计算机办公软件Office专题.ppt

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1、办公软件办公软件OfficeOffice-Word-Word专题专题1同时查看一个文件中的两个地方同时查看一个文件中的两个地方如果在实际操作中想同时查看一个文件中的两如果在实际操作中想同时查看一个文件中的两个地方个地方,以便于对比编辑以便于对比编辑,找到找到右侧滚动条右侧滚动条的上面的上面那个小粗条那个小粗条,按住鼠标左键拖下来按住鼠标左键拖下来,会出现会出现两个两个滚动滚动条了条了,你就可以看一篇文章的两个地方了。你就可以看一篇文章的两个地方了。2快速复制和粘贴快速复制和粘贴先选中一处文本，然后在按住先选中一处文本，然后在按住CtrlCtrl键键的同时，的同时，用鼠标在其它文本上拖拉，可以选

2、中用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中多处不连续多处不连续的文本，并可以一次性完成被选中文本的的文本，并可以一次性完成被选中文本的复制复制（剪切）与粘贴（剪切）与粘贴操作。操作。按下按下“Ctrl+C+C”Ctrl+C+C”键（即在按住键（即在按住CtrlCtrl键的同键的同时连按两下字母时连按两下字母CC），可以快捷打开），可以快捷打开“剪贴板剪贴板”任务窗格。任务窗格。3快速输入大写数字或大写金额快速输入大写数字或大写金额当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时，当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时，一个个地输入非常麻烦。其实，在一个个地输入非常麻烦。其实，在WordWord中可以很中可以

3、很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入插入数字数字”，在在“数字数字”文本框中输入需要的文本框中输入需要的数字，再在数字，再在“数字类型数字类型”下拉列表框中选择需要下拉列表框中选择需要的方式就可以了。的方式就可以了。另外一种方法是另外一种方法是:直接输入阿拉伯数字（如直接输入阿拉伯数字（如763210763210），选中它们后，使用），选中它们后，使用“插入插入数字数字”命命令，在弹出的令，在弹出的“数字数字”对话框中，选中对话框中，选中“数字类数字类型型”下面的下面的“壹、贰壹、贰”项项后确定，则阿拉伯后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。反

4、之亦然，可以把大写数数字转换成大写数字。反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。字变成小写数字。4统一设置相同内容的格式统一设置相同内容的格式如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整，们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整，那么可以采用下面的操作方法那么可以采用下面的操作方法:在在“查找内容查找内容”框中输入要查找的单词或词组，框中输入要查找的单词或词组，然后选中然后选中“突出显示所有在该范围找到的项目突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，并从列表中选择要进行搜索的文档部分。复选框，并从列表中选择要进行搜索的

5、文档部分。单击单击“查找全部查找全部”按钮，程序就会自动选中所有按钮，程序就会自动选中所有相同的单词，然后单击相同的单词，然后单击“关闭关闭”按钮，就可以对按钮，就可以对选中的文本格式进行修改了。选中的文本格式进行修改了。5F2F2功能键功能键在用在用WordWord编辑一篇长文档时，若想快速定位编辑一篇长文档时，若想快速定位到某页，只要按下到某页，只要按下F5F5键，在弹出的对话框中输人键，在弹出的对话框中输人页码即可。页码即可。在在WordWord文档中选中需要文档中选中需要“剪切剪切”移动的内容，移动的内容，按下按下F2F2功能键（不需要按功能键（不需要按“剪切剪切”和和“粘贴粘贴”按按

6、钮），然后将光标移至需要插入钮），然后将光标移至需要插入“剪切剪切”内容的内容的地方，按下地方，按下“Enter”Enter”键，即可快速实现内容的准键，即可快速实现内容的准确确“剪切剪切”移动。移动。6F4F4功能键功能键在在WordWord中当输完一些内容后，按下中当输完一些内容后，按下“Alt+Enter”Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。对于重复性的工作，请使用键盘上的对于重复性的工作，请使用键盘上的F4F4键键。当你。当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，

