「excel在会计处理和财务管理上的应用1」.pdf

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1、1.我们今天下午的主题主要介绍 o里面的一个重要的组件cel 在会计处理和财务管理上的应用 2.今天我们主要介绍个方面的问题,第一去看看如何使用cel 去创建高效、标准和优化的财务报表，常用数据表格的方法和技巧,以及呢如何在财务报表里面分析、预测和决策，最后呢我们会介绍在 exe里面一些常用的财务函数它们是怎么进行工作的。3.首先我们去看看在一个企业里面，财务人员或者说财务部门是一个很重要的工作环节，它除了进行一些简单的数据的统计，一些金额的统计呢，也还包括一些其他的职能，比如说规划职能、控制职能、组织职能，主要的目标呢?主要是帮组提高企业经济效益,使得企业经济效益最大化。4.那么在这些职能里

2、面呢？它会有很多很重要的工作环节,这些工作环节呢?是财务部门的工作人员经常会遇到的一些工作,比如说像会计的一些核算,需要把一些数据通过系统全面的记录进行一些计算和分析来编制出一系列的财务报表，除此以外还会有一些财务的预测、决策、计划、控制和分析，主要是利用现有的一些数据来帮助企业来进行一些宏观的调控或者协调各项计划指标。5.而这些工作环节我们完全可以通过ice里面的ecel去帮助我们实现，以前我们通过xe来实现一些简单的数据存储和计算功能。那实际上在 ecel 里面它可以去帮助我们去进行一些数据分析和数据决策,并且可以把我们数据分析和数据决策的结果发布到 interet 上面或者发布到企业内部

3、网上面，来供其他用户来进行查看。6.所以我们现在过度到第一个话题，我们来看看如何使用 excl 来制作专业级的财务报表,在这个部分我们主要去介绍,用 exe创建财务报表的捷径有哪些，并且在 excel 里面有哪些辅助的工具去帮我们实现财务报表的制作，那么一些常见的电子表格的制作技巧会有哪些，并且如何去完成电子表格的美化和处理。7.当我们去新建一个xcel 文档的时候，就会出现一个模板对话框，我们就可以使用 ecel 里的一些内置模板去帮助我们去完成一些基本的财务报表的制作,当然有的时候我们可能会觉得 exce里面的内置模板比较少，这个时候我们就可以通过 excel 的任务窗格，在任务窗格里面会

4、有一个 offic onlie 的模板,这样我们就可以通过 offic onli这样的一个网站去获得和金融和财务 相关的的模板，甚至有朋友有这个 2003 的应用模板文库的话,在这个里面提供一些模板，其中是包括了一部分金融和财务的模板的,这样就可以让我们的财务人员通过很快的方式建立一个财务报表。在我们的企业里面有一些数据，尤其是一些财务数据，8.除此以外呢,在我们的企业里面有一些数据,尤其是一些财务数据，是放在企业内部网络里面的，那么对于 ece来讲它可以通过一些导入的机制,把一些存储在企业内部网络里面的数据快速的导入到 ex里面,大大减少了我们数据录入的时间，那我们去看看在 ecel 里面，

5、它可以去帮助我们去导入文本文件,也可以导入wor表格，甚至 Aess 文件，网页的文件以及在业务里面的ML 文件，通过这样一种方式我们可以快速的去把财务报表的数据填充完成。那我们去做一个演示去看看在 ecel 里面是如何去完成这个数据导入的，那么在我们的系统里面，我们的数据可能存储在其它的一些文档里面,比如说存储在我们的文本文件里面,在这样的一个文本文件里面,我们会有工资表的一个记录情况,那么会有几个人，几个月份的记录情况,如果我希望把这些现有的数据导入到 exe里面,我们就可以去打开 ex，通过 excel 里面的数据菜单的，导入外部数据命令,这里面就会有一个导入选项,在弹出的这个对话框我们

