电子的文件元数据要求规范.pdf

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1、 电子的文件元数据要求规范精选文档 TTMS system office room【TTMS16H-TTMS2A-TTMS8Q8-电子文件元数据规范 1 范围 本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行 在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管

2、理,实现有效、方便地查询、检索与利用。2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则 GB/T 文献着录总则 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码 GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 GB/T 11714-19

3、97 全国组织机构代码编制规则 GB/T 118212002 照片档案管理规范 GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法 GB/T 13967-1992 全宗单 GB/T 15418-1994 档案分类标引规则 GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 12-1994 全宗卷规范 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案着录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整

4、理规则 DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范 中华人民共和国电子签名法 中办发199614号 中国共产党机关公文处理条例 国发200023号 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 国档发19874号 关于颁发编制全国档案馆名称代码实施细则的通知 国家档案局第6号令 电子公文归档管理暂行办法，2003年7月28日 国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日 ISO 15489 Information and documentationRecords management ISO 23081-1 Information and docume

5、ntation Records Management Processes Metadata for RecordsPart 1:Principles ISO 14721 Open archives information system(OAIS)ISO/IEC 11179-3:2004 INFORMATION TECHNOLOGY-SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS-PART 3:BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTS GUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM

6、 AN ARCHIVAL PERSPECTIVE,COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会 电子文件管理指南)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义 3.1 电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。3.2

7、 电子文件元数据（Electronic Records Metadata）电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。3.3 信息总体（Information Package）信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合。包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息，即电子文件的内容、结构信息、背景信息，以及形成于管理过程的管理信息、为保证电子文件真实性与完整性而设置的固化信息。档案信息包为分三种：提交信息包（SIP，Submission Information Package），用于立档单位向同级国家档案馆进

8、行归档电子文件的物理归档；档案信息包(AIP,Archival Information Package)，用于国家档案馆长期保存归档电子文件；分发信息包（DIP,Dissemination Information Package），用于电子文件的查阅。经过数字签名封装的档案信息包是保证归档电子文件凭证性、实现归档电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。3.4 内容信息（Content Information）内容信息是指电子文件的正文内容，包括主文件、附件的正文内容。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。数据对象表述信息是指数据对象的

9、描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。3.5 保存描述信息（Preservation Description Information）保存描述信息包含构成电子文件的结构信息及背景信息，是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。3.6 内容描述信息（Content Description Information）内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。3.7 结构信息（Structure Information）结构信息是指表述

10、电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及在存储器中的构成等信息。3.8 背景信息（Context Information）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息由来源信息、创建依据、关联信息、技术环境信息构成。3.9 管理信息（Management Information）管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。3.10 固化信息（Fixity Information）固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的

11、信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。4 电子文件元数据结构 4.1 电子文件元数据总体结构 本规范按照保障电子文件真实性、完整性与长期可读性的要求，根据电子文件的构成，及其生成、管理与利用等不同时期的特征，定义电子文件元数据表。电子文件元数据表由2个元数据模块共7个元数据子集构成，如下表所示。元数据模块 元数据子集 元素 内容信息 数据对象 数字对象 物理对象信息 表述信息 结构信息 语义信息 保存描述信息 内容描述信息 结构信息 背景信息 创建依据 全宗信息 创建过程 参考信息 数字化过程 参考信息 关联信息 管理信息 标识信息 鉴定信息 归档信息 权限管理 维护历史 利用历史 固化

12、信息 4.2 电子文件元数据集结构 内容信息 ContentInfo 元数据子集 元素 子元素 子元素 名称 标识 名称 标识 名称 标识 名称 标识 数据 对象 DateObject 数字对象 DigitalObject 物理对象描述信息 PhysicalObject 表述 信息 RepresentationInfo 数据对象结构信息 DOStructureInfo 语义信息 SemanticInfo 保存描述信息 PreservationDesInfo 元数据子集 元素 子元素 子元素 名称 标识 名称 标识 名称 标识 名称 标识 内容描述信息 ContentDesInfo 题名 Tit

