内部控制之销售与收款.ppt

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1、XL股份有限公司内部控制 销售与收款确定定价机制和信用方式确定定价机制和信用方式会会计计系系统统控控制制收款收款发货发货开具销售通知开具销售通知订立销售合合同订立销售合合同销售计划管理销售计划管理客户信用管理客户信用管理销售业务谈判销售业务谈判客客户户服服务务销销售售环环节节收款收款环节环节销销 售售 业业 务务 流流 程程 图图2页3页销售收款存漏洞销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万嗜赌业务员挪用货款上百万据媒体报道，33岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当销售员。何满头脑灵活，工作成绩也还不错，但迷上了赌博，他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一些货

2、款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的货款，他暗中将其中的7万余元挪到自己手里。第一次下手，何满也害怕了好几天。一个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿了4万多元。同年6月，他从两家客户的货款中挪用了12万元供自己开支，从此胆子越来越大了。为了自己挪用公款方便，何自己登记注册成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。开始他以旭浩公司的名义与客户谈生意，并以旭浩公司与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从2005年到2008年三年间，何满利用职务之便共与十几家公司签订

3、购销合同，挪用新型建材公司货款共计234万元。案例一案例一4页销售收款存漏洞销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万嗜赌业务员挪用货款上百万由于钱来得太容易，何满花起来也爽，光是赌博他就输掉了约40万元，他的生活也发生了巨大的变化，几乎天天都和朋友到饭店吃饭，他开着小轿车招摇过市，一身名牌服装俨然一副大款的派头。就在何满感到春风得意的时候，公司财务发现，何满签订的销售合同上的合同专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致，而且合同上的货款与何满上交的金额差别太大，财务经向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。2008年5月5日，公安机关

4、在南京饭店将何满抓获归案，并从旭浩公司的几个办公地点搜出现金几万元、各种伪造的客户印章多达24枚。案例一案例一5页上述案例来看，公司在上述案例来看，公司在销售实物管理、收款、合同管理与对销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发现。现。案例分析案例分析风险分析：1.销售实物管理环节仓储部门未经授权发货，审批授权机制不健全2.在合同管理环节,何某以旭浩公司的名义与客户签订xl公司的项目，内容属存在重大欺骗，且其私自与客户订立合同，xl公司审核时也未发现，给了他不断地侵吞销售款的机会。3.

5、在收款环节，企业的收款管理制度不完善，才会让巨额货款的流失竟无人察觉，结算方式选择不当，直接让客户把货款交到人员手里的方式才会导致账款不断拖欠，给了何某不断侵吞账款的机会。4.对账环节：财务部的对账未及时的发现公司和客户的合同专用章的不一致5.在用人考核方面：人员考核机制不完善，应定期进行人员考核，实行奖惩机制，规避因工作人员不遵守职业道德而带来的风险。案例一案例一6页1、不相容职责分离、不相容职责分离2、销售计划和预算管理、销售计划和预算管理3、价格管理、价格管理4、客户档案和信用管理、客户档案和信用管理5、销售合同管理、销售合同管理6、发货管理、发货管理7、账务记录和应收款管理、账务记录和

6、应收款管理内部控制应该注意的环节内部控制应该注意的环节7页第一节第一节 总则总则第一条第一条 为了加强对XL股份公司的销售与收款环节的内部控制，根据中华人民共和国会计法等相关法律法规，制定本制度。第二条第二条 本制度所称销售与收款是指XL股份公司在销售过程中的接受客户订单、核准客户信用、签订销售合同、发运商品、开具发票并收取相关款项等一系列行为。第三条第三条 销售与收款业务的下列职责应当分离：销售订单职能与货物保管职能相分离；销售订单职能与开具发票、记账职能相分离 货物保管职能与开具发票、记账职能相分离；开具发票、记账职能与收款职能相分离。案例二案例二案例二案例二8页第二节第二节 分工及授权分

7、工及授权第四条第四条 XL股份公司的产品由营销公司负责销售环节，公司财务部负责财务核算与账款收回。第五条第五条 销售公司负责产品的销售定价制度、折扣政策的制定并执行；股份公司物流部负责产品发货与运输；销售公司财务部财务部负责发票的开具、计入相关科目并通过内部往来转由股份公司财务部进行销售实现的相关会计核算。第六条第六条 XL股份公司销售实现的会计核算业务由财务部统一办理，收回销售收入存入公司总部开设的银行账户并由财务部统一管理，并负责对应收账款情况进行统计、总结、分析。第七条第七条 XL公司的产品销售收入催收工作由营销公司业务部门负责并实施，并负责对催收情况进行统计、总结、分析。负责该项业务的

