职业形象、有效沟通和人际关系.ppt
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1、职业形象、有效沟通和人际关系职业形象 调查结果显示,当两个人初次见面的时候,第一印象中的55%是来自你的外表,包括你的衣着、发型等;第一印象中的38%来自于一个人的仪态,包括你举手投足之间传达出来的气质,说话的声音、语调等,而只有7%的内容上来源于简单的交谈。也就是说,第一印象中的93%都是关于你的外表形象。职业形象包括多种因素:外表形象、知识结构、职业形象包括多种因素:外表形象、知识结构、品德修养、沟通能力等等。品德修养、沟通能力等等。职业形象气质气质气质 :气质修炼,魅力开发:气质修炼,魅力开发q指在人的认识、情感、言语、行动中,心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特
2、征。q它与日常生活中人们所说的脾气、性格、性情等含义相近。仪表仪表:即人的外表,包括容貌、举止、姿态、仪表:即人的外表,包括容貌、举止、姿态、风度等。风度等。q体现文化修养 q赢得他人的信赖 q提高与人交往的能力 语言语言语言使用敬语、谦语、雅语使用敬语、谦语、雅语q简洁得体、条理分明、通俗易懂;q语气诚恳、亲切、有活力,时时表现出关怀之意;q把专业知识与客户的体贴关怀结合起来,耐心解答;q始终注意礼貌用语;请问、请稍等、对不起让您久等了;q拿起话筒,自报家门:“你好老刘,我姓王,有什么可以帮到你。”q 举止 举止举止形体语言形体语言 在人际交往中在人际交往中在人际交往中在人际交往中,语言的语
3、言的语言的语言的内容只能起到内容只能起到内容只能起到内容只能起到7%7%7%7%的作的作的作的作用用用用,而面部表情、语气、而面部表情、语气、而面部表情、语气、而面部表情、语气、形体动作等表达形式形体动作等表达形式形体动作等表达形式形体动作等表达形式却占有却占有却占有却占有97%97%97%97%的地位。的地位。的地位。的地位。微笑的益处 微笑是最具有感染力的表情,学会运用微笑,在你的职场生涯中会增加许多的机会和充满阳光的希望。微笑的益处微笑的益处q给人以自信 q让人感觉到你的真诚 q是对付愤怒的良药q能使彼此精神愉悦,相处的气氛变得轻松和谐沟通 沟通的定义:为了设定的目标,把信息、思想和情沟
4、通的定义:为了设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并达成共同协议的过程。感在个人或群体间传递,并达成共同协议的过程。因为未能沟通而造成的真空,将很快充满谣言、误解、废话与毒药。帕金森 一个人事业上的成功,只有15%是由于专业技术,另外的85%要靠人际关系和处世技巧。卡耐基人的需求层次沟通信息传递的方式有效沟通和良好人际关系的对象自我自我运营商运营商客户客户同事同事厂家厂家客户客户我们需我们需我们需我们需要处理要处理要处理要处理好与各好与各好与各好与各方的关方的关方的关方的关系。忽系。忽系。忽系。忽视任何视任何视任何视任何一方,一方,一方,一方,对我们对我们对我们对我们的工作的工作
5、的工作的工作将产生将产生将产生将产生重大影重大影重大影重大影响。响。响。响。有效沟通的方式有效沟通有效沟通人际关系人际关系报告方式报告方式宴请方式(包括搞活动宴请方式(包括搞活动和共同的爱好等)和共同的爱好等)会议方式会议方式电话方式电话方式电子邮件电子邮件传统信件传统信件沟通方式的选择 1/6有时各种沟通方式需要综合运用,才能达到最佳的效果。有时各种沟通方式需要综合运用,才能达到最佳的效果。NO.沟通方式沟通方式适用场景适用场景优点优点缺点缺点1会议方式正式的沟通方式,适用于事情比较重要、多个部门参与、需要见面并快速沟通得出结果。效率高,沟通直接并不会产生歧义有时条件不允许,比如工作地点不在
6、同一地点2电话方式(包括电话会议)非正式的沟通方式,适用于事情比较简单,而且比较紧急的事情。有时不太方面当面讲的也可以考虑电话方式。快速效率高非正式方式,沟通过程没有记录3传统邮件正式的沟通方式,目前主要用在与合同有关的方面书面记录并具有法律效力效率低4电子邮件正式的沟通方式,适用于需要留底,有些事情需要详细阐述并且数据量比较大。有记录、可以跨时区并且可以把事情讲得更清楚有时收件者不一定及时回复,效率不一定高。并且有时邮件到处转发,会引起不必要的麻烦和泄密等。5报告方式正式的沟通方式,适用于阶段总结,项目总结、异常事件说明等需要详细说明并留底做记录的场景。条理性很强并且比较规范,有记录。比较花