13、le 并列题名 AlternativeTitle 副题名及说明题名文字 TitleAnnotation 责任者 Creator 文件编号 RecordNum 文件形成时间 CreateDate 附件 Annex 附件题名 AnnexTitle 附件标识符 AnnexIdentifier 稿本 Manuscript 主题词或关键词 Subject 提要或文字说明 Abstract 附注 Annotation 分类号 Classification 人物 Person 语种 Language 内容覆盖范围 Coverage 照片与音视频档案内容描述扩展信息 PAV ContentDesExtent

14、拍摄地点 ShootPlace 录制地点 RecordPlace 内容描述扩展信息 ContentDesExtent 结构 StructureInfo 文种 RecordType 文件集合 AggregationLevel 集合类型 AggregationType 信息 集合描述 AggregationDes 集合文件标识 AGGRecordsIdentifier 格式 Format 电子文件类别 ElecRecordsType 数据格式 DataFormat 存储介质 MediumType 特殊元数据描述 SpecialMetadataDes 格式扩展信息 FormatExtent 文件大小

15、 ObjectSize 归档文件大小 ArchivingSize 数字化文件大小 DPSize 保存历史 PreservationHistory 操作类型 ActionType 操作描述 ActionDes 操作时间 ActionTime 操作责任人 Operator 原始技术环境 OriginalEnvironment 原始信息系统描述 OriginalSystemDes 原始档案管理信息系统描述 OriginalRecordsDes 数字化结构信息 DPStructureInfo 光学分辨率 AclinicResolution 色彩模式 ColorModel 色彩深度 BitDepth 总

16、画幅数 ImageTotal 扫描仪生产商 ScannerMaker 扫描仪型号 ScannerSN 数字化结构扩展信息 DPExtent 数码照片 结构 信息 DPhotoStructureInfo 照片宽度 PhotoWidth 照片高度 PhotoHeight 水平分辨率 AclinicResolution 垂直分辨率 VerticalResolution 照片色彩模式 PColorModel 照片色彩深度 PBitDepth 数码相机生产商 CameraMaker 数码相机型号 CameraSN 音视频文件结构扩展信息 AVStructureInfo 结构扩展信息 StructureE

17、xtent 背景信息 ContextInfo 创建依据 CreateBG 法律法规依据 LegalBG 行政或行业依据 AdminBG 全宗信息 FondInfo 全宗名称 FondName 全宗类型 FondType 立档单位机构代码 ORGCode 立档单位组织沿革 HistoryofORG 立档单位联络方式 全宗构成 ComposingofFond 全宗维护历史 HistoryofFond 创建过程 CreateProcess 处理类型 ProcessType 处理人 Processor 接收处理时间 ReceiveTime 实际处理时间 ProcessTime 处理后发出时间 Send

18、Time 处理意见 ProcessView 参考信息 ReferenceInfo 主送机关 SubmitTo 抄送机关 Copyto 印发机关 PrintDistribute 印发日期 PrintDate 关联信息 RelatesInfo 关联标识符 RelatesID 关联类型 RelatesType 关联描述 RelatesDes 数字化过程 DigitalProcessing 数字资源制作者 DPMaker 数字资源制作者身份证明 DPCertification 数字资源制作日期 DPMakeDate 数字资源制作地 DPMadePlace 数字资源审核人 DPExaminer 数字资源

19、审核时间 DPExaminedDate 背景扩展信息 ContextExtent 管理 信 ManagementInfo 标识信息 IdentifierInfo 标识符 Identifier 档案馆代码 ArchivesID 息 档案类别 ArchivesClassification 档号 RecordID 电子文件号 ERecordID 全宗号 FondID 目录号 CatalogueID 案卷号 FilesID 页号 PageNum 件号 ItemNum 全宗内分类代码 SeriesID 全宗内分类名称 SeriesName 缩微号 MicrofilmID 光盘编号 DiscID 照片档案

20、扩展标识信PhotoIDExtent 照片号 PhotoID 底片号 FilmID 息 参见号 ReferenceID 册号 VolumID 音视频档案扩展标识信息 AVIDExtent 音视频文件类别 AVClassification 时间长度 TimeLength 开始时间 StartTime 结束时间 EndTime 鉴定信息 AppraisalInfo 鉴定类型 AppraisalType 鉴定时间 AppraisalDate 鉴定人 Appraiser 鉴定意见 AppraisalView 归档信息 ArchivingInfo 归档时间 ArchivingDate 归档方式 IsOn

