《工作效率管理》PPT课件.ppt

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1、 高效工作管理高效工作管理2018年年3月月拥有主动积极的心态拥有主动积极的心态清晰明确的目标清晰明确的目标学习成功者的经验学习成功者的经验用正确的方法做正确的事情用正确的方法做正确的事情思考思考:为什么有人比我工作更出色？为什么有人比我工作更出色？目标、途径、方法目标、途径、方法有效工作目标的特征有效工作目标的特征l明确具体明确具体l可衡量可衡量l可行性可行性l相关性相关性l时间性时间性制定个人工作目标前制定个人工作目标前,请首先结合部门的年度目标请首先结合部门的年度目标案例分析案例分析b千方百计催物料，将缺料影响降到最低千方百计催物料，将缺料影响降到最低b8月月25日前优质、高效地完成技术

2、支持日前优质、高效地完成技术支持b截止到截止到8月月31日产量再创新高日产量再创新高b8月月15日前实现日前实现DSPU板来电显示功能板来电显示功能b本月实现订货额本月实现订货额4亿，同时异常机器出亿，同时异常机器出厂率控制在厂率控制在20以下。责任人：张三、以下。责任人：张三、李四、王五李四、王五有有 效效 目目 标标 的的 特特 征征设定目标的设定目标的7个步骤个步骤将实现这些计划的行动列入每天的日程安排将实现这些计划的行动列入每天的日程安排 第七步第七步根根据据自自己己制制定定的的计计划划立立即即采采取取行行动动 第第六六步步 将事情按照轻重缓急排列顺序将事情按照轻重缓急排列顺序 第五步

3、第五步实现目标要做的所有事情的任务清单实现目标要做的所有事情的任务清单 第四步第四步将自己的目标设定一个最后的期限将自己的目标设定一个最后的期限 第三步第三步将自己的目标写下来将自己的目标写下来,把目标变的清晰而具体把目标变的清晰而具体 第二步第二步确定自己的目标，明确自己想要什么确定自己的目标，明确自己想要什么 第一步第一步为什么要做计划练练 习习u列出下一年你个人要实现的列出下一年你个人要实现的10个目标个目标u找出其中最重要的一个工作目标找出其中最重要的一个工作目标u将目标进行分解将目标进行分解,按照七个步骤制定行动计划按照七个步骤制定行动计划时间大盗有：时间大盗有：打扰打扰 （电话或没

4、有预约）（电话或没有预约）重要性次序无所调整重要性次序无所调整没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力二、时间管理二、时间管理艾里克斯 缺乏明确的目标缺乏明确的目标 拖延拖延缺乏优先顺序缺乏优先顺序想做的事情太多，而且做事有头无尾想做的事情太多，而且做事有头无尾缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁不懂授权不懂授权不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求仓促决策仓促决策懒惰与心理

5、消极懒惰与心理消极行动缓慢行动缓慢主观原因主观原因上级领导浪费时间（开会、电话、不上级领导浪费时间（开会、电话、不 懂授权）。懂授权）。工作系统浪费时间（访客、官样文件、工作系统浪费时间（访客、官样文件、审批程序等）。审批程序等）。生活条件浪费时间（通讯、环境、交生活条件浪费时间（通讯、环境、交 通、朋友闲聊、家住郊区等）。通、朋友闲聊、家住郊区等）。客观原因客观原因老王案例精心计划是高效工作的基础，我们为什么要做计划？精心计划是高效工作的基础，我们为什么要做计划？墨非定律：墨非定律：(1)凡是可能出错的都会出错；凡是可能出错的都会出错；(2)每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；每次出错的

6、时候，总在最不可能出错的地方；(3)不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；(4)不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；(5)所以，在做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。所以，在做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。1、精心计划、精心计划 精心计划精心计划 工作的最高目标之一工作的最高目标之一,就是让自己投入的心力就是让自己投入的心力,体力与情感有最大的回报体力与情感有最大的回报,令人欣慰的是令人欣慰的是,制定计划时多花费一分钟制定计划时多花费一分钟,就能让你在行动中节约就能让你在行

7、动中节约10分钟分钟,花花费十几分钟做每天的计划费十几分钟做每天的计划,可以让你为自己节约两个小时的时间和精力。可以让你为自己节约两个小时的时间和精力。你需要的计划单：你需要的计划单：u每天计划：每天计划：u每周计划每周计划u每月计划每月计划步骤步骤:u准备纸笔准备纸笔u列出任务清单（想起一件新的工作立刻加到清单上）列出任务清单（想起一件新的工作立刻加到清单上）u根据轻重缓急来排先后的顺序根据轻重缓急来排先后的顺序u在每天工作中将完成的任务划掉在每天工作中将完成的任务划掉10/90定律定律,工作前花工作前花10%的时间用于制定计划的时间用于制定计划,在工作中将节约在工作中将节约90%的时间。的

