公文的行文规则.ppt

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1、温故而知新温故而知新请写出下列文件的发文字号请写出下列文件的发文字号1 1、深圳职业技术学院电信学院、深圳职业技术学院电信学院20052005年第年第1 1号文件号文件2 2、广东省教育厅发出的、广东省教育厅发出的20052005年第年第1 1份通知，第份通知，第8 8号文件号文件3 3、广东省政府办公厅、广东省政府办公厅20052005年第年第5555号文号文4 4、深圳市政府、深圳市政府20042004年发出的第年发出的第6 6号公函号公函q公文的形成公文的形成公文的形成公文的形成(Come into being a document)Come into being a document)

2、q公文的行文规则公文的行文规则公文的行文规则公文的行文规则(Regulations)(Regulations)q公文的写作要求公文的写作要求公文的写作要求公文的写作要求(Writing requirement)(Writing requirement)拟拟稿稿核核稿稿签签发发编编号号缮缮印印归归卷卷发发送送装装封封登登记记校校对对用用印印一、公文的形成To Come into being an official documentTo Come into being an official document签发签发：19991999年年1 1月月2525日日核稿核稿：19991999年年1 1月

3、月2424日日会签会签：19991999年年1 1月月2424日日主办单位：主办单位：拟拟 稿稿 人：人：19991999年年1 1月月2323日日事由：事由：附件：附件：主主 题题 词：词：深圳职业技术学院发文稿纸深圳职业技术学院发文稿纸俞仲文俞仲文施树芳施树芳李娟娟李娟娟 人事处人事处小张小张专业技术人员出国培专业技术人员出国培训项目申请表训项目申请表关于选派优秀专业技术关于选派优秀专业技术人员出国培训的通知人员出国培训的通知专业技术人员 培训 通知 抄送单位：抄送单位：文号：文号：密级密级紧急紧急程序程序打印打印份数份数3030份份省教育厅省教育厅深职院深职院200420045 5号号

4、打字：打字：19991999年年1 1月月2626日日校对：小梅校对：小梅19991999年年1 1月月2626日日 封发封发为为了了 适适 应应 科科 教教 兴兴 粤粤战战 略略 的的 需需 要要，优优 化化 人人 才才结结 构构，大大 力力 培培 养养 高高 层层 次次专专 业业 技技 术术 人人 才才，根根 据据 省省主送单位：主送单位：学院各有关单位学院各有关单位 深圳职业技术学院文件深圳职业技术学院文件各学院、系部，校直属各单位：各学院、系部，校直属各单位：深职院深职院200520055 5号号关于选派优秀专业技术人员关于选派优秀专业技术人员出国培训的通知出国培训的通知 主题词：主题

5、词：专业技术人员专业技术人员 培训培训 通知通知 抄送：深圳市政府，深圳市教育局。深圳职业技术学院2005年1月26日印发 附件：专业技术人员出国培训项目申请表附件：专业技术人员出国培训项目申请表 为了适应我校为了适应我校“十一十一五五”发展战略的需要，发展战略的需要，大力大力xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx行文规则是指各级机关公文行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度往来时需要共同遵守的制度和原则。和原则。制定行文规则有利于公文传递制定

6、行文规则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程入不必要的流通过程,抑制无抑制无价值公文的产生。价值公文的产生。二、公文的行文规则二、公文的行文规则(Regulations)(Regulations)思考练习1深职院生活某期有深职院生活某期有这样一则新闻标题：这样一则新闻标题：“马来西亚教育部将率团马来西亚教育部将率团访问我校访问我校”，您知道这，您知道这一句话背后隐藏着多少一句话背后隐藏着多少公文吗？公文吗？中国驻马大使馆中国驻马大使馆中国驻马大使馆中国驻马大使馆马来西亚教育部马来西亚教育部马来西

7、亚教育部马来西亚教育部线路如下：线路如下：内内内内部部部部明明明明电电电电 公公 函函通知通知通知通知广东省教育厅文件广东省教育厅文件广东省教育厅文件广东省教育厅文件 粤教粤教200420045 5号号通知通知通知通知1、注重效用规则、注重效用规则行文应当确有必要，注重效用。行文应当确有必要，注重效用。公文不能随意发出，公文不能随意发出，一定要讲究实效，一定要讲究实效，这样才能保证发文这样才能保证发文机关的权威性，以机关的权威性，以免造成文牍主义，免造成文牍主义，产生官僚主义。产生官僚主义。“好啊，我们马好啊，我们马上开会研究一下，上开会研究一下，发个文件下去。发个文件下去。”“现在干部、群众