7、按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。注意注意:格式刷格式刷适合于适合于添加复杂的格式添加复杂的格式，但如果你只，但如果你只需重复简单的操作，还是使用需重复简单的操作，还是使用F4F4键键吧。该技巧同吧。该技巧同样适用于以下程序样适用于以下程序:ExcelExcel、PowerPointPowerPoint。7F8F8功能键功能键 按下按下F8F8功能键（或者双击状态栏中的功能键（或者双击状态栏中的“扩展扩展”文字），激

8、活文字），激活“扩展扩展”状态（状态栏中的状态（状态栏中的“扩展扩展”按钮成激活状），此时可以实现以下操作：按钮成激活状），此时可以实现以下操作：第二次第二次按按F8F8键选定光标所在词，键选定光标所在词，第三次第三次按按F8F8键选定光标所在句子（两个句号之间），键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次第四次按按F8F8键，选定光标所在段，键，选定光标所在段，第五次第五次按按F8F8键，选定键，选定整个文档。整个文档。8带带“属性属性”的替换操作的替换操作在平时的替换操作中，我们一般都是进行不同在平时的替换操作中，我们一般都是进行不同内容的简单文字替换，对文字的格式没有特殊的内容的简单文字

9、替换，对文字的格式没有特殊的要求。如果要将全文中的某个词或者字替换为统要求。如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将一的格式，比如将“电脑报电脑报”改为红色、斜体、改为红色、斜体、下划线，一个一个地改当然费时费力。用下面的下划线，一个一个地改当然费时费力。用下面的方法可以轻松实现批量替换方法可以轻松实现批量替换:打开打开“替换替换”对话框，对话框，在在“查找内容查找内容”中输入中输入“电脑报电脑报”，在，在“替换为替换为”中同样输入中同样输入“电脑报电脑报”，然后打击，然后打击“高级高级”选选项，打开项，打开“格式格式”菜单，将字体设置为红色、斜菜单，将字体设置为红色、斜体、下划线

10、，单击体、下划线，单击“全部替换全部替换”即可。即可。9关于关于“段落标记段落标记”的替换的替换将网页保存为文本文件后再用将网页保存为文本文件后再用WordWord打开后发打开后发现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行，用手工删除整篇文章中无用的换行符十分空行，用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。利用麻烦。利用WordWord的的“替换替换”功能，可以快速删除功能，可以快速删除换行符。方法是换行符。方法是:单击单击“编辑编辑替换替换”命令，在弹命令，在弹出的替换窗口中单击出的替换窗口中单击“高级高级”按钮，在按钮，在“查找内查找内容容”和

11、和“替换为替换为”中使用中使用“特殊字符特殊字符”在查找内在查找内容中输入两次容中输入两次“段落标记段落标记”，在替换为中输入一在替换为中输入一个个“段落标记段落标记”，然后单击然后单击“全部替换全部替换”按钮，按钮，数千个没用的空行瞬间清理完毕。数千个没用的空行瞬间清理完毕。10替换过程中通配符的使用替换过程中通配符的使用通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，这就需要我们使用通配符

12、。通配符有两个这就需要我们使用通配符。通配符有两个:“:“*”号和号和“？”号号，“*”“*”表示多个字符，表示多个字符，“？”表示表示一个字符。一个字符。操作方法如下操作方法如下:单击单击“编辑编辑替换替换”命令，打命令，打开替换对话框，单击开替换对话框，单击“高级高级”按钮，在按钮，在“使用通使用通配符配符”前打钩，在前打钩，在“查找内容查找内容”中输入通配符，中输入通配符，在在“替换为替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开直接打开“高级高级”选项，设置好格式后全部替换。选项，设置好格式后全部替换。11关于关于“首页不同首页不同”的设置的设置对于大型文

13、档，我们常常希望取消第一页的页对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚。你可以用以下方法来实现眉和页脚。你可以用以下方法来实现:在在“页眉和页眉和页脚页脚”工具条上点击工具条上点击“页面设置页面设置”按钮，选择按钮，选择“版式版式”选项卡，选中选项卡，选中“首页不同首页不同”，然后单击然后单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。12如何快速设置字体？如何快速设置字体？我们在打印文件时正文往往使用仿宋字体，有我们在打印文件时正文往往使用仿宋字体，有时文件中会包含有很多数字和英文，用仿宋体便时文件中会包含有很多数字和英文，用仿宋体便感觉不好看。英文和数字一般用英文字体比较好，感觉不好看。英文和