8、时间。2、重、重 要要VS紧紧 要要 重要事情重要事情l你个人觉得有价值且对你个人觉得有价值且对 你的使命、价值观及首你的使命、价值观及首 要目标有意义的事和活要目标有意义的事和活 动。动。l如果它成功地完成，你如果它成功地完成，你 或别人将取得很大的收或别人将取得很大的收 益。带来的收益越高，益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越这项任务的重要程度越 高。高。紧急事情紧急事情l你或别人认为需要立你或别人认为需要立 刻注意的事和活动。刻注意的事和活动。l如果不能按期完成，如果不能按期完成，它对你或别人的价值它对你或别人的价值 会减少甚至消失。会减少甚至消失。时间管理矩阵时间管理矩阵危机；急迫

9、的问题；有期限压力的计划。防患于未然；改进产能；发掘新机会；规划、休闲。不速之客；某些电话；某些信件与报告；某些会议；必要而不重要的问题；受欢迎的活动。繁琐的工作；某些信件；某些电话；浪费时间的事；有趣的活动。Do it nowDo it laterDelegateDont do it紧急 不紧急重要 不重要你所在的象限你所在的象限压力人从容人无聊人无用人压力；精疲力竭；危机处理；忙于收拾残局。有远见，有理想；平衡；纪律；自制；少有危机。短视近利；危机处理；被视为巧言令色；轻视目标与计划；缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，至破裂全无责任感；工作不保；依赖他人或机构维生。紧急 不紧急重要 不重要

10、帕累托原则帕累托原则n去寻找用去寻找用20%的努力就可得到的努力就可得到80%的效果的领域。的效果的领域。n集中精力解决少数重要问题集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题。而不是解决所有问题。n在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。80%80%最佳效最佳效最佳效最佳效果的工作果的工作果的工作果的工作20%20%较为较为较为较为次要的工作次要的工作次要的工作次要的工作80%80%的时间的时间的时间的时间20%20%的时间的时间的时间的时间来自来自来自来自花去花去花去花去意大利的著名经济学家意大利的著名经济学家维尔弗雷德维

11、尔弗雷德帕累托帕累托 普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%紧急 不紧急重要 不重要成功人士的时间安排成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%2-3%紧急 不紧急重要 不重要 明确自己的价值观明确自己的价值观 设定目标设定目标 制定阶段性步骤制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻把握今日：最重要时刻 长期长期中期中期 短期短期 3、自我领导、自我领导9页页13页练习页练习每周时间管理样表每周时间管理样表老王的故事 4、使用、使用ABCDE的方法来管理每天的方法来管理每天ABCDE法是一种极为有效的设置优先时间的方法，适合每天使用。法是一种极为有

12、效的设置优先时间的方法，适合每天使用。uA是项目的非常重要事情，如果不只一项，可以是项目的非常重要事情，如果不只一项，可以A1 A2。uB项目是你应该做的，后果不严重，但是你不做会让别人麻烦项目是你应该做的，后果不严重，但是你不做会让别人麻烦uC项目是做起来轻松愉快，地位却无足轻重的事情项目是做起来轻松愉快，地位却无足轻重的事情uD是可以委派别人来做的事情是可以委派别人来做的事情uE是完全取消的不做的事情是完全取消的不做的事情 练练 习习将你明天的任务清单，用将你明天的任务清单，用ABCDE的方法来练习。的方法来练习。5、工作的关键点管理、工作的关键点管理 “你为什么能拿到薪水你为什么能拿到薪

13、水”？公司需要你完成具体的工作，薪水和奖金是？公司需要你完成具体的工作，薪水和奖金是对你完成的数量以及质量的回报。对你完成的数量以及质量的回报。u 我们每个人的工作可以分解为我们每个人的工作可以分解为57个环节。我们需要把关键点找出来。个环节。我们需要把关键点找出来。u 找出自己在每个环节的优势和劣势，然后确认一种技能。找出自己在每个环节的优势和劣势，然后确认一种技能。u 你工作中最薄弱的那个环节，决定了你发挥自己能力的最大限度。你工作中最薄弱的那个环节，决定了你发挥自己能力的最大限度。u 带着这张清单，去拜访你的上司，和他讨论。请他给出中肯的评价确认。带着这张清单，去拜访你的上司，和他讨论。

14、请他给出中肯的评价确认。6、克服拖沓、克服拖沓克服拖沓最好的办法就是在做事之前将一切准备就绪。克服拖沓最好的办法就是在做事之前将一切准备就绪。u清理你的办公桌（将文件按照你需要的程度摆放，收起无用的文件和物品）。清理你的办公桌（将文件按照你需要的程度摆放，收起无用的文件和物品）。u准备工作所需要的资料、电脑程序、电子邮件地址、其他通讯的资料。准备工作所需要的资料、电脑程序、电子邮件地址、其他通讯的资料。u为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境。让自己的办公桌赏心悦目。为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境。让自己的办公桌赏心悦目。u良好的自我确认：自己是个效率很高的人，迅速进入状态。良好的自我

