《金算盘操作应用》PPT课件.ppt

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1、会计电算化2-2金算盘软件教学要求了解金算盘软件的主要功能模块及其基本操作1 1掌握金算盘软件的账务、出纳、报表等模块的操作2 2重 点金算盘软件的账务处理1 1金算盘软件的固定资产及工资管理2 2金算盘软件的出纳管理报表编制3 3金算盘软件账务期末处理及报表编制4 4难 点往来核算的期初设置1 1期末处理，包含调汇、损益结转等2 2银行对账3 3金算盘软件的工资设置2 2金算盘软件报表公式定义3 3第一部分新建账套l为了确保快速、准确、高效地完成系统初始化工作，在实际工作中，首先要对所使用的会计软件的功能及工作流程有一个全面的了解，在对系统能做什么和怎样做有了初步认识之后，结合企业本身的业务

2、特点做系统初始化的准备工作新建账套，准备系统所必须的基础数据和会计科目结构体系。金算盘财务软件新建账套金算盘财务软件新建账套l利用计算机进行账务处理工作，必须建立账套文件，以存放有关会计及业务资料。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表以及固定资产、工资信息等。l建立账套通常是在建账向导指引下进行的，主要确定：账套文件名、会计制度和行业、记账本位币，会计年度以及是否使用控制科目。l1.1.启动新建账套向导启动新建账套向导 启动金算盘软件，出现系统登陆界面后，单击新建按钮；或则是在进入金算盘软件后，单击文件菜单，单击新建账套下拉菜单。l2.2.账套文件名称及存放位置账套文件

3、名称及存放位置 输入账套文件名称，选择该文件的存放位置。l金算盘中的每一个账套，都对应计算机中的一个文件，该文件的扩展名为.gdb，即建立一个账套就在系统中建立一个扩展名为.gdb的文件。金算盘财务软件新建账套金算盘财务软件新建账套 l3.3.选择会计制度选择会计制度金算盘财务软件新建账套l4.4.行业选择行业选择 系统中设置了一系列的企业类型，可以从中选择本单位所属的企业类型，如果上一步选择的是“采用企业会计制度”，则行业只有“采用企业制度的行业”金算盘财务软件新建账套l5.5.科目预置科目预置系统能依据所选的企业会计制度，预先设置一些基本会计科目，让使用者能够在设置科目时节省大量工作。但系

4、统只设置基本的会计科目，使用者要依据本单位的实际情况加以修订。金算盘财务软件新建账套l6.6.本位币本位币l按照我国会计准则与会计制度的规定，在我国境内的企业应以人民币作为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的企业，也可以选定某种外币作为记账本位币，但编制的财务会计报表应当折算为人民币反映。许多会计软件都提供了多种外币核算功能，因此，应当按照会计核算的要求，指定一种货币作为记账本位币，其他币别必须以记账本位币为基础进行折算。l软件预设为（RMB）人民币。金算盘财务软件新建账套l7.会计年度及期间l会计软件能够满足会计分期的要求，可以按自然年度的自然月份划分会计期间，也可以根据需要自行定义

5、会计期间。在建账前，要了解企业的会计核算采用的是哪一种会计分期，以及准备从哪一会计期间开始启用账务处理软件处理会计业务。金算盘财务软件新建账套启用会计期间启用会计期间 开始使用计算机进行帐务处理的会计期间，最好是一个会计期间的开始时间。l在系统中不能输入启用日期以前的凭证或者报表数据。金算盘财务软件新建账套初始化l财务分工 l设置会计科目 l科目期初设置 l币种汇率设置l凭证类型 l往来单位l往来单位期初明细l部门职员 l商品劳务 l固定资产 财务分工l增加修改和删除操作人员组，权限组和操作人员。l已经发生业务的人员不能修改或删除。设置会计科目一l有以下的特点：l 可以在已经使用的科目下增加明

6、细科目，系统自动将原科目中的所有数据，转入新增加的明细科目中，包括科目的期初数据、已经填制的凭证中的有关数据、已经记账的有关数据等。l 科目性质中，现金科目必须设为“现金”属性，才能产生现金日记账。银行科目必须设为“银行”属性，才能产生银行日记账和进行银行对账。应收（应付）科目设置了应收（应付）属性，才能对往来账进行核销。设置会计科目二l 已经使用的科目不能被删除，只能修改或停用l 对于已经使用的科目，可以修改其编码、名称等内容，系统将根据所做的修改自动调整已有的数据。l 若需要将两个存在的科目合并，只需将一个科目的编号更改为另一个科目的编号即可。系统在合并前将提示用户，并需要用户确认。科目期

