丰田A3资料制作及发布技巧.ppt

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1、班组长梯队班培训教材之11.1 1.1 资料制作基本事项资料制作基本事项1.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料1.3 1.3 资料制作的自检资料制作的自检目录目录一、资料制作方法一、资料制作方法三、发表的技巧三、发表的技巧2.1 2.1 什么是什么是A3A3资料资料2.2 A32.2 A3资料的特征资料的特征2.3 2.3 使用使用A3A3资料的好处资料的好处2.4 A32.4 A3资料的制作步骤资料的制作步骤3.1 3.1 发表的意义和目的发表的意义和目的3.2 3.2 发表的技巧发表的技巧二、二、A3A3资料制作资料制作2情报、信息的传达情报、信息的传达记录记录方案、

2、资料的收集整理方案、资料的收集整理1.1 1.1 资料制作基本事项资料制作基本事项资料制作方法资料制作方法31.1 1.1 资料制作基本事项资料制作基本事项用途用途编号编号种类种类重点内容重点内容联络留言条谁、做什么、何时、在哪儿、为什么、怎样做（W）通 知说明文委托(指示)书做什么、到何时为止、希望对方怎样做决定业务报告资料问题在哪儿、对此、考虑该怎么办管理改善报告资料该做什么、怎么做、对哪里作了改善41.1 1.1 资料制作基本事项资料制作基本事项 确定资料的基本框架确定资料的基本框架 收集必要的资料、信息收集必要的资料、信息 结合制定的框架，整理资料结合制定的框架，整理资料 对资料的有效

3、性和价值加以判断对资料的有效性和价值加以判断 51.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料站在站在对方对方的立的立场上场上读者不一定具备初步知识读者不一定具备初步知识 增加易于理解的说明论点论述要简明扼要论点论述要简明扼要 明确整体架构及各部分侧重点写得太多易使人失去阅读的兴趣写得太多易使人失去阅读的兴趣 书写数量控制在理解的最小限度一目了然一目了然 重点部分进行特写61.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料决定大概布局，各部分分配空间决定大概布局，各部分分配空间留出适度空白，保持适度占有率（留出适度空白，保持适度占有率（70%70%）如需装订，装订侧留出

4、如需装订，装订侧留出2 2位置位置71.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料字体大小适当，避免错字、漏字、白字等字体大小适当，避免错字、漏字、白字等各部分标注序号，如各部分标注序号，如、或或1 1、2 2等等重点部分加粗或加下划线，起强调作用重点部分加粗或加下划线，起强调作用简洁，删除没用的修饰性语言简洁，删除没用的修饰性语言 例：怀着无论如何也要干好的心情来完成工例：怀着无论如何也要干好的心情来完成工作目标。作目标。工作目标必须完成。工作目标必须完成。81.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料回避长句，尽可能分条列项回避长句，尽可能分条列项具体，避免抽

5、象的表达方式具体，避免抽象的表达方式 例：车间今年的创意、方案尚算可以。例：车间今年的创意、方案尚算可以。车间今年的创意提案情况为车间今年的创意提案情况为263263件（为件（为 去年去年110%110%）。）。直截了当，开门见山（双重否定等）直截了当，开门见山（双重否定等）例：安全的问题并不是不比量的问题重要。例：安全的问题并不是不比量的问题重要。安全的问题比量的问题更重要。安全的问题比量的问题更重要。91.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料采用主动语态，避免被动表达采用主动语态，避免被动表达 例：成果受下属的干劲所左右。例：成果受下属的干劲所左右。下属的干下属的干劲影

6、响成果的大小。劲影响成果的大小。对专业用语进行简单说明对专业用语进行简单说明一句话中不要重复使用同一词语一句话中不要重复使用同一词语 例：关于质量不合格的发生情况，去年发生例：关于质量不合格的发生情况，去年发生了了3434件，今年已有件，今年已有1818件发生。件发生。关于质量不合关于质量不合格的发生情况，去年为格的发生情况，去年为3434件，今年已达件，今年已达1818件。件。101.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料 Concise Concise（简洁）（简洁）CorrectCorrect（准确）（准确）ClearClear（易懂）（易懂）3C3C原则原则111.2

