房地产公司档案管理制度_1.pdf

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1、房地产公司档案管理制度 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司 各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必 须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章 档案管理体制 第三条 公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指 公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工 作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工

2、作,或由综合部派驻专职人员协助管理。第四条 公司档案管理的分散与集中。1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理 方面的文件资料复印件。2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管 理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档 保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到 综合部档案室统一保管。4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交 上个月已办结的资料,但属机密级以

3、上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份 数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移 交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调 查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员 移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再 加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合

4、同编号永久保存。待公司向客户交付房产 后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终 将此合同移交给房管局。7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部 门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原 则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部 保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外)。9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的 请示、报告

5、、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后 2 个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理 人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。第六条 各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相 对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向 接办人员交接清楚,才能离职。第三章 档案 的归档范围 第七条 凡是反映公

6、司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿 册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种 重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3、各类工程检测、鉴定报告。4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方 面的文件材料。6、公司各种审计报告、资产评估报告。7、公司各种管理规章制度和人事档案。8、公司各种

7、注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营 销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。13、其他需要归档的重要文件。第四章 档案的归档与立卷 第八条 档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个 部门参与办

8、理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用 圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。第十条 凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单 位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿 须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在 原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。第十一条 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须 有原件,并保

9、持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄 录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手 续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。第十三条 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一 起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保 管期限和文件年限分开立卷。第十四条 立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括

10、而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整 齐、牢固,无任何金属物。第五章 档案的分类与编号 第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。第十六条 档案分类与编号规则,见附表。第六章 档案的保管工作 第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防 潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。各部门根据保存 档案数量,设置存放档案的箱柜。第十八条 归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用

11、。根据公 司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存 放科学。库存档案必须图物相符,帐物相符。第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人,重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室,非档案管 理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做

12、到守 口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有 关责任人进行处罚。第七章 档案的保管期限与密级 第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。第二十三条 保管期限 文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外,依下列规定办理:1、永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东 会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程 设计图;(9)规章制度;(10)其他经核定须永久保

13、存的文书。2、10 年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须 保存 10 年的文书。3、5 年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存 5 年的文书。4、1 年保存:结案后无长期保存必要者。第二十四条 档案密级 公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文 件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。2、“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决 算书、公司章程、股

14、东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工 作计划、重要会议纪要。3、“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4、“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活 动中形成的具有参考价值的文件、材料。第八章 档案的借阅管理办法 第二十五条 凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经 各级领导签批后方能调阅。第二十六条 借阅的档案密级与领导签批 公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必 须经总经理批准后,方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须

15、经总经理批准许可,方可借阅。借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据档案调阅审批单,为 借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得 擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批 准。归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏,应及 时报告主管领导。逾期不还者,档案管理员要及时催还。第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有 特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,

16、密级档案为三天;机密级以上档案不许外借,并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重新办理。因情况特殊,外部人员须出具其单位书面证明,并经总经理批准,方 可查阅无密级档案。第二十九条 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准 后,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密 而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。第九章 档案的销毁 第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理

17、,清除不必要保存的资料,对破损 和褪色的资料进行修补和复制。第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经综合部负责人和档案形成部 门经理共同鉴定,报分管领导审核,总经理批准,并进行登记造册后按规定予以销毁。第三十二条 销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字,销毁清册永久保存。销毁档案 须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售。第十章 罚 则 第三十三条 有下列行为之一,视情节轻重,给予 100 元-5000 元罚款处理,若构成犯罪 依法追究刑事责任:1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。3、涂改、伪造档案。4、未及时上报归档或管

18、理不善的档案管理者。5、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。6、泄露公司档案机密者。第十一章 附 则 第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充,由公司总经理批准执行。第三十五条 各子公司应根据本制度,结合本单位的实际情况,制订具体实施细则。档案分类与编号规则表 档案编号解释说明:如 GY01-J.JH-2008 001-08 08 01 26(公司)(类别)(细目名称)(年份)(编号)(月)(日)(件号)(页数)如 GY01-X F XS-2008001-08080126(公司)(类别)(细目名称)(子目名称)如 GY01-G T JG-GYGC 08 001-08080126(公司)(类别)(细目名称)(子目名称)(项目名称)(年份)如 GY01-G T SG-GYGC 08 SD 001-08080126.05(公司)(类别)(细目名称)(子目名称)(项目名称)(年份)(子目细分)(楼号)年份后的编号在新的一年即从 001 号编起,但“销售合同”根据不同项目分住宅和商业按序列 编号下去;关于某一幢楼的具体资料视情况在编号最后加上楼号;“财务管理”档案编号的后两 分段由财务部根据会计档案管理办法自行编号。全宗号:GY01 地产,GY02 物业,GY03 商业运营部