办公软件应用技巧-W.ppt

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1、办公软件应用技巧办公软件应用技巧 主讲：董爱美主讲：董爱美Email：办公地点：实验楼北楼办公地点：实验楼北楼516办公电话：办公电话：89631355Word使用技巧使用技巧1快速定位到上次编辑位置快速定位到上次编辑位置用用Word编辑文件时我们希望，当下次打开一编辑文件时我们希望，当下次打开一Word文件时，光标会自动定位到上一次存盘时文件时，光标会自动定位到上一次存盘时的位置。不过，的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开但是，当我们在打开Word文件后，如果按下文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上键您就会发现

2、光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。一次编辑的位置了。小提示：其实小提示：其实Shift+F5的作用是定位到的作用是定位到Word最最后三次编辑的位置，即后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置就会定位到上一次编辑时的位置了。了。Word使用技巧使用技巧2快速插入当前日期或时间快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的有时写完一篇文章，觉得有必要

3、在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按按Alt+Shift+D键来插入键来插入系统系统日期，而按日期，而按下下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，组合键则插入系统当前时间，很快！很快！Word使用技巧使用技巧3快速多次使用格式刷快速多次使用格式刷Word中提供了快速多次复制格式的方法中提供了快速多次复制格式的方法双击格双击格式刷式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷单击格式刷或按下或按下Esc键键即可关闭格式刷。即可

4、关闭格式刷。4快速打印多页表格标题快速打印多页表格标题选中表格的主题行，选择选中表格的主题行，选择“表格表格”菜单下的菜单下的“标标题行重复题行重复”复选框，当你预览或复选框，当你预览或打印打印文件文件时，时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。Word使用技巧使用技巧5快速将文本提升为标题快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按当按Alt+Shift+键，可把文本提升为标键，可把文本提升为标题且样式为标题题且样式为

5、标题1，再连续按，再连续按Alt+Shift+键，可将标题键，可将标题1降低为标题降低为标题2、标题、标题3标标题题9。Word使用技巧使用技巧6快速改变文本字号快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为文字号为5磅到磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变

6、文本的字有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值直接键入数值，即可快速改，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在变您的字体大小。而且这个技巧在Excel中同样适用。中同样适用。小提示：其实，还有快速更改小提示：其实，还有快速更改Word文本字号的方法：文本字号的方法：选中文字后，按下选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以键，以10磅为一级快速增磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift

7、+)、减号、减号(-)、圆点号、圆点号()、三角号、三角号()等项目等项目符号时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，符号时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，可把文本格式应用为项目符号列表。但同时需要选中可把文本格式应用为项目符号列表。但同时需要选中“列列表样式表样式”项。项。提示提示:另一种另一种“列表样式列表样式”使用方法的设置与使用方法的设置与“内置标题内置标题样式样式”和和“其他段落样式其他段落样式”大致相同，但需将其级别链接大致相同，但需将其级别链接到标题样式。应用此功能后，将对文档中所有使用标题样到标题样式。应用此功能后，将对文档中所有使用标题样式的文本套用列表样式

8、中的各级符号。式的文本套用列表样式中的各级符号。Word使用技巧使用技巧4.选中选中“自动套用格式并逐项审阅修订自动套用格式并逐项审阅修订”，单击，单击“确定确定”按钮，打开审阅修订的对话框。按钮，打开审阅修订的对话框。提示提示:如果选择如果选择“自动套用格式自动套用格式”项，单击项，单击“确定确定”后，将套用后，将套用normal模板中的格式对文档进行更模板中的格式对文档进行更改。改。5.单击单击“样式库样式库”按钮，在按钮，在“样式库样式库”对话框中对话框中的的“模板模板”列表中选中列表中选中“套用样式套用样式”模板，单击模板，单击“确定确定”按钮，返回前一对话框。按钮，返回前一对话框。6

