新出差管理规定.pdf

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1、出差管理制度 为了完善和加强企业出差及财务报销的管理,特制定本制度;一、出差定义 1、出差：指员工因工作需要离开现工作区域且需在异地住宿的工作行为；出差由总经理核准、行政部备案登记;备注：1 短程、近郊当天可返回的不属出差；2 因工作岗位需常驻异地的不属于出差；2、差旅食宿费：指出差期间的住宿、饮食等费用,此项标准费用要求住宿须有住宿发票,饮食按固定标准给予补贴;3、出差交通费：指出差期间除了长途交通之外的出差地交通费;员工在出差地办事以搭乘公交车、地铁等便利交通工具为主,机场驻地费用报销以机场大巴车票为准,如有特殊情况或紧急公务需乘坐出租车,须事先征得部门经理同意后在车票背面注明日期、起止地

2、点、乘车事由说明方可予以报销;二、出差人员的交通工具 1、长途交通费 范围 一级 二级 三级 省外 不受限、实报实销 火车硬卧、行程500公里以上可乘坐折扣机票与火车票相差不超200元飞机,但需事先向总经理申请并经审批 省内 长途汽车 备注：1、出差当地发生的长途交通费以节约为原则,以乘坐安全、低价的交通工具为准;2、如遇特殊情况,需要超过标准的,须经总经理同意并获批准方可乘坐及报销,否则,其交通费一律不予报销,并给予 2、出差费用、补贴标准 出差住宿费用报销标准：120 元/天上海、北京；住宿以标准上调20%1.住宿费必须有住宿发票发票上须有住宿房号、入住起止日期、天数;2.以上费用如有特殊

3、情况需超出标准的应事先经总经理批准方可给予报销,否则,不予报销;3.业务招待费用：公司出差部门经理级以上员工,其在出差期间因公需交际应酬费用,须请上级呈总经理批准后,按允许额度实施,否则,概应自理;4.2 人同性以上出差同一个地方,住宿费用按出差人员当中最高职级1 人的住宿标准费用凭住房发票报销,其中一人不予报销住房费；2 人含 2 人以上出差同一地区饮食标准则降低 10 元/天,例如：出差外省,一人出差按 50 元/天标准,2 人以上按 40 元/天标准补给,依此类推;5.住宿费按实际住宿夜数及标准报销,如超过标准的,公司按固定标准报销,超出部份由个人承担,如无发票者,不予报销;3、出差人员

4、其它规定 a)出差人员未经部门经理同意不得擅自延长出差时间,因公需要延期者,应事先以电话形式请示部门经理、人力资源部核定追认,否则,违者将不给予报销延长天数的差旅费用及相应补贴;b)出差人员应遵照出差前申请的规定期限回公司,并于一周内提出有关任务之书面报告出差工作汇报表呈本部门负责人核阅,如总经理需要,呈总经理审阅,否则其差旅费不予报销;c)如公司组织外出开会或其它活动,费用由公司负担,参加人员不再享受任何补贴及费用报销;d)出差人员出差在外应注意个人安全,自觉遵守交通规则及国家法律,做好自我保护措施;4、费用申请手续及报销程序 a)借支的差旅费用包括如下内容：1）出差期间的长途交通费；2）出

5、差当地的食宿标准费；3）其它必要的零星开支备用金;4）特殊情况的借支须经总经理书面批复同意;b)借款程序是：出差前须填写出差申请表及借款单,持经部门经理批准意见后总经理审批签字的出差申请表在财务处领取并填写借款单本人签字-总经理审批签字-财务部经理总复核签字,出纳复核办理借款;c)所有出差人员须结清上次借款费用后,财务部才给予办理本次借款费用;d)出差借款单上的借款金额须用人民币大写填写并与小写金额一致,凡经批准的借支单金额,任何人不得随意更改,否则不予办理,如确实需更改金额的,须重新办理借款审批手续;e)所有的借款必须专款专用,不得以其它费用冲抵借款;报销手续：1.报销差旅费程序：按公司规定

6、填写“差旅费报销单”及报销凭证所有报销凭证上需有时间、地点、事由否则不予报销和“出差费用明细报表”、“出差工作汇报表”-交部门经理审核并在“差旅费报销单”及报销凭证上签名-行政审核出差天数出差天数以住宿夜数为基础加异地至异地的路程式时间计算签字-然后交由财务部审核金额等无误签字-统一由财务人员报总经理审批签字-财务部根据上述签名作总复核并签名后方可到出纳处报销;填写报销单,必须按时间先后填写,发票要用胶水粘实,只粘正面发票的左边,发票金额、时间、地点等不能遮盖；行程地点先后要衔接,发票时间必须对应出差发生的时间段;2.报销制度 报销时必须提供住宿发票,长途车票等有效单据方能报销出差费用,住宿费