7、 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料数值保留数值保留3 3位为宜位为宜根据目的不同选择不同图表根据目的不同选择不同图表加上易懂的标题、序号，注明单位加上易懂的标题、序号，注明单位注明数据出处、调查方法等注明数据出处、调查方法等刻度、划线要清楚刻度、划线要清楚图形曲线需分清：单位不同曲线、图表刻度图形曲线需分清：单位不同曲线、图表刻度划分、数据分析等划分、数据分析等121.3 1.3 资料制作的自检资料制作的自检 制作前制作前 主题是否明确？制作资料所需的数据和信息是 否充足？制作中制作中 文字表达是否简明易懂？图表的选用是否合理？制作后制作后 主题是否得到了有效论证？是否对资

8、料进行了全面检查？13阶段小结阶段小结1.1 1.1 资料制作基本事项资料制作基本事项1.2 1.2 如何制作简单易懂的资料如何制作简单易懂的资料1.3 1.3 资料制作的自检资料制作的自检14 将需要表达的信息将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知包括报告、决裁、通知等）归纳在一张等）归纳在一张A3A3纸上，即为一张纸上，即为一张A3A3资料。资料。运用问题解决的思路制作的运用问题解决的思路制作的A3A3资料。资料。2.1 2.1 什么是什么是A3A3资料资料A3A3资料制作资料制作152.1 2.1 什么是什么是A3A3资料资料Step1 Step1 明确问题明确问题Step2 Step2

9、 分解问题分解问题 Step3 Step3 设定目标设定目标 Step4 Step4 把握真因把握真因Step5 Step5 制定对策制定对策Step7-8Step7-8评价结果和过程、巩固成果评价结果和过程、巩固成果16用一张用一张A3A3纸即可展现问题解决整体纸即可展现问题解决整体“过程过程过程过程”A3 A3资料是丰田公司的资料是丰田公司的核心沟通工具核心沟通工具核心沟通工具核心沟通工具 。A3A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的资料是一张逻辑清晰、要点突出的 “一一目了然目了然”的资料。的资料。2.2 A32.2 A3资料的特征资料的特征通过通过A3A3资料，运用资料，运用/遵循问题解决

10、的步骤，可遵循问题解决的步骤，可以促使下属以促使下属/上司确认你的计划，并提出有价上司确认你的计划，并提出有价值的建议，与你共同探讨。值的建议，与你共同探讨。A3A3A3A3资料是人才培养资料是人才培养资料是人才培养资料是人才培养的重要工具的重要工具的重要工具的重要工具。17通过制作通过制作A3A3资料这种形式，帮助员工深刻理解资料这种形式，帮助员工深刻理解并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。并掌握丰田的问题解决方法，并实践于工作中。清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考清晰明了地展现员工在问题解决过程中的思考过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作出决过程，帮助忙碌的上司迅速了解情况并作

11、出决定。定。作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟作为上司对部下进行问题解决指导和培养的沟通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，通手段，让上司明确部下在哪一步存在问题，有效进行指导。有效进行指导。2.3 2.3 使用使用A3A3资料的好处资料的好处182.4 A32.4 A3资料的制作步骤资料的制作步骤 STEP1 STEP1 明确制作目的明确制作目的 STEP2 STEP2 撰写资料纲要撰写资料纲要 STEP3 STEP3 确定版面设计确定版面设计 STEP4 STEP4 撰写资料内容撰写资料内容 STEP5 STEP5 检查校对资料检查校对资料 完成完成完成完成A3A3A3A3资料资料

12、资料资料 19制作什么样的资料要依其目的而定制作什么样的资料要依其目的而定面向谁如何使用何种用途什么内容20 考虑是考虑是考虑是考虑是“面向谁面向谁面向谁面向谁”的的的的A3A3A3A3资料资料资料资料因为因为A3A3资料是说明传达信息的工具，资料是说明传达信息的工具，看资料的人不同，其内容也要相应变化。看资料的人不同，其内容也要相应变化。你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、状态、兴趣以及理解能力。本公司/外公司、头衔、部门、专业性21 考虑考虑考虑考虑“如何使用如何使用如何使用如何使用”A3A3A3A3资料资料资料资料 考虑资料使用的场合考虑资料使用的场合:场景决定内容场景决定内容