9、.单击单击“全部接受全部接受”按钮，将全部接受修订按钮，将全部接受修订;单击单击“全部拒绝全部拒绝”按钮，将全部拒绝修订按钮，将全部拒绝修订;单击单击“审阅审阅修订修订”按钮，可逐项审阅修订并应用或拒绝修改。按钮，可逐项审阅修订并应用或拒绝修改。动画中单击动画中单击“全部接受全部接受”，接受修订并将格式套，接受修订并将格式套用到文档中。用到文档中。Word使用技巧使用技巧“自动套用格式自动套用格式”选项卡中其他选项功能介绍选项卡中其他选项功能介绍1.“直引号替换为弯引号直引号替换为弯引号”：将：将(")替换为成对的替换为成对的(“)或或(”)，将，将(')替换为

10、成对的替换为成对的()和和()，每一对，每一对(")前面需要有一个空格前面需要有一个空格2.序号序号(1st)替换为上标：选中此项，可把文档中的替换为上标：选中此项，可把文档中的1st、2nd、3rd等序数的等序数的st、nd、rd部分设置为上标，部分设置为上标，1st、2nd、rd前需加一空格。前需加一空格。3.“分数分数(1/2)替换为分数字符替换为分数字符”：把：把1/2，1/4、3/4等分数替换为单个字符。但如果分等分数替换为单个字符。但如果分数不在段首时，前面需加空格数不在段首时，前面需加空格;如果后面还有字符，分数后也需加一个空格。如果后面还有字符，分数后也需加一个

11、空格。4.“连字符连字符(-)替换为长划线替换为长划线()”：选中此项，：选中此项，Word将把两个连续的减号转换为长将把两个连续的减号转换为长划线划线5.“*加粗加粗*和和_倾斜倾斜_替换为真正格式替换为真正格式”：选中此项，：选中此项，Word将把用一对星号将把用一对星号“*”括起来括起来的文本加粗显示，把用一对下划线的文本加粗显示，把用一对下划线“_”括起来的文本倾斜显示。但如果括起来的文本倾斜显示。但如果“*”或或“_”不在段首，则需在前面加空格不在段首，则需在前面加空格;如后面还有字符，在后面也需加一个空格。如后面还有字符，在后面也需加一个空格。6.“Internet及网络路径替换为

12、超级链接及网络路径替换为超级链接”：选中此项，：选中此项，Word自动将网络路径和自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该超级链接时，超级链接时，Word将启动网页浏览器链接到指定的网页。将启动网页浏览器链接到指定的网页。Word使用技巧使用技巧7.“段落开头空格采用首行缩进段落开头空格采用首行缩进”：选中此项后，当在段首键入半角空：选中此项后，当在段首键入半角空格格(至少至少2个个)或全角空格时，或全角空格时，Word自动将这些空格应用为缩进格式。自动将这些空格应用

13、为缩进格式。缩进形式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进等缩进形式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进等;同时还需选定同时还需选定“其他段其他段落样式落样式”项。项。8.“匹配左右括号匹配左右括号”：键入：键入“(”、“”或或“”后，无论后面用其他后，无论后面用其他哪种的括号，均可更正为与前面括号匹配的类型。哪种的括号，均可更正为与前面括号匹配的类型。9.“删除中文和西文文字之间不必要的空格删除中文和西文文字之间不必要的空格”：删除中西文间的空格，：删除中西文间的空格，因为因为Word能够自动调整中西文文字间的距离。能够自动调整中西文文字间的距离。10.保留保留“样式样式”：选中此项，：选中此项，Word自动

14、为文档套用的样式将保存在自动为文档套用的样式将保存在文档中，可以单击文档中，可以单击“格式格式”工具栏中的当前样式列表框来查看文档已工具栏中的当前样式列表框来查看文档已经应用的样式。经应用的样式。11.“纯文本型纯文本型wordmail文档文档”：选中该选项后，：选中该选项后，Word将自动给以将自动给以WordMail方式打开的无格式电子邮件信息设置格式。其中方式打开的无格式电子邮件信息设置格式。其中Word自动自动将将WordMail信息中信息中Internet地址的格式设置为超级链接。地址的格式设置为超级链接。Word使用技巧使用技巧15.用厘米作用厘米作Word宽度单位宽度单位在在Wo

