文件控制管理程序.pdf

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1、精选资料 XXX 有限公司 文件编号：程序文件 版 本：文件控制管理程序 页 码：1/14 目录 1、目的 2、范围 3、相关文件 4、职责 5、工作程序 6、报告和记录 受 控 状 态 受 文 部 门 修改履历 日期 修改码 页次 修改单号 修改内容简述 修改人 备注 XXX 有限公司 编号 文件控制管理程序 版本 A 第 2 页共 14 页 编制/日期 审核/日期 批准/日期 1.目的 对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。2.范围 适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。3.相关文件 无 4.职责 4.1 总经理负责质量手册的批准

2、和发布。4.2 管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。4.3 各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。4.4 各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。并指定兼职 资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。4.5 行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。5.工作程序 5.1 行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施 5.2 文件控制的流程。精选资料 5.3 文件的分类 531 质量手册-是本公司质量体系描述的纲领性文件。5.3.2 程序文件-是本公司各过程中，质量的作业技术活动

3、应遵循的途径和方法。5.3.3 其他管理性和技术性文件（第三层次文件）-如管理性的有：规章制度、管理 办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标 准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。5.3.4 外来文件等-国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和 标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。5.4 文件的编写导则 5.4.1 本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签 名方为有效。文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。外来文件被采用必须要 有提供部门领导的认可签名。4-1-1

4、 文件控制管理程序 版本：A 第 3 页共 14 页 5.4.2 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经 理批准。程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。5.4.3 研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。部门经理批准。精选资料 544 质量手册的编写 544.1 手册的编号办法：WS/QM XX 手册更换顺序号(即板序 A.B.C 版时分 别以 01.02.03.04 顺序号表示)表示质量手册 企业代号 5.4.4.2 手册的结构(1)手册由概述部分、正文部分

5、和附录三部分组成。A.概述部分：封面、目录及最新状态清单、批准实施令、修改履历、手册的管理和说 明、术语、企业概况等。B.正文部分：按 IATF16949-2016 版的标准叙述五大部分(一个要求四个过程的体系 控制要求。正文的每个部分应具有以下结构：1).目的-采用本过程的目的；2).适用范围-本过程在体系中适用的领域；3).职责-完成本过程实施控制所设计的责任者；4).程序概要-本过程实施控制的主要活动内容；5).支持性文件-对本过程实施控制活动的具体的遵循途径的文件。C.附录：1.质量记录一览表。2.本手册各章节月标准各章节的对照表。3.程序文件清 单等。(2)手册每页的题头格式 精选资

6、料 WS 威索公司质量手册 编号 WS/QM-XX（早节号）（名称）修改码 第页 共页 544.3 手册编写时的注意事项：A.应明确质量体系建立的标准依据。B.应明确质量体系覆盖的产品范围。C.应阐明体系所包含的管理过程及过程之间的相互作用和关系。D.按标准要求，本公司体系所要删减的细节及其合理性的说明（仅限第七章）5.4.5 程序文件的编写 5.4.5.1 程序文件的编号方法 表示程序文件属五大部分中的哪一部分 表示程序文件 企业代号 4-1-2 文件控制管理程序 版本：A 第 4 页共 14 页 5.4.5.2 程序文件的结构（1）目的-采用本程序的目的。（2）范围-该程序所包含活动的领域

7、。（3）相关文件-该程序所引用的设计的文件。精选资料 （4）职责-该程序所设计的责任者（5）工作程序-该车工女婿质量活动所应遵循的途径（6）记录和报告-该程序活动实施后所证实的见证记录（7）附件：（需要时）545.3 程序文件的首页格式和续页格式（1）首页格式 威索公司 编号 WS/QPX-X（XXXX 程序）版本 编制/日期 审核/日期 批准日期 （2）续页格式:（编号）（程序文件）版本：A 第 页共 页 545.4 程序文件编写时的注意事项：A.规定的职责在质量活动中都应有体现。B.每项活动的各个环节都应有人承担责任。C.所有活动都可有验证有效性的方法，都应有记录。D.活动的描述要体现 5

8、W1H（为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做）注意逻辑 性和可操作性。5.4.6 其他管理和技术文件（即第三层次文件）的编写 5.4.6.1 本公司已有的管理和技术文件一般继续延用已规定的编制及编号方法，只要与 本导则不矛盾，也继续采用，文件保持原状态，不重新编写。5.4.6.2 出于实施质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文件时，或已有的第三 层次文件需要新修订时可用如下规定 精选资料 该文件的顺序号 文件属性（技术的用 JS，管理的用 GL）企业代号 B.文件的结构（一）主题和适用范围（二）工作内容和要求（三）应用的表示和必要的记录 546.3 文件的首页和续页格式（1）首页格式:文

