弱电工程公司工作流程汇编.pdf
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1、华方科技流程内重点工作汇编 内 部 资 料 *编制时间:2013 年 2 月 5 日 目 录 第一章 业务工作.3 一、业务准备期工作.3 二、业务开展期工作.3 三、业务收尾期工作.4 四、日常业务工作.5 第二章 商务工作.6 一、日常采购工作.6 二、年度采购工作.7 三、商务投标工作.7 四、资质管理工作.8 第三章 技术设计工作.9 一、日常工作.9 二、投标设计工作.9 三、投标文案工作.10 第四章 工程工作.11 一、工程部日常工作.11 二、项目部日常工作.11 三、施工准备阶段工作.13 四、施工阶段工作.15 五、验收阶段工作.16 六、工程款回收工作.16 七、项目竣工
2、培训与交接工作.17 第五章 售后工作.18 一、质保工作.18 二、维保工作.19 第六章 财务工作.20 一、费用报销工作流程.20 二、零星采购报销工作流程.21 三、款项支付工作流程.21 四、预支借款工作流程.22 五、设备采购工作流程.22 六、设备出库及成本归集工作流程.23 七、结算开票工作流程.24 八、财务日常工作流程.24 第一章 业务工作 一、业务准备期工作 1、年度业务计划 关键点:年度业务额度、重点发展方向 2、重点项目规划 关键点:项目相关技术趋势、项目所属行业特性、初步预期项目规模利润额 3、优质项目排序 关键点:项目规模、开发商、可行性评估结论 4、分配各项目
3、业务负责人 关键点:分配到位,定期汇总汇报业务工作进度以及项目本身进度 5、月度情况分析汇总,修改业务规划 关键点:根据收集到的相关信息进行项目优先级及重要级的决策并调整相关工作任务。二、业务开展期工作 1、收集业务资料 关键点:项目规模、项目位置、开发商资金情况、开发商拨款情况、了解甲方需求及项目弱电系统规划及预算(如没有可由我公司来做,如别人做争取第一时间拿到)、了解竞争对手情况。(公司名称、资质、规模、过往案例、在甲方的配合人员等)2、了解各项目决策流程及管理结构 关键点:主要岗位负责人,包括但不限于工程技术负责人、预算财务负责人、招标采购负责人、分管领导、主要领导。3、对项目可行性及操
4、作方式进行决策 关键点:是否参与,如何参与,关键人员如何处理,如何达到对公司有利的效果(高利润、过程简捷、影响力大等)。4、引导操作项目招投标流程 关键点:项目所包含系统、各系统招标推荐品牌、招标入围工程商。招标流程、技术标准、评分规则、商务资质标准、案例标准、是否实地考察、考察事项安排。三、业务收尾期工作 1、决策投标方式及办法 关键点:投标方式,参与人员,价格策略,竞争对手分析 2、制定投标工作计划 关键点:确定总负责人、进行分工(商务:资证授权等准备、询价报价,技术:设计、图纸、文案)、开会研究标书、研究甲方需求。3、收集影响投标决策的信息 关键点:相关决策人倾向、各家各轮投标价格、甲方
5、预算底线、招标内容变动 4、辅助投标工作 关键点:缴纳回收投标保证金、答疑函澄清函发送回收、投标过程中商务洽谈组织参与。四、日常业务工作 1、分配各业务人员负责范围 关键点:可分行业或区域进行负责制,对业内新技术及新设备进行跟踪了解并了解分管客户是否有需求。2、老客户定期拜访发展延续型业务 关键点:对分配范围内的老客户根据重要程度优先级安排定期拜访,并制定计划上报分管领导。定期沟通发展延续型业务 3、了解负责行业或区域内重点工程 关键点:通过官方或个人渠道了解分管范围内重点工程情况。4、汇总年度计划外新增项目并修改业务计划 关键点:定期汇总计划外新增项目,进行可行性分析后,有针对性的修改业务计
6、划并安排专人跟进负责。第二章 商务工作 一、日常采购工作 1、制定季度采购计划 关键点:根据工程部提交的季度采购申请制定季度采购计划,采购计划必须包含的内容:各设备供货商,预计采购时间,工程部要求到货时间,各设备采购单价及总价。2、制定季度资金需求计划 关键点:根据季度采购计划计算季度资金需求计划上报总经理,资金需求计划必须包含的内容:项目、需求金额、需求金额组成(设备、人力成本)、资金需求时间。3、选择供货商 关键点:在符合合同报价要求的前提下,优先考虑战略合作供货商,询价对比后确认是否采购(询价供货商最低 3 家或 3 家以上),如特殊产品或项目经理有需求的要求提供样品。4、签订采购合同
7、关键点:合同金额、付款方式、到货时间、违约责任、质保期、维保期维修费用、返厂维修时间 5、采购订单信息移交 关键点:确认合同付款后,将采购订单信息移交项目部或库管,需要移交的信息为:本次采购申请发起人、采购合同复印件、供货商联系人、联系电话、预计到货时间 6、采购合同归档管理 关键点:按照项目部或分公司项目系统的分级进行归档保存,并进行扫描做电子版保存。二、年度采购工作 1、收集行业资料 关键点:定期参加各类安防展会、通过公司总工程师或业务副总了解公司业务的发展方向和相关的系统设备、要求了解中国安防协会评定各系统十大品牌排行及国际知名品牌,并收集各供货商或渠道分销商联系方式。2、分系统建立供货
