记录管理程序MWC-COP-02.xls

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1、二二级级文文件件编 号MWC-COP-002版 本B记记录录管管理理程程序序页 次3/4制订日期2012.10.16 1、目的：规范记录的管理方法,以证实质量/环境管理系统之有效运作及作为日后质量改善和追溯之依据。2、范围：质量/环境管理系统内使用的各项记录。3、定义：无 4、职责 4.1 文控中心：负责记录的编号、收集、归档、标识、保管与处置；4.2 品质部:负责产品检验记录的管理。4.3 各部门：负责各自相关联记录的管理。5.程序内容:5.15.1 记记录录的的分分类类 凡是质量/环境管理体系运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。5.1.1 与质量/环境管理体系管理有关的

2、记录主要有：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训 记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录、环境相关方的记录、法律法规及其他要求 的记录、环境标准要求的记录等。5.1.2与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的 应用记录、顾客投诉及服务记录等等。5.1.3 记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体 等形式。5.2 作业内容：权责部门作业流程作业内容相关文件/表格各相关部门5.2.1.1相关体系文件的制定者,应依记录

3、文件的要求在表格记录总览表 程序中规划表单,其表单的名称、格式和内容应 连同文件一同被审批后方可起用,具体依文件 管理程序5.4执行5.2.1.2新制定的表单若涉及多个部门使用,制定部门应 同时通知相关部门使用新的表单。5.2.1.3所有审批之表单由文控统一编号且不得重复，并登录于表格记录总览表中,以便于查阅及追溯。各相关部门5.2.2.1记录必须认真填写,并有人监督，确保记录填写/内容的真实性、完整性、准确性、可追溯性。5.2.2.2记录日期之填写应按年-月-日的顺序。5.2.2.3字迹应工整清晰、签名应完整、统一。5.2.2.4填写栏目不应有遗漏缺项(对空项应用斜线画去）各相关部门5.2.

4、3.1记录如需修改时,在原数据中部画上一斜(横)/线，再在原数据的上(下)方填上修改 数据，并盖章 (或签名)和注明修改日期,若记录为多联,则每一联 均应予以修正。记录建立记录填写记录修改OKOK二二级级文文件件编 号MWC-COP-002版 本B记记录录管管理理程程序序页 次3/4制订日期2012.10.16各相关部门5.2.4.1各项记录可分为受控类与非受控类，受控类/记录表单均须编号，且不得重复，以便识别管理,受 控类记录依据表单编号编制目录管理。5.2.4.2非受控类表单无须编号,须根据其性质、类型编 制目录，建立总览表以便检索管理。5.2.4.3每一类记录标识用记录表单编号及表单名称

5、予以 标识。5.2.4.4同一类记录可用填写日期或流水号标识。各相关部门5.2.5.1各部门应做好本部门记录的收集和保存工作/5.2.5.25归档之记录,各部分类妥善保管,应注意防火、防潮等措施，保管方法便于存取和提供使用。文控5.2.6.1记录保存期依表格记录总览表执行,一般表格记录总览表 保存期限为2年。5.2.6.2 根据记录查阅、保存之特殊要求及客户要求 之记录保存期限体现在表格记录总览表中。各相关部门4.7.1归档的记录如需查阅，则由文控负责办理查表格记录总览表各相关部门4.8.1对超过保存期限的记录，文控负责实施销毁,记录销毁表 并登录于记录销毁表中 5.3 文件记录表格的设计、审批、印制和领用。5.3.1 各部门设计自己所需的记录表格，需印刷使用的表格，提出申请经部门主管审核后再经管理 者代表或其授权人批准后交人事行政部印制。5.3.2 印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。6.相关文件:6.1文件管理程序 7.相关表单 7.1 表格记录总览表 7.2 记录销毁表记录标识记录归档/保存记 录保存期记录销毁记录查阅OKOKOKOKOK