《会议沟通》PPT课件.ppt

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1、LOGO 会议沟通会议沟通讨论讨论某某服服装装公公司司决决定定加加快快工工艺艺流流程程改改造造，并并进进行行工工艺艺重重组组。但但以以前前在在进进行行工工艺艺重重组组时时，工工人人的的反反应应非非常常强强烈烈，对对工工艺艺的的改改动动持持敌敌对对态态度度。为为了了实实施施计计划划的的改改革革，公公司司管理层采用了三种不同的策略：管理层采用了三种不同的策略：u 策策略略一一，与与第第一一组组工工人人采采取取沟沟通通的的方方式式，向向他他们们解解释释将将要要实实行行的的新新标标准准、工工艺艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给

2、他们一个反馈的期限；u 策策略略二二，告告诉诉第第二二组组工工人人有有关关现现在在工工艺艺流流程程中中存存在在的的问问题题，然然后后进进行行讨讨论论，得得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；u 策策略略三三，对对第第三三组组工工人人，要要求求每每个个人人都都讨讨论论并并参参与与建建立立、实实施施新新标标准准和和新新流流程程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且

3、对管理层的敌意越来越大，在没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有天内有17的工人的工人离职；第二组工人在离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。没有工人离职。启示？启示？为什什么么要要开会开会？u会会议在管理工作中起着非常重要的作用，在管理工作中起

4、着非常重要的作用，它它是是决决策策的重要方式，也是的重要方式，也是沟沟通信息的主要手段。通信息的主要手段。u现代企代企业强强调给员工提供更多工提供更多参与参与机机会会，鼓，鼓励励管理管理者者与与员工一起作工一起作决决策以策以创造更加和造更加和谐的工作氛的工作氛围。u有有关关资料表明，一些管理者用于料表明，一些管理者用于参参加各加各种会种会议的的时间占其工作占其工作总时间的三分之一多。的三分之一多。因此，因此，会会议开开得好坏，效率高低，直接得好坏，效率高低，直接关关系到管理效系到管理效能的高低。能的高低。当前大部分会议存在的问题当前大部分会议存在的问题u问题1n开会过于频繁u问题2n会议过于冗

5、长u问题3n流于形式 因此，非常有必要提高因此，非常有必要提高会会议效率，效率，达达到到开会开会预期目的。期目的。会会会会议议评评价价价价对会议沟通的评价对会议沟通的评价会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。会议就是一群不配合的人聚在一起，不情愿地去做指定的、白费劲的、不必要的会议就是一群不配合的人聚在一起，不情愿地去做指定的、白费劲的、不必要的事情。事情。会议是一群抓紧分钟而浪费小时的人所组成的。会议是一群抓紧分钟而浪费小时的人所组成的。会议是一群决定下次会议何时举行的人的聚会。会议是一群决定下次会议何时举行的人的聚会。会议是一群单个什么也不会做、聚在一

6、起决定什么也不做的人组成的。会议是一群单个什么也不会做、聚在一起决定什么也不做的人组成的。返回返回返回返回什么是会议沟通？会议的目的与类型有哪些？什么是会议沟通？会议的目的与类型有哪些？u会会议沟沟通：通：是群体和是群体和组织中相互交流意中相互交流意见的一中形式，的一中形式，是一是一种种常常见的群体活的群体活动。由此可由此可见，会会议即可以即可以视作一作一个个集思广益的集思广益的过程，也可以被程，也可以被当当作作一一种种信息信息传递的方式。的方式。会议的目的会议的目的u目的目的1n交流信息:管理者员工u目的目的2n给予指导：学习培训u目的目的3n解决问题：澄清问题，处理矛盾u 目的目的3n作出