15、rd中，窗口默认标尺为中，窗口默认标尺为2、4、638，这一数字，这一数字表示什么意思呢？采用的单位是厘米？英寸？磅？其实都表示什么意思呢？采用的单位是厘米？英寸？磅？其实都不是。它是以字符为单位的，也就是说在不是。它是以字符为单位的，也就是说在“宋体宋体”“五号五号字字”的格式下，每行可输入约的格式下，每行可输入约38个中文字符。个中文字符。不过这样的标识，对我们却没有太大的用处，尤其在制表、不过这样的标识，对我们却没有太大的用处，尤其在制表、作图时，字符单位更是阻碍我们精准作图，很不直观，所作图时，字符单位更是阻碍我们精准作图，很不直观，所以有必要将标尺修改成以厘米作为单位。具体操作方法如

16、以有必要将标尺修改成以厘米作为单位。具体操作方法如下：下：从从“工具工具”菜单中，打开菜单中，打开“选项选项”对话框，选取对话框，选取“常规常规”标签，界面下方有一个标签，界面下方有一个“度量单位度量单位”选择框，大家可不要选择框，大家可不要被已填好的被已填好的“厘米厘米”蒙骗了，在它下面有一个已经勾选的蒙骗了，在它下面有一个已经勾选的“使用字符单位使用字符单位”选择项，现在把这个小方框中的钩去掉，选择项，现在把这个小方框中的钩去掉，点击点击“确定确定”后，返回后，返回Word界面看看，原来标尺上的界面看看，原来标尺上的2、4、638，已经变成了以厘米为单位的，已经变成了以厘米为单位的1、2、

17、314等数字了。等数字了。Word使用技巧使用技巧16.单元格数字小数点对齐单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在接着在“格式格式”菜单下选择菜单下选择“制表位制表位”命令打开命令打开“制表位制表位”对话框。对话框。在在“制表位位置制表位位置”下输入制表位数值，在下输入制表位数值，在“对齐对齐方式方式”中选择中选择“小数点对齐小数点对齐”，“前导符前导符”选择选择“无无”。然后点击然后点击“设置设置”按钮，指定所设置的制表位，按钮，指定

18、所设置的制表位，不需要的制表位可用不需要的制表位可用“清除清除”或或“全部清除全部清除”按按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。输入的数字小数点就会自动对齐。Word使用技巧使用技巧17.段落对齐段落对齐一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落段落”命命令，打开令，打开“段落段落”设置窗口，在设置窗口，在“缩进和间距缩进

19、和间距”选项卡中选项卡中“缩进缩进”中应用中应用“特殊格式特殊格式”下的下的“首首行缩进行缩进”效果，设置效果，设置“度量值度量值”为为“2”确定即可。确定即可。如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置置“常规常规”选项下选项下“对齐方式对齐方式”为为“分散对齐分散对齐”Word使用技巧使用技巧18.巧设巧设“列列”距距在在“段落段落”设置中我们可以使用设置中我们可以使用“间距间距”的的“行距行距”功能设置文本每行的间隔距离，功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。但这里没有列距的设置选项。如果要设置列之间的间隔距离，可以在如果要设置

20、列之间的间隔距离，可以在“文本文本”菜单下打开菜单下打开“页面设置页面设置”对话框，对话框，然后在然后在“文档网络文档网络”选项卡的选项卡的“网格网格”中中选择选择“文字对齐字符网格文字对齐字符网格”，再设置，再设置“字字符符”中每行的字符个数，例如中每行的字符个数，例如“20”这样这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。就可增加文字之间的距离，变相增加列距。Word使用技巧使用技巧19.轻松应对轻松应对Word表格表格我们的我们的Word文档中经常会有各种各样的表格。那么在编文档中经常会有各种各样的表格。那么在编辑的过程中，就会不可避免地要对这些表格进行拆分、合辑的过程中，就会不可避免地要