7、单据须是经复写过的含地税局监制字样的住宿发票或统一发票及旅业定额发票,无涂改字迹的,同时要求在发票上注明住宿费的起止日期和合计天数;如有发现住宿发票弄虚作假现象并多报出差补贴费用的,一经发现,立即取消本次的差旅费报销,如有情况严重者,扣发当月工资,再有重犯者公司将作解聘处理;出差人员报销时应如实反映1 人住宿或 2 人住宿的补贴情况,如发现有瞒报 2 人以上住宿补贴而按 1 人的住宿标准分别报销的,将取消其本次 1 人住宿补贴标准而按 2 人以上住宿补贴标准计发;出差人员,须在返回后 3 个工作日内报销,超过 3 个工作日不予报销;如遇特殊情况经财务部经理同意延期的除外 5、出差人员考勤 1

8、出差前后须到行政部办理手续,在公司上班期间严格遵守公司考勤制度;出差前将已审批的出差申请表行政部备档,出差完返回公司后须到行政报到并签到;2 出差均不作加班论;3 出差期间不设休息日以店铺考勤记录为准,但在出差返回公司后,可参照公司办公室正常的作息时间同步予以补休；4 部门负责人对所属部门员工的出差行程安排的合理性承担监控审核责任,对不合理的行程安排承担相关连带责任;5 出差人在提交出差申请时,必须附相关的行程安排,行政部将不定期对出差人员的当地工作情况进行抽查与核实;6、出差人员管理 出差人员出差前需有出差工作流程计划,每到达一个目的地,应及时向上司汇报在当地的工作情况,并填写当天工作日记,

9、并向上司请示下一步工作安排,如在规定时间内不能完成工作而需延时者,需征得上司同意,否则扣除当天出差费用补贴;7、有关财务借款、报销签名审核人的职责规定 a)在出差申请表、出差费用明细表上“部门经理”负责对本部门出差人员填写的出差任务、行程、工作内容等情况进行实事求是的审查签名并确认,出差人员如有异常情况说明的,“部门经理”还需审核并加具意见,若有隐瞒、包庇、虚假一经查出,将按公司有关规章制度进行惩罚;b)部门经理负责人签名是公司赋予其对本部门发生所有费用进行严格把关的审批权力,所有费用报销须先经部门经理负责人签名同意方可到财务部及总经理审核签名,部门经理签名不仅是对单据是否真实和是否正确负责,

10、而且要对经办人出差的工作内容、往返行程的审批及其它费用开支的必要性加以签名核实;c)财务审核人是财务部指定的专职审核人员,根据公司有关差旅报销规定和其它费用开支的规定,对经办人报销的原始单据真实性和金额的正确性进行审核;d)财务部人员的签名是对经办人办理报销事项的最后审查签名,其职责是检查经办人报销手续是否齐全,费用报销是否执行公司的各项规定,原始单据是否真实且符合财务规定,并审核报销金额是否与单据相符等;e)根据本制度标准凭发票实报实销,出差人员如有违反规定虚报旅费事情,一经查实,视情节轻重,由行政部根据公司相关奖惩条例规定予以处罚;f)部门经理及审核人均按照出差相关标准核定,否则负连带责任

11、及包庇责任,由行政部根据相关奖惩条例予以处罚;上述条例自签发之日起执行 总经理核准：签发日期：年月日 附件一：出差申请表；附件二：出差费用明细表；附件三：出差工作汇报表;出差申请表 NO:填表日期:年月日 部门 姓名 职位 日期 出差地点 出差时间 自年月日时至月日时 共天小时 出差随同人员：共人联系电话：出差事由：预计出旅费 金额大写：万仟佰拾元角分￥：部门经理意见：年月日 财务批示：年月日 总经理批示：年月日 出差申请表 NO:填表日期:年月日 部门 姓名 职位 日期 出差地点 出差时间 自年月日时至月日时 共天小时 出差随同人员：共人联系电话：出差事由：暂支旅费 金额大写：万仟佰拾元角分

12、￥：部门经理意见：年月日 财务批示：年月日 总经理批示：年月日 出差费用明细报表 NO：填表日期：年月日 部门 姓名 职位 随同人员 共人 出差目的：出差 时间 自月日时 至月日时 共计天 时间起止 交通 工具 出差地起止 金额 住宿费/夜 夜数 住宿费 酒店名称 、交通费小计 、住宿金额小计 其他交通 其他交通 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 自 到 金额 、其他交通费小计 餐费补贴 、补贴及通讯费小计 通讯费 其他费用 、其他费用小计 +合计：￥大写：借支款：总报销费用：补差：报销人：部门经理：财务审核：行政部：总经理：日期：日期：日期：日期：日期：出差工作汇报表 NO：填表日期：年月日 部门 姓名 职位 出差时间 事 由 活 动 记 录 结 果 分 析 后 续 安 排 其 他 部门经理工作确认 总经理审阅确认 行政部存档确认 出差人：未尽事宜可以附件形式附后