8、反现在干部、群众反映：会议、文件太多，映：会议、文件太多，是否可以想办法少开、是否可以想办法少开、少发一些？少发一些？”1 1、人事处部署本年度学校各类人员的考核工作。、人事处部署本年度学校各类人员的考核工作。2 2、某学生多次殴打同学，学校对其进行处分。、某学生多次殴打同学，学校对其进行处分。3 3、元宵节当天，下午班车时间提前半小时。、元宵节当天，下午班车时间提前半小时。4 4、学校组织学生参加英语四级考试。、学校组织学生参加英语四级考试。5 5、经管学院王立老师生病住院，其担任的课程暂、经管学院王立老师生病住院，其担任的课程暂由李吾老师代替。由李吾老师代替。思考练习2下列事项是否都需制发

9、公文？下列事项是否都需制发公文？公文的行文规则是根据公文的行文规则是根据_ 决定的。行文关系应根决定的。行文关系应根据隶属关系和职权范围据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请确定，一般不得越级请示和报告。示和报告。2、行文根据原则、行文根据原则收发文件单位的关系收发文件单位的关系国务院国务院各部委各部委中央人民政府（国务院）中央人民政府（国务院）国务院国务院直属机构直属机构各市、县各市、县人民政府人民政府省、自治区、直辖市政府直省、自治区、直辖市政府直属各部门属各部门函函函函正正式式行行文文国国务务院院各各部部委委外交部外交部公安部公安部铁道部铁道部文化部文化部建设部建设部卫生部卫生部农业部

10、农业部司法部司法部民政部民政部科学技术部科学技术部财政部财政部人事部人事部审计署审计署教育部教育部商务部商务部交通部交通部国土资源部国土资源部发展和改革委员会发展和改革委员会劳动和社会保障部劳动和社会保障部信息产业部信息产业部人口和计划生育委员会人口和计划生育委员会国防科学技术工业委员会国防科学技术工业委员会民族事务委员会民族事务委员会中国人民银行中国人民银行水利部水利部国国务务院院直直属属机机构构新闻出版署新闻出版署统计局统计局广播电影电视总局广播电影电视总局环境保护总局环境保护总局民用航空总局民用航空总局工商行政管理局工商行政管理局税务总局税务总局机关事务管理局机关事务管理局安全生产管理监

11、督局安全生产管理监督局煤矿安全监察局煤矿安全监察局宗教事务局宗教事务局质量监督检验检疫总局质量监督检验检疫总局食品药品监督管理局食品药品监督管理局体育总局体育总局旅游局旅游局海关总署海关总署版权局版权局林业局林业局知识产全局知识产全局 机关之间的几种关系机关之间的几种关系（1 1）处于同一组）处于同一组织系统的上级机织系统的上级机关与下级机关存关与下级机关存在在领导与被领导领导与被领导的关系。的关系。（2 2）处于同一专业）处于同一专业系统的上级主管业务系统的上级主管业务部门与下级主管部门与下级主管业务业务部门之间存在指导与部门之间存在指导与被指导关系被指导关系。国家教育部国家教育部各省、自治

12、区、各省、自治区、直辖市教育厅直辖市教育厅各地市教育局各地市教育局各县教育局各县教育局3 3、处于、处于同一组织同一组织系统或专业系统系统或专业系统的的同级机关之间的平同级机关之间的平行关系。行关系。4 4、非同一组织系、非同一组织系统、专业系统的机统、专业系统的机关之间，无论级别关之间，无论级别高低，均为不相隶高低，均为不相隶属关系属关系。如军事机关与各级如军事机关与各级政府机关。政府机关。请以深职院为例，理请以深职院为例，理解这几种工作关系解这几种工作关系。广东省广东省教育厅教育厅深圳大学深圳大学各系部、各系部、各处室各处室北京大学北京大学深圳市深圳市政府政府深职院深职院（1）政府各部门）

13、政府各部门依据部门职权范围依据部门职权范围可以相互行文。可以相互行文。（2）政府各部门）政府各部门可以向下一级政可以向下一级政府相应的主管部府相应的主管部门行文。门行文。3、政府部门行文规则政府部门行文规则国家财政部国家财政部广东省财政厅广东省财政厅韶关市财政局韶关市财政局喂，要考喂，要考核啦核啦（3）属于上级）属于上级政府主管部门职政府主管部门职权范围内的具体权范围内的具体问题，应直接报问题，应直接报送上级主管部门送上级主管部门处理。处理。3、政府部门行文规则政府部门行文规则医疗事故处理办法是国医疗事故处理办法是国家卫生部发布的一份文件，家卫生部发布的一份文件，广东省卫生厅对部分条款感广东省