21、Line 归档类型 ArchivingType 移交责任者 HandoverActor 接收责任者 ReceiveActor 逻辑归档标识 LIsArchiving 物理归档标识 PIsArchiving 纸质文件归档标识 PRIsArchiving 权限管理 Rights 密级 SecurityLevel 解密期限 ExpiryDate 保管期限 PreservationPeriod 保管期限名称 PPeriodName 保管期限代码 PPeriodCode 保管期限值 PPeriodValue 版权说明 CopyrightStatement 授权对象 AuthorizationTo 授权行

22、为 AuthorizationAct 安全分类 SecurityClassification 维护历史 HistoryofDisposal 处置类型 DisposalType 处置责任者 DisposalActor 处置时间 DisposalDate 处置依据 DisposalReason 处置过程 DisposalProcess 处置结果 DisposalResult 利用历史 UseHistory 利用日期/时间 UseDate/Time 利用类型 UseType 利用描述 UseDes 管理扩展信息 ManagementExtent 固化信息 FixityInfo 数字签名 Digita

23、lSignature 数字签名时间 DigitalSignatureDate 数字签名描述 DigitalSignatureDes 校验和 Checksum 4.3 电子文件必备核心元数据表 元数据集 元数据子集 元素 子元素 内容信息 数据对象 数字对象 保存描述信息 内容描述信息 题名 责任者 文件编号 文件形成时间 结构信息 文种 文件集合 集合类型 集合描述 格式 电子文件类别 数据格式 文件大小 归档文件大小 数字化文件大小 背景信息 创建依据 法律法规依据 行政或行业依据 全宗信息 全宗名称 全宗类型 立档单位机构代码 创建过程 处理类型 处理人 接收处理时间 实际处理时间 处理后

24、发出时间 处理意见 管理信息 标识信息 标识符 档案馆代码 电子文件号 档号 全宗号 目录号 案卷号 页号 件号 鉴定信息 鉴定类型 鉴定时间 鉴定人 鉴定意见 归档信息 归档时间 归档方式 归档类型 逻辑归档标识 物理归档标识 权限管理 保管期限 安全分类 固化信息 数字签名 数字签名时间 数字签名描述 4.4 元数据的应用 本规范对元数据表结构的定义依据XML规范进行，适用于基于XML规范的办公自动化等业务信息系统对元数据的设置、捕获与存储，以及最终生成基于XML的档案信息包。在文档一体化管理系统中生成、运行、维护的结构化数据库中，档案管理人员可依据“6 电子文件元数据元素定义及描述”中关

25、于元数据注释属性的定义，进行元数据项的着录。5 电子文件元数据元素定义方法 电子文件元数据表中各个元素都用11个属性进行描述：名称（Name）：元素的名称。版本（Version）：产生该元素的元数据规范版本。标识（Identifier）：元素的唯一标识；定义（Definition）：对元素概念与内涵的描述；类型（DataType）：元素所属的数据类型；值域（Value）：元素的指定值或允许范围；必备性（Obligation）：说明元素是必备的还是可选的；可重复性（Repeatability）：元素的可重复行与值域重复；下层元素（Sub-elements）:某上位元素的下位子元素；应用范围（Ap

26、plication）：元数据可应用的范围或领域；注释（Comment）：对元素的补充说明及相关着录细则。6 电子文件元数据元素定义及描述 6.1 信息总体（Information Package）名称 信息总体 标识 InformationPackage 版本 Version 定义 信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合，包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息。类型 复合类型 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素 名称 标识 必备性 内容信息 ContentInfo 必备 保存描述信息 PreservationDesInfo 必备 应用范围 应用于所有类别的电子文

27、件及信息管理系统 注释 为实现对数字资源的长期保存，开放档案信息系统（OAIS）对信息包模型进行了详细定义，信息包是信息管理系统的最基本管理单元。信息包内含相应的封装信息，如数字签名、电子文件名称、具有检索意义的目录信息等，用于保证信息包内部数据的真实性，界定并识别内容信息与保存描述信息。6.1.1 内容信息（Content Infomation）名称 内容信息 标识 ContentInfo 版本 Version 定义 内容信息是指电子文件的正文内容，包括文件的正文、附件的正文内容等，是电子文件行文或形成的目的。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。类型 复合型 值域-必备性 必备 可重复性

