公司档案室规章管理制度.docx

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1、 公司档案室规章管理制度（通用）大全 公司档案室规章治理制度（通用8篇） 在社会一步步向前进展的今日，接触到制度的地方越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。制度究竟怎么拟定才适宜呢？以下是小编收集整理的公司档案室规章治理制度（通用8篇），盼望对大家有所帮忙。 公司档案室规章治理制度1 第一条为加强公司行政事务治理，理顺公司内部关系，使各项治理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 其次条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后准时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或

2、销毁。 第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集治理。 第四条档案治理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必需保证安全。 第五条归档范围： 1、公司的规划、年度规划、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、打算、委任书、协议、合同、工程方案等具有参考价值的文件材料。 2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动

3、的剪报、照片、录音、录像等。 第六条档案的借阅与索取： 1、借阅档案要仔细填写借阅档案登记薄。 2、借阅档案必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档缘由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 3、归还档案时，档案治理人员要严格检查，如发觉遗失、污损、或随便涂改状况的，要追究借阅者责任，并准时报告公司主管领导。 第七条档案的销毁： 1、任何组织或个人非经允许无权随便销毁公司档案材料。 2、若按规定需要销毁时，必需编制档案销毁清册，属密级档案须经总经理批准前方可销毁，一般内部档案，

4、须经公司办公室主任批准核对清晰前方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案。档案人员要仔细填写、编制销毁清单，由专人监视销毁。 公司档案室规章治理制度2 第一条为加强档案信息治理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。 其次条本制度所称档案信息是指工程建立活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。 第三条公司规划建立治理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及治理工作。 第四条调度员、测绘员、施工治理员、监理工程师、招标单位、设计单位、

5、施工单位和公司运行治理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。 第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要留意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。详细要求参照公司综合档案治理方法。 第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门准时供应。 第七条旧管网改造时，由规划建立治理部进展现场测绘，准时绘制改造后的图纸并向相关部门供应。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。 第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。 第九条档案信息需要同时向综合治理部归档的，应按要求归档。 第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综

6、合治理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。 第十一条未尽事宜执行综合治理部档案治理方法。 第十二条本制度从二o一二年一月一日起执行。 公司档案室规章治理制度3 一、目的为了更有效的的员工人事档案进展妥当治理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本治理方法。 二、档案治理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反应表（

7、证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效治理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 三、档案相关规定 1、根底治理 1.1原则：分类标准、归档准时、排列有序、层次清晰、整理标准。 1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进展核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。 1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进展整理，并准时登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职员工人事档案登记（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进展编号，人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的根

8、本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等），应准时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。 1.6对员工进展考察、考核、培训、奖惩形成的材料要准时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必需仔细鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年前方可销毁（高管及核心人员保存该员工离岗8年止）。 1.8人力资源部档案员要留意档案治理环境的清洁、干净。

9、1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案穿插，制电子名目，以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密，保密档案制止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），经过行政人力资源部经理批准前方可查、借阅。 2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。 2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。 2.4全部经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特别状况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案治理

10、的相关规定处理。 2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记（附件三）。 3、查、借阅档案留意事项 3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严峻，予以惩办。 4、档案的销毁 4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。 4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须仔细核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记

11、和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本治理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。 公司档案室规章治理制度4 一、档案的建立。 1.1档案的建立按以下流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确建档内容，实行系统收集、集中治理。 1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等; 1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等; 1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的“业主

12、概况表”、“业主公约”、“入住契约”、“前期效劳协议”、“接房登记表”等。 1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进展治理的各项规章制度等; 1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等; 1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金使用的预算、规划、业委会批准使用的文件等。 1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。 二、档案治理 2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常使用，对使用频率较高的档案实办公室

13、对原始档案进展严密治理，并保存复印件。 2.2档案治理要求： 2.2.1进展标准化的档案治理。 2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的安全、不丧失、不泄密。 2.2.4实行档案治理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑名目，按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案治理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积存、整理、归类要进展一次全面的检查。 公司档案室规章治

14、理制度5 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案治理水平，有效地爱护及利用档案，为公司进展效劳，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、治理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后准时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集治理 1、公司指定专人负责文件材料的治理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后

15、归档。 3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作规划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，

16、区分不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进展系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整

17、、清楚。 五、档案治理人员职责 1、根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、根据归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案治理人员要定期催还，发觉损坏、丧失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需准时汇报，追求责任。 4、不准拆

18、卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必需经领导批准才能摘抄或复制。 5、必需爱惜档案，保持干净，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必需专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案治理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开头执行。 公司档案室规章治理制度6 一、文书档案归档制度 1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一治理。 2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。 3.归档的文件材料应齐全、完整、精确牢靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示

