Excel表格的必学秘技.ppt

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1、也也许你已利用你已利用ExcelExcel函数函数实现过上千次的复上千次的复杂运算，也运算，也许你你认为ExcelExcel也不也不过如此，甚至了如此，甚至了无新意。但我无新意。但我们平日里无数次重复的得心平日里无数次重复的得心应手手的使用方法只不的使用方法只不过是是ExcelExcel全部技巧的百分之全部技巧的百分之一。本次一。本次课从从ExcelExcel中的一些中的一些鲜为人知的技巧人知的技巧入手，入手，领略一下关于略一下关于ExcelExcel的的别样风情。情。一、一、让不同不同类型数据用不同型数据用不同颜色色显示示 在学生成在学生成绩表中，如果想表中，如果想让德育德育课的成的成绩大于

2、等于大于等于6060分的以分的以“红色色”为背景，字体背景，字体颜色色为“黑色黑色”显示，小于示，小于6060分的以分的以“黄色黄色”为背景，字体背景，字体颜色色为“红色色”显示，我示，我们可以可以这样设置。置。1.1.打开打开“学生成学生成绩表表”工作簿，工作簿，选中中“德育成德育成绩”所在列，所在列，执行行“开始开始条件格式条件格式突出突出显示示单元格元格规则”命令，命令，单击右右侧的下拉按的下拉按钮，选中中“大大于于”选项，在下面的方框中，在下面的方框中输入数入数值“60”60”。在右。在右侧的方框中将的方框中将“背景背景”的的“颜色色”设置置为“红色色”。，字体。，字体颜色色设置置为“

3、黑色黑色”。2.2.仿照上面的操作仿照上面的操作设置好其它条件置好其它条件(小于小于6060分的以分的以“黄色黄色”为背景，字背景，字体体颜色色为“红色色”显示示)。看看学生成看看学生成绩表吧，德育表吧，德育课的成的成绩是不是按你的要求以不同是不是按你的要求以不同颜色色显示出来了。示出来了。二、用二、用“视面管理器面管理器”保存多个打印保存多个打印页面面 有的工作表，有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器面管理器”吧。吧。1.1.打开需要打印的工作表，用鼠打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行在不需要打印的行(或列或列)标上拖拉，上拖拉，选中它

4、中它们再右再右击鼠鼠标，在随后出，在随后出现的快捷菜的快捷菜单中，中，选“隐藏藏”选项，将不需，将不需要打印的行要打印的行(或列或列)隐藏起来。藏起来。2.2.执行行“视图视面管理器面管理器”命令，打开命令，打开“视面管理器面管理器”对话框，框，单击“添加添加”按按钮，弹出出“添加添加视面面”对话框，框，输入一个名称入一个名称(如如“上上报表表”)后，后，单击“确定确定”按按钮。3.3.将将隐藏的行藏的行(或列或列)显示出来，并重复上述操作，示出来，并重复上述操作，“添加添加”好其它的打好其它的打印印视面。面。4.4.以后需要打印某种表格以后需要打印某种表格时，打开，打开“视面管理器面管理器”

5、，选中需要打印的表中需要打印的表格名称，格名称，单击“显示示”按按钮，工作表即刻按事先，工作表即刻按事先设定好的界面定好的界面显示出来，示出来，简单设置、排版一下，按下工具置、排版一下，按下工具栏上的上的“打印打印”按按钮，一切就，一切就OKOK了。了。三、把数据三、把数据彻底底隐藏起来藏起来 工作表部分工作表部分单元格中的内容不想元格中的内容不想让浏览者者查阅，只好将，只好将它它隐藏起来了。藏起来了。1.1.选中需要中需要隐藏内容的藏内容的单元格元格(区域区域)，执行行“格式格式单元元格格”命令，打开命令，打开“单元格格式元格格式”对话框，框，在在“数字数字”标签的的“分分类”下面下面选中中

6、“自定自定义”选项，然后在右，然后在右边“类型型”下面的方框中下面的方框中输入入“；”(三个英文状三个英文状态下的分号下的分号)。2.2.再切再切换到到“保保护”标签下，下，选中其中的中其中的“隐藏藏”选项，按，按“确定确定”按按钮退出。退出。3 3.执行行“工具工具保保护保保护工作表工作表”命令命令，打开，打开“保保护工作工作表表”对话框，框，设置好密置好密码后，后，“确定确定”返回。返回。经过这样的的设置以后，上述置以后，上述单元格中的内容不再元格中的内容不再显示出示出来，就是使用来，就是使用ExcelExcel的透明功能也不能的透明功能也不能让其其现形。形。提示：在提示：在“保保护”标签

7、下，下，请不要清除不要清除“锁定定”前面复前面复选框框中的中的“”号，号，这样可以防止可以防止别人人删除你除你隐藏起来的数据。藏起来的数据。四、四、小数点自小数点自动定位功能定位功能用鼠用鼠标依次依次单击“工具工具”/“/“选项”/“/“高高级”标签，在，在弹出的出的对话框中框中选中中“自自动设置置小数点小数点”复复选框，然后在框，然后在“位数位数”微微调编辑框中框中键入需要入需要显示在小数点右面的位数示在小数点右面的位数就可以了。就可以了。五、五、让“自自动更正更正”输入入统一的文本一的文本 你是不是你是不是经常常为输入某些固定的文本，如入某些固定的文本，如电脑报而而烦恼呢呢?那就往下看吧。