28、 不可重复 下层元素 名称 标识 必备性 数据对象 DateObject 必备 表述信息 RepresentationInfo 必备 应用范围 应用于所有类别的电子文件及信息管理系统 注释 根据 OAIS 的定义，档案信息包的内容信息由数据对象和表述信息构成。6.1.1.1 数据对象（Date Object）名称 数据对象 标识 DateObject 版本 Version 定义 数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。类型 复合型 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素 名称 标识 必备性 数字对象 DigitalObject 必备 物理对象描述信息 Physical

29、Object 可选 应用范围 应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释 6.1.1.1.1 数字对象（Digital Object）名称 数字对象 标识 DigitalObject 版本 Version 定义 用于保存、表示电子文件内容信息的比特流（Bit），即二进制数据。类型 二进制 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素-注释 当电子文件在系统中被签发，或纸质档案数字化后，数字对象将自动生成，由系统自动捕获。6.1.1.1.2 物理对象描述信息（Physical Object Description Information）名称 物理对象描述信息 标识 PhysicalObjec

30、t 版本 Version 定义 与数字对象对应的实体档案或文件的描述信息。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 不可重复 下层元素-注释 纸质档案或文件经扫描生成图像文件，图像文件自身由数字对象元数据保存，而纸质档案或文件的库房排架地址（如档号）、纸质载体的情况则由本元数据表述。如果数据对象是经实物扫描仪输入计算机的一块探矿标本的数字影像，物理对象描述信息就是对矿石标本的外形、尺寸、构成成份、存放 位置等方面的描述。档号等排架信息可从保存描述信息中由系统自动获取并赋值，而载体描述可由档案管理人员录入并由系统作自动批处理，如民国档案的数字化资源，可使用“毛边纸”、“宣纸”等文字作为物理对象

31、描述信息，并可进行批处理赋值。6.1.1.2 表述信息（Representation Infomation）名称 表述信息 标识 RepresentationInfo 版本 Version 定义 表述信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。类型 复合类型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素 名称 标识 必备性 数据对象结构信息 DOStructureInfo 可选 语义信息 SemanticInfo 可选 应用范围 应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释 一个孤立的数字对象的比特流由“0”和“1”表示，在未被解释之前毫无意义。而数据对象的表述信息就是要将比

32、特流转变成更具意义的数字信息。表述信息可描述数据对象的格式、数据结构概念、哪种格式或哪种数据结构用在了比特序列中，从而使得诸如字符、数字、象素、数组、表格等更有意义。针对复杂的数据对象，有可能形成表述网，因为有时表述信息自身即是一个信息对象，也需要表述信息的描述。如此不断地递进表述，直至没有新的表述信息对象需要表述为止，从而形成表述网。一位英语初学者面对一本英语读物，英语词典与英语语法信息就是英语读物的表述信息。一个 PDF 文档，PDF 阅读器就是 PDF 文档的表述信息，称为“表述翻译软件”；同时，PDF 阅读器需要表述信息对其进行结构及语义的描述。一份通过观测地球环境传感器而获得的、含有

33、一系列数值的电子文件，用 ASCII 码写成的另一份电子文件用于解释、读懂第一份文件的 比特流，以获得具有意义的数字。第二份电子文件的内容信息即为第一份文件的表述信息。6.1.1.2.1 数据对象结构信息（Data Object Structure Infomation）名称 数据对象结构信息 标识 PStructureInfo 版本 Version 定义 对电子文件内容信息的组织与结构进行描述的信息。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 数据对象结构信息主要指能够规定并表达一份电子文件比特流的总体结构、编排格式等的格式标识符，是在应用软件内部使用的信息，普通用户

34、无法看到。如一份 PDF/A 文字类电子文档，ISO 19005-1（PDF/A-1）规定其包括四个部分：文件头、文件体、文件参照引用表、文件字典。用“%”表示 PDF/A 文档的文件头，用以表述 PDF 文档的版本信息；用“stream”、“endsteram”表示正文文字内容的开始与结束等，“%”、“stream”、“endsteram”即为结构信息。数据对象结构信息由管理电子文件的信息系统自动抽取并赋值，保存结构信息的目的是为了经长期保存的电子文件依然能够被正常、完整地读出、显现，并保持原始版式。因此，采用符合开放性、标准性、异构系统兼容性、对计算机软硬件系统的独立性要求的电子文件格式，