21、对这些表格进行拆分、合并、删行等各种各样的修改。那么，掌握以下的小技巧，并、删行等各种各样的修改。那么，掌握以下的小技巧，对于我们轻松应对对于我们轻松应对Word表格定有帮助。表格定有帮助。一、拆分和合并表格一、拆分和合并表格合并表格：只要把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下合并表格：只要把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下“Delete”键将空行删除，那么这两个表格就会自动合并键将空行删除，那么这两个表格就会自动合并成一个。成一个。拆分表格：只要把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那拆分表格：只要把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行，然后点击菜单命令一行，然后点击菜单命令“表格表格/拆分表

22、格拆分表格”就可以了。就可以了。如果您觉得这个操作还不够简单的话，那么在定位鼠标之如果您觉得这个操作还不够简单的话，那么在定位鼠标之后，按下后，按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键，立刻可以把表格快捷键，立刻可以把表格一分为二。一分为二。如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示，如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示，那么只需按下那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷键就行了。快捷键就行了。Word使用技巧使用技巧移动指定行移动指定行有时候表格就要完工了，忽然发现某一行的位置应该上调有时候表格就要完工了，忽然发现某一行的位置应该上调几行或下移几行。此时我们应该如何

23、处理？在新位置插入几行或下移几行。此时我们应该如何处理？在新位置插入空行，再将原来行的内容复制到此处，再删除原来行？这空行，再将原来行的内容复制到此处，再删除原来行？这个方法不是不行，但是实在是太罗嗦。其实，将鼠标定位个方法不是不行，但是实在是太罗嗦。其实，将鼠标定位于要移动的行中任一单元格，然后在按下于要移动的行中任一单元格，然后在按下“Shift+Alt”键的同时，再按下小键盘上的向上的方向键键的同时，再按下小键盘上的向上的方向键“”，呵呵，呵呵，看到了没有，鼠标所在的行及其内容就会自动上移，按下看到了没有，鼠标所在的行及其内容就会自动上移，按下“”则下移，移到合适的位置松手即可。这一招简

24、单很则下移，移到合适的位置松手即可。这一招简单很多吧？多吧？如果要移动的是多行，那也不要紧。只要我们先选中要移如果要移动的是多行，那也不要紧。只要我们先选中要移动的行，然后再按下动的行，然后再按下“Shift+Alt”和向上（向下）方向和向上（向下）方向键就可以了。键就可以了。此外，一直按下去，这些指定的行甚至可以移出表格，成此外，一直按下去，这些指定的行甚至可以移出表格，成为一个新的表格。如果要从某一表格中为一个新的表格。如果要从某一表格中“抽抽”出部分行作出部分行作为新表格，这无疑应该是最简单的方法了。为新表格，这无疑应该是最简单的方法了。Word使用技巧使用技巧20.Word公式编辑器公

25、式编辑器公式编辑器的安装公式编辑器的安装“公式编辑器公式编辑器”不是不是Office默认安装的组件，如果默认安装的组件，如果要使用它，重新安装，在要使用它，重新安装，在“Office工具工具”中选择中选择“公式编辑器公式编辑器”，从选项中选择，从选项中选择“从本机运行从本机运行”，继续进行安装就可以将，继续进行安装就可以将“公式编辑器公式编辑器”安装成安装成功了。功了。启动公式编辑器启动公式编辑器需要编辑公式时，单击需要编辑公式时，单击“插入插入对象对象”命令，打命令，打开开“对象对象”对话框，在对话框，在“对象类型对象类型”中找到中找到“Microsoft公式公式3.0”，选定后，单击，选定

