东营职业学院采购管理办法.pdf

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1、 采购业务管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强学校采购业务管理，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部内部会计控制规范采购与付款等法律法规，结合本校采购业务特点和管理需要，制定本制度。第二条 本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。第三条 本制度适用于 集团各单位的采购业务管理与控制。第二章 岗位分工与授权批准 第四条 建立采购业务岗位责任制，明确规定各岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。第五条 物资采购业务严格规范和执行如下程序：一、计划与审批；二、请购与审批；三、询价与

2、核价；四、确定供应商；五、订立合同；六、采购与验收；七、物资入库；八、账簿登记与支付采购款。第六条 采购业务的基本分工如下：一、仓储部负责编制物资储存计划；二、采购部负责编制物资采购计划，填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务；三、财务部负责结算采购款项、登记存货及应付账款等；四、仓储部负责根据物资储存计划和采购计划办理物资入库，登记保管账等；五、品质部负责物资入库前的质量验收；第七条 办理物资采购、核价与付款业务的员工应当具备良好的业务素质和职业道德，办理采购、核价与付款业务的人员在同一个岗位上连续工作时间不得超过三年。第八条 物资的采购价格、付款政策要严格执行学校授权文件的规

3、定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。第九条 授权采购部、品质部、仓储部、财务部分别办理物资订购、检验、收发存和付款业务，其他任何部门均无权经办采购与付款业务。第十条 对于重要的、技术性较强的采购业务，应当专家评审、集体决策制度。第三章 计划与审批控制 第十二条 学校对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。每年 12 月份，理事会与采购部经理签订下一年度的 采购目标责任书，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标政策。第十三条 采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采购岗位，并将目标分解落实情况报学校备案。第十四条 实施物资采购的具体依据是物资请购单。物资请购单的填制、

4、审批程序如下：一、采购部填制物资请购单，物资请购单中须列明如下事项：1.采购物资的依据；2.采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求；3.使用部门及物资用途；4.采购员及采购部负责人签字。第十五条物资请购单首先经仓库部门签字确认：学校仓库是否有该物资。如有，则无需采购，由使用部门统计员开具物资领料单，直接到仓库领用；如无，则按下列流程审批：物资请购单应由使用部门（采购发起人、部门主管）、采购部（采购业务员、采购部门主管）签字后，报校长签字审批。经过学校领导审批的物资请购单，是采购物资及办理验收、入库及付款的依据。第四章 采购价格控制 第十六条 物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、

5、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。第十七条 采购部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。第十八条 物资采购价格的确定要履行询价、谈判、审批、和备案五项程序：一、询价：采购部按照学校批准下达的物资采购计划，根据采购项目的时间要求，在了解市场行情、参考过去采购记录的基础上，向供应商咨询价格。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。二、谈判：采购部与供应商进行价格谈判，力争以较低的价格签订采购合同。三、审批：合同须经校长审批后，加盖合同专用章。四、备案：采购部与供应商签订的物资采购合同原件，交财务部备案、保管。第五章 采购

6、与验收控制 第十九条 根据采购物资的性质不同，分别采取如下采购方式：一、一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订购方式采购；二、小额零星物品采用择优定点采购方式；三、符合招标管理制度的采购业务及设备购置一律实行招标采购。第二十条 除仅有唯一供货单位或本校有特殊要求外，主要物资的采购应当选择两个以上的供货商，要从质量、价格、供货能力、信誉等方面择优定点采购。第二十一条 主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格；对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况。第二十二条 物资采购到校，需办理如下验收入库手续：一、仓库保管员核实到库物资是否与物资请购单规定的品名

7、、数量、供货厂家相符。检验物资是否合格（特殊物资应由专业人员检验，如设品质部则由其检验）。凡核实无误的，保管员根据发票及送货清单开具物资入库单；二、物资入库单经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和办理有关结算事宜。第二十三条 到库物资与物资请购单不符或质量检验不合格的，一律不予办理入库和结算手续。第二十四条 质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。第六章 货款支付与账目核对 第二十五条 采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：一、订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款；二、要在货币资金预算范围内付款；三、要在对采购发票、验收证明等相关凭

8、证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。第二十六条 采购付款时，由采购部填写付款申请单，报领导审批，财务按经批准的付款申请单支付款项。第二十七条 财务部要加强应付账款管理，办理结算与付款事宜。第二十八条 财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核对一次账目，核对结果要填制应付账款核对表备案；核对出的未达账项，要逐项逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。第二十九条 采购部统计员要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、付款及应付账款余额增减变动情况。第三十条 采购入库的物资在保管或使用过程中，发现数量和质量不符合要求的，采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理：数量不足的，要求供应商予以补足；质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让；不能使用的，要求供应商退货或换货。退货通知单应及时报送财务部入账。