办公自动化Excel-ch.ppt

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1、华信教育资源网华信教育资源网 Excel与数据处理与数据处理 第第2版版华信教育资源网华信教育资源网 本章本章学习目标学习目标n认识认识EXCEL的工作界面，窗口组成元素；的工作界面，窗口组成元素；n了解工作薄、工作表、单元格等基本概念；了解工作薄、工作表、单元格等基本概念；n掌握不同类型的数据输入方法；掌握不同类型的数据输入方法；n理解相对引用和绝对引用；理解相对引用和绝对引用；n掌握公式输入方法；掌握公式输入方法；n掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作n掌握单元格、行、列常用操作；掌握单元格、行、列常用操作；n掌握掌握sumcountif等简单函

2、数的应用方法等简单函数的应用方法华信教育资源网华信教育资源网 1.1 Excel操作基础操作基础1启动启动Excel的方法的方法n通过通过Windows任务栏选择任务栏选择“开始开始”按钮按钮 n通过通过Excel 快捷方式快捷方式 n双击双击xcel文件的名字或图标文件的名字或图标、退出退出xcel的方法的方法n单击单击Excel 窗口右上角的关闭按钮窗口右上角的关闭按钮n选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“退出退出”菜单项。菜单项。n按快捷键按快捷键Alt+F4。华信教育资源网华信教育资源网 1.1 Excel操作基础操作基础3、Excel界面界面华信教育资源网华信教育资源网 1.1 E

3、xcel操作基础操作基础、Excel 基本概念基本概念n工作簿工作簿 n在在Excel中创建的文件叫做工作簿，扩展名是中创建的文件叫做工作簿，扩展名是.xlsn工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。但可以根据需要增加，个数不限。但可以根据需要增加，个数不限。n新建第一个工作薄的默认名：新建第一个工作薄的默认名：book1.xls。n工作表工作表 n由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有65 536行、行、256列。列。n工作表由工作表标签区别，如工作表由工作表标签区别，如

4、sheet1、sheet2华信教育资源网华信教育资源网 1.1 Excel操作基础操作基础n工作薄与工作薄与工作表的关系工作表的关系华信教育资源网华信教育资源网 1.1 Excel操作基础操作基础n行号n工作表由工作表由65 536行组成，每行的编号称为行组成，每行的编号称为行号行号n列标列标 n工作表有工作表有256列，用于区别各列的英文字母称列，用于区别各列的英文字母称列标列标n单元格、单元格、活动单元格活动单元格 n工作表中的网格，它用列标和行号定位。如工作表中的网格，它用列标和行号定位。如A1就表示就表示列第行对应的单元格列第行对应的单元格n编辑栏n用于显示、修改活动单元格的内容n全选

5、按钮n用于选定整个工作表所有的单元格。用于选定整个工作表所有的单元格。华信教育资源网华信教育资源网 1.2建立建立工作薄工作薄1、直接启动、直接启动xcel将建立将建立book1.xls2、建立近似于以前工作薄、建立近似于以前工作薄n打开原来的工作薄，立即将其另存为新工作薄打开原来的工作薄，立即将其另存为新工作薄3、根据模板建立工作薄、根据模板建立工作薄n可选择可选择“新建工作簿新建工作簿”任务窗格中的任务窗格中的“本机上的模板本机上的模板”选项，选项，Excel将会弹出一个列有许多模板的对话框将会弹出一个列有许多模板的对话框华信教育资源网华信教育资源网 1.3 输入输入数据数据n数据输入具有

6、一定的数据输入具有一定的技巧性技巧性，针对不同的，针对不同的数据类型，采用不同的输入方法，可以极数据类型，采用不同的输入方法，可以极大的提高工作大的提高工作效率效率n因数据输入涉及的方法和内容较多，在实因数据输入涉及的方法和内容较多，在实际工作中际工作中非非常适用常适用，所以将它，所以将它独立出来独立出来，并补充了一些教材中没有讨论到的方法并补充了一些教材中没有讨论到的方法n数据输入数据输入华信教育资源网华信教育资源网 1.4 公公式式、公式的概念、公式的概念nExcel的公式由运算符、数值、字符串、变量的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。和函数组成。n公式必须以等号公式必须以等号“