26、后，单击确定确定按钮，按钮，在文档中就插入了公式编辑窗口，此时文字与公在文档中就插入了公式编辑窗口，此时文字与公式处于混排状态，如果你勾选了式处于混排状态，如果你勾选了“显示为图标显示为图标”前的复选框，在文档中插入的是前的复选框，在文档中插入的是“Microsoft公式公式3.0”的图标。的图标。Word使用技巧使用技巧双击图标，可打开一个独立的双击图标，可打开一个独立的“公式编辑器公式编辑器”程序窗口，程序窗口，此程序窗口与此程序窗口与Word程序窗口是相互独立的，在编辑公式程序窗口是相互独立的，在编辑公式过程中若想编辑文字，直接切换到过程中若想编辑文字，直接切换到Word程序窗口进行编程

27、序窗口进行编辑即可，不需关闭辑即可，不需关闭“公式编辑器公式编辑器”程序窗口，给编辑文档程序窗口，给编辑文档带来了很多方便。带来了很多方便。在在“公式编辑器公式编辑器”程序窗口中编辑完公式后，单击程序窗口中编辑完公式后，单击“文件文件更新更新”命令，或者按命令，或者按F3键，文档中的公式即被更新，若键，文档中的公式即被更新，若直接关闭了直接关闭了“公式编辑器公式编辑器”程序窗口，也可完成更新操作。程序窗口，也可完成更新操作。小技巧：每次插入完一个公式，都要重新启动小技巧：每次插入完一个公式，都要重新启动“公式编辑公式编辑器器”(是不是觉得有点麻烦是不是觉得有点麻烦?)，想不想在工具栏上给，想不

28、想在工具栏上给“公公式编辑器式编辑器”安个家安个家建立建立“公式编辑器公式编辑器”按钮呢按钮呢?单击菜单单击菜单“工具工具自定义自定义”命令，在命令，在“自定义自定义”对话框中对话框中的的“命令命令”选项卡中选中选项卡中选中“类别类别”下的下的“插入插入”项，然后项，然后在在“命令命令”下找到下找到“公式编辑器公式编辑器”，按下左键将它拖动到，按下左键将它拖动到工具栏上放下即可。以后只要单击这个按钮就可以启动工具栏上放下即可。以后只要单击这个按钮就可以启动“公式编辑器公式编辑器”了，方便多了吧了，方便多了吧!Word使用技巧使用技巧21.打印实用技巧二则打印实用技巧二则一一.打印文件直接装订打

29、印文件直接装订逆序打印逆序打印相信使用相信使用Word打印过长篇文档的朋友一定都清楚，打印打印过长篇文档的朋友一定都清楚，打印完成后的装订一直是个麻烦事儿，因为文件由打印机打出完成后的装订一直是个麻烦事儿，因为文件由打印机打出时，第一页肯定会在最下面，装订之前总要费时费力的把时，第一页肯定会在最下面，装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好。纸张按顺序排好。1.在在Word中调出欲打印的长篇文档，点击中调出欲打印的长篇文档，点击“工具工具”菜单菜单“选项选项”命令，弹出命令，弹出“选项选项”对话框对话框2.点击点击“打印打印”标签，勾选上其中的标签，勾选上其中的“逆页序打印逆页序打印”复选复选框

30、，确定框，确定3.这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接用于向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接用于装订了。装订了。【小提示】【小提示】逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果，逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果，而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注意而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注意Word使用技巧使用技巧二、文件内容我先知晓二、文件内容我先知晓打开预览打开预览办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档，办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档，当我们打算

31、调用其中的一份文件时，必须一个一当我们打算调用其中的一份文件时，必须一个一个打开后才能知道里面的内容，效率很低。其实，个打开后才能知道里面的内容，效率很低。其实，我们也可以通过我们也可以通过Word的的“打开预览打开预览”功能快速获功能快速获知文件的内容。知文件的内容。1.在在Word中点击中点击“文件文件”菜单菜单“打开打开”命令命令2.此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预览区了。览区了。Word使用技巧使用技巧22.Word防止格式被改防止格式被改Word2003

