公文写作知识分享(单位培训).ppt

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1、公文写作知识分享公文写作知识分享前 言为什么要学公文？在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。大趋势改变我们生活的十个方向目录Contents第一章 公文种类第二章 公文格式第三章 行文规则第四章 写作宝典第五章 避开雷区Chapter1 公文种类公文种类什么是公文？一公文是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。公文写作的意义体现机关的工作效率和质量档案工作的基

2、础个人能力和素质的体现公文种类 国家法定的行政公文种类党政机关公文处理工作条例(中办发201214号)规定：15种：决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。一公文种类 常用公文 决议、决定、公告、通告、意见、通知 通报、报告、请示、批复、函、纪要12种一公文种类 公文之初了解决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩下级行、内设部门及人员，变更或者撤销下级行不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项。一公文种类 公文之初了解通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。通知：适用于发布、传

3、达要求下级行执行和有关单位周知或者执行的事项，转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。一公文种类 公文之初了解报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级行的请示事项。一公文种类 公文之初了解意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。一公文种类 公文之再判断公告VS通告：一是从所宣布告知事项的性质来看，“公告”重于“通告”；二是从所公布的范围看，“公告”大于

4、“通告”；三是从发布的机关看，“公告”高于“通告”。一公文种类 公文之再判断通告VS通知：告 “告”字是普遍告知的意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守。知 “知”字具有特定告知的意思，有可能告知所属单位全部下级单位、人员，也可能告知部分下级单位，要求他们知照办理。一公文种类 公文之再判断请示VS报告（都是上行文）行文要求不同 “报告”不要求上级批复，“请示”要求上级批复；行文时间不同 “报告”是事中或事后行文，“请示”只能是事前行文；内容宽窄不同 “请示”坚持“一文一事”原则，“报告”可以是综合报告也可以是专题报告。结尾用语不同 “报告”一般用“特此报告”、“以上报告

5、如有不妥，请批示”等用语；“请示”一般用“可否（妥否、当否），请批示”。一公文种类一 正确选用公文看行文方向；看行文目的；看公文内容指导工作，传达意图（如：通知）联系工作，交流情况（如：函）请示工作，答复问题（如：请示）总结工作，推广经验（如：通报）记载工作，积累史料（各文种）Chapter2 公文格式公文格式二000001 机密一年 特 急 中国农业银行文件农发银发20181号 关于的通知：行 2018年1月10日 附件：1.本行发送：，。联系人：电话：校对：XXXXXX办公室 2018年1月10日印发 -1-1-份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志、发文字号、签发人标题、主送机关、正

6、文、附件说明发文机关署名、成文日期、印章附注、附件、抄送机关、本行发送机关联系人和联系电话、校对人印发机关和印发日期、页码公文格式 版头、主体、版记版头（头）主体（身）版记（脚）标题、主送机关、正文、附件说明、发 文 机 关 署 名、成文日期、印章、附 注、附 件 抄送机关、本行发送机关、联系人和联系电话、校对人、印发机关和印发日期、页码份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志、发文字号、签发人二公文格式版 头 二上行文的发文字号居左空1字。签发人：上行文应标注签发人姓名。居右空1字。自流转之日起，当日当日必须印发的，标注“特急”；第二日第二日必须印发的，可标注“加急”。紧急公文应由专人专人

7、跟踪流转。公文格式主 体标 题 二公文标题的三要素：发文机关、事由和文种 1.规范式标题包含全部三个要素，多用于比较重要、庄重的公文。例：中国XX银行湖南省分行2018年社会招聘公告2.灵活式发文机关文种，如中国人民银行公告。事由文种，如关于做好农村金融服务工作的通知。只有文种，比如“通知”。公文格式主 体标题写作要求 二1.准确表达公文的主旨。2.表明公文性质。正确确定和使用公文文种，可以使阅读者准确把握公文的性质和特点。3.便于记忆。4.标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观（梯形 、倒梯形 、菱形 ）。公文格式主 体标 题 二注：1.标题无文种或混用文种2.标题除法规、规章名