7、=”开头开头，即在，即在Excel的单元的单元格中，格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。量或函数，在公式中还可以使用括号。n例如：例如：=10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式，可以在任何单元格中输入此公式就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中会把公式的计算结果显示在相应的单元格中华信教育资源网华信教育资源网 1.4 公公式式2、运算符、运算符n在在xcel公式中可以使用运算符。公式中可以使

8、用运算符。运算符运算符运算功能运算功能优优先先级级()括号括号1-负负号号2%百分号百分号3乘方乘方4*与与/乘、除法乘、除法5+与与-加、减法加、减法6&文本文本连连接接7=、=、等于、小于、大于、小于等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于等于、大于等于、不等于8华信教育资源网华信教育资源网 1.4 公公式式3、说明n括号的运算级别最高，在括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达最内层的表达式优先运算式优先运算。同等级别的运

9、算符从左到右依次。同等级别的运算符从左到右依次进行。进行。n“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。个字符串连接为一串。n例如，例如，ABC&DEF的结果为的结果为“ABCDEF”，财务财务&经济经济的结果为的结果为“财务经济财务经济”。华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用1、引用的概念、引用的概念n在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格格区域，并指明公式中所使用的数据的

10、单元格位置。位置。n引用不同工作簿中的单元格称为引用不同工作簿中的单元格称为链接链接。2、引用的类型、引用的类型nA1引用引用nRC引用引用华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用3、相对引用、相对引用n相对引用也相对引用也称为相对地称为相对地址引用，是址引用，是指在一个公指在一个公式中直接用式中直接用单元格的列单元格的列标与行号来标与行号来取用某个单取用某个单元格中的内元格中的内容。容。华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用n相对相对引用的例子引用的例子n某超市某超市3月份月份的进货单如下图所示，计算的进货单如下图所示，计算“金金额额”。在在G3计算公计算公式式=C3*D3*F

11、3然后向下复制然后向下复制该公式！该公式！华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用4、绝对、绝对引用引用n绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格。如果公总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。n绝对引用的形式是在引用单元格的绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号列号与行号前面加前面加“$”符号符号。n比如，比如，$A$1就是对就是对A1单元格的单元格的绝对引用绝对引用。华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用n绝对引用绝对引用案例案例n假设假设LG空调空调在重庆各商场在重庆各商场的销售价格相的销售价格相

12、同，重庆各商同，重庆各商场的销售数据场的销售数据如右图所示。如右图所示。计算各商场的计算各商场的销售总额。销售总额。在在E8输入公式：输入公式：=$c$5*C8然后向下复制此公式！然后向下复制此公式！华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用5、混合、混合引用引用n混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，对列。比如，$A1、$B1 n案例案例华信教育资源网华信教育资源网 1.4.2 引用6、内部引用与、内部引用与外部引用外部引用 1）引用相同工作表中的单元格，例：）引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工

13、作簿不同工作表中的单元格，例）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用不同工作簿中的单元格，例：）引用不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）同一公式中存在几中不同的引用，例：）同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9华信教育资源网华信教育资源网 1.5工作工作表表n1.5.1 工作表工作表常见操作常见操作n1工作表的切换工作表的切换 n2插入工作表插入工作表n3删除工作表删除工作表n4移动工作表移动工作表n5修改

14、工作表标签的名字修改工作表标签的名字n6复制工作表复制工作表n7修改新工作簿的默认工作表个数修改新工作簿的默认工作表个数华信教育资源网华信教育资源网 1.5工作工作表表n1.5.2 工作表工作表行、列操作行、列操作n选择行、列选择行、列 n选择选择单行单行：用鼠标单击要选择的行号：用鼠标单击要选择的行号n连接连接多行多行：按住：按住Shift，然后单击第，然后单击第1和最后两个和最后两个行号行号n不连接多行不连接多行：按住：按住Ctrl，依次单击要选择的行号，依次单击要选择的行号n列的选择方法同行的选择法。列的选择方法同行的选择法。按住按住Shift单单击行号击行号2、3就选中了！就选中了！华