13、阐述内容 资料应表述清晰，无需任何解释 讨论 从与会者那里容易地得到补充信息 考虑资料使用人考虑资料使用人:使用者（说明人）使用者（说明人）也决定了内容也决定了内容 A3文件应当具有易于使用的特征22 考虑考虑考虑考虑A3A3A3A3资料用于资料用于资料用于资料用于“何种用途何种用途何种用途何种用途”即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告:事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批:-基于问题解决步骤的、符合逻辑的解释 -需要决策的内容23 考虑考虑考虑考虑A3A3A3A3资料要传达资料要传达资料要传达资料要传达“什么内容什么内容什么内容什么内容”

14、考虑应该强调的要点考虑应该强调的要点 在明确前3项之后，开始确定需强调的要点 考虑应该强调问题解决8个步骤中的哪些步骤 最后，确定最后，确定A3A3资料的标题资料的标题24 小小A A在某子公司负责推进在某子公司负责推进“创意功夫提案创意功夫提案”工作。有一工作。有一天，小天，小A A接到领导接到领导B B指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提指示，要求他拿出本年度推进创意功夫提案制度的工作计划。案制度的工作计划。B B说：说：“在这次的公司会议上，我决定在这次的公司会议上，我决定就创意功夫提案的年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。就创意功夫提案的年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱

15、们去年的业绩，尽管公司整体目标达到了，但部分看一下咱们去年的业绩，尽管公司整体目标达到了，但部分部门目标没完成。今年当然要继续完成公司整体目标，另外部门目标没完成。今年当然要继续完成公司整体目标，另外还要务必完成部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说还要务必完成部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明创意功夫提案制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主明创意功夫提案制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题，另外还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获要问题，另外还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得各部门的支持。得各部门的支持。”案例分析：创意功夫提案的工作案例分析：创意功夫提案的工

16、作1 125简明易懂，遵循问题解决的步骤简明易懂，遵循问题解决的步骤是撰写说明纲要的关键是撰写说明纲要的关键Step1 Step1 明确问题明确问题Step2 Step2 分解问题分解问题 Step3 Step3 设定目标设定目标 Step4 Step4 把握真因把握真因Step5 Step5 制定对策制定对策Step7-8Step7-8评价结果和过程、巩固成果评价结果和过程、巩固成果26 每个问题解决步骤的简单讯息（最多三个）确定问题解决法步骤是否符合逻辑 场景的核心内容长度应为一分钟 补充数据是否充分？基于事实的内容是否通过“现地现物”？是否具有清晰的“因果关系”？反复思考 面向谁、如何使

17、用、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程确定纲要的主体确定纲要的主体 确定对纲要主体确定对纲要主体进行补充的内容进行补充的内容检查纲要整体检查纲要整体27小小A A按照问题解决的步骤思考怎样制作资料的纲要。按照问题解决的步骤思考怎样制作资料的纲要。去年公司整体目标为：一等奖及以上提案去年公司整体目标为：一等奖及以上提案5050件以上，件以上，二等奖及以上提案二等奖及以上提案100100件以上。部门目标为：提案数量为每件以上。部门目标为：提案数量为每人每月至少人每月至少1 1件，即平均每人每年不低于件，即平均每人每年不低于1212件提案。而个别件提案。而个别部门没有完成目标。分析一下各部门状

18、况，发现不同职级部门没有完成目标。分析一下各部门状况，发现不同职级人员差别很大，技能职平均人员差别很大，技能职平均1414件，管理职平均件，管理职平均8 8件。件。案例分析：创意功夫提案的工作案例分析：创意功夫提案的工作2 228 今年要完成部门目标重点是让管理职人员提交提案。今年要完成部门目标重点是让管理职人员提交提案。那么为什么管理职人员提案数量少呢？发现以下原因：那么为什么管理职人员提案数量少呢？发现以下原因：一是管理职人员不在现场，感觉思路少；二是对部门目标一是管理职人员不在现场，感觉思路少；二是对部门目标不了解；三是对每月至少提交不了解；三是对每月至少提交1 1件提案不理解；四是感觉

