供给商及采购治理制度修改.pdf

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1、供给商及采购治理制度 一、本制度包括供给商治理制度及采购制度。二、供给商治理制度（一）供给商概念 供给商分为长期供给商及短时间供给商。合作时刻超过一年以上的供给商为长期供给商，合作时刻为一年之内的为短时间供给商。（见附件一）（二）供给商治理 一、新增供给商：行政部/工程运营部/电脑部/市场中心采购经办人必需填写并提交增加/注销供给商申请表（见附件二）后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务记录证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装璜类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等至财务中心备案。供给商需具有以下条件：（1

2、）中国国内注册、具有独立法人资格、能提供招标产品及相关效劳的制造商或授权代理商。（2）非正在同意国家有关部门审查、被其他企业兼并（收购）或因重大经济纠纷在法院打官司的企业。（3）装修供给商：必需具有三级及以上施工资质证明。（4）媒体广告供给商：发行量、媒体的阅读群情形介绍、代理公司情形介绍、网络 IP 流量、全世界全国的网络排名。财务领导/会计领导审查资格同意后，会计部给予供给商财务编号，在财务系统成立供给商档案。如无供给商财务编号，财务部拒绝支付应付账款。同时行政部/工程运营部/电脑部/市场中心将该供给商纳入本部门的供给商名录（见附件三），作为其采购物品的首选依据。二、供给商注销：（1）每一

3、年 12 月 1 日会计部提供 1 年以上未异动的供给商清单包括：1.财务编号 2.供给商名称等信息给采购单位，采购单位于 12 月 30 日前确认有效供给商，关于无效供给商由各相关部门填写新增/注销供给商申请表列明注销缘故等，由部门领导、总监确认后，交由财务领导/会计领导审核。会计部关于无效供给商在次年 1 月财务系统将不继续保留该供给商信息及财务编号，给予注销。如以后公司因业务需求，向已注销的供给商定货，那么依照新增供给商条款处置。不然无法支付应付账款。（2）当显现以下情形时：1）提供商品或效劳不符合公司要求 2）显现严峻质量问题 3）市场上显现其他更符合公司要求的商品或效劳 4）供给商价

4、钱上调不合理 5）综合表现差的供给商公司决定再也不利用该供给商，那么采购部门应当填写新增/注销供给商申请表列明注销缘故等，提交至财务中心，会计部应当收到该表后的第二个工作日完成注销工作。3、关于长期供给商，采购部依照每次营业部提交的验收反馈表记分，反馈表内容包括货物数量是不是欠缺，货物质量是不是符合合同的要求，或提供效劳的数量及质量是不是符合合同要求等。依照这些信息按月记录 供给商评估明细表（见附件四）由部门领导、总监审核。每一年 1 至 3 月应付其进行年度评估，依照 1-12 月份供给商评估明细表编制供给商综合考评汇总表（见附件五）。年度评估部门为采购部门、总领导室、营业部门、财务部门（内

5、控部）等。4、行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员每季度对其采购经办人录入的供给商信息的准确性、完整性进行审核（要紧审核内容包括供给商名录、价钱变更表、新增/注销供给商申请表等信息是不是一致）并签字确认，如不一致，由各部门查明缘故并修改供给商名录信息。每季度行政部/工程运营部/电脑部/市场中心负责将更新审核后的供给商名录以邮件形式发送至各部门总监级以上人员，以供参考。（三）供给商询价原那么 一、单项价钱 500 元以下且总金额 5000 元以下的采购询价供给商为 2 家；单项价钱大于 500 元且总金额大于 5000 元的采购询价供给商应不低于 3 家供给商。（其中 2 家询价供给商需

6、在供给商名录被选取，非名录中的供给商需另填写新增/注销供给商申请表并后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务记录证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装璜类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等）。二、若是单笔采购金额或全年同一项目采购金额超过 50,000 元,必需采用竞标方式,即两家以上供给商别离提供密封的标书,由财务中心内控部拆标,内控部领导将中标情形书面呈报采购部门及总领导和董事长,由总领导和董事长决定中标结果。关于所选择的两家以上供给商，其资格别离为至少一家是长期供给商，其他为新供给商。若是采购金额超过

