中文邮件回复格式例文中文信件格式例文.doc
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1、中文邮件回复格式例文中文信件格式例文6.可适当用使用大写字母字符(如“_!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度, 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串。8.最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。二、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度。2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。关于格式,称呼是第一行顶格写。3.Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写。结
2、尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。三、正文 1.Email正文要简明扼要,行文通顺。若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须 通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作【摘要】:p 介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细
3、描述。正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。2.注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。_年执业医师资格考试 医学综合笔试 临床执业医师 口腔执业医师 中医执业医师 尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。4.一次邮件交待完整信息 5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检
4、查 这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。6.合理提示重要信息 7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。四、附件 1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。6.如果附件
5、过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。五、语言的选择和汉字编码 1.只要必要的时候才使用英文邮件。2.尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。4.选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用背景信纸,特别对公务邮件。六、结尾签名_1.签名_信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名_是必要的。签名_档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多, 一般不超过4行。2.不要只用一个签名
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