14、卫生厅对部分条款感到难以把握，有些问题在实到难以把握，有些问题在实际执行中不好操作，请问该际执行中不好操作，请问该如何解决这一问题。如何解决这一问题。请思考：请思考：（4 4）部门内设机构除办公厅）部门内设机构除办公厅(室室)外，外，不得对外正式行文。不得对外正式行文。怎么，难道部门内设怎么，难道部门内设机构不可以制发公文机构不可以制发公文吗？吗？?!例例文文（5）政府各部门依）政府各部门依据职权，可以相互行据职权，可以相互行文或向下一级业务部文或向下一级业务部门行文，除以门行文，除以函函的形的形式商洽工作、询问和式商洽工作、询问和答复问题、审批事项答复问题、审批事项外，一般不得向下一外，一般

15、不得向下一级政府正式行文。级政府正式行文。财财 政政 部部 文文 件件各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各直属机构：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预财预200420041 1号号关于印发政府采购招标投标关于印发政府采购招标投标管理暂行办法的通知管理暂行办法的通知病病例例财财 政政 部部 文文 件件各省、自治区、直辖市人民政府财政厅（局）各省、自治区、直辖市人民政府财政厅（局），国务院各部委、各直属机构：国务院各部委、各直属机构：xxxxx

16、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预财预200420041 1号号关于印发政府采购招标投标关于印发政府采购招标投标管理暂行办法的通知管理暂行办法的通知联合行文的规则联合行文的规则4、联合行文的规则联合行文的规则（1 1）同级政府、）同级政府、同级政府各部门，同级政府各部门，上级政府部门与上级政府部门与下一级政府可以下一级政府可以联合行文；联合行文；（2 2）政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文。）政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文。中共广东省委办公厅中共广东省委办公厅 广东省人民政府办公厅广东省人民政府办公

17、厅 文件文件粤办发19986号中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知各市、县党委和人民政府，省直各局以上单位：各市、县党委和人民政府，省直各局以上单位：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx例例（3 3）政府部门与同级人民团体和）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联具有行政职能的事业单位也可以联合行文。合行文。全全 国国 妇妇

18、 联联 国家体育总局国家体育总局 文件文件妇发妇发2003xxxx号关于在全国开展关于在全国开展“亿万妇女健身活动亿万妇女健身活动”的通知的通知各省、自治区、直辖市妇联、体委：为更好地实施全民健身计划纲要入开展全民健身活动。丰富妇女群众的文化体育例例（4 4）属于部门职权范围内）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。注明经政府同意。如擅自行文，上如擅自行文，上级

19、机关应当责令级机关应当责令纠正或撤销。纠正或撤销。部门之间对有关部门之间对有关问题未经协商一问题未经协商一致，不得各自向致，不得各自向下行文。下行文。5、协商一致规则协商一致规则（1 1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。时抄送直接上级机关。6、抄送规则抄送规则例如：深圳职业技术学院向学校各例如：深圳职业技术学院向学校各学院、系部等单位下发关于学院、系部等单位下发关于20042004年年招生工作的通知，需抄报广东省招生工作的通知，需抄报广东省教育厅。教育厅。（2 2）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写）受双重领导的机关向上级机

20、关行文，应当写明主送机关和抄送机明主送机关和抄送机 关。上级机关向受双重领导关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。6、抄送规则抄送规则 深圳市图书馆为办好图书事业，满深圳市图书馆为办好图书事业，满足市民读书的要求，特向市政府请示增足市民读书的要求，特向市政府请示增加经费，并将该请示抄送市人事局、劳加经费，并将该请示抄送市人事局、劳动局、物价局。这样做对吗？动局、物价局。这样做对吗？请思考：请思考：（1 1）一般不得越级请示。）一般不得越级请示。（2 2）“请示请示”应当一文一事；应当一文一事；（3 3）一般只写一个主送机

21、关，）一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。当用抄送形式。（4 4）不得抄送其下级机关。）不得抄送其下级机关。7、请示、请示规则规则（1 1）“报告报告”不得夹带请示事项。不得夹带请示事项。（2 2）除上级机关负责人直接交办的事项外，）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机不得以机关名义向上级机 关负责人报请关负责人报请“请请示示”、“意见意见”和和“报告报告”。8、其他、其他规则规则请思考：请思考：深圳市文化局写深圳市文化局写了一份例行报告，内容了一份例行报告，内容有三：一是向市政府汇有三：一是向市政府汇报报2003年全年工作情

22、况，年全年工作情况，二是在报告中请求增加二是在报告中请求增加2004年度的财政拨款，年度的财政拨款，三是建议深圳市增加文三是建议深圳市增加文化建设的力度，增设大化建设的力度，增设大型文化设施。这份报告型文化设施。这份报告存在哪些问题？存在哪些问题？三、公文的写作要求三、公文的写作要求(Writing requirement)1 1、符合国家的法律、法规及其他有关、符合国家的法律、法规及其他有关规定。规定。2 2、情况确定，观点明确，表述准确，、情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。范，标点正确，篇幅力求