8、称及被转发公文的标题可加书名号外，一般不用标点3.系统内行文，标题可省略发文机关名称公文格式主 体标题修改 二关于恳请解决我公司信贷资金的请示关于解决我公司信贷资金的请示市供电局关于某一区域暂时停电的公告市供电局关于某一区域暂时停电的通告关于刘鸿、王小二等3位同志任前公示的公告关于刘鸿等3位同志任前公示的公告省局四十五岁以下干部培训规划省局关于印发45岁以下干部培训规划的通知公文格式主 体主 体 二主送机关：使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。用3号仿宋体，居左顶格编排于标题下空1行，回行时仍顶格，最后1个机关名称后加全角冒号。公文格式主 体主 体 二正文：1.用3号仿宋体，编排于主送机

9、关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。2.文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文格式主 体主 体 二附件说明：用3号仿宋体，在正文下空1行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若公文有2个或以上附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称后面不加标点符号。附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。公文格式主 体主 体 二在正文或附件说明下（约空3-4行）编排发文机关署名，署名下1行编排成文日期，成文日期右空4字编排，发文机关署名以成文日期为准居中排列。印章端正、居中下压

10、发文机关署名和成文日期，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内，发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。公文格式主 体版 记 二空1字公文双面印刷时，版记应标注于公文的偶数页，如正文或附件末页为奇数页，则在其后加一偶数空白页，再于偶数空白页标注版记。奇数页居右，偶数页居左。公文格式 成文日期安排在文件末尾，落款之下；没有落款的公文，日期就直接写在写在正文右下方；成文日期与落款要上下对称，年月日的第一个数字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空四个字为宜。成文日期必须写明年月日，使用阿拉伯数字（2018年10月31日）。二公文格式 用印和签署用印和签署：除“会议纪要”外，公文均应加盖印章。一般用印

11、方法：居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文用印：主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，排列整齐，不相交或相切，相距不超过3毫米。二Chapter3 行文规则行文规则 上行文上行文是下级组织向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。文种一般是请示、报告和上报的意见。总结、计划等可另加“文头”。原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级行。各级行向上级机关请示、报告重大事项，应当经本行主要负责人同意或授权，以本行名义向上级机关行文。三行文规则 平行文平行文是

12、平行机关或不相隶属机关之间的行文。一般是“函”、“周知性通知”和告知性的“意见”。写法上要做到态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。三行文规则 下行文下行文是上级机关对所属下级组织的行文。一般是决定、命令（令）、意见、通知、通报、会议纪要、批复等，另加通知为主件，将下发的应用文作为附件一并下发。除办公室可以向下级行和行外机关行文外，各级行内设部门，只能向下级行本专业部门行文。三Chapter4 写作宝典写作宝典 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。指示性通知：上级机关对下级机关的工作进行部署、指示与指导，主要包括缘由（由成绩

13、到问题）、事项、要求三部分。会议性通知：用于发布召开会议、告知有关事宜时使用的通知，限于上级对下级，平级机关或不相隶属机关之间用“邀请函”（工作联系单）。四写作宝典 通知指示性通知四国务院关于进一步精简会议和文件的通知国务院各部委、各直属机构：近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取了一些措施，取得了一定成效。但是各类会议和文件仍然偏多，特别是部门内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加，给地方增加了负担；XXX。为做好精简会议和文件的工作，现将有关事项通知如下：一、切实加强管理，精简各类会议 二、采取有效措施，大力精简文件 三、加强监督检查，促进工

14、作落实 各省、自治区、直辖市人民政府要参照本通知精神，对本地区精简会议和文件的工作，作出相应规定。写作宝典 通知会议性通知四写作宝典 请示各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项（如财政支持、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，应以“请示”行文。四写作宝典 请示标题：由发文机关、事由、文种三要素组成。正文：“为什么要请示”要用简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点及思想基础交代清楚；要抓住主要矛盾，采取叙事和说理相结合的表达方式，叙事要精炼，说理要透彻，力戒繁冗累赘。（为了，