6、就可以去找到我们数据源的位置,就是我们刚才看到的那个文本文件，当我们把这个文本文件选中之后就会有一个导入向导帮我们把这个数据一步一步的导入,点下一步就好了,然后会有一个分割符,因为我们使用tab 键去做分割的,所以马上就会看到这个预览结果，然后按下一步，这个时候我们还可以选择那些列式不想放入xcel 表格里面的，比如说这个列是不想放入到 ecel 里面可以跳过,做好之后点下一步，选择你要放到哪个工作表里面，放到这个工作表的哪个位置里面，点完成就做好了,所以通过这种方式我们就可以很快的把一些现有的数据导入到财务数据表格里面，减少我们进行数据录入的时间。回到我的幻灯片，除了数据的导入外，在 exc

7、el 里面还提供了一些非常好的工具，可以帮助我们快速的完成数据的输入,这种东西称为智能标记,现在我们去看看这种智能标记出现在什么地方？如何去使用智能标记非常快速的去完成数据的录入,现在我去打开一个已经做好的 ecl表格，这是一个固定资产折旧表，那么在这种表格里面我们经常会去输入一些登记日期,这边会有我们折旧月份放在这里,，可能我每个月会去做一个折旧经额统计登记一下，那么这个时候我们通常会去输入，比如说 2011 年的 10 月 31 号，那么这个时候就会出现这么一个标记,在 excl 里面,我们如果希望这一列都去填充这些数据的话,很简单,我们只要这一列都去拖动这个填充柄就可以了,但是并不是符合

8、我们需要的,我们填充的是每个月底的这一天，这个时候有个智能标记就会出现了,在这个智能标记里面我们就可以去选择你是以什么去填充是以月去填充，还是以天去填充,还是以天去填充,好那现在我们选择以月去填充，那我们就会发现我们每个月月底的数据就会自动的出现在我们的单元格里面，还有就是我们的这个数据表非常的大，有0多条数据，如果我们用拖动的方式，我们可能会找不到我们的数据末尾在哪个位置,所以这个时候我们只要用鼠标在这个拖动柄的位置,立即所有的数据都会在我们的单元格出现,同时智能标签也会出现在这个位置，那么我们那些数据可以做这种自动填充呢？在我们这个工具菜单里面，有个选项标签,在这个自定义序列里面，出现的这

9、些序列都是可以自动填充的,当然你还可以添加自己需要的列添加到这个表里,所以通过这种方式就可以快速的把一系列的数据快速的填充完整。9.当我们把一些数据填充到数据表里面,对于财务人员很重要的一项工作就是要核对这些数据是否准确，因为在一个xe表格里面数据可能会很多,所以在我们去进行数据验证的时候,需要有一些好的办法，在 excel20里面,我们提供了语音识别，文本到语音这种功能，也就是说我们没有必要打印这个表格,只要听计算机发出声音就能够进行核对输入是正确的还是错误的，当然除了语音验证以外,我们还有一种定义数据验证,就是通过电子化的方式去确认在一个数据序列里面或者是在一个数据范围里面是否是有效的,如

10、果是不对的话,我们是不是控制用户不允许他来进行输入,或者说它的后续动作又会是怎么样?所以我们通过一个演示去看看如何去完成这种数据验证通过语音或者通过电子化的定义。10.刚才我们已经把一个文本文件导入到 ex里面了,那如果我们希望对这个文本文件的数据进行验证呢,我们就可以打开el里面的文本到语音的功能,我们就可以把这个数据范围先选中,选择工具菜单里面的语音,文本到语音工具栏，这样我们就可以开启 exce里面的文本到语音的，让 ee试着帮我们去朗读一下,我们去试着听一下,看能不能听得到，这样我们就不用去看在xcel 里面打印出来的这些数据了，我们只需要去听计算机的声音,然后把它改过来一下,然后有错误马上把它改过来就可以了,也有朋友说,有没有更为灵活的一种方法,就是我在输入单元格的时候就让它去朗读一遍,这样就可以避免我在输入数据的时候的一些错误,比如我这里去输入，本来是 2000，但是你一个不小心,输入了 2000，但是你一回车的时候,或者转入下一个单元格的时候,它会朗读,我会听一下,马上改成 2000 就好了，也就是在任何单元格输入数据的时候他也会朗读，这样来确认我们在这个单元格输