35、对归档电子文件的长期保存与长期可读至关重要。6.1.1.2.2 语义信息（Semantic Infomation）名称 语义信息 标识 SemanticInfo 版本 Version 定义 对电子文件内容的语义信息描述。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 仅由数据对象结构信息作为表述信息通常是不够的，比如表术信息还应描述数字对象采用了哪种评议等。如 PDF/A 文档的文件体中，还需要描述其采用的字符集、字体、格式居中等特征，这些均由语义信息描述。语义信息使数据对象结构信息变得更有意义。6.1.2 保存描述信息（Preservation Description I

36、nformation）名称 保存描述信息 标识 PreservationDesInfo 版本 Version 定义 保存描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。类型 复合型 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素 名称 标识 必备性 内容描述信息 ContentDesInfo 必备 结构信息 StructureInfo 必备 背景信息 ContextInfo 必备 管理信息 ManagementInfo 必备 固化信息 FixityInfo

37、必备 应用范围 应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释 在办公自动化等业务信息系统中、文档一体化管理系统、档案管理信息系统，应设计自动捕获元数据功能。6.1.2.1 内容描述信息（Content Description Information）名称 内容描述信息 标识 ContentDesInfo 版本 Version 定义 内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。类型 复合型 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素 名称 标识 必备性 题名 Title 必备 并列题名 AlternativeTitle 可选 副题名及说明题名文字 TitleAnnota

38、tion 可选 责任者 Creator 必备 文件编号 RecordNum 必备 文件形成时间 CreateDate 必备 附件 Annex 可选 稿本 Manuscript 可选 主题词或关键词 Subject 可选 提要或说明文字 Abstract 可选 附注 Annotation 可选 分类号 Classification 可选 人物 Person 可选 语种 Language 可选 内容覆盖范围 Coverage 可选 照片与音视频档案内容描述扩展信息 PAV ContentDesExtent 可选 内容描述扩展信息 可选 应用范围 应用于办公自动化等业务信息系统、文档一体化管理系统、

39、档案管理信息系统。注释 6.1.2.1.1 题名（Title）名称 题名 标识 Title 版本 Version 定义 题名，即正题名，是档案的主要题名，一般指单份文件文首的标题、文件组合级的标题、案卷封面上的案卷级标题、照片档案与音视频档案的标题。题名照原文着录。类型 字符型 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素-注释 对于馆（室）藏档案数字化资源，当原文件缺题名，或题名不能准确表达文件主题时，应重拟题名，并用“”将重拟题名括起附于原题名之后。在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕 OCR、同一窗口中复制与粘贴功

40、能用以半自动获取文件题名。6.1.2.1.2 并列题名（Alternative Title）名称 并列题名 标识 AlternativeTitle 版本 Version 定义 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，或者是任何一种格式的，用以代替正式题名的替代性或可选的标题，必要时井列题名与正题名一并着录。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 正题名后附的用汉语拼音书写的题名不作为并列题名着录。在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕 OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文

41、件并列题名。6.1.2.1.3 副题名及说明题名文字（Title Annotation）名称 副题名及说明题名文字 标识 TitleAnnotation 版本 Version 定义 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 6.1.2.1.4 责任者（Creator）名称 责任者 标识 Creator 版本 Version 定义 也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的机构、团体或个人。类型 字符型 值域-必备性 必备 可重复性 可重复 下层元素-注释 对于馆（室）

42、藏档案数字化资源，着录细则见 DA/T 18-1999 档案着录规则。责任者无法考证时，用“囗囗囗”表示。照片档案、音视频档案则着录文件的摄影者或录制者。在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕 OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取责任者信息。6.1.2.1.5 文件编号（Record Number）名称 文件编号 标识 RecordNum 版本 Version 定义 文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。类型 字符型