15、确认：自己是个效率很高的人，迅速进入状态。u拿起资料立刻对自己说：让我们开始工作吧！拿起资料立刻对自己说：让我们开始工作吧！逃避也是拖沓的主要原因逃避也是拖沓的主要原因u认真的完成家庭作业（不断的学习，有时候觉得自己不胜任，认真的完成家庭作业（不断的学习，有时候觉得自己不胜任，是拖沓的主要原因）是拖沓的主要原因）6、克服拖沓、克服拖沓 创造性拖延：推迟掉对自己价值不高的，意义不大的活动，从而处理那些可以创造性拖延：推迟掉对自己价值不高的，意义不大的活动，从而处理那些可以使工作和生活焕然一新的事情。（留下来陪伴家人、读书、运动等），先难后易也可使工作和生活焕然一新的事情。（留下来陪伴家人、读书、

16、运动等），先难后易也可以防止拖沓。以防止拖沓。建议步骤：建议步骤：1、每天下班前将第二天所要做的事情列出来：、每天下班前将第二天所要做的事情列出来：2、用、用ABCDE的方法，结合的方法，结合20/80法则审视这张表格法则审视这张表格3、选择、选择A-1对你最重要，意义最大的工作对你最重要，意义最大的工作4、准备好这项工作你需要的每样东西，摆放整齐，以方便你在第二天一早、准备好这项工作你需要的每样东西，摆放整齐，以方便你在第二天一早 立刻开始工作。立刻开始工作。5、彻底清理你的办公桌，这样就是这个重要的工作就乖乖的在桌子上等你了。、彻底清理你的办公桌，这样就是这个重要的工作就乖乖的在桌子上等你

17、了。6、约束自己早些起床，用宽松的时间到单位，精神百倍的坐在座位上，立刻开始。约束自己早些起床，用宽松的时间到单位，精神百倍的坐在座位上，立刻开始。7、连续连续21天使用这个办法，直到成为一个习惯。天使用这个办法，直到成为一个习惯。6、克服拖沓、克服拖沓 分步骤进行工作也可以很好的防止拖沓，只要你接手的工作让你觉得望而生畏，分步骤进行工作也可以很好的防止拖沓，只要你接手的工作让你觉得望而生畏，无从下手，就尝试下边的办法：无从下手，就尝试下边的办法：方法一、按部就班方法一、按部就班 将整体工作任务分解成阶段性目标，即可以使你把目标可操作化，同时，将整体工作任务分解成阶段性目标，即可以使你把目标可

18、操作化，同时，使你每完成一段，就感受到成就感和动力。使你每完成一段，就感受到成就感和动力。方法二、打开缺口方法二、打开缺口 在你接手的工作中，找到一个出口，迅速动手（一般都是从自己擅在你接手的工作中，找到一个出口，迅速动手（一般都是从自己擅长入手，会增加你的信心）。长入手，会增加你的信心）。7、给自己压力、给自己压力 将重要的工作的完成日期书面化，以提醒自己剩余的时间。并书写下列项目。将重要的工作的完成日期书面化，以提醒自己剩余的时间。并书写下列项目。适当的给自己一些压力：适当的给自己一些压力：u写出完成这个项目可以给自己带的五项好处写出完成这个项目可以给自己带的五项好处u写出不完成这个项目可

19、以给自己带来的五项损失写出不完成这个项目可以给自己带来的五项损失u冥想完成后自己的心理感受和场景冥想完成后自己的心理感受和场景u与压力共处，将压力化为动力与压力共处，将压力化为动力1、我做了什么根本不需要做的事？、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做 的事？的事？3、我做了什么耗时过长的事？、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？、我做了什么会浪费别人时间的事？8、以后要经常反省自己、以后要经常反省自己你告诉我情况，我来决策你告诉我情况，我来决策你告诉我几个建议，我来选择你告诉我几个建议，我来选择你告

20、诉我你希望如何做，我同意后你再做你告诉我你希望如何做，我同意后你再做你告诉我如何去做，在我反对前，你可以你告诉我如何去做，在我反对前，你可以继续下去继续下去你可以去做，但事后让我知道你是如何去你可以去做，但事后让我知道你是如何去做的做的你可以去做，不需要与我联系你可以去做，不需要与我联系 9、授、授 权权 的的 程程 度度决定授权项目选择合适人选解释授权项目被授人列计划讨论监控方法和关键点授权监控授授 权权 流流 程程 图图时时 间间 管管 理理 工工 具具n年度目标规划年度目标规划n月工作计划表月工作计划表n周工作计划表周工作计划表n日工作计划表日工作计划表n可授权的项目表可授权的项目表总总 结结目标清晰：目标清晰：u清晰自己的各阶段目标清晰自己的各阶段目标u请让自己的年度工作目标结合部门的目标请让自己的年度工作目标结合部门的目标u设定有效目标的七个步骤设定有效目标的七个步骤自我管理到位：自我管理到位：u精心计划精心计划u轻重缓急、按照角色自我领导轻重缓急、按照角色自我领导u用用A-E的方法管理每天的方法管理每天u工作的关键点管理工作的关键点管理u克服拖沓克服拖沓u与压力共舞与压力共舞u经常反省自己经常反省自己u合理授权合理授权高效工作管理等于：高效工作管理等于：小小 结结一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。