9、件标号 WS/XX XX 编制/日期 修改码 审核/日期 第 页共页 批准/日期 4-1-3 WS/QP-1 文件控制管理程序 版本：A 第 5 页 共 14 页（B）逐页格式：修改码：5.5 文件的控制 5.5.1 各类文件的版序和状态控制 5.5.1.1 为了文件的有效性进行识别，必须实行版序控制。即对质量手册、程序文件及 其他管理性和技术性文件都要标明版本。版本以大写英文字母 A、B、C、D-表示。（编号）（文件名称）版本：A 第 页共页 A.文件编号方法 精选资料 修改码以版本号和修改次序号（以小写英文字母 a、b、c、d-表示）相接个来表示 如 Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc 以

10、此类推。这样的修改码既体现了版本，又体现了修 改次序。文件第一次发布尚未有修改时以 Ao、Bo、Co-表示。文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不标修改码。修改码只在文件的修改履 历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示。装可大大简化更改文件中的工作，又能节约纸 张。5.5.1.2 文件的目录和最新状态清单控制。a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录，以便查阅，并编制“最新状态清单”b.每份文件一经旧该，必须在“最新状态清单”中得到反映，不断地更新“最新状态 清单”c.“最新状态清单”的编制，可视不同的文件而顶，可作单独一个文件编制，也可综合 汇编，或根据目录的编写。“最新状态清单“和目录放

11、在一起是最简单的方法。能做到一目 了然。和目录放在一起时可米用的表示如下：文件名称 编号 页次 版号/修改次序 序号（或早节）1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5.5.2 文件的归档和保管控制 5.521 所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档（经审核、批准以后，均需按规 定的分工到办公室办理入档手续）。办公室应立即使办理登记，记录在“文件入档登记表“（WS/QP4-1-01）。文件和资料的提供部门对其正确性负责。5.5.2.2 所有入档的文件和资料均为受控文件，经登记的原版文件和资料存放在档案料 柜中作出标精选资料 识，不外借和外发。发给文件时均制作复印件发放。5.5.2.3 入档的

12、原版文件保管部门（办公室）必须分门别类，排列整齐。做到查找方便，防止误用和错用。并必须存放于防霉、防潮、防盗、防火等安全良好的橱柜内，以免损坏。并由专人负责。保管人员应负责日常检查，发现问题及时处理。5.5.2.4 因工作需要，需临时借阅文件和资料的人员，需经保管部门负责人批准，填写“文件和记录（查）阅单“（WS/QP44-1-02。在规定的期限内归还，到期不还的由办公 室文件管理员收回。4-1-5 WS/QP-1 文件控制管理程序 版本：A 第 6 页 共 14 页 5.5.2.5 电子媒体形式的文件，归档和保管方式相同，并视情况必要时。需制作备份，以免丢失。5.5.2.6 文件按“受控“和

13、”非受控“二大方式控制。除”质量手册“向顾客提供时作 为“非受控”文件发放外，其余文件都属“受控”文件。非受控文件发放时也应登记。5.5.2.7 需特别存档的文件，必须保存十五年。在任何情况下不得销毁。5.5.3 文件的领用和发放控制 5.5.3.1 文件按领用或规定进行发放时，入档保管部门必须在“文件发放/收回登记表”（WS/QP4-1-03。上作记录，并在发放的文件上盖上“受控”或“非受控”红色印章，精选资料 在印章上写上发放部门的代码，以便必要时文件追溯 其形式如下：第 XX 号 5.532 程序文件发放给各部门的以“程序文件”的合订本发放。给需要的岗位或个人，以单行本发放。其他文件根据

14、实际需要发放。做到需要的地方一定要有文件，且必须保证 所有使用文件的场所，均为最新有效版本。要确保文件的清晰、整洁和完好。任何人不得 在文件上乱改乱涂。使用部门，应有在用文件的清单(也可用 WS/QP4-4-01 表示作记录)。5.533 所有文件不得自行复印。如出现黑色“受控”、“非受控”印章的文件肯定是复 印的，均为非法文件，出现问题由复印者负责。管理部门和领导如有发现，要及时没收，必要时要追究责任。5.5.4 文件的更改，收回和销毁的控制 5.5.4.1 文件需要更改时，更改者用填写“文件更改通知单”(WS/QP4-1-04)由原 制订文件的部门进行更改，审核和批准。5.5.4.2 文件

15、的更改每次应标识其“修改码”，方法按本程序第 5.5.1.1 条实施。5.5.4.3 如修改的内容，对其他文件产生影响时，应同时及时进行修改。5.5.4.4 所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后经批准的 新文件，以确保文件的唯一有效版本。5.5.4.5 收回旧文件时，应作好记录，记录在原“文件发放/收回登记表的收回一栏内，并在收回文件的每页上加盖“作废”红章“，以免混用或错用。如需要保留一份留作参考 的，则需非受控 第 XX 号 精选资料 在文件上加盖”保留“红印章，并附条写明保留原因，隔离存放，防止非预期使 5.546 收回旧文件应与销毁，相关部门在销毁时填写“文件和