15、信教育资源网华信教育资源网 1.5工作工作表表n删除行、列删除行、列n插入行、列插入行、列 n调整行高调整行高n调整列宽调整列宽把鼠标移到行号把鼠标移到行号3的的下边线上，当指针变下边线上，当指针变成一个黑色成一个黑色“十字架十字架”时，按下并拖动鼠时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减标左键，就可增、减该行的行高该行的行高把鼠标移到把鼠标移到G列的右边列的右边线上，当指针变成一个线上，当指针变成一个黑色黑色“十字架十字架”时，双时，双击鼠标左键，击鼠标左键，G列的宽列的宽度就会自动进行调整以度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字显示出那些被遮住的字华信教育资源网华信教育资源网 1.5工作工作表

16、表1.5.3 单元格操作单元格操作1、选择单元格、选择单元格n单个、连续与不连续的多个单元格的选择单个、连续与不连续的多个单元格的选择2、清除单元格内容、清除单元格内容3、删除单元格、删除单元格n注意单元格清除与删除的区别注意单元格清除与删除的区别4、插入单元格、插入单元格5、移动单元格、移动单元格6、复制单元格、复制单元格7、合并单元格、合并单元格华信教育资源网华信教育资源网 1.6函函数数n1、函数的概念、函数的概念n函数是函数是Excel已经定义好了的一些已经定义好了的一些特殊公式特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某

17、个单元格中。计算的结果存放在某个单元格中。n2、Excel函数类型函数类型n工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。数、文本函数及信息类函数等。华信教育资源网华信教育资源网 1.6.1 常用工作表函常用工作表函数数1、SUM和和Average用法：用法：sum(x1,x2,x3x30)Average(x1,x2,x3x30)其中，其中，x1,x2 x30可以是可以是数字数字，单元格或单元格单元格或单元格区域的引用区域的引用，也可以是表达式。，也

18、可以是表达式。功能：功能：sum求所有参数求所有参数x1,x2 x30的总和的总和Average求所有参数求所有参数x1,x2 x30的平均值的平均值华信教育资源网华信教育资源网 1.6.1 常用工作表函常用工作表函数数nSum和和Average的应用案例的应用案例n某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、水费、电费，计算水费、电费，计算总额、总计总额、总计与与平均数平均数 华信教育资源网华信教育资源网 1.6.1 常用工作表函常用工作表函数数、max和和min用法：用法：max(x1,x2,x3x30)min(x1,x2,x3x30)其

19、中，其中，x1,x2 x30可以是可以是数字数字，单元格或单元格单元格或单元格区域的引用区域的引用，也可以是表达式。，也可以是表达式。功能：功能：max求所有参数求所有参数x1,x2 x30的最大值的最大值min求所有参数求所有参数x1,x2 x30的最小值的最小值华信教育资源网华信教育资源网 1.6.1 常用工作表函常用工作表函数数、count用法：用法：count(x1,x2,x3x30)其中，其中，x1,x2 x30可以是可以是数字数字，单元格或单元格单元格或单元格区域的引用区域的引用，也可以是表达式。，也可以是表达式。功能：功能：统计统计x1,x2 x30中数字的个数中数字的个数4、c

20、ountif 用法：用法：COUNTIF(单元格区域单元格区域,“条件条件”)其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“=60”功能功能:统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数华信教育资源网华信教育资源网 1.6.1 常用工作表函常用工作表函数数、IFn用法用法nIF(条件条件,表达式表达式1,表达式表达式2)n其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。n功能功能n条件成立时条件成立时，函数结果为表达式的值；，函数结果为表达式的值；条件不成条

21、件不成立时立时，函数的结果为表达式的值，函数的结果为表达式的值华信教育资源网华信教育资源网 1.6.1 常用工作表函常用工作表函数数n案例案例n某班期末考试成绩表如下图所示，统计每位同学的总分，考试人某班期末考试成绩表如下图所示，统计每位同学的总分，考试人数，最高和最低总分，以及不及格人数。数，最高和最低总分，以及不及格人数。华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容补讲内容:配置工作环境配置工作环境 1、定制菜单、定制菜单n删除菜单栏或菜单项删除菜单栏或菜单项n增加菜单中的菜单项增加菜单中的菜单项2、工具栏操作、工具栏操作n工具栏显示、隐藏、修改、移动工具栏显示、隐藏、修改、移动3、Excel文