7、初设置 l如果某个科目所在行为白色，但是没有外币和数量核算，在原币和数量栏内就有一短横线，表明不能输入数据。l如果账套建立时确定的启用日期是当年1期启用，在科目期初数据输入时仅有年初余额一栏，如果启用日期大于1期，除年初余额外，系统还要求输入期初借方累计、期初贷方累计。币种汇率设置l币种编号不允许重复，币种名称不允许重复。l已经使用的币种不允许被删除，只能修改或停用。凭证类型l第一次填制凭证时，若没有设置凭证类型，系统将智能地检测到，并会弹出“记账凭证类型”对话框，用户可选择一种合适的分类，也可选择“自定义”进行新增、修改、删除凭证类型。l已经使用的凭证类型不允许删除，只能修改或停用。往来单位

8、l已使用的单位类型不允许删除，只能修改或停用；l非末级的单位类型不允许删除。l单位类型编码是非末级时，这两个单位类型不能进行合并。往来单位期初明细l系统允许在科目期初中录入的应收科目、应付科目的期初金额只是各个往来单位一个总数。系统在进行应收核销、应付核销时，为了保证数据的完整，往来账期初的每笔明细也应输入系统，所以需要在“往来单位期初”中，录入单位尚未核销的每笔发生额。l如果不使用控制科目，即可以在凭证中直接输入现金、银行、应收、应付、存货性质的科目，而不是必须通过各种单据来自动产生记账凭证，期初明细录入窗口中就不会涉及到单据、商品等栏目，而只是和凭证有关的栏目，如凭证号、摘要、借贷方金额等

9、。往来单位期初平衡检查l在往来单位期初余额窗口中，单击“试算平衡”按钮，系统自动按照科目和单位的分类分别汇总往来期初数据，并与科目列表中所输入的各个应收应付科目的期初数据核对，即总账期初与明细账的期初数据进行核对。l自动平衡：使用该功能，系统自动将往来期初中的各个单位的数据汇总，作为科目期初的相关数据。部门职员l已经使用的职员不能被删除，只能修改或停用；合并到另一个职员后，原职员便被删掉，他所发生的各种业务数据，包括其工资，都将被另一个职员取代。商品劳务l商品编码不能重复，同一商品名称下同样规格的商品也不允许重复。l在“换算比例”栏中不允许输入小数。l系统预置的零税率不允许修改和删除。固定资产

10、l对于在启用日期前购入的固定资产必须作为期初数据输入到系统中，而不是在“固资增加”中输入。导航图中的“固资增加”，仅仅处理账套使用后新增加的固定资产。l折旧类型为“正常计提折旧”且使用状态为“未使用”或“不需用”的固定资产，将不计提折旧。l平衡检查，固资期初应和会计科目中的固定资产科目的科目期初保持一致。第二部分日常账务处理金算盘财务软件日常账务处理凭证录入l记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是登记账簿的直接依据。l在计算机环境下，编制记账凭证可以采用以下几种方式:l（1）手工编制完记账凭证后录入计算机。l（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账

11、凭证。l（3）由账务处理系统以外的其它子系统生成会计凭证数据。凭证输入正确性控制措施l凭证输入是账务处理系统的数据入口，凭证数据是账表数据的来源，因此，必须保证凭证的正确性。l凭证类型和编号。在计算机环境下，一般通过系统自动分类编号来避免重号、漏号和串号发生。l制单日期。制单日期一般用于表示经济业务发生的时间，随凭证编号增加而递增。凭证输入正确性控制措施l会计科目。系统会对输入的会计科目进行存在性检查、符合性检查和是否最末级科目检查。l金额。凭证输入时，每输入一个科目的金额，系统都计算并显示借方合计、贷方合计，并且要求科目金额不能为零。保存凭证时，系统按照“有借必有贷，借贷必相等”的原则检查数

12、据是否可接受。l（1）单击账务功能模块下的凭证输入功能，出现记帐凭证窗口。l（2）单击凭证字下拉列表框，选择正确的凭证类型，输入凭证号。l（3）双击日期框，选择经济业务发生日期。l（4）单击附单据框，输入附单据张数。金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入l（5）单击摘要框，输入凭证的摘要。l选择摘要中的“新增”选项，打开“新增摘要”窗口并填入常用摘要。金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入l（6）单击会计科目框，输入科目代码或科目代码的助记码。l输入“科目”时，系统自

13、动将会计科目表列出来，用户可直接根据业务需要进行选择，并输入借贷方的金额。金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入l（7）对分录中所使用的会计科目需要进行辅助核算的，应根据系统的提示录入有关的辅助信息。（8）对分录中涉及到票据且该票据需要票据管理的，在分录完成后，系统会自动要求进行票据登记。金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证录入金算盘财务软件日常账务处理凭证复核金算盘财务软件日常账务处理凭证复核l（1）以具有复核权限的操作员登录到系统，在导航图中单击【账务】|【复核】l