8、那就往下看吧。1.1.执行行“EXCELEXCEL选项”“”“校校对”“”“自自动更正更正”命命令，打开令，打开“自自动更正更正”对话框。框。2.2.在在“替替换”下面的方框中下面的方框中输入入“pcw”(pcw”(也可以是也可以是其他字符，其他字符，“pcw”pcw”用小写用小写)，在，在“替替换为”下面的方框下面的方框中中输入入“电脑报”，再，再单击“添加添加”和和“确定确定”按按钮。3.3.以后如果需要以后如果需要输入上述文本入上述文本时，只要，只要输入入“pcw”pcw”字符字符?此此时可以不考可以不考虑“pcw”pcw”的大小写的大小写?，然后，然后确确认一下就成了。一下就成了。六、

9、快速六、快速输入大量相同数据入大量相同数据 如果你希望在不同的如果你希望在不同的单元格中元格中输入大量相同的数据信入大量相同的数据信息，那么你不必逐个息，那么你不必逐个单元格一个一个地元格一个一个地输入，那入，那样需需要花要花费好好长时间，而且，而且还比比较容易出容易出错。你可以通。你可以通过下面的操作方法在多个相下面的操作方法在多个相邻或不相或不相邻的的单元格中快速元格中快速填充同一个数据。填充同一个数据。具体方法具体方法为：首先同：首先同时选中需要填充数据的中需要填充数据的单元格。元格。若某些若某些单元格不相元格不相邻，可在按住可在按住CtrlCtrl键的同的同时，点点击鼠鼠标左左键，逐个

10、，逐个选中；其次中；其次输入要填充的某个数据。入要填充的某个数据。按按住住CtrlCtrl键的同的同时，按回按回车键，则刚才才选中的所有中的所有单元格元格同同时填入填入该数据。数据。七、表七、表头下面下面衬张图片片 为工作表添加的背景，是工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不在整个工作表下面的，能不能只能只衬在表在表头下面呢下面呢?1.1.执行行“格式格式工作表工作表背景背景”命令命令，打开，打开“工作表背景工作表背景”对话框，框，选中需要作中需要作为背景的背景的图片后，按下片后，按下“插入插入”按按钮，将，将图片片衬于整个工作表下面。于整个工作表下面。2.2.在按住在按住CtrlCt

11、rl键的同的同时，用鼠用鼠标在不需要在不需要衬图片的片的单元格元格(区域区域)中拖拉，同中拖拉，同时选中中这些些单元格元格(区域区域)。3.3.按按“格式格式”工具工具栏上的上的“填充填充颜色色”右右侧的下拉按的下拉按钮，在，在随后出随后出现的的“调色板色板”中，中，选中中“白色白色”。经过这样的的设置以后，置以后，留下的留下的单元格下面元格下面衬上了上了图片，而上述片，而上述选中的中的单元格元格(区域区域)下下面就没有面就没有衬图片了片了(其其实，是，是图片被片被“白色白色”遮盖了遮盖了)。提示提示?衬在在单元格下面的元格下面的图片是不支持打印的。片是不支持打印的。八、快速八、快速删除工作表

12、中空行除工作表中空行 删除除Excel Excel 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行来，然后逐行删除，但除，但这样做操作量非常大，很不方便。那做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来下面的操作方法来进行行删除：除：首先打开要首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜菜单栏中的中的“插插 入入”菜菜单项，并从下拉菜，并从下拉菜单中中选择“列列”，从，从而而插入一新的列插入一新的

13、列，在列中，在列中顺序填入整数；然后根据其他序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去去列。按照列。按照这样的的删除方法，无除方法，无论工作表中包含多少空行，您工作表中包含多少空行，您就可以很快地就可以很快地删除了。除了。九、Excel帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“公式插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”

14、下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，

15、只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十一、控制特定十一、控制特定单元格元格输入文本的入文本的长度度 你能想象当你在你能想象当你在该输入四位数的入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或元格中却填入了一个两位数，或者在者在该输入文字的入文字的单元格中你却元格中你却输入了数字的入了数字的时候，候，ExcelExcel就能自就能自动判断、判断、即即时分析并分析并弹出警告，那出警告，那该多好啊多好啊!要要实现这一功能，一功能，对ExcelExcel来来说，也并，也并不不难。例如我例如我们将光将光标定位到一个登定位到一个登记“年份年份”的的单元格中，元格中，为了了输入的入的

16、统一和一和计算的方便，我算的方便，我们希望希望“年份年份”都用一个四位数来表示。所以，我都用一个四位数来表示。所以，我们可以可以单击“数据数据”菜菜单的的“有效性有效性”选项。在。在“设置置”卡片卡片“有效性条件有效性条件”的的“允允许”下拉菜下拉菜单中中选择“文本文本长度度”。然后在。然后在“数据数据”下拉菜下拉菜单中中选择“等于等于”，且且“长度度”为“4”4”。同。同时，我，我们再来到再来到“出出错警告警告”卡片中，将卡片中，将“输入无效数入无效数据据时显示的出示的出错警告警告”设为“停止停止”，并在，并在“标题”和和“错误信息信息”栏中分中分别填填入入“输入文本非法入文本非法!”!”和

