电子表格Excel的使用.ppt

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1、电子表格Excel的基本使用提纲提纲 l概述概述l工作表的基本操作工作表的基本操作l数据的图表化数据的图表化l数据管理数据管理概述概述l日常工作生活中，经常需要进行统计、日常工作生活中，经常需要进行统计、分析、计算等，可利用电子表格分析、计算等，可利用电子表格lMicrosoft Excel最早诞生于最早诞生于1987年年目前最新版本：目前最新版本：2010版本版本概述概述lExcel基本知识基本知识工作簿（工作簿（Book）l用来存储、处理工作数据的文件，扩展名为用来存储、处理工作数据的文件，扩展名为.xlsl由若干工作表组成，默认为由若干工作表组成，默认为3张，最多为张，最多为255张张l

2、可根据需要增加或者删除工作表可根据需要增加或者删除工作表工作表（工作表（Sheet）lExcel窗体的主题，由若干行（窗体的主题，由若干行（1-65536）和列（）和列（255）组成）组成单元格：行和列的交叉单元格：行和列的交叉l单元格地址：列号和行号的组合单元格地址：列号和行号的组合区分不同工作表的单元格：区分不同工作表的单元格：Sheet2!I2l活动单元格：当前正在使用的单元格，由黑框框住活动单元格：当前正在使用的单元格，由黑框框住工作表基本操作工作表基本操作l对工作表的基本操作包括对工作表的基本操作包括输入数据和公式输入数据和公式工作表的编辑和格式化工作表的编辑和格式化工作表基本操作：

3、数据类型与数据工作表基本操作：数据类型与数据输入输入l单元格中存放的数据类型单元格中存放的数据类型数值型数值型l如输入的数据太长，如输入的数据太长，Excel会以科学计数法来表示会以科学计数法来表示文本型文本型l是可以输入的任意符号是可以输入的任意符号l显示方式：看右侧有无内容以及内容本身的长度显示方式：看右侧有无内容以及内容本身的长度日期型日期型l内置了一些日期的格式内置了一些日期的格式逻辑型逻辑型lTrue和和False工作表基本操作：数据类型与数据工作表基本操作：数据类型与数据输入输入l单元格中数据的输入单元格中数据的输入从其它文件中导入从其它文件中导入l从文本文件中从文本文件中工作表基

4、本操作：数据类型与数据工作表基本操作：数据类型与数据输入输入l单元格中数据的输入单元格中数据的输入文本型文本型l对数字形式的文本型数据，如学号、身份证号，在输入的对数字形式的文本型数据，如学号、身份证号，在输入的数字前加单引号数字前加单引号利用利用“智能标记智能标记”自动填充有规律的数据自动填充有规律的数据l选中，拖拽选中，拖拽+号号l填充方式，按照：填充方式，按照：等差等差等比等比系统预定义系统预定义用户自己定义：工具菜单用户自己定义：工具菜单/选项选项/自定义序列自定义序列工作表基本操作：输入有效控制工作表基本操作：输入有效控制l可利用可利用“数据数据/有效性有效性”对单元格的有效对单元格

5、的有效数据进行设置，防止输入非法数据数据进行设置，防止输入非法数据举例：输入学生成绩，必须在举例：输入学生成绩，必须在0-100之间之间选定要检验的单元格，选择选定要检验的单元格，选择“数据数据/有效性有效性”，设置，设置工作表基本操作：输入有效控制工作表基本操作：输入有效控制l单元格中数据的输入单元格中数据的输入用语音进行提示：选择用语音进行提示：选择“工具工具/语音语音”l利用利用“文本到语音文本到语音”，在全部输入完成后，让计，在全部输入完成后，让计算机朗读一遍算机朗读一遍l边输入边朗读边输入边朗读要求要求l安装了安装了“文本到语音文本到语音”的功能的功能工作表基本操作：输入有效控制工作