23、简短。3 3、公文的文种应当根据行文目的、发文、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。机关的职权和与主送机关的行文关系确定。1.1.文种不规范文种不规范 请示和报告是两个不同的文种。凡有请求事项，需要指示、请示和报告是两个不同的文种。凡有请求事项，需要指示、批准的，批准的，均为请示，不得写成均为请示，不得写成“报告报告”，也不得写为，也不得写为“请示报告请示报告”。这篇公文应该。这篇公文应该是是“请示请示”，须将标题中的，须将标题中的“报告报告”二字删去。二字删去。2 2、违反有关法规、违反有关法规不经国家正规的学历教育，不能获得毕业证书。学校之外的任何单位，不

24、经国家正规的学历教育，不能获得毕业证书。学校之外的任何单位，都无权发毕业证书。都无权发毕业证书。否则，即使有所谓的证书，也不会被承认学历。而仅否则，即使有所谓的证书，也不会被承认学历。而仅经县级团委三个月的短期培训，就经县级团委三个月的短期培训，就“发发 给毕业证书，承认学历给毕业证书，承认学历”的说法，的说法，明显违法。明显违法。3 3、内容含混，分寸失当、内容含混，分寸失当文中文中“拟举办一至二期团干部培训班拟举办一至二期团干部培训班”的话，含混、不确定。应该在的话，含混、不确定。应该在有有 了明确的计划和安排之后，再向上级请示，否则上级不好批复。另外，了明确的计划和安排之后，再向上级请示

25、，否则上级不好批复。另外，从本文的前几段的内容和口气看，办培训班的事还有待县委同意，可是后从本文的前几段的内容和口气看，办培训班的事还有待县委同意，可是后面居然说面居然说“报名报名7 7月月2020日截止日截止”，要求，要求“转发有关单位转发有关单位”，似乎不容置疑，似乎不容置疑，显然分寸失当。只有办理上级批准了的或者上级交办的事项，才能写入上显然分寸失当。只有办理上级批准了的或者上级交办的事项，才能写入上述内容。述内容。主要问题主要问题4 4、结构紊乱、结构紊乱本文主体的最后一段是行文的目的，应该在开头出现。出本文主体的最后一段是行文的目的，应该在开头出现。出现在主体的最后很不合理，造成了结

26、构的紊乱。现在主体的最后很不合理，造成了结构的紊乱。5 5、语言不够准确、语言不够准确“我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎”，“很受欢迎很受欢迎”应应 改为改为“效果很好，培养了多名称职的团干部效果很好，培养了多名称职的团干部”。第一条的。第一条的“培培养目标养目标”跟培训对象相混淆跟培训对象相混淆，与后文搭配不当。第四条最后的，与后文搭配不当。第四条最后的“身体强健身体强健”，应为身体健康。，应为身体健康。6 6、层次标序有误、层次标序有误公文处理办法规定：结构层次序数，第一层为公文处理办法规定：结构层次序数，第一层为“一、一、”，第二层为，第二层为“(

27、一一)”，第三层为，第三层为“1”，第四层为，第四层为“(1)”。本文只。本文只有第一层，应标为有第一层，应标为“一一”。4 4、拟制紧急拟制紧急公文，应当体现公文，应当体现紧急的原因，并紧急的原因，并根据实际需要确根据实际需要确定紧急程度。定紧急程度。三、公文的写作要求三、公文的写作要求(Writing requirement)(Writing requirement)5 5、人名、地人名、地名、数字、引文名、数字、引文准确。引用公文准确。引用公文应当先引标题，应当先引标题，后引发文字号后引发文字号 。引用外文应当注引用外文应当注明中文含义。日明中文含义。日期应当写明具体期应当写明具体的年、

28、月、日。的年、月、日。如：根据广东省人如：根据广东省人事厅关于选派优事厅关于选派优秀专业技术人出国秀专业技术人出国培训的通知（粤培训的通知（粤人发人发200220022525号）号）的文件精神的文件精神6 6、结构层次序数，第一层为、结构层次序数，第一层为“一一”、第二层为、第二层为“（一）（一）”，第，第三层为三层为“、”，第四层为，第四层为“（）（）”。7 7、应当使用国家法定计量单位。应当使用国家法定计量单位。一、一、（一）（一）1 1、（1 1）8 8、文内使用非规范化简称，应文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译在第一次出现时注明准确的中文译名名 。如：如：APEC（亚太经济合作组织亚太经济合作组织）会议）会议9 9、公文中的数字，除、公文中的数字，除成文日期、部分结构成文日期、部分结构层次序数和在词、词层次序数和在词、词组、惯用语组、惯用语 、缩略语、缩略语、具有修辞色彩语句中具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须作为词素的数字必须使用汉字外，应当使使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用阿拉伯数字。请修改请修改