14、数字一般用英文字体比较好，例如例如“ArialArial字体字体”，这样文档就显得美观大方了。，这样文档就显得美观大方了。但是如何快速让文章中的数字及英文都变成英文但是如何快速让文章中的数字及英文都变成英文字体而汉字采用中文字体呢？字体而汉字采用中文字体呢？其实很简单，先按其实很简单，先按“Ctrl+A”Ctrl+A”全选整篇文章，全选整篇文章，选择自己想要的中文字体，然后再选择相应的英选择自己想要的中文字体，然后再选择相应的英文字体，如文字体，如“ArialArial字体字体”，你就会发现所有的数你就会发现所有的数字和英文都变成了字和英文都变成了“ArialArial字体字体”，而汉字却保留

15、而汉字却保留了原来的字体。此技巧对于其它的英文字体也适了原来的字体。此技巧对于其它的英文字体也适用，但对于在英文中替换想要的汉字字体却不可用，但对于在英文中替换想要的汉字字体却不可以。以。13调整表格的列宽调整表格的列宽在在WordWord中，表格的列宽可自动调整尺寸以适中，表格的列宽可自动调整尺寸以适应文本或图形。如果键入的文字长度超过了列宽，应文本或图形。如果键入的文字长度超过了列宽，WordWord将调整列宽以包含文字。如果不需要在键入将调整列宽以包含文字。如果不需要在键入时调整列宽，请选中表格，然后单击时调整列宽，请选中表格，然后单击“表格表格表表格属性格属性”命令，选择命令，选择“表

16、格表格”选项卡，单击选项卡，单击“选选项项”按钮，清除按钮，清除“自动重调尺寸以适应内容自动重调尺寸以适应内容”复复选框，最后依次单击选框，最后依次单击“确定确定”按钮。按钮。14快速调整页眉横线长度快速调整页眉横线长度在在WordWord插人页眉后插人页眉后,会自动在此位置添加一会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先置，可以首先激活页眉激活页眉，选择，选择格式格式下的下的段落段落命令，命令，调整调整一下一下左右缩进的字符值左右缩进的字符值，确定就可以看到最，确定就可以看到最终效果。终效果。15去掉页眉那条横线去掉页

17、眉那条横线在页眉中在页眉中,在在“格式格式”“边框和底纹边框和底纹”中设置中设置表格和边框为表格和边框为“无无”,应用于应用于“段落段落”同上同上,只是把边框的颜色设置为白色只是把边框的颜色设置为白色(其实并没有其实并没有删除删除 只是看起来没有了只是看起来没有了.).)16选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式式工具工具选项选项常规把常规把“列出最近使用文件数改列出最近使用文件数改为为0”0”可以全部删除可以全部删除,若要选择性删除若要选择性删除,可以按可以按Ctrl+Alt+-Ctrl+Alt+-三个键三个键,光标变为一个光标变为一个粗减号粗

18、减号后后,单击文单击文件件,再单击要删除的快捷方式就行了。再单击要删除的快捷方式就行了。17让让WordWord表格快速一分为二表格快速一分为二将光标定位在分开的表格某个位置上将光标定位在分开的表格某个位置上,按下按下“Ctrl+Shift+Enter”Ctrl+Shift+Enter”组合键，或选中表格，组合键，或选中表格，“表表格格”|“|“拆分表格拆分表格”即可。这时你就会发现表格中即可。这时你就会发现表格中间自动插人一个空行间自动插人一个空行,这样就达到了将一个表格这样就达到了将一个表格一一分为二分为二的目的。的目的。18加密文档加密文档如果用户文档有如果用户文档有重要的信息，不希望重