7、决策：作出正确决策会议的目的会议的目的会议类型会议类型u1、谈判判-n解决双方在利益上的冲突u 2、通知、通知-n单项式传播信息u3、解、解决决问题-n利用团队创造力来解决问题u4、决策、决策-n权衡不同方案利弊，做出选择u5、交流、交流-常采用“头脑风暴”法集思广益，寻求创意 怎样组织会议？怎样组织会议？Company Logo会前准备会前准备 1会议进程控制会议进程控制2会后工作会后工作 3会前准备会前准备Company Logou1、明确、明确会会议的必要性的必要性-基于基于尽尽量不要量不要开会开会的原的原则提出；提出；u2、确定、确定会会议的目的目标-讨论工作中出工作中出现的的问题或分

8、析未或分析未来来工作中可能出工作中可能出现的的问题；u3、拟定定会会议议程程-会会议日期、日期、时间、地点、地点、议题和和参参加加对象等；象等；u4、准、准备会会议文件文件-保保证议题的全面性和明了性；的全面性和明了性；u5、分、分发预阅资料料-方便方便与会与会者了解者了解会会议主主题；u6、确定、确定会会议主持人主持人-决决定定会会议成功成功与与否的否的关关键；u7、确定、确定与会与会人人员-控制控制与会与会人人员质量和量和数数量；量；u8、预订会会议场所所-会会议杂务准准备。会场布置会场布置Company LogoV型型礼堂型礼堂型长桌型长桌型U型型圆桌型圆桌型课堂型课堂型会议进程控制会议

9、进程控制u1、宣布、宣布会会议的主的主题和目的；和目的；u2、根据、根据会会议顺序提出每序提出每个个议题，征求，征求与会与会者意者意见；u3、给每每个个人表述自己人表述自己观点的机点的机会会；u4、控制、控制讨论进程；程；u5、概概括括与会与会者者观点；点；u6、把握、把握议会会时间，不要拖延；，不要拖延；u7、针对会会议讨论结果果进行行概概括；括；u8、确定下次、确定下次会会议的的议题和和时间。依依赖于主持人于主持人对会会议的的节奏和方向的控制奏和方向的控制会后工作会后工作u下下发会会议记录和和会会议简报，并并明确下次明确下次会会议时间；u根据根据会会议精神，精神，对执行工作行工作进行行监督

10、和督和检查。会议议程会议议程会议程设计原则会议程设计原则 1会议议程的设计步骤会议议程的设计步骤2“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”一、设计原则一、设计原则u1、明确、明确议题；u2、确定主次；、确定主次；u3、注重、注重实效；效；u4、适、适时调整；整；u5、提供背景、提供背景资料；料；二、设计步骤二、设计步骤u1、突出、突出问题；u2、提出新、提出新议题；u3、选择重要重要议题；u4、分、分清清主次主次顺序；序；u5、确定、确定时间；u6、表明、表明顺序；序；u7、结束束议程；程；u8、确定下次、确定下次会会议的的议题和和时间。会

11、议议程实例会议议程实例资料：典型会议议程实例资料：典型会议议程实例uM计算机公司u一号项目检查会议u日期：2006年10月16日，星期一u时间；下午2：20-3：45u地点：B大厦第二会议室u会议目的：研究一号项目进展情况u议程：u1、公司第四季度销售情况u2、杜民做关于CPU进展报告u3、陈汉做关于CASE设计进展报告u4、李强做关于软件进展报告u附件：u1、软件进展报告，第7号u2、CASE设计进展报告，第2号u3、关于软件问题的短文会议记录会议记录会议记录的内容会议记录的内容 1会议记录的注意点会议记录的注意点2一、会议记录的内容一、会议记录的内容u1、会会议名名称称；u2、日期；、日期

12、；u3、起止、起止时间；u4、地点；、地点；u5、主、主办者；者；u6、出席人、出席人员；u7、缺席人、缺席人员；u8、会会议主席致主席致辞辞；u9、会会议过程；程；u10、会会议决决议；u11、下次、下次会会议的的时间和地点和地点会议记录实例会议记录实例u时间：1995年年4月月8日上午日上午u地点：管委会会议室管委会会议室u主持人：李李(管委会主任管委会主任)u出席者：杨杨(管委会副主任管委会副主任)、周、周(管委会副主任管城建管委会副主任管城建)、李、李(市建委市建委副主副主 任任)、肖、肖(市工商局副局长市工商局副局长)、陈、陈(市建委城建科科长市建委城建科科长)及建委、工商局及建委、