14、（2）单击“编辑”按钮，在打开的菜单中选择“复核”金算盘财务软件日常账务处理凭证复核金算盘财务软件日常账务处理凭证复核l（3）在“凭证复核”对话框中单击“是”按钮，在记账凭证列表中的“复核”列与复核的行交叉框中将出现复核人员的名字l(4)如果要一次复核多张凭证，可以在菜单中选择“多张复核”金算盘财务软件日常账务处理凭证复核金算盘财务软件日常账务处理凭证复核l（1）单击【账务】|【记账】图标，进入“记账凭证列表”窗口，单击“编辑”按钮，在菜单中选择“记账”，在记账凭证列表中的“记账”列与要记账的行交叉框中将出现记账人员的名字。金算盘财务软件日常账务处理凭证记账金算盘财务软件日常账务处理凭证记账l

15、（2）如果要一次记账多张凭证，可在菜单中选择“多张记账”选项。选择需要记账的多张凭证，操作与多张凭证的复核类似。金算盘财务软件日常账务处理凭证记账金算盘财务软件日常账务处理凭证记账金算盘财务软件日常账务处理期末调汇金算盘财务软件日常账务处理期末调汇l（1）单击【账务】|【期末调汇】图标，或选择【财务】|【期末调汇】菜单项，确定期末调汇汇率。金算盘财务软件日常账务处理期末调汇金算盘财务软件日常账务处理期末调汇l（2）单击【下一步】，进入“损益科目”选项卡，指定汇兑损益科目，一般纳入当期损益中，列入“财务费用 汇兑损益”科目。金算盘财务软件日常账务处理期末调汇金算盘财务软件日常账务处理期末调汇l（

16、3）单击【下一步】按钮，进入“凭证选项”选项卡，在此可以设置凭证的凭证模板和类型。金算盘财务软件日常账务处理期末调汇金算盘财务软件日常账务处理期末调汇l（4）单击【下一步】进入“预览凭证”选项卡。系统可以根据前面的设置计算出本期汇兑损益凭证的基本内容。l(5)单击【完成】按钮，系统按照前面指定的期末汇率、汇兑损益科目、凭证模板、类型，自动生成一张期末调汇凭证。金算盘财务软件日常账务处理期末调汇金算盘财务软件日常账务处理期末调汇金算盘财务软件日常账务处理损益结转金算盘财务软件日常账务处理损益结转l（1）单击【账务】|【损益结转】图标，或选择【财务】|【损益结转】菜单项，进入“损益结转”窗口。在“

17、结转科目”选项卡中，指定转入科目“本年利润”科目，在“转出科目”栏中，系统自动列出所有损益类科目。金算盘财务软件日常账务处理损益结转金算盘财务软件日常账务处理损益结转l（2）单击【下一步】，进入“凭证选项”选项卡，选择凭证类型和模板。l(3)单击【下一步】进入“生成方式”选项卡，确定凭证生成方式。可以选择生成一张凭证，即所有的损益科目的结转都汇集在一张凭证上；也可以选择生成多张凭证，即根据总账科目不同而生成不同的凭证。金算盘财务软件日常账务处理损益结转金算盘财务软件日常账务处理损益结转l（4）单击【下一步】，进入“预览凭证”选项卡，系统根据设置自动计算出本期损益结转凭证的基本内容，l（5）单击

18、【完成】按钮，系统按照前面指定的设置自动生成期末损益结转凭证。第三部分现金银行 特别提示l使用控制科目时，具有“现金”、“银行”性质的科目不能直接填制凭证，必须先填制收、付款单，然后再由收、付款单自动生成记账凭证；若不使用控制科目，可直接填制记账凭证，并查询现金、银行日记账以及进行银行对账。收入款项 l收回货款、其他应收款以及内部职工还款，需填制收款单生成出纳账，便于进行银行对账，以及生成对应的收款凭证，登记财务账。l收款单录入中，若不是针对单位收款，可不必输入单位；现金/银行科目设有部门或职员辅助核算属性的，必须输入部门或职员。l已生成凭证的收款单不能修改，要修改已生成凭证的收款单，需将对应

19、凭证删除后才能修改。应收核销 l在收款单中填制了应收性质的科目，当光标处于该科目所在的分录时，就可以使用应收核销功能。l应收账款除了同收款单核销以外，同一单位的应收账款还可以同该单位的应付账款相核销。除核销金额外，还可对数量进行核销。核销时分单笔核销和自动分配两种方式。支付款项 l支付货款、其他应付款以及内部职工报费用，需填制付款单生成出纳账，便于出纳进行银行对账，以及生成对应的付款凭证及时进入财务账。具体操作同“收入款项”。收支凭证 l输入了收、付款单，只是有了出纳账，需生成对应的付款凭证才能形成相应的财务账。银行对账 l银行对账将帮助您快速核对银行账与对账单，找出其中的未达账顶，生成余额调

