学校质量管理体系文件文件控制程序.pdf

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1、K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 1 文件控制程序 1 目的 对与学校质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本。2 适用范围 适用于学校质量、环境和职业健康安全管理体系文件及资料（包括印刷版本和电子版本）的控制。3 职责 3.1 校办为本程序的主控部门，负责本程序的编制、修正并监督实施。3.2 党委书记兼校长职责 党委书记兼校长负责批准、发布管理手册。3.3 管理者代表职责 管理者代表负责审核管理手册，批准、发布程序文件。3.4 分管校领导职责 分管校领导负责审核相关程序文件，批准相关作业指导书。3.5 校办职责 负责

2、本校一体化管理体系文件的控制包括登记、发放与管理。负责管理与学校质量、环境和职业健康安全相关的法律、法规文件。3.6 规划部职责 负责组织管理手册、程序文件的编制。3.7 各部门职责 各部门负责本部门与一体化管理体系有关文件包括作业文件的编制（含修改）、整理、收集和归档等；各部门贯标工作小组组长负责审核本部门作业指导书。4 工作程序 4.1 文件分类及管理 4.1.1 管理手册和程序文件由校办管理。4.1.2 作业指导书中的规章制度、岗位说明书、操作规程，由各相关部门自行保管。4.1.3 外来文件，包括与一体化管理体系有关的政策、法规文件等，由校办统一发放和回收控制。各类文件之间的关系见管理手

3、册4.2。4.2 文件的编号规则（标识方法）4.2.1 管理手册编号 CQWU/SC2003 4.2.2 程序文件编号 由规划部（贯标办）在编制管理手册时，统一编号，详见管理手册附录一：程序文件清单。文件编号格式如下：CQWU/CX-2003 程序文件序号 4.2.3 作业指导书编号 CQWU/ZY 部门代码 作业指导书序号 4.2.4 记录编号 4.2.4.1 程序文件产生的记录编号详见记录控制程序。4.2.4.2 作业指导书产生的记录编号详见记录控制程序。4.2.5 其他文件编号 K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 2 其他文件编号，如公文按国家公文管理有关规定执行。

4、4.3 文件的编写、审核、批准 文件发布前须得到批准，以确保文件是适宜的。4.3.1 管理手册由规划部（贯标办）组织编写，管理者代表审核，校长批准后由校办负责登记、发放。4.3.2 程序文件由规划部（贯标办）组织相关部门编写，分管校领导审核，管理者代表批准后由校办负责登记、发放。4.3.3 作业指导书由各部门组织编写，各部门贯标工作小组组长审核，分管校领导批准后由各部门登记、发放。4.3.4 要确保使用文件的各部门都得到相关文件的有效版本，文件的发放要填写 发文登记表。4.3.5 学校公文的拟定、审批、标识和发放管理均按国务院国家行政机关公文处理办法进行控制。对承载媒体不是纸质文件的控制也应参

5、照上述规定执行。4.4 文件的受控状态 4.4.1 文件分为受控和非受控两大类，凡与一体化管理体系运行密切相关，并正在实施的文件均为受控文件，由各部门按规定执行。4.4.2 所有受控文件必须在该文件封面加盖“受控”章，并注明发放编号。4.4.3 非受控文件经管理者代表批准后不再跟踪修改，发放时不填写发放编号。4.5 文件的更改与版号 4.5.1 管理手册及程序文件由规划部（贯标办）组织更改，并填写文件更改审批表，经管理者代表批准后，须在手册修改页或文件修改控制页中记录。4.5.2 作业指导书由各部门组织更改，经分管校领导批准后，须在文件修改控制页中记录。4.5.3 所有被修改的原有文件必须由相

6、应主管部门收回、销毁，以确保有效文件的唯一性。4.5.4 文件的版本 4.5.4.1 版本采用大写英文字母 A、B、C表示，A 表示第一版，B 表示第二版，C 表示第三版；修改状态则用阿拉伯数字 0、1、2表示，0 表示未修改，1 表示第一次修改，2 表示第二次修改。4.5.4.2 版本与修改状态之间的关系为：每版每个文件可允许修改 10 次，否则文件须换版，即由 A 版升为 B 版（依此类推）。特殊情况下需要换版，由管理评审决定。4.6 文件的接收与转移 4.6.1 所有进入本部门的文件首先交给本部门秘书，由秘书将文件按 4.1 进行分类，并建立相应清单，并按照收文登记表逐项填写。4.6.2

