主要工作是建议会议机构制定会议工作计划.pdf

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1、主要工作是建议会议机构制定会议工作计划 一、确定会议议题和名称 确定会议议题 1.议题 会议前要确定明确的会议议题，没有议题，就没有开会的必要。但是会议议题需科学 合理、有针对性，这样才能达到开会的目的。2.议题确立的依据 议题确立主要有三种依据：第一是依据会议规则。许多会议有法定的规则，每次正式 会议都有相对固定的议题，法定性会议都是根据有关组织法规、会议章程确定会议议题的。第二是依据会议性质。许多会议的议题是由会议的性质决定的，会名本身就表明会议的议 题。显示性会议、工作性会议和信息性会议大都属于这种情形。第三是依据现实要求。有 些会议的议题根据工作需要，临时征集有关方面的意见后，通过一定

2、的程序确定。工作性 会议、决策性会议都属于这种情况，每次会议都讨论决定不同的问题，不像法定性会议，内容是固定的。3.会议议题的提出 会议议题的提出也有三种不同的方式：第一是由领导人提出。大中型会议的议题，由 会议领导机关和领导人确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导提出，有的由 下级机关、部门根据领导的指示准备议题。第二是由秘书部门建议。秘书部门根据会议规 则和工作制度，定期收集议题，按问题性质及时间要求，拟出“近期会议安排议题”的书 面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。第三 是由有关部门申报。工作例会、行政会议等，有时议题由下属部门单位提出申请，

3、请求列 入某一次会议讨论。4.安排议题的要求 议题必须符合会议性质，超出会议范围或不需要会议讨论的议题不能纳入；一次会议的主要议题不宜过多，主要议题宜用一次会议为标题。议题太多，议题多，讨论不充分，或者讨论不完，会耽误时间，从而影响会议质量；如果过一段时间讨论很多，最好有相似或相关的内容，方便讨论，节省时间；在安排议题时，要考虑与会者的心理，先讨论最重要、最复杂的议题:在安排议题时，要充分估计每个议题需要讨论的时间，合理分配，保证会议既能充分讨论，又能高效利用每一分每一秒。（二）确定会议名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能够概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或

4、组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。具体的一会议不可能也不必要显示上述全部项目，应视会议的需要而定。如“中国共产党第十六 届中央委员会第三次全体会议就显示了会议召开的组织、届次、范围。“上海各界人士庆 祝反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示了地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等项。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中 有数，做好准备，又用于会后的宣传，扩大会议的效果，更用于会议的过程中，使与会人 员充满庄严感和凝聚力。二。成立会议组织大中型会议的筹备和服务不是一两个人能完成的，所以需要成立会议筹备组织。一般来说，会议的筹备组织要分成

5、几个小组，分工明确，相互协调。他们不仅要记住自己岗位的职责，还要掌握全局。不同单位对会务组的分工不同。一般来说，对于重要会议，单位指定一名领导负责会议的统筹协调，会务组负责向主管领导汇报。其他组配合会务组组长的安排。如果有异议，他们可以向主管领导申诉。会前，主管领导一般要开三次预备会。会议准备开始时，召开第一次会议，进行动员和小组间的职责划分。第二次检查进度，解决问题。第三次，会前总检查，确保会议顺利召开。一般的小型会议，只成立一个会议小组负责所有事宜。在一些单位，办公室全面负责会议工作。三、确定会议时间、地点及出席人员名单 （一）会议时间有三种含义 一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要

6、的时间、天数：三是指每次会议的时 间限度。1.选择召开会议的时间 会议时间应考虑以下因素:首先，需要。比如周工作会一般在周末下午召开，下周一结束，下周一开始，有利于承上启下。一年一度的职工代表大会应在年初召开，这不仅有利于总结上一年的工作和生产成绩，也有利于讨论和部署新一年的工作和生产计划，通过各项预算。有些会议，如农村生产和学校教育，具有很强的季节性或季度性。其次，有可能。是大家参加的最好时机。比如日本的一些企业为各部门干部举行说明会，一般是在下班前半小时。还是那句话，合适。应考虑气候和环境等自然和社会因素。2.确定会议需要的时间 力求开短会，不要把会议时间拉得过长。可长可短的，尽量缩短。会

7、议组织者尽可能 准确地预计需要的时间，并在会议通知中写明，以便于与会者做好安排。3.会议的时间限度 会议时间超过一定限度其效果就会递减。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均 时间为 45 分钟至 60 分钟。超过 45 分钟，人就容易精神分散，超过 90 分钟，普遍感至疲 倦。因此，每次会议的时间最好不超过 60 分钟。如果需要更长时间，应该安排中间休息。（二）确定会议地点 1.选址要考虑的因素 许多会议是定点召开的，如国家立法机构和政党、团体组织的代表大会在首都和机构 驻地召开。单位的日常会议，大都在本地开。如果组织跨地区、全国性或国际性会议就有 选址的问题。这种情况，选址要考虑以下因素：