32、的的“保护文档保护文档”功能有了较大的改观，功能有了较大的改观，除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。先看看设置文档的格式的局部进行保护等功能。先看看设置文档的格式限制功能来保护文档格式。限制功能来保护文档格式。1.单击单击“工具工具”菜单中的菜单中的“保护文档保护文档”命令，进命令，进入入“保护文档保护文档”任务窗口。任务窗口。2.在在“保护文档保护文档”任务窗口中，选中任务窗口中，选中“限制对选限制对选定的样式设置格式定的样式设置格式”复选

33、框，单击复选框，单击“设置设置”按钮按钮Word使用技巧使用技巧3.在弹出的在弹出的“格式设置限制格式设置限制”对话框中勾选对话框中勾选“限制对选定限制对选定的样式设置格式的样式设置格式”，然后在对话框中选择需要进行格式限，然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框框4.点点“确定确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是是”按钮按钮比如，我们在比如，我们在“格式设置限制格式设置限制”对话框中取消了对对话框中取消了对“标题标题1样式样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框

34、中单击的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是是”，这样凡是应用了标题，这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除样式的区域格式将会被清除掉，而其他格式则保留。掉，而其他格式则保留。5.在在“保护文档保护文档”窗口中单击窗口中单击“是，启动强制保护是，启动强制保护”。6.在在“启动强制保护启动强制保护”对话框中的对话框中的“新密码新密码(可选可选)”框中框中键入密码，确认该密码后点键入密码，确认该密码后点“是是”即可启动文档格式限制即可启动文档格式限制功能。功能。Word使用技巧使用技巧23.“加密加密”Word文档文档文字与背景一色文字与背景一色我们可以在我们可以在Word文档中将自己

35、的文字颜色与背景文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执行置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执行“字体字体”命令，在命令，在“字体颜色字体颜色”中设置为白色，中设置为白色，点击点击“确定确定”后便可。后便可。自动自动“隐藏文字隐藏文字”如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试比较小儿科，你可以试试“隐藏文字隐藏文字”功能，首功能，首先同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执先同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执

36、行行“字体字体”命令，在命令，在“字体字体”选项中，勾选选项中，勾选“隐隐藏文字藏文字”复选框后单击复选框后单击“确定确定”按钮即可按钮即可Word使用技巧使用技巧“加密加密”Word文档文档文字藏于图片下文字藏于图片下经过上述设置，我们要保密的文字已经比经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招。输入自己较安全了，现在我们再来一招。输入自己要保密的文字后，执行要保密的文字后，执行“插入插入图片图片”命命令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在Word中双击此图片打开中双击此图片打开“设置图片格式设置图片格式”对话框，在对话框，在“版式版式”

37、标签页中选择标签页中选择“浮于浮于文字上方文字上方”。现在，你就可以在。现在，你就可以在Word中将中将这张图片拖放到你要加密的文字上方。这张图片拖放到你要加密的文字上方。Word使用技巧使用技巧24.去除默认的输入法去除默认的输入法打开选项窗口，点击其中的打开选项窗口，点击其中的“编辑编辑”选项选项卡，去除最下面的卡，去除最下面的“输入法控制处于活动输入法控制处于活动状态状态”前的对号，点击确定。前的对号，点击确定。重新启动重新启动word后，就会发现微软拼音不会后，就会发现微软拼音不会一起启动了。一起启动了。Word使用技巧使用技巧25.翻译文字翻译文字先要安装好字典库，连线上网，通过网上

