆，既可以借鉴基层档案室对电子档案管理经历，免去了电子档案第一个4年转存一次的工作任务，也到达尽快接收电子档案进馆的目的，从而确保所归档的电子文件可以真实、完好、有效。第 5 页 共 5 页