8、销售人员直接负责应收账款的催收。9页第三节第三节 实施与执行实施与执行第八条第八条 销售公司的销售人员根据授权接受客户订单后，编制一式多样的销售通知单，作为销售公司财务部门财务部门、物流部、股份公司财务部进行业务处理的依据，销售通知单传递到下一环节，须经过销售部门主管的审批。第九条第九条 发票的开具：销售公司财务部财务部根据货物到达时间及时开具发票，并与销售通知单、到货凭证进行核对，若有不符及时上报，由销售公司与物流部协调解决，发票开具后及时传递给股份公司财务部。第十条第十条 销售公司负责对销售价格、折扣等政策的制定执行。政策改变后需及时以书面形式将内容、执行时间通知股份公司财务部。第十一条第

9、十一条 物流部根据审批的销售通知发货单发货。发货时必须经过严格检验，不得擅自发货和随意替换货物，确保与销售通知单的一致，在运输过程中须确保货物安全和及时到达。发、运货凭证经审核后传递给股份公司财务部。第十二条第十二条 物流部应使用连续编号的发、运货凭证，定期对货物进行盘点并根据盘点情况入账。盘点结果与会计记录进行比较核对，若发现差异，应当及时分析原因提出处理意见，出具清查报告。并将其结果集处理办法向企业的董事会及相关机构报告 第十三条第十三条 股份公司财务部应当将销售通知单、发、运货凭证、发票进行核对并且以入账进行会计核算。每月编制客户收款单，传递给销售公司进行货款催收，定期与销售公司复核应收

10、账款，保持一致性。财务部对以入账的销售、发运货、发票等凭证承担保存职能。案例二案例二10页第十四条第十四条 股份公司财务部负责制定应收账款信用政策，根据上一年的销售额和应收账款的回款情况及公司市场开发政策分区域和经销商制定。对应收账款超出信用额度，财务部有权通知销售公司进行催收，并以书面形式通知物流部停止对该区域或经销商供货，物流部须待财务部以书面形式通知禁令解除后，方可依据销售通知单继续发货。信用额度的判定以月末发票还是出库。第第十十五五条条 股份公司财务部每月对应收账款进行分析、评价。分析结果上报股份公司并传递给销售公司。对逾期一年以上的要求给销售公司清理，有继续业务往来的单位，结清欠款或

11、通过提供担保、抵押等方可发生新业务。必要时，应通过法律程序解决，销售公司负责收集与诉讼有关的证据并办理起诉事宜。情况特殊者，需经股份公司主管副总特批方可办理。第第十十六六条条 股份公司财务部对逾期3年的应收账款及现行会计制度规定的其他原因确实无法收回的应收账款，应组织清理并查明原因，报公司董事会审查批准后，转作坏账损失并注销相关的应收账款明细账。第第十十七七条条 销售退回必须经销售主管审批后方可执行。退回产品经质检部门和物流部验收、清点并开具退货接收单后方可入库。股份公司财务部根据销售退回单进行账务处理。物流部对正常销售产品和销售退回产品分别保管，定期统计数量上报股份公司并根据部门意见处理。已

12、注销的应收账款应做好账销案存，落实责任人随时跟踪，一旦发现对有偿债能力应立即追索；对于已核销又收回的应收账款应冲销当期坏账准备（或管理费用）。案例二案例二11页第四节第四节 监督检查监督检查第十八条第十八条 本公司的销售与收款环节由内部审计人员行使监督检查权。第十九条第十九条 销售与收款环节的监督检查内容包括：（一）财务部对凭证是否妥善保管，尤其是空白发票的管理，信用政策的变动是否经过审批，应收账款的管理是否及时。（二）物流部是否按销售通知单发货，销售退回的凭证是否健全、审批是否越权，处理退回产品是否合理。（三）销售公司是否按经审核的价目表进行销售，价格变动和销售折扣是否几个审批。监督检查对应

13、收账款的催收管理工作是否到位。第二十条第二十条 内部审计人员对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。案例二案例二案例二案例二12页XL股份公司股份公司 岗位设置和职权分工岗位设置和职权分工总总公公司司：XL股股份公司份公司分分公公司司：营营销公司销公司财务部财务部物流部物流部财财务务部部销销售售部部业业务务部部产产品品的的发发货货与与运运输输、盘点存货盘点存货销销售售产产品品销销售售价价格格、折折扣扣等等政政策策的的制定执行制定执行开开发发票票并并计计入入相相关关科

14、目科目应应收收账账款款的的催催收收工工作作并并对对催催收收情情况况统统计计、总总结结、分析分析核核算算销销售售实实现现和和应应收收账账款款的的收回收回13页公司实现销售业务流程（公司实现销售业务流程（内控条列第内控条列第4、5、6、8、9、10、11、12、17条规定条规定）销售公司销售公司XL股份公司股份公司销售部销售部财务部财务部财务部财务部物流部物流部销售人员销售人员销售主管销售主管记账会计记账会计会计主管会计主管出纳出纳制单会计制单会计销售合同销售合同销售发票销售发票通知单通知单审批审批开票开票销售发票销售发票审核审核收款收款结算结算分票分票销售发票销售发票（发票联（发票联抵扣联）抵扣