22、件、工作表操作文件、工作表操作n设置文件保存的目录n最近打开的文件数、工作表数目4、更改文件自动保存的间隔时间、更改文件自动保存的间隔时间 通过通过“工具工具”|“自定义自定义”菜单完成菜单完成通过通过“视图视图”|“工具栏工具栏”菜单完成菜单完成通过通过“工具工具”|“选项选项”菜单完成菜单完成通过通过“工具工具”|“选项选项”菜单完成菜单完成华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容补讲内容:查看工作表数据查看工作表数据1、全屏幕查看工作表数据、全屏幕查看工作表数据 n选择选择“视图视图”|“全屏显示全屏显示”菜单命令菜单命令2、按比例查看工作表数据、按比例查看工作表数据 n选择选择“视图视图

23、”|“显示比例显示比例”菜单项菜单项从弹出的从弹出的对话框中对话框中选择一个选择一个显示比例显示比例华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容补讲内容:查看工作表数据查看工作表数据3、按打印页面分页查看工作表数据、按打印页面分页查看工作表数据 n选择选择“视图视图”|“分页预览分页预览”菜单项菜单项 n打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容补讲内容:查看工作表数据查看工作表数据4、在多窗口查看数据、在多窗口查看数据n1、单击要进行窗口分隔的位置。、单击要进行窗口分隔的位置。n2、选择、选择“窗口窗口”|“拆分拆

24、分”菜单项。菜单项。n3、拖动分隔线，重新定位各个窗格的大小、拖动分隔线，重新定位各个窗格的大小 华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容补讲内容:查看工作表数据查看工作表数据5、冻结行列标题查看数据、冻结行列标题查看数据n单击要冻结的行、列交叉点下边的单元格。单击要冻结的行、列交叉点下边的单元格。n选择选择“窗口窗口”|“冻结窗口冻结窗口”菜单项。菜单项。华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题1、打印纸及页面设置、打印纸及页面设置 进行正式打印之前要确定的几件事情进行正式打印之前要确定的几件事情：打印纸的大小；打印纸的大小；打印的份数；打印的份数；是否需

25、要页眉是否需要页眉是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。工作表的单元格区域。这些问题可以通过这些问题可以通过页面设置页面设置解决。解决。华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题n页面设置的方法页面设置的方法n选择选择“文件文件”|“页面设置页面设置”菜单项菜单项，在如下，在如下对话框中设置。对话框中设置。华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题n2、打印预览打印预览（1）打印预览打印预览的意义的意义n打印预览是打印稿的打印预览是打印稿的屏幕预显屏幕预显，其效

26、果与最终的打，其效果与最终的打印效果没有什么区别。印效果没有什么区别。n在进行工作表的正式打印之前，有必要进行在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预打印预览览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出置，避免打印出无用的表格无用的表格。（2）方法）方法n单击常用工具条中的打印预览工具按钮单击常用工具条中的打印预览工具按钮 华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题n3、缩放打印比例以适应打印纸大小、缩放打印比例以适应打印纸大小 n比较糟糕的打印情况：比较糟糕的打印情况：n只有一两行（列）的内容被打

27、印到了只有一两行（列）的内容被打印到了另一页另一页上！上！n打印内容打印内容不足一页不足一页，整张打印纸内容较少，整张打印纸内容较少，页面难看页面难看。这些情况可通过打印缩放解决！华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题n4、打印标题或页码、打印标题或页码 n选择选择“视图视图”|“页眉页眉和页脚和页脚”菜单项菜单项n 单击单击“自定义页眉自定义页眉”可可输入页眉或页脚的文字。输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期也可以选择页码或日期 等等华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题5、标题在工作表的首行、标题在工作表

28、的首行 n如果工作表的首行是标题，而且工作表内如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将置，将首行指定为标题。首行指定为标题。华信教育资源网华信教育资源网 补讲内容：补讲内容：打印的几个问题打印的几个问题6、打印整个工作簿或指定工作表区域、打印整个工作簿或指定工作表区域 n如果单击常用工具栏中的如果单击常用工具栏中的打印图标打印图标，ExcelExcel只会将当只会将当前工作表的内容打印出来。前工作表的内容打印出来。n如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的作表的指定区域指定区域 ，选择，选择“文件文件”|“|“打印打印”菜单菜单华信教育资源网华信教育资源网