6、表基本操作：输入有效控制l校对：圈标无效数据校对：圈标无效数据选择：选择：“视图视图/工具栏工具栏/公式审核公式审核/圈释无效数圈释无效数据据”l选择性数据设置（下拉框）选择性数据设置（下拉框）选择：选择：“数据数据/数据有效性数据有效性/设置设置/序列序列”，然，然后后输入输入内容，内容，或者或者选择存储选项内容的选择存储选项内容的单元单元格格l注意：输入选项内容时，不同选项之间用英文逗注意：输入选项内容时，不同选项之间用英文逗号隔开号隔开要求：如果是单元格选择的，则不能删除数要求：如果是单元格选择的，则不能删除数据源据源l设置字体颜色隐藏，然后设置打印区域设置字体颜色隐藏，然后设置打印区域

7、工作表基本操作：使用公式与函数工作表基本操作：使用公式与函数l使用公式，实现自动计算使用公式，实现自动计算常用的运算符常用的运算符l算术运算符算术运算符+，-，*，/，%（百分号），（百分号），（乘方）（乘方）l文字连接符文字连接符&（字符串连接）（字符串连接）l关于运算符关于运算符=，=，=，l逻辑运算符逻辑运算符NOT，AND，OR举例：计算职工的奖金，由两部分构成：每一年加举例：计算职工的奖金，由两部分构成：每一年加2元和工资的元和工资的18%工作表基本操作：使用公式与函数工作表基本操作：使用公式与函数l使用函数使用函数有些情况下，自己设计公式和麻烦有些情况下，自己设计公式和麻烦函数种类

8、函数种类l财务财务l日期与时间日期与时间l数学与三角函数数学与三角函数l统计统计l查找与引用查找与引用l数据库数据库l文本文本l逻辑逻辑l信息信息工作表基本操作：使用公式与函数工作表基本操作：使用公式与函数l使用函数使用函数函数的语法格式函数的语法格式l函数名称（参数函数名称（参数1，参数，参数2，）函数输入有两种方法函数输入有两种方法l粘贴函数粘贴函数l插入函数插入函数常用的函数常用的函数l如：如：sum，average，max,min,sumif,count工作表基本操作：使用公式与函数工作表基本操作：使用公式与函数l使用函数使用函数逻辑函数逻辑函数lIF(logical_test,val

9、ue_if_true,value_if_false)l可以嵌套可以嵌套l举例：以举例：以60分为界，对学生的百分制成绩进行分为界，对学生的百分制成绩进行“通过通过”与与“不通过不通过”的两级评定的两级评定If函数的嵌套函数的嵌套l举例：将百分制成绩转换为优、良、中、及格、举例：将百分制成绩转换为优、良、中、及格、不及格不及格5个等级个等级工作表基本操作：使用公式与函数工作表基本操作：使用公式与函数l单元格引用时的三种方式单元格引用时的三种方式相对引用相对引用l公式在复制、移动时，会根据移动的位置自动调节公式中公式在复制、移动时，会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址引用单元格的地址绝对

10、引用绝对引用l在行号和列号前均加上在行号和列号前均加上“$”混合引用混合引用l举例：对职工工资表，首先求平均工资，然后举例：对职工工资表，首先求平均工资，然后对高于平均工资的人员在对高于平均工资的人员在“评价评价”一栏显示一栏显示“高工资高工资”，否则不显示，否则不显示工作表基本操作：工作表的编辑和工作表基本操作：工作表的编辑和格式化格式化l工作表的编辑工作表的编辑对整个工作表进行删除、插入、复制、移动对整个工作表进行删除、插入、复制、移动等等l单元格的编辑单元格的编辑样式设置样式设置l样式样式l样式样式/自动套用格式自动套用格式工作表基本操作：工作表的编辑和工作表基本操作：工作表的编辑和格式

11、化格式化l单元格的编辑和设置单元格的编辑和设置对单元格进行清除、修改、删除、插入、复对单元格进行清除、修改、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴制、移动、粘贴与选择性粘贴选择选择“格式格式/单元格单元格”，对单元格格式进行，对单元格格式进行设置设置选择选择“格式格式/自动套用格式自动套用格式”工作表基本操作：工作表的编辑和工作表基本操作：工作表的编辑和格式化格式化l单元格的编辑和设置单元格的编辑和设置设置对齐设置对齐l水平方向水平方向l垂直方向垂直方向文本控制文本控制l自动换行自动换行文字方向文字方向设置列宽、列高设置列宽、列高工作表基本操作：工作表的编辑和工作表基本操作：工作表的编辑和格