20、节表，从而保证了银行存款的安全、完整。l必须确定了银行对账的启用日期后，才可进行银行对账的下一步操作；银行账期初余额系统直接根据总分类账取数而来。l一旦使用“取消启用”，将会删除指定银行科目的所有对账数据，包括录入的银行账期初数、对账单期初数、对账单发生额，且不能恢复。所以在使用该功能时，应该慎重。第四部分工资核算 工资系统概述l工资核算是一个相对简单的子系统，一般是先编制工资发放表，再填写数据，然后查询及打印工资表、发放条，编制银行代发工资。l工资核算支持一月内多次发放工资且允许工资项目不同；可任意设置发放范围和计算范围；提供函数向导定义工资公式；可锁定工资项目以方便录入；提供批量修改、栏目

21、设置功能以减少录入工作量；支持工资条旋转打印；自动计算个人所得税；支持银行代发工资；可自动生成工资凭证等。建立工资表注意事项l工资表名称不允许重复；工资表建立时间不能为已结账期间。l最多只能选择一个工资表作为本工资表的数据来源。系统默认最近一次工资表为新增工资表的数据来源，可按需要修改。l已经使用过的工资项目不允许删除。l清零是指在工资录入时清除原有数据，重新录入新的内容。工资录入注意事项l如果工资是通过银行代发的，那么，您可根据银行所制定的代发文件要求设置银行代发工资的格式并生成相应的文本文件。工资凭证 l工资发放之后，应当将工资费用分摊到相应的成本、费用中。通过本系统，你可以生成与工资有关

22、的凭证，如工资费用分摊、福利费的计提、工会经费的计提以及职工教育经费的计提等。l在进行工资费用分摊之前，我们必须先确定工资总额的组成项目以及每类职员的工资费用科目，如管理人员的工资费用进入管理费用、生产人员的工资费用进入生产成本，然后才能生成工资费用分摊凭证。第五部分固定资产业务处理 固定资产增加 l已生成凭证的固定资产不允许删除。l本月已结账，不允许删除固定资产。固定资产减少 l当月计提折旧后，才能减少固资。当月已发生其它变动的固资，不能减少。固资减少不允许减少“折旧资料”中的项目。l若因误操作，将不需减少的固定资产作了减少处理，系统提供恢复减少固定资产功能只需将已生成的固定资产减少卡片删除

23、即可。l固定资产必须先计提折旧，才能进行变动。计提折旧 l固定资产折旧是固定资产随着其损耗而逐渐转移的价值。系统提供折旧向导，根据固定资产有关信息，快速准确地计算折旧并记入有关成本费用科目，自动生成相应的折旧凭证。第六部分报表处理 损益表生成l（1）在导航图中单击【报表管理】|【损益表】图标，或者选择【开始】菜单中的【所有程序】|【金算盘软件】|【金算盘软件6F】|【金算盘电子表格】菜单项，或者直接双击桌面上的【金算盘电子表格】图标，启动金算盘电子表格。损益表生成l（2）选择【加强库】|【损益表生成向导】菜单项，出现“损益表生成向导”窗口损益表生成l（3）在“账套注册”选项卡中，单击“账套”下

24、拉列表框右侧的 按钮，出现“打开”对话框。根据具体要求，选择要生成损益表的账套文件。l（4）修改损益表的日期。损益表生成l（5）输入损益表编制的操作员及口令。l（6）单击【下一步】，进入“报表项目”选项卡。在这里可以对报表公式及行次进行修改。损益表生成l（7）单击【下一步】，进入“数据预览”选项卡。损益表生成l（8）单击【完成】按钮，生成一张损益表。资产负债表生成l（1）在导航图中单击【报表管理】|【资产负债表】图标，或者选择【开始】菜单中的【所有程序】|【金算盘软件】|【金算盘软件6F】|【金算盘电子表格】菜单项，或者直接双击桌面上的【金算盘电子表格】图标，启动金算盘电子表格。然后，选择【加

25、强库】|【资产负债表生成向导】菜单项，出现“损益表生成向导”窗口，按照与生成损益表相同的方法对账套的相关属性进行设置。资产负债表生成l（2）与损益表的生成过程相似，设置完相关参数后，单击完成，就可以生成一张资产负债表。复习提问l分析凭证录入中相关辅助信息的来源l请进一步思考固定资产变动业务的处理流程。l自动生成计提折旧凭证涉及哪些环节的处理？l 如果在工龄计算方法上选择“按年计算”、“按月计算”或“按天计算”会对工龄工资的计算结果有什么影响？l凭证记账以后还可以删除吗？l没有复核的凭证可以记账吗？l如果系统产生的资产负债表、损益表项目与用户需要的项目不完全一致，该如何处理？l如何自定义生成资产负债表和损益表？