13、工商局有关科室有关科室 宣传人员、街道居委会负责人。宣传人员、街道居委会负责人。u列席者：管委会全体干部：管委会全体干部 u记录：邹邹(管委会办公室秘书管委会办公室秘书)u讨论议题：1如何整顿城市市场秩序。如何整顿城市市场秩序。2如何制止违章建筑、维护市容市貌。如何制止违章建筑、维护市容市貌。u杨主任报告城市现状：n我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街 乱摆一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大

14、街这些情况严 重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容 市场秩序整顿会议记录市场秩序整顿会议记录市场秩序整顿会议记录市场秩序整顿会议记录u讨论发言(按发言顺序记录)u肖：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件 事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门 的农贸市场工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。u罗(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的

15、，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。只要大家齐 心协力问题是能够解决的。u秦(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制 止乱摆摊，乱叫卖的现象。u李(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定 施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安 全防护措施今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作 业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申 市府7号文件，要求

16、他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。会议记录实例会议记录实例会议记录实例会议记录实例u陈：对犯规者一是教育，二是逗硬。“不教而杀谓之虐”，我们先宣传教育，如果施工 单位仍我行我素不执行，那时按文件逗硬处理，他们也就无话可说。u周：城市管理我们都有文件、有办法，现在是贵在执行，职能部门是主力军，着重抓，其他部门配合抓。居委会把居民特别是“执勤老人”(退休职工)都发动起来，按七号文件 办事，我们市区就会文明、清洁，面貌改观 u与会人员经过充分讨论、协商，一致决定：1由工商局牵头，居委会和其他部门配合，第一周宣传、第二周行动，监督实施，做到坐 商归店，摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场

17、紊乱状况。2由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查。然后召开一次施工单 位会议，对违章建筑、违章工场限期改正。一个月内改变面貌。过时不改者，坚决照章处理。散会。主持人(签名)记录人(签名)二、会议记录的注意点二、会议记录的注意点Company Logou1、充分了解、充分了解会会议主主题、目的及、目的及议程；程；u2、多、多种种方式方式记录；u3、记录紧跟跟会会议进程；程；u4、确、确认要点，澄要点，澄清清模糊模糊观点；点；u5、避免、避免个个人主人主观意意见；u6、会会后校后校对并并及及时打印；打印；会议中的角色会议中的角色主持人主持人 1其他与会者其他与会者2会议秘书会议

18、秘书3会议中的角色职责会议中的角色职责与会者的座次排列方式与会者的座次排列方式有效会议的组织有效会议的组织影响因素影响因素 1组织有效会议的策略组织有效会议的策略2一、会议效果一、会议效果 的影响因素的影响因素u1、会会议目目标不明确；不明确；u2、会会议持持续太久；太久；u3、简单问题复复杂化；化；u4、发言者言者过于健于健谈；二、组织有效会议的策略二、组织有效会议的策略u1、不、不搞搞形式主形式主义；u2、明确、明确会会议的目的和目的目的和目标；u3、提前分、提前分发会会议备忘忘录；u4、选择合适的合适的与会与会者；者；u5、控制好、控制好会会议进程；程；u6、分、分发会会议简报十八大胡十八大胡锦锦涛涛报报告：告：二、组织有效会议的策略二、组织有效会议的策略u1、不、不搞搞形式主形式主义；u2、明确、明确会会议的目的和目的目的和目标；u3、提前分、提前分发会会议备忘忘录；u4、选择合适的合适的与会与会者；者；u5、控制好、控制好会会议进程；程；u6、分、分发会会议简报十八大胡十八大胡锦锦涛涛报报告：告：中共十八大会议开幕式中共十八大会议开幕式