8、(1)政治因素。由于政治原因，一些会议不得不选择国家和城市。就国际会议而言，要考虑国际关系、政治制度、国家立场、军事主张等问题。就国内会议而言，要考虑政治影响、民族宗教问题。位置要和题目的性质有关。(2)经济因素。要充分利用现有的设施设备，同时要考虑参会人员的条件，选择人员集中、路程短的地方，减少会议开支。（3）环境因素。会议选址要考虑所在地的安定情况、优美程度和气候条件等因素。没 有安定的社会环境，会议难以开好。优美的环境让与会者心情舒畅，有利于营造会议的良 好气氛。舒适的气候条件，也具备同样的作用。2.确定会场要考虑的因素 （1）远近适合。宜定在与会人员较集中和交通较便利的场所，距离主办单

9、位也不宜远,以避免给会务工作造成不便。会期长的尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则。（2）大小适中。会场的空间以平均每个与会者拥有 23 平方米为宜。空间过大，彼此 难以亲近，会议气氛会受影响；空间过小，显得拥挤局促，有压抑感。（3）附属设施齐全。桌椅、照明、音响、通风、网络、通讯、语音、安全、卫生、餐 饮、服务、娱乐、停车、交通等设施都要考虑。(4)环境适宜。需要考虑会场环境的清静，保证会议不受干扰。不宜将会议安排在闹 市区、闲杂人员多的地方和噪音大的地方。(5)费用适度。要考虑会务经费情况，衡量办会条件，测评办会效益，讲究经济原则。少花钱，多办事。(三)确定与会人员名单 与会人员一般包括三

10、类：会议主持人、会议出席人员、会议列席人员。1.主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和达到预期效果起着主导和保证作用。会议的主持人通常是有经验、有能力、有知识的人，或者是有相当地位和威望的人。一般有两种情况:一种是当然主持人，这是由他的职位和身份决定的，也就是由组织的章程和规定决定的。如单位定期工作会议由单位领导主持，党组织的会议由党委书记主持，公司董事会由董事长主持，董事长因故不能主持会议的，也可委托副手或其他相应负责人主持。另一种是临时主持，比如各种代表会议或者几个单位、地区的联席会议。主持人由代表选举或协商产生。专门会议要有相应数量的主

11、席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除小型会议外，大中型会议的主持人在主持会议时，通常需要秘书长或秘书的协助。2.会议出席人员 会议出席人员在大多数情况下是固定的，有的会议从会议名称上就明确了出席人员，如人代会的出席人员是人大代表，中共中央全会的出席人员是中央委员，市长办公会的出 席人是正副市长。有的会议虽然从名称上不能明确出席人，但由于是例会，会议的出席人 员的范围一般是固定的，一旦开会，出席人员范围就不言而喻。如部务扩大会，一般正副 部长和所属各单位一位负责人就是当然的出席人员。再如公司的办公会，出席人员一般是 公司中层以上管理人员。3.列席人员,列席人员在有些情况下也是相对固定的，如人

12、大常委会，除了人大常委委员出席外，还要通知最高人民法院院长，最高人民检察院检察长，各省、市、自治区的人大常委会主 任或副主任列席。市长办公会，根据议题涉及的范围，市委、市政府、市人大的有关部门 负责同志列席会议，例如议题涉及人事任免制度问题的，就邀请人事部门的负责人列席；涉及基建问题，计委、建委和财政部门的人员应该列席。列席会议有的出于政治上的考虑,有的出于工作实际的需要。四、制定会议预算 会议活动是一项消费活动，举行任何会议都要消耗一定的人力、物力和财力。因此,会务工作机构及会务人员应当本着勤俭办会的原则，对会议的经费及各项支出做出预算,并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导者审批。五、确定

13、会议议程(-)制定会议议程要求 会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。会议议程应当简明概略，一 目了然，以序号将会议过程清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议 或主席团会议通过之后才能正式生效。制定议程要疏密适度，如果不紧凑，讨论就很难有 效率地进行，并可能在讨论过程中出现离题现象；如果过于紧凑，则会造成问题讨论不透 彻，决议内容不切实际，无法真正解决问题的后果。并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。(二)拟定议程时必须考虑的要点 (1)重要的议案或事项必须列在整个议程的第一段。相反，不重要的事情应该以后再讨

14、论。(2)各种提案或事项的时间必须合理分配，特别是重要事项要有足够的时间；必要时，标注每项提案的时间分配，以便会议主持人和参会人员控制时间。(3)每次会议的内容不宜过于复杂，时间不宜过长，以提高会议的有效性。必要时，考虑召开两次会议或分阶段讨论同一提案。(4)议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早做准备，所以，议程应提前 37 天交与会者。可以把会议通知与议程合二为一，同时通知与会者。(5)如果会议很重要，在时间允许的情况下，可以事先要求与会者作一些准备，并指 定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议程上，送发全体与会者。(6)提前发送与议程相关的会议材料，减少讨论时间。(7)如果会议持续两个小时以上，应考虑在议程中安排休息，并注意在会后留出一定的社交时间。(三)会议议程的主要构成 标题：会议名称再加上“议程”二字。正文：要写明会议时间、内容、责任人(讲话人、主持人)、会议场所、采用方式、活 动步骤和参会注意事项等。(四)一般会议议程(1)宣布开会，告知议题和议程。(2)宣读并通过上次会议的备忘录。(3)由与议题相关的负责人做报告。(4)讨论负责人报告。(5)通过决议。(6)公布会议结果。(7)休会。