15、根据，现将事项请示如下：）“请示什么内容”要和盘托出，直截了当，明白显露，请求上级机关作出答复。结尾：妥否（可否、是否可行），请批示。四写作宝典关于加强人工影响天气工作的请示 人工影响天气作为人类运用现代科学技术，达到局部地区增加降水（雪），减少冰雹、防止霜降等目的的一项科技手段，已成为防灾减灾尤其是保护农业生产的一项重要措施。各地不同程度地开展了这项工作，取得了明显的效果。当前存在的主要问题是：管理体制不够健全，科学技术水平和作业总体效益亟待提高，人员培训还需加强。为促进我国人工影响天气工作更有效地发挥作用，现提出如下意见：一、加强科学研究 妥否，请批示。四写作宝典 请示要严格遵行一文一事、

16、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。提出的请求应清楚明白，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便于对方有问必答。不得抄送其下级机关，不可同时上报下发。须由主要负责人签发，请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能 写“决定”怎么办。四写作宝典 报告一般分为工作报告、情况报告、呈请性报告、检讨（检查）报告、例行报告、回复性报告、送文送物报告。写作通用规则三段式：情况，做法，问题（意见）/情况（做法），问题，今后意见/情况，原因（责任），下步做法/情况，原因，责任及处理意见/情况，问题，建议。（先讲主要情况和问题及原因，后讲进一步工作的措施、意见或建议。）

17、四写作宝典 报告标题：由发文机关、事由、文种三要素组成。正文：开头为报告引据，简明扼要的语句交代出全文主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由，开门见山，落笔入题。报告事项，要准确简要、条理明晰的将有关工作或事情的情况表达清楚，给人全面、深刻的了解。结尾：以上报告如有不妥，请批示。/特此报告。四写作宝典 报告VS请示四区别点区别点请请 示示报报 告告目目 的的请求指示和批准请求指示和批准汇报工作、反映情况汇报工作、反映情况时时 间间只能事前只能事前事前、事中、事后均可事前、事中、事后均可内内 容容只能一文一事只能一文一事可多事报、一事报可多事报、一事报处处 理理必须答复必须答复阅存，可不答

18、复阅存，可不答复结结 尾尾妥否，请批示妥否，请批示。特此报告特此报告。写作宝典 函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。答复函申请函询问函按内容分商洽函告知函来函复函按行文方向分四写作宝典 函标题：关于+事项+的函。关于XX公司建立食品购销站征用土地的函正文：缘由+事项结尾：申请函（可否，请函复。）/商洽函（可否，盼予函复。）/答复函（此复。）四写作宝典 函1开门见山，直叙其事。这是函的写作的最基本的要求。函是一种比较简便的行政公文，讲究快捷，所以，函一般写得很简短，应简明扼要，切忌空话、套话，或者含糊其辞，不知所云。2措词得体，平等待人。函的语言表达非

19、常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳、尊重对方，一般不用“必须”、“应该”、“注意”等指示性语言。四写作宝典 会议纪要会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的文种。主要内容：一是写明会议研究和解决的中心议题；召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关；会议召开的政治、经济背景；会议的宗旨、目的。二是写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位，会议的经过，主要收获。三是会议研究讨论的问题及决定事项，包括会议的基本情况，对工作的分析、提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求和希望。四写作宝典 会议纪要（会议记录）标题：机关名称+会议名称+文种/会议名称+

20、文种/正、副标题式。某某座谈会议纪要正文：总述部分，是全文的前言、导语，即会议情况；分述部分，应写出会议讨论的情况和结果，一些小型会议可不写讨论情况直接写决议事项。结尾：一是提出希望、号召；二是交代会议的有关事项。四Chapter5 避开雷区避开雷区 文种使用不规范除法定公文种类之外，均不可直接行文，但可作为“通知”的“附件”行文。例如，关于使用社会保障卡有关问题的说明，这里的“说明”不应作为文种使用，可以改成关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文

21、体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。五 文种使用不规范把相近的“请示”和“报告”、“函”等文种张冠李戴。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。办法规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。五避开雷区避开雷区 格式不规范排版规格不当。标题滥用符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。关于转发市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知结构层次序数使用不规则。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。只有两个层次时，可用“一、”“（一）”或“1.”“（1）”表示。五感谢各位