15、联）销售发票销售发票（记账联）（记账联）收款收款结算结算填制填制记账凭证记账凭证发、运货发、运货凭证凭证审核审核发货发货通知单通知单14页应收收款的管理规定应收收款的管理规定（内部控制第（内部控制第4、6、7、13、14、15、16条规定）条规定）分公司业务部分公司业务部总公司财务部总公司财务部营销公司营销公司XL股份公司股份公司负责该项业务的负责该项业务的销售人员销售人员负责账款收回，将收回负责账款收回，将收回的账款存入公司总部开的账款存入公司总部开设的银行账户；负责对设的银行账户；负责对应收账款情况进行统计、应收账款情况进行统计、总结、分析总结、分析负责产品销售收入催收负责产品销售收入催收

16、的实施工作，并负责对的实施工作，并负责对催收情况进行统计、总催收情况进行统计、总结、分析结、分析负责该项业务的销售负责该项业务的销售人员直接负责应收账人员直接负责应收账款的催收款的催收 控制目标1、登登记记入入账账的的销销货货业业务务确确认认已已经经发发货货给给真真实实顾顾客客（存存在或发生）在或发生）2、所有销货业务均已登记入账（完整性）、所有销货业务均已登记入账（完整性）3、登登记记入入账账的的销销货货数数量量确确系系已已发发货货的的数数量量，并并正正确确开开具收款账单并、登记入账（估价与分摊）具收款账单并、登记入账（估价与分摊）4、销货业务的分类恰当（分类）、销货业务的分类恰当（分类）5

17、、销货业务的记录及时（及时性）、销货业务的记录及时（及时性）6、销销货货业业务务已已经经正正确确地地记记入入明明细细账账，并并经经正正确确汇汇总总（过账和汇总（过账和汇总）7、做做好好应应收收账账款款的的统统计计和和催催收收工工作作，确确保保应应收收账账款款的的安全管理安全管理1516页风险分析及控制措施建议1、定价阶段、定价阶段：营销公司直接负责产品定价及折扣政策。：营销公司直接负责产品定价及折扣政策。风风险险：销销售售价价格格未未经经适适当当审审批批，直直接接由由营营销销公公司司定定价价的的行行为为可可能能 造成舞弊，造成销售受损，损害企业经济利益或企业形象。造成舞弊，造成销售受损，损害企

18、业经济利益或企业形象。内内控控措措施施建建议议：产产品品基基础础价价格格以以及及销销售售折折让让和和销销售售折折扣扣等等政政策策的的制定应按一定程序报总公司审批。制定应按一定程序报总公司审批。2、订订立立销销售售合合同同阶阶段段：条条列列中中未未明明确确规规定定和和有有关关合合同同订订立立的的控控制制制制度。度。风风险险：未未对对订订立立合合同同有有关关细细节节进进行行规规定定，可可能能造造成成合合同同内内容容如如案案例一所讲存在重大疏漏和欺骗，导致侵害企业的合法权益。例一所讲存在重大疏漏和欺骗，导致侵害企业的合法权益。内内控控措措施施建建议议：应应明明确确规规定定合合同同双双方方的的权权利利

19、和和义义务务，审审批批人人员员必必须须对对销销售售合合同同草草案案进进行行严严格格的的审审批批。（以以避避免免案案例例1一一样样私私刻刻合合同同专专用章等情况的出现）用章等情况的出现）173、收收款款管管理理：条条例例未未对对应应收收账账款款的的结结算算方方式式作作出出明明确确的的规规定定、销销货货管管理理有有规规定定，执执行行人人员员却却不不遵遵守守的的应应收账款管理机制的考核制度不完善。收账款管理机制的考核制度不完善。风风险险：条条例例未未对对企企业业的的应应收收账账款款回回收收结结算算方方式式明明确确作作出出规规定定，会会带带来来如如案案例例1一一样样的的账账款款回回收收不不力力甚甚至至

20、货货款款短短缺缺等等风风险险。考考核核机机制制不不健健全全会会造造成成不不能能及及时时规避执行不力等风险规避执行不力等风险 内内控控措措施施建建议议：企企业业应应当当结结合合销销售售政政策策和和信信用用政政策策，选选择择恰恰当当的的结结算算方方式式。比比如如，货货款款不不能能直直接接经经手手销销售售人人员员，而而应应以以银银行行存存款款的的方方式式直直接接汇汇往往总总公公司司开开设设的的银银行行账账户户。企企业业应应该该建建立立严严格格的的人人员员考考核核机机制制和和运运行行执执行行考考核核制制度度，对对完完成成任任务务及及时时和和执执行行不不力力等等情情况况实实现现奖奖惩惩，鼓鼓励励优优秀秀员员工工，同同时时以以制制度度规规避避工工作作人人员员可可能造成的风险。能造成的风险。18页