17、和“请输入四位数年份。入四位数年份。”字字样。很很显然，当如果有人在然，当如果有人在该单元格中元格中输入的不是一个四位数入的不是一个四位数时，ExcelExcel就会就会弹出示的警告出示的警告对话框，告框，告诉你出你出错原因，并直到你原因，并直到你输入了正确入了正确“样式式”的数的数值后方可后方可继续录入。神奇吧入。神奇吧?其其实，在，在ExcelExcel的的“数据有效性数据有效性”判断中，判断中，还有有许多特殊多特殊类型的数据格式可型的数据格式可选，比如，比如“文本文本类型型”啊，啊，“序列大小序列大小”啊，啊，“时间远近近”啊，如你有啊，如你有兴趣，何不自作主趣，何不自作主张，自己，自己

18、设计一种一种检测标准，准，让你的你的ExcelExcel展示出与众不同的光彩呢。展示出与众不同的光彩呢。十二、成十二、成组填充多填充多张表格的固定表格的固定单元格元格 我我们知道每次打开知道每次打开ExcelExcel，软件件总是默是默认打开多打开多张工作表。由此就工作表。由此就可看出可看出ExcelExcel除了除了拥有有强大的大的单张表格的表格的处理能力，更适合在多理能力，更适合在多张相互相互关关联的表格中的表格中协调工作。要工作。要协调关关联，当然首先就需要同步，当然首先就需要同步输入。因入。因此，在很多情况下，都会需要同此，在很多情况下，都会需要同时在多在多张表格的相同表格的相同单元格

19、中元格中输入同入同样的内容。的内容。那么如何那么如何对表格表格进行成行成组编辑呢呢?首先我首先我们单击第一个工作表的第一个工作表的标签名名“Sheet1”Sheet1”，然后按住然后按住ShiftShift键，单击最后一最后一张表格的表格的标签名名“Sheet3”(Sheet3”(如果我如果我们想关想关联的表格不在一起，可以按住的表格不在一起，可以按住CtrlCtrl键进行点行点选)。此。此时，我，我们看到看到ExcelExcel的的标题栏上的名称出上的名称出现了了“工作工作组”字字样，我，我们就可以就可以进行行对工作工作组的的编辑工作了。在需要一次工作了。在需要一次输入多入多张表格内容表格内

20、容的的单元格中随便写点什么，我元格中随便写点什么，我们发现，“工作工作组”中所有表格的同一位中所有表格的同一位置都置都显示出相示出相应内容了。内容了。但是，但是，仅仅同步同步输入是入是远远不不够的。比如，我的。比如，我们需要将多需要将多张表格表格中相同位置的数据中相同位置的数据统一改一改变格式格式该怎么怎么办呢呢?首先，我首先，我们得改得改变第一第一张表格的数据格式，再表格的数据格式，再单击“编辑”菜菜单的的“填充填充”选项，然后在其子菜然后在其子菜单中中选择“至同至同组工作表工作表”。这时，ExcelExcel会会弹出出“填充成填充成组工作表工作表”的的对话框，在框，在这里我里我们选择“格式

21、格式”一一项，点，点“确定确定”后，同后，同组中所有表格中所有表格该位置的数据格式都改位置的数据格式都改变了。了。十三、提取字符串中的特定字符十三、提取字符串中的特定字符 除了直接除了直接输入外，从已存在的入外，从已存在的单元格内容中提取特定字元格内容中提取特定字符符输入，入，绝对是一种省是一种省时又省事的方法，特又省事的方法，特别是是对一些一些样式式雷同的信息更是如此，比如雷同的信息更是如此，比如员工名工名单、籍、籍贯等信息。等信息。如果我如果我们想快速从想快速从A4A4单元格中提取称元格中提取称谓的的话，最好使用，最好使用“=RIGHT(=RIGHT(源数据格，提取的字符数源数据格，提取的

22、字符数)”)”函数，它表示函数，它表示“从从A4A4单元格最右元格最右侧的字符开始提取的字符开始提取2 2个字符个字符”输入到此位置。当然，入到此位置。当然，如果你想提取姓名的如果你想提取姓名的话，则要使用要使用“=LEFT(=LEFT(源数据格，提取源数据格，提取的字符数的字符数)”)”函数了。函数了。还有一种情况，我有一种情况，我们不从左右两端开始，不从左右两端开始，而是直接从数据中而是直接从数据中间提取几个字符。比如我提取几个字符。比如我们要想从要想从A5A5单元元格中提取格中提取“武武汉”两个字两个字时，就只，就只须在目在目标单元格中元格中输入入“=MID(A5,4,2)”=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在就可以了。意思是：在A5A5单元格中提取第元格中提取第4 4个个字符后的两个字符，也就是第字符后的两个字符，也就是第4 4和第和第5 5两个字。两个字。