7、费时间沟通方式的选择 2/6电子邮件(1)一、邮件格式一、邮件格式1、邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注。二、哪些事情需要发送邮件二、哪些事情需要发送邮件1、正式工作报告;2、难以简单用口头表达说明清楚的事项;3、知识推荐和信息传递;4、没有见面交流条件的其他交流内容;总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。三、邮件发送对象三、邮件发送对象1、寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级;同时抄送本部门的直接上级;2、项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送
8、给项目小组成员的直接上级、项目主要领导;3、工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。选择邮件发送对象的时候避免以下现象选择邮件发送对象的时候避免以下现象1、发给厂家或者运营商的邮件,需要仔细考虑,有些需要得到上级领导的批准方可发送;2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替;3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不 能深入了解的业务细节;3、如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒。沟通方式的选择 2/6电子邮件(2)四、邮件沟通支持
9、四、邮件沟通支持1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向直接上级寻求沟通支持;2、如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧;3、充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做(这样降低了沟通效率)。五、邮件内容五、邮件内容1、如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项;2、控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇大论。六、沟通确认和反馈六、沟通确认和反馈1、对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;2、重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间;3、
10、如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒。沟通方式的选择 3/6电话沟通接电话的技巧接电话的技巧第一阶段、打招呼(语言握手)第一阶段、打招呼(语言握手)最完美的接电话时机是在电话铃响的第三声接起来。太早对方会觉得突然,太晚对方多少有点不悦。使用合适的问候语:“早上好”、“下午好”、“晚上好”或“您好”。告诉对方自己是谁,以免对方是误打,或再次询问而浪费时间。确认对方是谁,然后致意问候:“对不起,请问您是哪一位?您好!”拨错号码是常有的事,你不能一声“错了”,然后重重地挂上电话,要语气温和地告诉对方:“你打错了,这是单位。”第二阶段、专心聆听并提供帮助第二阶段、专心聆听并提
11、供帮助放下手头任何事情,左手拿听筒,右手做好记录准备,专心致志地听对方讲的事情。不要在接听电话的同时做其它事情,否则对方很容易觉察到你心不在焉。如果电话要找的人不在或正在忙着其它事不能抽身,不要只告诉对方不在或正忙。要告诉对方您想怎样帮助对方,让对方感到你乐于帮助。如“如果方便的话,请留下你的姓名和电话号码,我让他打电话给你,您看行吗?”等。重复和确认是电话沟通中非常重要的技巧之一,以避免误会,或不致遗漏重要的信息等。如果是顾客的抱怨电话,最忌争辩,最明智的做法就是洗耳恭听,让顾客诉说不满,一边认真琢磨对方发火的根由,找到正确的解决方法,用肺腑之言感动顾客。负责地回答所有问题,如遇不清楚的事情