7、100,000 元,采购部必需提供三家以上供给商竞标，其中至少一家是长期供给商，其他为新供给商。3、关于日常消耗品行政部领导/工程运营部领导/电脑部领导/市场中心总监每6个月需派指定人员到市场询价，并记录询价结果及填写询价记录表（见附件六），由部门领导、总监、总领导审核签字，对供给商物品价钱进行确认、调整。价钱需要调整时，将变更结果报总领导秘书处，由总领导秘书更新供给商名录中价钱，并将通过审批的询价记录表归档。总领导助理每一个月审核总领导秘书录入供给商名录及询价记录表中的信息是不是准确，并签字确认，如不一致，查明缘故并修改。4、关于长期供给商，如维修、办公用品、广告、电脑等签定年度合同。当物品

8、价钱发生变更时，如：原材料、CPI 等外界环境阻碍致使价钱上下浮动，由采购经办人做市场询价并填写价钱变更表（见附件七）（假设为供给商提出上调物品价钱，那么其另需提供加盖公章的涨价通知单），经部门领导、总监确认同意后，提交总领导审核，各部门采购经办人将审核确认后的价钱更新至供给商名录，由行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员查对供给商名录与价钱变更表的信息是不是一致，在价钱变更表上签字确认，如不一致，由相关人员查明缘故并修改。五、供给商付款期：非内部公司国内供给商:=30 天内部公司供给商:30 天 三、采购制度 一、采购行为分为费用类采购和资产类采购。二、费用类采购是指采购价值低于 1,

9、000 元的单项物资,如购买网络端口、平面广告、印刷品等；资产类采购是指购买价值高于 1,000 元且利历时刻超过 1 年单项资产,如办公家具、办公设备、空调设备、电脑设备、/通信设备、车辆等，或关于分行租赁房产的装修所发生的支出，包括装修工程、及网络工程、灯箱工程、消防工程等。3、费用类采购和单项资产类采购,利用部门必需先填写申请报告，如新开分行或分行从头翻修那么必需先填写分行装修/物资申请表（详细参照固定资产流程），依照审批权限取得总领导、董事长、总部批准。4、资产类采购必需正式签署采购合同。五、采购流程：（1）费用类采购：需求部门提出申请，依照金额，采购部门决定是不是采用竞标方式向供给商

10、询价。采购部门负责人依照询价原那么挑选 2-3 家较有优势的供给商提供的采购询价单（见附件八）填写采购确认单（见附件九），若是为新供给商还需提供 1.新增/注销供给商申请表2.营业执照（复印件盖公章）3.税务记录证（复印件盖公章）4.组织机构代码证（复印件盖公章）5.银行信息（公章）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等提交给内控部一天内审核，审核通事后，依照审批权限提交财务总监、总领导、董事长决定合作供给商。采购经办人依采购确认单上已确信的合作供给商依照询价内容制定采购合同/广告类合同并附合同审阅流程表 经相关部门负责人审核签字后加盖公司印章。市场中心签署的框架合同需经副总、财务总监、总领

11、导、董事长、集团 CFO、集团副总裁审批签字。无需签定采购合同的小额费用，那么以采购确认单为准。（2）资产类采购：需求部门提出申请，依照金额，采购部门决定是不是采用竞标方式向供给商询价。采购部门负责人依照询价原那么挑选 2-3 家较有优势的供给商提供的采购询价单填写采购确认单，若是为新供给商还需提供：1.新增/注销供给商申请表2.营业执照（复印件盖公章）3.税务记录证（复印件盖公章）4.组织机构代码证（复印件盖公章）5.银行信息（公章）6.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装璜类）7.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等提交给内控部一天内审核。内控部负责确认相关的供给商及采购数量价钱等信息是不是真实一致，审核通事后，依照审批权限提交财务总监、总领导、董事长、集团 CFO（超过预算）、集团副总裁（超过预算）决定合作供给商。采购经办人依采购确认单上已确信的合作供给商依照询价内容制定采购合同/装修合同并附合同审阅流程表经相关部门负责人审核签字后加盖公司印章。电脑部签署的框架合同需经副总、财务总监、总领导、董事长、集团 CFO、集团副总裁审批签字。六、采购付款：依照公司财务付款制度执行。