7、 秘书建立文件借阅登记表，对被借阅的文件在文件借阅登记表上进行登记。4.6.3 文件的转移 4.6.3.1 调离学校的人员所持有的学校文件应由校办收回；4.6.3.2 在本校范围内调动的人员，所持有的文件应办理相应移交和转移手续。具体按以下办理：a)在原部门借阅的文件应归还，原部门秘书在相应的文件借阅记录表上予以注明；b)由原部门发放的文件，如需要归还，原部门秘书在相应的收、发文台帐上注明归还原因及归还日期；c)原部门发放的文件，在本校部门间调动时，被调出人员如需保留文件，原部门秘书在相应的发放台帐上注明文件去向及转移时间，接收部门秘书应在相应的收文台帐上进行登记，并注明时间和由来，文件编号和

8、受控编号不变。4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 4.7.1.1 所有保存文件按渝西学院综合档案管理实施办法的规定执行。a)“受控”文件原版由校办负责统一归档保存，副本则由持有者负责保管;K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 3 b)与质量、环境和职业健康安全管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;c)各部门“受控”文件系学校保密文件，由本部门专人保管，学校综合档案室每学期对各部门文件保管情况进行检查;d)任何人不得在“受控”文件上乱涂画改，不准私自外借，应确保文件的清晰;e)文件的保存期限应根据有关档案法规予以确定，由学校综合档案室统一

9、指导。4.7.1.2 各部门文件由本部门秘书保管，并建立文件控制清单，易于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁 4.7.2.1 “受控”文件的作废与销毁 a)所有失效或作废的“受控”文件由校办及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用；b)对需销毁的作废“受控”文件，由该文件持有部门填写文件销毁申请审批表，经管理者代表批准后，由校办授权相关部门予以销毁。同时填写本部门文件销毁登记表，并从收文登记表、文件控制清单中将所销毁文件加盖“注销”章予以注销，执行人签字；c)确因某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识；如有保存价值，应由校办记录在作废文件保

10、留登记表中统一集中保管存档，并在相应文件上加盖“作废保留”印章。4.7.2.2 “非受控”文件的作废与销毁“非受控”文件按保存期或由校办通知收回，按 4.7.2.1 办法执行。4.8 学校公文的拟定、审批、标识和发放管理均按国务院国家行政机关公文处理办法进行控制。对承载媒体不是纸质的文件的控制也应参照上述规定执行。4.9 作为记录的文件应执行记录控制程序。4.10 文件的借阅与复制 4.10.1 文件的借阅 各部门秘书对被借阅的文件在文件借阅登记表上进行登记并及时收回。4.10.2 文件的复制 a)一体化管理体系的管理手册和程序文件不准复制；b)其他文件和资料在复制前要对照文件复制登记表的要求

11、逐项填写，由原保存部门负责人审批后，方可复制。所有复制文件的受控按照本程序 4.4 有关规定执行，要注明复制字样及“序号/份数”式样。4.11 外来文件（法律、法规和其他要求）的控制 4.11.1 校办对适用的外来政策性文件编制外来文件清单并及时传达到有关部门。4.11.2 收到外来文件的相关部门，对其适用性识别后将正本转交校办进行统一处理。4.11.3 各部门秘书接收上述外来文件时应填写本部门收文登记表、文件控制清单。5 相关文件 5.1 国务院国家行政机关公文处理办法（国发200023 号）；5.2 中国共产党机关公文处理条例（中办 1996 年 5 月 3 日印发）；5.3 记录控制程序

12、（CQWU/02-2003）；5.4 法律、法规与其他要求控制程序（CQWU/05-2003）。6 记录 6.1 文件审批表（记录编号：CQWU/JL/CX01-01）；6.2 收文登记表（记录编号：CQWU/JL/CX01-02）；6.3 发文登记表（记录编号：CQWU/JL/CX01-03）；6.4 文件借阅登记表（记录编号：CQWU/JL/CX01-04）；6.5 文件复制登记表（记录编号：CQWU/JL/CX01-05）；6.6 文件更改通知单（记录编号：CQWU/JL/CX01-06）；6.7 作废文件保留登记表（记录编号：CQWU/JL/CX01-07）；6.8 文件销毁登记表（记录编号：CQWU/JL/CX01-08）；K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 4 6.9 文件销毁申请审批表（记录编号：CQWU/JL/CX01-09）；6.10 文件控制清单（记录编号：CQWU/JL/CX01-10）；6.11 外来文件清单（记录编号：CQWU/JL/CX01-11）。世上没有一件工作不辛苦，没有一处人事不复杂。不要随意发脾气，谁都不欠你的