38、先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选选择准备翻译的文字，然后点选word菜单菜单栏栏“工具工具”“信息检索信息检索”；界面右边将；界面右边将出现出现“信息检索信息检索”版面。版面。在在“搜索搜索”栏选择栏选择“翻译翻译”，再在，再在“翻译翻译”栏选择栏选择“将将”哪国语言哪国语言“翻译为翻译为”哪国哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住译下一个词，可以按住Alt键不放，然后点键不放，然后点选生词。选生词。Word使用技巧使用技巧26.快速显示文档中的图片快速显示文档中的图片如果一篇如果一篇

39、word文档中有好多图片，打开后文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击击“打印预览打印预览”按钮，图片就会立刻清晰按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。有插入的图片都会快速显示出来了。Word使用技巧使用技巧27.给图片注解文字给图片注解文字选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选在快捷功能菜单中选“题注题注”，以打开题，以打开题注窗口；然后在注窗口；然后在“标签标签”栏选择栏选择“公式公式”、“表

40、格表格”或或“图表图表”；最后在；最后在“题注题注”栏输入注解文字，再点栏输入注解文字，再点“确定确定”按钮结束。按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。或者删除等等。Word使用技巧使用技巧28.制作水印制作水印word2003具有添加文字和图片两种类型水具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。等等。在在word菜单栏点击菜单栏点击“格式格式”“背景背景”“水印水印”。在。在“水印水印”对话框中选

41、择对话框中选择“文字水印文字水印”，然后在，然后在“文字文字”栏选择合栏选择合适的字句，或另外输入文字适的字句，或另外输入文字;或在或在“水印水印”对话框中选择对话框中选择“图片水印图片水印”，然后找到要，然后找到要作为水印图案的图片。最后按作为水印图案的图片。最后按“确定确定”，水印就会出现在文字后面。水印就会出现在文字后面。Word使用技巧使用技巧29.自动更正错误词组自动更正错误词组可以通过可以通过word2003自动更正写错的词组。比如自动更正写错的词组。比如“为虎作伥为虎作伥”容易写成容易写成“为虎做伥为虎做伥”依次点击依次点击“工具自动更正选项工具自动更正选项”菜单，在弹出菜单，在

42、弹出的的“自动更正自动更正”窗口中选择窗口中选择“自动更正自动更正”标签项，标签项，在下面的替换文本框中输入在下面的替换文本框中输入“为虎做伥为虎做伥”，然后，然后在替换为文本框中输入在替换为文本框中输入“为虎作伥为虎作伥”，点击确定。，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥为虎做伥”的的时候，时候，word就会自动更正为就会自动更正为“为虎作伥为虎作伥”。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的是成语添加到自动更正中，让你的word识别词组识别词组能力更强、更智能化。能力更强、更智

43、能化。Word使用技巧使用技巧30.轻松统计文档字数轻松统计文档字数打开打开word文档，然后依次点击文档，然后依次点击“工具字数统计工具字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息也可以通过打开文档属性窗口，接着选择也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要摘要”标签，然后点击标签，然后点击“高级高级”按钮，这时也可以看按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。到该文档的详细统计信息。但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打开其统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打

44、开其中任意一篇文档，然后依次点击中任意一篇文档，然后依次点击“插入文件插入文件”菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击篇文档，然后再点击“字数统计字数统计”菜单项，就可菜单项，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。以轻松的查看所有文档的总字数了。Word使用技巧使用技巧31.一版多页显示一版多页显示先按先按“预览打印预览打印”图标，或点击图标，或点击“文件文件”“打打印预览印预览”，word将处于将处于“预览预览”模式；在工具栏模式；在工具栏上单击鼠标右键，选择上单击鼠标右键，选择“常用常用”。这时，这时，word的菜单栏下一排会出

45、现的菜单栏下一排会出现“常用常用”工具工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义自定义”，进入自定义设置状态；进入自定义设置状态；现在，将现在，将“打印预览打印预览”工具栏上的工具栏上的“多页多页”按钮按钮拖到拖到“常用常用”工具栏上。关闭工具栏上。关闭“自定义自定义”窗口，窗口，再关闭再关闭“预览预览”模式；模式；以后，点击以后，点击word“常用常用”工具栏上的工具栏上的“多页多页”按按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。钮，就可以选择一页显示多少个版面了。Word使用技巧使用技巧32.加载稿纸加载稿纸到微软网站（）上下载稿纸加载项，安装后在到微软网站（）上下