12、式化格式化l单元格的编辑和设置单元格的编辑和设置使用使用“条件格式条件格式”l举例：利用举例：利用“条件格式条件格式”，以醒目的方式显示不，以醒目的方式显示不及格的成绩及格的成绩l举例：判断两列值之间的关系，然后以醒目的方举例：判断两列值之间的关系，然后以醒目的方式显示出来式显示出来l举例：判断同一列中是否有重复的内容，如果有，举例：判断同一列中是否有重复的内容，如果有，则以醒目的方式显示出来则以醒目的方式显示出来要用公式要用公式工作表基本操作：工作表的编辑和工作表基本操作：工作表的编辑和格式化格式化l对不同的部分进行输入保护对不同的部分进行输入保护l使用记录单方式和查询录入数据使用记录单方式

13、和查询录入数据工作表基本操作：合并计算工作表基本操作：合并计算l对多个相同格式的工作表的数据进行合对多个相同格式的工作表的数据进行合并并比如年度总结时，需要每个月的报表格式比如年度总结时，需要每个月的报表格式而每个月的报表格式都相同而每个月的报表格式都相同数据的图表化数据的图表化l将数据或统计结果以统计图表的形式显将数据或统计结果以统计图表的形式显示出来示出来l举例：用图表显示各类统计数据举例：用图表显示各类统计数据 步骤步骤l选择选择“插入插入/图表图表/图表向导图表向导”l利用向导，分利用向导，分4个步骤创建图表个步骤创建图表选择图表类型与子类型选择图表类型与子类型选定图表的源数据区域和显

14、示方式选定图表的源数据区域和显示方式在图表上添加说明性文字，更直观地反映图表情况在图表上添加说明性文字，更直观地反映图表情况选择图表放置的位置（嵌入式和独立图表）选择图表放置的位置（嵌入式和独立图表）数据的图表化数据的图表化l图表编辑图表编辑更改图表类型及对图表中各个对象的编辑更改图表类型及对图表中各个对象的编辑图表对象：图表对象：l可以在图表上直接选择，或者右键可以在图表上直接选择，或者右键图表中数据的编辑图表中数据的编辑图表中文字的编辑图表中文字的编辑l图表图表/图表选项图表选项数据的图表化数据的图表化l图表的格式化图表的格式化指设置图表中各个对象的格式指设置图表中各个对象的格式l文字和数

15、值的格式、颜色、外观等文字和数值的格式、颜色、外观等选择要格式化的对象选择要格式化的对象l选定选定-单击右键单击右键-相应的格式菜单相应的格式菜单lExcel图表拷贝到图表拷贝到word中中数据的图表化：数据管理数据的图表化：数据管理l数据管理功能数据管理功能排序、筛选、分类汇总等排序、筛选、分类汇总等l数据清单数据清单由工作表中的单元格构成的矩形区域由工作表中的单元格构成的矩形区域即一张二维表即一张二维表建立和编辑建立和编辑l当做一般工作表当做一般工作表l以记录为单位：选择以记录为单位：选择“数据数据-记录单记录单”数据的图表化：数据管理数据的图表化：数据管理l数据排序数据排序可以根据一列或

16、多列的数据，按升序或降序对数据可以根据一列或多列的数据，按升序或降序对数据清单进行排序清单进行排序对汉字：按笔画或按拼音对汉字：按笔画或按拼音排序目的：分类汇总排序目的：分类汇总l简单排序简单排序按单一字段排序按单一字段排序l选择：选择：“数据数据-排序排序”l复杂数据排序复杂数据排序可适用最多三个字段进行三级复杂排序可适用最多三个字段进行三级复杂排序数据的图表化：数据管理数据的图表化：数据管理l数据筛选数据筛选将数据清单中满足条件的数据显示出来，不满足条将数据清单中满足条件的数据显示出来，不满足条件的数据暂时隐藏件的数据暂时隐藏l两种方式：自动筛选和高级筛选两种方式：自动筛选和高级筛选自动筛