12、,或说其大意,或请了解情况的人接电话。回答问题不能含糊不清。第三阶段、结束电话第三阶段、结束电话在通话结束前,要表达谢意并道“再见”;要等对方放下话筒后,再轻轻放下话筒。在对方还在说话时就挂断电话是很不礼貌的。沟通方式的选择 4/6电话沟通打电话的技巧打电话的技巧第一阶段、打电话前的准备事项第一阶段、打电话前的准备事项确认对方的电话号码,单位及姓名;准备好纸、笔及相关资料;写下要说的事情及次序第二阶段、打招呼(语言握手)第二阶段、打招呼(语言握手)电话通后,要先通报自己的单位或姓名,然后确认对方的名字。礼貌地询问对方是否方便之后,再开始交谈。如果自己打错了电话,礼貌的做法是发自内心地道歉。在给
13、身份地位高的人士打电话时,直呼其名是失礼的,应说:“您好,我是XX,我想跟X先生谈谈XX事情,不知是否方便?”第三阶段、讲述事由第三阶段、讲述事由讲述事由要简明扼要,声音和蔼,遵守5W1H原则:WHEN,WHERE,WHO,WHAT,WHY,HOW(时间、地点、人物、事件、原因、怎么做)简单地重复一遍事由,既重复重点,也要听取对方所谈事情。第四阶段、结束通话第四阶段、结束通话在通话结束前,表示谢意并道“再见”:“李先生,谢谢您,再见!”电话沟通中的其它注意事项电话沟通中的其它注意事项别在电话中进行复杂事情的描述别在电话中进行复杂事情的描述不要谈太复杂的事情,那样谈话时间太长,客户可能不耐烦,从
14、而影响沟通效果。打电话的时机打电话的时机往客户家里打电话,应避开早晨8点钟以前,晚上10点钟以后。往单位打电话谈,最好避开临下班前10分钟。对方不方便接听电话,不适宜继续谈话。谁先挂电话谁先挂电话通常是打电话一方先放电话,但对我们来说,因为对方是客户,应让对方先放电话以示尊重。不要使用简略语、专用语尤其是英语缩写(有时)不要使用简略语、专用语尤其是英语缩写(有时)沟通方式的选择 5/6会议管理提高会议成效的要领提高会议成效的要领 1.要严格遵守会议的开始时间。2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3.会议要有清楚的议程,要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。4.在会议进行中要注
15、意如下事项:(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?(4)是否发言者过于集中于某些人呢?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?(6)是否某个人的发言过于冗长呢?(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?5.应当引导在预定时间内做出结论。6.在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间。7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。9.要有明确的会议目的,开会通常为了三个目的:沟通、管理和决策。10.精选参加会议的人员会议的参加人员数量要适度,不能太多,在公司中的层级不能相差太远,否则
16、不可能做到畅所欲言、各抒己见。沟通方式的选择 6/6如何写报告(1)报告是为一个主题或问题下定义,收集相关资料和事实,以便尽量做到完整和精确的表达。一份报告)报告是为一个主题或问题下定义,收集相关资料和事实,以便尽量做到完整和精确的表达。一份报告应该包括分析,判断,结论和建议。应该包括分析,判断,结论和建议。(2)一份报告应该要:简洁、易懂、准确、逻辑性强、)一份报告应该要:简洁、易懂、准确、逻辑性强、描述性强、针对性强。描述性强、针对性强。(3)如何写好报告)如何写好报告:q明白谁要这份报告?他们为什么要这份报告?他们要用这份报告做什么?他们希望这份报告包括些什么?q规划报告怎么写,搭建报告
17、架构;q确定报告的风格;q收集写报告需要的素材;q撰写报告;q报告的结论、建议;q附录;q参考资料;q请人帮助校对、审核和修改;q最后要对目录、版面、页脚和页眉等报告格式规整。有效沟通和建立良好人际关系的流程有效沟通和良好人际关系的目标q最终目标是:客户满意、公司满意和自己满意。最终目标是:客户满意、公司满意和自己满意。工作关系工作关系朋友关系朋友关系私人关系私人关系工作关系工作关系朋友关系朋友关系私人关系私人关系工作关系工作关系朋友关系朋友关系建立良好的人际关系建立良好建立良好的人际关系的人际关系建立信任建立信任良好良好的心态的心态丰富丰富的知识的知识控制情绪控制情绪积极积极的态度的态度良好
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