19、与批复)无缺页、破损现象。 4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。 5.凡归档的文件必需留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。 6.重要文件如部门需用可进展复印，但原件必需归档。 7.机关工作人员外出学习、考察、参与会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档治理。 二、专职档案工作人员岗位责任制 1.仔细学习专业学问，贯彻执行档案法、档案法实施方法，喜爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。 2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管

20、、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“标准”要求。 3.负责公司有关部门档案工作监视指导、业务培训工作。 4.负责档案库房各项制度的落实。 5.积极供应档案的利用，充分发挥档案利用效果，仔细总结阅历，为领导决策和机关各项工作供应优质效劳。 三、兼职档案工作人员岗位责任制 1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。 2.兼职档案人员要喜爱档案工作，熟识业务，工作仔细负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。 3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。 4.严格执行各项档案治理制度。 5.承受本公司专职档案员的监视指导。努

21、力学习档案业务学问，不断提高业务水平。 四、部门立卷制度 1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。 2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进展收集、审定、整理、立卷。 3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案治理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。 五、档案保管制度 1.各门类档案由综合档案室集中统一治理，配备档案员负责档案的保管工作。 2.根据档案治理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找便利。 3.档案员对室藏档案材料要常常进展检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要准时跟踪追还，防止丧失。 4.库房要保持清

22、洁卫生，温度要常常保持在1424，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。 5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。 6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危急品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。 7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。 六、档案保密规章 1.档案工作人员要提高警觉性，遵守保密纪律，坚持原则，仔细执行各项制度。 2.凡到综合档案室查阅档案者，都要仔细遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。 3.查阅档案时，

23、不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。 4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要准时交给档案治理部门。 5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成肯定后果者要依据保密法的规定，严厉处理并追究其责任。 七、档案借阅制度 1.借阅档案要严格遵守档案治理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。 2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。 3.借阅人员对档案材料妥当保管，留意保密，不得以任何理由转借他人。 4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。 5.档

24、案治理人员对归还的借阅材料要仔细进展检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经仔细核对，正确无误时，方能签字盖章。 6.一旦发觉档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要准时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。 八、其他 解释权归公司行政人事部。 公司档案室规章治理制度7 1、局办公室是公文处理的治理机构，主管本机关的公文处理工作。 2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由详细负责该工程工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。 3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进展校对后，由办公室印刷、装订、发放、存

25、档。 4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简洁材料尽可能由各科室自己担当。 5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。 6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，根据批示意见送有关领导或责任部门办理。 7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 8、公文办理完毕后，由办公室依据档案法及其他有关规定，准时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。 9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实状

26、况进展催促检查并建立督查制度。 10、文书人员在办公室主任的详细领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时承受政府办、档案局的监视、指导和检查。 11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批挨次传递、承办。 12、文件收受及传阅要准时，一般性文件两天之内必需传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特别急办文件，办公室必需当时送达相关领导，准时落实。 13、日常文件处理做到收、发、传、归准时精确科学有效。 14、严把印信使用关，发文时必需由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平常使用公章，必需由办公室主任或分管常务副局长签字前方

27、可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必需由办公室主任签批。 15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。 16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。 17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一治理，办公室要将重大活动、大事、嘉奖等事宜主动进档，统一治理。 18、年末文件归类做到科学、准时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。 公司档案室规章治理制度8 一.制度内容 为做到客户效劳部与客户的良好沟通，把握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户效劳部以最便捷的方式供应以上信息。因

28、此，为充分利用客户信息并治理好这些信息，特建立此制度 二.治理目标 客户档案资料全面、精确、有效。 三.适用范围 客户档案资料的治理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。 一般客户档案包括以下的资料： 1.收集客户单位资料 2.客户缴费记录包括各样应付之押金 3.客户装修工程文件 4.客户迁入时填具之资料 5.客户资料补充 6.客户联络资料 7.紧急事故联络人的资料 8.客户与治理处往来文件 9.客户违规事项与欠费记录 10.客户修理记录 11.客户投诉记录 12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序 四.留意事项 1.准时上行下达客户与治理之间的学问、报告、通知、通报，

29、传送文件应准时、精确，仔细地登记并制作各种表格。 2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通; 3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进; 4.接听客户投诉，解决客户投诉; 5.接听客户工程报修电话，准时联系修复。 其次篇：档案室规章治理制度 档案室规章治理制度 第一章 总则 一、目的 1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案治理水平,有效地爱护及利用档案,为公司进展效劳,特制定本制度。 2、公司档案,是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业治理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、

30、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后准时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。 4、重要原始档案遵循“双人双控，共同治理”原则，由总经办统一治理。 其次章 档案归档 二、文件材料的收集治理 1、公司指定专人负责文件材料的治理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理批阅后归档。 3、一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会

31、议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作规划、总结、报告、请示、批复、会议记 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 56、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程治理（变更、进度掌握、质量空hi）、工程验收、工程报批资料等。 8、合同：原辅料选购、设备选购、工程基建、技术转移、托付合同、设计合同、其他合同。 9、设备档案：公用系统、物料、仓库等帮助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。 10、员工培训：培训