16、记录销毁申请单“(WS/QP4-1-04)。5.547“质量手册”设为更改履历“页。故所有质量手册内容的修改均应在此”更 改履历“页上作出记录，并在文件的最新状态清单”上也得到体现。并在此两单上有修 改码表示次数，便于修改的追溯。5.5.4.8 在每个程序文件前也设置一个同样的封面和修改页(WS/QP4-1-05)，该文 件的每次修改均应在该页上作出记录。程序文件的最新状态清单，也应在程序文件汇编目 录上得到反映。方法同 5.5.1.2。4-1-6 WS/QP-1 文件控制管理程序 版本：A 第 7 页 共 14 页 5.5.5 外来文件的控制 5.5.5.1 外来文件出各相关部门收集提供。包

17、括国家标准、国际标准、各类检验规程、设备校准规程、有关的管理和技术文件等。提供时用识别其可用性和有效性，并经部门领 导认可入档。5.5.5.2 提供的部门应跟踪外来文件的有效本本及时更新，控制管理纳入本程序管理轨 道。5.5.5.3 当顾客提供工程规程时，必须按顾客的时间计划，及时进行评审。并在不超过 两个星期内，进行分发和实施。同时更新所有相关文件。保存每项更改在试生产中实施的 日期的旧路，记录在“工程规范更改和实施记录”(WS/QP4-1-07)上。5.5.6 文件的评审和再批准 5.5.6.1 各级文件的管理人员，应随时检查文件的有效性，并确保文件的清晰，整洁和 完好，不得乱涂、乱改、乱

18、画。精选资料 5.5.6.2 每年年底或年初，由管理者代表组织各部门文件管理人员对文件进行依次全面 精选资料 评审，以确定文件是否需要更新，需经再次批准（按 5.5.4 条执行）6.记录和报告 6.1 文件入档登记表 6.2 文件和记录借（查）阅单 6.3 文件发放/收回登记表 6.4 文件更改通知单 6.5 文件和记录销毁申请单 6.6 封面和修改页 6.7 工程规范更改和实施记录 4-1-7WS/QP4-1-01)WS/QP4-1-02)WS/QP4-1-03)WS/QP4-1-04)WS/QP4-1-05)WS/QP4-1-06)WS/QP4-1-07)精选资料 文件入档登记单 WS/Q

19、P4-1-01 序号 文件名称 文件编号 版本 总页数 生效期 提供部门 提交人 接受人 日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 精选资料 12 13 14 精选资料 XXX 有限公司 文件借（查）阅单 WS/AP4-1-02 借（查）阅人部门 借（查）阅人姓名 借（查）阅人日期 部门负责人 主管（副）总经理审批 借（查）阅内容：借（查）阅原因：调卷情况：文件密级 归还日期 备注：调卷人：精选资料 4-1-8WS/QP4-1-03 精选资料 文件发放/收回登记表 序号 文件名称 文件编号 数量 部门 发放 收回 备注 签收人 日期 经办人 日期 1 2 3 4 5 6 7

20、8 9 精选资料 10 11 12 13 编号：WS/QP4-1-04 精选资料 文件更改通知单 名称 代号 分区 使用于 工作令 更改实施日期 适用产品 分发单 位 更改 修改码 修改 处数 制品 处理 可用 修复 报废 备用 原为 应改为 同时更 改资料 会签 工艺 审核 编号 标准化 批准 核对 精选资料 4-1-10WS/QP4-1-05 精选资料 文件和记录销毁申请表 序号 销毁文件或记录 数量 销毁原因 备注 文件名称 文件编号 版本（或修改码）1 2 3 4 5 6 7 8 9 精选资料 10 11 12 经办：日期：批准：日期:WS/QP4-1-06 精选资料 XXX 有限公司 文件编号：WS/QP-程序文件 版 本：A 页 码：1/目录 1、目的 2、范围 3、相关文件 4、职责 5、工作程序 6、报告和记录 受 控 状 态 受 文 部 门 修改履历 日期 修改码 页次 修改单号 修改内容简述 修改人 备注 精选资料 工程规范更改和实施记录 WS/QP4-1-07 顾客单位名称 接收时间 提出更改的工程规范名称 顾客提出更改实施时间 更该要求的评审记录 参加人员 时间：年 月 日 更改传递记录 持有人：同时更新的相关文件 生产实施日期及情况记录 精选资料 记录人：时间：年 月 日