19、要的信息，不希望被人查阅，此时可以被人查阅，此时可以为文档添加一个密码，为文档添加一个密码，对文档进行保护。选对文档进行保护。选择工具择工具-选项命令。选项命令。19加密文档加密文档 我们可以对我们可以对WordWord文档设置打开权限密码和修改权限文档设置打开权限密码和修改权限密码，这样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话密码，这样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档；框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档；如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。一、设置打开权限密码一、设置打开

20、权限密码执行执行“文件文件”“另存为另存为”，打开，打开“另存为另存为”对话框，对话框，单击单击“工具工具”按钮，在菜单中选择按钮，在菜单中选择“安全措施选项安全措施选项”，在在“安全性安全性”对话框中，输入打开文档时的密码对话框中，输入打开文档时的密码(还可以还可以单击单击“高级高级”按钮，选择一种加密类型按钮，选择一种加密类型)，单击，单击“确定确定”按钮，在弹出的按钮，在弹出的“确认密码确认密码”对话框中再次输入以上密码。对话框中再次输入以上密码。单击单击“确定确定”按钮返回按钮返回“另存为另存为”对话框，最后单击对话框，最后单击“保保存存”按钮。按钮。20加密文档加密文档二、设置修改权

21、限密码二、设置修改权限密码执行执行“文件文件”“另存为另存为”，打开打开“另存为另存为”对话框，单击对话框，单击“工具工具”按钮，在菜单中选择按钮，在菜单中选择“安安全措施选项全措施选项”，在在“安全性安全性”对话框中，输入修对话框中，输入修改文档时的密码，单击改文档时的密码，单击“确定确定”按钮，在弹出的按钮，在弹出的“确认密码确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击对话框中再次输入以上密码。单击“确定确定”按钮返回按钮返回“另存为另存为”对话框，最后单击对话框，最后单击“保存保存”按钮。按钮。21办公软件办公软件OfficeOffice-Excel-Excel专题专题22不连续单元格填充同

22、一数据不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住选中一个单元格，按住CtrlCtrl键键，用鼠标单击其，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。他单元格，就将这些单元格全部都选中了。松开松开CtrlCtrl键键，在编辑区中输入数据，然后按住，在编辑区中输入数据，然后按住CtrlCtrl键键，同时敲一下，同时敲一下回车回车，在所有选中的单元格中，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。都出现了这一数据。23在单元格中输入在单元格中输入0 0值值 一般情况下，在一般情况下，在ExcelExcel表格中输入诸如表格中输入诸如“05”05”、“4.00”4.00”之类数字后，只要光标一移出

23、该单元格，之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成格中数字就会自动变成“5”5”、“4”4”，ExcelExcel默认默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况：面的方法来避免出现这种情况：先选定要输入诸如先选定要输入诸如“05”05”、“4.00”4.00”之类数字之类数字的单元格，的单元格，鼠标右键单击鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中，在弹出的快捷菜单中单击单击“设置单元格格式设置单元格格式”，在接着出现的界面中在接着出现的界面中选选“数字数字”标签页，在列表框中选择标签页，在列表框中选择“文本文本”，

24、单击单击“确定确定”。这样，在这些单元格中，我们就这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如可以输入诸如“05”05”、“4.00”4.00”之类的数字了。之类的数字了。24单元格内容的合并单元格内容的合并 根据需要，有时想把根据需要，有时想把B B列与列与CC列的内容进行合列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用并，如果行数较少，可以直接用“剪切剪切”和和“粘粘贴贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。办了。解决办法是：在解决办法是：在CC列后插入一个空列（如果列后插入一个空列（如果D D列没有内容，就直接在列没有内容，就直接在D D列操作），在

25、列操作），在1 1中输入中输入“=B1&C1”=B1&C1”，D1D1列的内容就是列的内容就是B B、CC两列的和了。两列的和了。选中选中D1D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块块“”“”，当光标变成当光标变成 后，按住后，按住鼠标拖动光标鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处向下拖到要合并的结尾行处，就完成了，就完成了B B列和列和CC列列的合并。的合并。25快速选定不连续单元格快速选定不连续单元格 按下组合键按下组合键“Shift+F8”Shift+F8”，激活，激活“添加选定添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添添加加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而格区域即可选定，而不必按住不必按住CtrlCtrl键不放。键不放。26