46、载稿纸加载项，安装后在word2003的的“格式格式”菜单下就可以看到菜单下就可以看到“稿纸设稿纸设置置”命令，选择后在设置对话框命令，选择后在设置对话框“启用稿纸隔线启用稿纸隔线”，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后颜色、纸张大小等，确定后Word中的就自动应用中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。Word使用技巧使用技巧33.添加书签添加书签用用word2003添加书签时，要注意添加书签时，要注意“书签名称书签名称”不不能有空格，例如能有空格，例如“BookMark”应改

47、为应改为“BookMark”。在要添加书签的地方单击鼠标左键，然。在要添加书签的地方单击鼠标左键，然后在后在word菜单栏上点击菜单栏上点击“插入插入”“书签书签”。在。在“书签书签”窗口中，先在窗口中，先在“书签名书签名”一栏输入名字，一栏输入名字，再点击再点击“添加添加”按钮。按钮。以后，要找到书签记录，同样先在菜单栏点击以后，要找到书签记录，同样先在菜单栏点击“插入插入”“书签书签”，打开，打开“书签书签”窗口。选择某窗口。选择某个书签名称后，点击个书签名称后，点击“定位定位”按钮就会回到上次按钮就会回到上次没有看完的地方。没有看完的地方。Word使用技巧使用技巧34.Word制作名片法

48、制作名片法制作单张名片制作单张名片新建一个文档，单击菜单新建一个文档，单击菜单“插入插入对象对象”，弹出，弹出“对象对象”对话框，选择对话框，选择“MicrosoftWord图片图片”类型。接着单击类型。接着单击“文件文件页面设置页面设置”，在弹出的，在弹出的“页面设置页面设置”对话框中将对话框中将“纸型纸型”选项卡中的选项卡中的“纸型纸型”项设为项设为“自定义大小自定义大小”，然，然后输入纸张大小为宽度后输入纸张大小为宽度“8.8cm”、高度、高度“5.5cm”（5cm也可以）。在右侧也可以）。在右侧“预览预览”部分可以看到单张名片的版式部分可以看到单张名片的版式已经出来了已经出来了点击切换

49、到点击切换到“页边距页边距”选项卡设置界面，设置上、下、左、选项卡设置界面，设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字右页边距、装订线均为数字“0”。点击。点击“确定确定”按钮返按钮返回到回到Word编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样式后单击式后单击“文件文件关闭（关闭（c）文档）文档”菜单项。菜单项。Word使用技巧使用技巧制作十张名片的定位框制作十张名片的定位框新建一个文档，依次点击新建一个文档，依次点击“文件文件页面设置页面设置”菜菜单项，在弹出的对话框中设置单项，在弹出的对话框中设置“纸型纸型”选项卡中选项卡中的的“纸型纸型”项为项为“自定义

50、大小自定义大小”，其中的，其中的“宽度宽度”为为19.5cm；高度为；高度为29.7cm。接着依次点击。接着依次点击“工具工具信函与标签信函与标签”菜单项，在弹出的对话框中菜单项，在弹出的对话框中点击点击“标签标签”选项卡中的选项卡中的“选项选项”按钮按钮信函与标签设置信函与标签设置在随即进入的对话框中，设置在随即进入的对话框中，设置“标签产品标签产品”为为“AveryA4和和A5幅面幅面”，“产品编号产品编号”为为“L7413名片名片”，设置完毕完点击，设置完毕完点击“确定确定”按钮返按钮返回上一步。回上一步。返回到上一步后点击返回到上一步后点击“新建文档新建文档”按钮。这样在按钮。这样在W