19、即件提案不理解；四是感觉即使提了也得不到好评，干脆就不提。使提了也得不到好评，干脆就不提。案例分析：创意功夫提案的工作案例分析：创意功夫提案的工作2 229 小小A A做出以上分析后，提出以下对策：做出以上分析后，提出以下对策：部门负责人定期向全体成员讲话，让每个人理解创意功部门负责人定期向全体成员讲话，让每个人理解创意功 夫提案制度的主旨，对部门人员进行引导，使各成员了夫提案制度的主旨，对部门人员进行引导，使各成员了 解本年度的活动目标。解本年度的活动目标。重新制定激励制度，对提案最多的个人和部门及提案最重新制定激励制度，对提案最多的个人和部门及提案最 优秀的个人进行奖励。优秀的个人进行奖励

20、。每月提醒各部门负责人，促进负责人对成员的督促。每月提醒各部门负责人，促进负责人对成员的督促。每月形成提案汇总并形成图表张贴目视。每月形成提案汇总并形成图表张贴目视。案例分析：创意功夫提案的工作案例分析：创意功夫提案的工作2 230 1)1)排列好各个文本框排列好各个文本框 为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框 确定流程，如：确定流程，如：“左左=右右”，“上上=下下”，“顺顺时针旋转时针旋转”2)2)确定文本框的大小，兼顾版面保持平衡确定文本框的大小，兼顾版面保持平衡 要特别注意重点内容文本框的大小要特别注意重点内容文本框的大小 3)3)设置适当的

21、空白处，沿垂直线设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐水平线对齐1.1.1.1.根据纲要，确定版面设计根据纲要，确定版面设计根据纲要，确定版面设计根据纲要，确定版面设计2 2 2 2.确定各文本框的标题确定各文本框的标题确定各文本框的标题确定各文本框的标题31 除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。须强调的重点结论内容数据数据将须强调的重点放在中间位置将须强调的重点放在中间位

22、置由结论展开由结论展开32使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件有效地修饰。有效地修饰。有效地修饰。有效地修饰。“一目了然一目了然一目了然一目了然”地突出重点强调的内地突出重点强调的内地突出重点强调的内地突出重点强调的内容容容容简洁的语言简洁的语言使用图表使用图表使用大写使用大写/粗体粗体或运用文本框，或运用文本框，取得强调效果取得强调效果文本和书写格式保持一致，各文本框的边线文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐保持垂直和水平对齐。331 1）行

23、文要）行文要“简明扼要简明扼要”、“具体具体”和使用和使用“主动主动语态语态”“简明扼要简明扼要”“具体具体”：避免抽象的表达方式：避免抽象的表达方式 “主动语态主动语态”：尽量避免被动的表达方式：尽量避免被动的表达方式2 2）使用图表，强化视觉效果。）使用图表，强化视觉效果。（一）（一）撰写各文本框的内容撰写各文本框的内容341 1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右）统一文体和书写格式，文本框的上下左右 对齐。对齐。2 2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。（二）（二）修饰资料，使内容一目了然修饰资料，使内容一目了然35纲要主体纲要主体是否醒目

24、是否醒目是否是否遗漏遗漏了想了想说的说的内容内容空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适整体整体的思的思路是路是否清否清晰易晰易懂懂36阶段小结阶段小结1.1 1.1 什么是什么是A3A3资料资料1.2 A31.2 A3资料的特征资料的特征1.3 1.3 使用使用A3A3资料的好处资料的好处1.4 A31.4 A3资料的制作步骤资料的制作步骤37发表的技巧发表的技巧3.1 3.1 发表的意义和目的发表的意义和目的锻炼在众人面前进行清晰讲解的能力；培养讲话时的自信心；从当众发表中得到成就感。培养个人对发表的评判能力；吸取发表者的优秀经验，并加以应用；将发表中的优点加以横向展开；通过发表，了解发表者水平，加以合理 的指导；发发表表者者听听众众上上司司383.2 3.2 发表的技巧发表的技巧做到充分的准备和练习做到充分的准备和练习遵守时间规定遵守时间规定让人容易理解：结构清晰、条理清楚让人容易理解：结构清晰、条理清楚集中重点进行说明集中重点进行说明讲解时注意对方的反应讲解时注意对方的反应善用你的声音：洪亮、有节奏、重点突出善用你的声音：洪亮、有节奏、重点突出资料的使用资料的使用3940