32、规划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 11、供给商档案 四、归档时间 1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。 2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。 3、员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。 4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。 5、供给商档案按每归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。 6、记录文件，帮助记录半年归

33、档一次，其他记录文件每年归档一次。 7、批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续。 8、未按要求准时归档而造成损失的，由当事人担当全部责任，并依据情节轻重予以相应处理。 五、归档份数 1、原件全部归档，并注明份数、出处。 2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。 六、档案要求 1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。 2、对已经破损或模糊的文件必需先修复再归档。 3、文件必需通过系统整理后再归档。 4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认前方可归档。 5、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清楚。 6、档案文件材料应区分不怜悯况进展排列

34、,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进展系统的排列。 7、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 8、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,整。 七、归档手续 各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记簿，贵固然和档案员共同签字确认。 第三章

35、档案的收集与整理 八、档案的收集 1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进展收集，并进展分类、排列、编目后移交档案室。 2、由档案治理人员定期到各部门对零散的文件进展收集，再进 9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完行系统的、全面的整理。 3、收集时要保证档案的质量，如不完整，需进展进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。 九、档案的整理 1、档案采纳按类别分类的方式，做到层次清楚，便于保管和利用。 2、档案严格根据分类、排列、组卷、编目的整理步骤进展系统、全面的整理，并做电子名目便利日后检索。 第四章 档案建档 十、分类梳理 归档的资料，由档案员分类、编号

36、、于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账 十一、档案专用章 全部归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 十二、档案编号章 档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 十三、检索名目 全部归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索名目，并定期核对。 十四、电子备份 重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。 第五章 档案使用和归还 十五、档案使用 1、文件复印：由使用人填写档

37、案复印件登记簿，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、供应。 2、借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写档案借出登记簿，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特别状况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。 3、借阅原始文件：由使用人填写档案借阅登记簿，经部门负责人批准，于档案室制定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特别状况同时报分管副总批准。 4、外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记簿，须经总经理批准前方可使用。 5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发觉，对档

38、案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额担当，并依据情节轻重予以相应处理。 十六、档案归还 1、档案使用者应爱惜档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档案借出登记簿登记，并由使用人和档案员分别签字确认。 2、发生损坏、丧失的，对使用人处以200-100元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部担当，并依据情节轻重予以相应处理。 3、档案归还时内容发生变更的，使用人应准时知会档案员进展更新，以保持档案的精确性。 十七、档案保管与检查 1、公司各类应归档文件应集中于档案室治理，任何部门或个人不得私

39、自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额担当，并依据情节轻重予以相应处理。 2、每月底，由综合部负责人将对档案室的资料进展抽查；每三个月与档案元共同对档案室的全部资料进展一次彻查，并填写档案清查记录。 3、档案治理应账实相符，档案损毁或丧失的，由档案员全额担当，并依据情节轻重予以相应处理。 十八、档案的销毁 1、对需要进展销毁处理的档案，由档案室填写档案销毁申请表，并制作档案销毁清册，包括：本单位和卷宗的简短的历史状况、销毁档案所属年月、保管期限及其数量和具体内容、鉴定的状况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。 2、档案员进展档案销

40、毁，QA和档案归档部门各指派一人进展监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。 3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁状况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。 十九、档案治理人员职责 1、根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、根据归档范围、要求,将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。 二十、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周;

41、对借出档案,档案治理人员要定期催还,发觉损坏、丧失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。 3、必需严格保密,不准泄露档案材料内容,如发觉遗失必需准时汇报,追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必需经领导批准才能摘抄或复制。 5、必需爱惜档案,保持干净,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借,必需专人专用。 7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案治理人员另行办理续借手续。 杭化新材料综合治理部 2023年10月 第三篇：公司档案室治理制度 公司档案治理制度（暂行） 一、总则 1、为了标准公司档案治理，做

42、好档案的保密及使用工作，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位、部门的档案治理。 3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案治理机构的设置及根本要求 （一）档案划分及治理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营治理、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案治理员，负责档案资料的归档催促和日常治理工作。公司制定明确的档案治理员岗位职责，档案治理员必需严格履行职责。 3、公司档案依据其重要性和保密程度分为A级和B级，档案应按标准标准进展分类，有标准的档案编号，并建立电子与纸张

43、分类名目。 （二）各部门资料治理 1、公司所属各部门必需设兼职的资料治理员，制定明确的资料治理员岗位职责，标准部门档案治理，实行部门档案与公司档案归口治理。 2、各部门依据部门资料性质结合公司档案治理制度，实行统一的标准分类治理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必需根据公司治理规定执行。 三、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项根据规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件制止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进展修复处理。 3、档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒外表为档案名目，档案盒内文件没有提名的，