17、选：对单个字段进行筛选自动筛选：对单个字段进行筛选高级筛选：不讲高级筛选：不讲l选择：选择：“数据数据-筛选筛选-自动筛选自动筛选”l举例：在学生成绩表中，筛选总分高于举例：在学生成绩表中，筛选总分高于250分，分，且数学分高于且数学分高于80分的男生分的男生l取消筛选取消筛选再次选择：再次选择：“数据数据-筛选筛选-全部显示或自动筛选全部显示或自动筛选”数据的图表化：分类汇总数据的图表化：分类汇总l分类汇总分类汇总对数据清单按某字段进行分类对数据清单按某字段进行分类将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算均、计数等汇总运算l要

18、求：分类汇总前，必须要对分类的字段进行要求：分类汇总前，必须要对分类的字段进行排序排序l简单汇总简单汇总对数据清单的一个字段仅统一做一种汇总对数据清单的一个字段仅统一做一种汇总l嵌套汇总嵌套汇总l取消分类汇总取消分类汇总选择：选择：“数据数据-分类汇总分类汇总-全部删除全部删除”数据的图表化：分类汇总数据的图表化：分类汇总l通过创建数据列表通过创建数据列表增加汇总行增加汇总行数据的图表化：数据透视表数据的图表化：数据透视表l分类汇总分类汇总适合于按一个字段进行分类适合于按一个字段进行分类对一个或多个字段进行汇总对一个或多个字段进行汇总l按多个字段进行分类并汇总按多个字段进行分类并汇总困难困难解

19、决方法：数据透视表解决方法：数据透视表l举例举例统计各系男女生的人数统计各系男女生的人数l既要按既要按“系别系别”分类，又要按分类，又要按“性别性别”分类分类数据的图表化：数据透视表数据的图表化：数据透视表l选择：选择：“数据数据-数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图”利用向导分利用向导分3步建立数据透视表。步建立数据透视表。l举例：销售额数据透视表举例：销售额数据透视表将将 Word 表格复制到表格复制到 Excel 中中l在在 Microsoft Word 中，选定表格中需要复制的行和列。中，选定表格中需要复制的行和列。如果需要选定整个表格，请单击该表格，然后指向如果需要选定整个表

20、格，请单击该表格，然后指向“表格表格”菜单中的菜单中的“选择选择”，再单击，再单击“表格表格”。l单击单击“常用常用”工具栏工具栏上的上的“复制复制”。l切换到切换到 Microsoft Excel 工作表。工作表。l在需要粘贴表格的工作表区域左上角单击。在需要粘贴表格的工作表区域左上角单击。l复制表格中的单元格可替换此区域中任何已有的单元复制表格中的单元格可替换此区域中任何已有的单元格。格。l单击单击“粘贴粘贴”。l若要调整格式，请单击数据旁的若要调整格式，请单击数据旁的“粘贴选项粘贴选项”，再单，再单击击“匹配目标格式匹配目标格式”，以使用，以使用 Excel 单元格原有的格单元格原有的格

21、式。若要尽量匹配式。若要尽量匹配 Word 表格的格式，请单击表格的格式，请单击“保留保留源格式源格式”。将数据粘贴到将数据粘贴到 Word 中中l在在“格式格式”工具栏工具栏上，单击上，单击“粘贴粘贴”。l单击数据旁边的单击数据旁边的“粘贴选项粘贴选项”，并执行下列操，并执行下列操作之一：作之一：若要将此数据粘贴为若要将此数据粘贴为 Word 表格，请单击表格，请单击“匹配目匹配目标区域表格样式标区域表格样式”或或“保留源格式保留源格式”。若要粘贴为指向若要粘贴为指向 Excel 数据的链接（以便在原始数据的链接（以便在原始 Excel 工作簿中更改数据时，工作簿中更改数据时，Word 文档中的数据可文档中的数据可自动更新），请单击自动更新），请单击“匹配目标区域表格样式并链匹配目标区域表格样式并链接到接到 Excel”或或“保留源格式并链接到保留源格式并链接到 Excel”。若要将数据粘贴为文本，每行数据位于不同的段落，若要将数据粘贴为文本，每行数据位于不同的段落，并且带有分隔单元格值的制表位，请单击并且带有分隔单元格值的制表位，请单击“仅保留仅保留文本文本”。补充补充l斜线表头与画图斜线表头与画图l冻结窗口冻结窗口l并排比较并排比较