43、值域-必备性 必备 可重复性 可重复 下层元素-注释 在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕 OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文件编号信息。对于馆（室）藏档案数字化资源，相关着录细则见 DA/T 18-1999 档 案着录规则。6.1.2.1.6 文件形成时间（Create Date）名称 文件形成时间 标识 CreateDate 版本 Version 定义 指文件形成的时间。类型 日期型 值域-必备性 必备 可重复性 不可重复 下层元素-注释 在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获文件的签发日期。在文档一

44、体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取文件编号信息。当馆（室）藏档案形成时间无法考证时，在附注元素中予以说明。照片档案、音视频档案则着录文件的拍摄时间。日期格式按 GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 的规定着录。6.1.2.1.7 附件（Annex）名称 附件 标识 Annex 版本 Version 定义 文件正文后的附加材料 类型 复合型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素 名称 标识 必备性 附件题名 AnnexTitle 可选 附件标识符 AnnexIdentifier 可选

45、应用范围 主要应用于文书档案。注释 本元素应用的目的是为保证电子文件的完整性，尤其是脱离主文件单独存在的附件，并增加检索途径。6.1.2.1.7.1 附件题名（Annex Title）名称 附件题名 标识 AnnexTitle 版本 Version 定义 指文件正文后附加材料的题名 类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 在办公自动化等业务信息系统中，由系统自动捕获。在文档一体化管理系统、馆藏档案管理信息系统中，系统应提供屏幕 OCR、同一窗口中复制与粘贴功能用以半自动获取附件题名信息。6.1.2.1.7.2 附件标识符（Annex Identifier）名称 附件

46、标识符 标识 AnnexIdentifier 版本 Version 定义 与电子文件正文相分离地存在于信息系统中的附件的标识符。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 当附件作为一个独立的电子文件存在于信息系统时，其保存描述信息中的档号、标识符元素都可作为附件标识符。信息系统应提供查找附件并复制档号或标识符功能。标识符的着录顺序、数量应与附件题名的着录顺序与数量相同。6.1.2.1.8 稿本（Manuscript）名称 稿本 标识 Manuscript 版本 Version 定义 稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。类型 字符型 值域 草稿、定槁、手稿、草图、原图、

47、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本 必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 在办公自动化等业务信息系统中，应将稿本的值域嵌入系统之中供用户选择。6.1.2.1.9 主题词或关键词（Subject）名称 主题词或关键词 标识 Subject 版本 Version 定义 主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意思的词或词组。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 主题词或关键词由办公自动化等业务信息系统自动捕获，或由文档一体化管理系统、馆藏档案管

48、理信息系统自动标引。主题词建议选择相关的编码体系，例如档案主题词表（CCS）、公文主题词表。关键词则可以是任何词或词组组成。6.1.2.1.10 提要或文字说明（Abstract）名称 提要或文字说明 标识 Abstract 版本 Version 定义 对文件和案卷内容的简介，反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)。对照片档案、音频档案、视频档案关于事件、人物、地点等重要内容的说明。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 本元素由档案管理人员手工着录并录入系统。6.1.2.1.11 附注（Annotation）名称 附注 标识 Annotation 版本 Ver

49、sion 定义 附注项着录档案中需要解释和补充的事项。类型 字符 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 附注项是对内容描述信息的各子元素的说明，如根据 DA/T 18-1999 档案着录规则，馆藏档案的文件形成时间无法考证时，应着录“囗囗囗”，但由于数据类型的限制，可在附注项予以说明。有多个元素需要说明时，说明内容依各项目的顺序着录，项目以外需解释和补充的列在其后。附注项由档案管理人员手工着录并录入系统。6.1.2.1.12 分类号（Classification）名称 分类号 标识 Classification 版本 Version 定义 类目的简明编码、标记符号，可固定全部类

50、目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆（室）藏。类型 字符型 值域 依据中国档案分类法着录。必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素-注释 由档案管理人员依据 GB/T 15418-94 档案分类标引规则手工着录并录入系统。6.1.2.1.13 人物（Person）名称 人物 标识 Person 版本 Version 定义 着录文件内容中所涉及并具有检索意义的人物姓名。类型 字符型 值域-必备性 可选 可重复性 可重复 下层元素 注释 本元素主要应用于馆（室）藏纸质档案，如干部任命类档案，或涉及领导人及着名人物的档案，着录人物的姓名，以增加资源发现途