8、商资料库 关键点:按照品牌知名度,产品价格等因素,分别按系统建立产品高中低档供货商资料库,资料库中供货商资料必须包含内容:名称、地址、联系人、联系方式(电话、手机、QQ、邮箱)、主营业务或代理品牌、供货商性质(厂家、代理、分销、串货)3、选择战略合作伙伴 关键点:与采购量较大、品牌知名度较高或合作时间较长诚信度较高的供货商洽谈战略合作。合作内容(销售让利合作模式、维修培训、现场技术支持、投标价格保护、业务合作)。4、年度采购情况汇总 关键点:年度采购金额,分系统汇总。区分已采购设备档次。三、商务投标工作 1、审阅标书 关键点:确定标书资质要求、人员配置要求、工程业绩案例要求、投标保证金缴纳方式
9、及数额、标书正副本数量、标书封装方式、是否要求提供供货商授权书。3、确定各系统产品 关键点:配合投标总负责人选择投标使用品牌。4、制作标书 关键点:按照投标工作总负责人的要求,按标书格式制作或者联系索要上述各类型文件,如借用资质投标,负责与资质方的协调沟通工作。如外借资质,负责按照借用人的需求提供相应我公司资料。5、业务相关的资格审查 关键点:以投标方商务部的名义与招标方联系,按照招标方要求制作相关资格预审文件。四、资质管理工作 1、自有资质管理 关键点:对公司现有资质进行分类归档电子化保存,调用资质办理出入手续。(投标或业务借用记录及按期回收)2、借用资质管理 关键点:备份相关资质电子版及复
10、印版,按照投标要求索要相关资质,与借出方签订相关合同。3、借出资质管理 关键点:配合借用方资质需求,审查及配合借用方使用方式,与借用方签订相关合同。第三章 技术设计工作 一、日常工作 1、提供售前咨询 关键点:向客户提供各系统功能讲解、按照项目情况预估各系统规模、按照项目情况向客户推荐适用系统、勘察项目现场、索要项目相关图纸(总规划平面图,户型图等)。2、编制项目规划 关键点:根据客户需求或项目定位,编制 PPT 或 WORD 文件,内容应包括推荐系统功能、推荐系统规模(点数及大致安装区域)、总投资预算。3、独立设计工作 关键点:根据设计大纲要求、审阅提供原图、按照点位图、设备点表、系统图、线
11、路图、线缆使用数量表、设计说明的顺序对项目各系统进行设计。4、绘制施、竣工图纸 关键点:按项目经理要求协助,按照施工现场及项目经理要求进行绘制并对比原设计图纸。同时编制偏离表(设计数量及模式与施、竣工数量及模式对比)二、投标设计工作 1、审阅标书 关键点:要求系统数量、规模、各系统产品类型、参数要求、系统结构、特殊功能要求 2、审阅招标方提供图纸 关键点:图纸种类、数量、编制点表框架(楼数、单元数、户数、停车场面积车位数、机房位置面积、道路走向、出入口数量、停车场人行出入口数量)3、初步设计 关键点:各系统点位布置、各系统点表、系统图。、深化设计 关键点:各系统平面图线缆连接、中间设备配置、各
12、系统线缆数量表。三、投标文案工作 1、审阅标书 关键点:要求系统数量、规模、各系统产品类型、参数要求、系统结构、特殊功能要求 2、审阅招标方提供图纸 关键点:图纸种类、数量、编制点表框架(楼数、单元数、户数、停车场面积车位数、机房位置面积、道路走向、出入口数量、停车场人行出入口数量)、初步文案 关键点:方案模版、项目概况、技术细节(安装位置、数量、使用方式、目的)。、深化文案 关键点:方案内容添加(各系统主要设备图片参数)、编制施工组织设计(进度计划、管理人员名单、机具清单)、编制售后服务承诺(售后时间、过期后维保方式)。方案亮点总结,用于讲标。第四章 工程工作 一、工程部日常工作 1、年度工
13、程计划 关键点:在建项目未完成额汇总及计划、各项工程进度计划、年度施工任务计划外增加预算。2、各项目季度资金计划 关键点:使用资金量、使用时间、资金回收计划 3、各项目施工阶段人员配置计划 关键点:依据工程量及施工进度、制定人力需求计划,结合公司自有人员及外包队伍制定项目人员配置。4、施工标准制定与完善 关键点:工程部经理编制大纲、各项目经理及技术员收集,项目经理例会汇总。质量总监负责修改制定。5、各项目质量、进度、成本管理核查 关键点:按照项目合同额及公司重视程度,质量总监制定质量及进度检查计划、原则上要求质量问题三天内发现并整改、进度问题一周内发现并整改、成本问题一月内发现并整改。其中成本
14、管理核查由项目经理按期(每月)自行去财务部门核对。二、项目部日常工作 1、组建项目部 关键点:管理人员配置、施工人员配置计划及培训计划、办公地点租赁、项目现场仓库确认 2、工作任务分解 关键点:按系统区分、施工先后时间区分、工作内容区分(管、槽、桥架、预埋、线缆、安装、调试)将总施工计划中的工作内容分解后,制定具备施工指导性的分项施工计划并量化工程内容交付施工队长实施。3、项目进度控制 关键点:施工进度计划值与施工进度实际值的比较,提出纠偏方案,讨论确认后实施。重点在于,日或周实际施工进度的记录。4、项目质量控制 关键点:各项目由项目经理负责,卡两个标准:我公司施工标准,甲方现场专业工程师要求
15、施工标准,如两个标准发生冲突时以两个中要求更高的一项为准。工程部质检总监定期检查各项目各系统施工质量,如有问题当场整改。新建、初次施工、有重大影响、施工难度较高的工作由质检总监现场监督。5、项目成本控制 关键点:比较施工预算与施工费用、比较采购计划与实际采购量、比较人员配置计划与实际用工量。每月进行汇总纠偏,如系因甲方问题引起的偏差,正偏差(增加利润)无需向分管领导汇报。负偏差(降低利润)需向分管领导汇报并提出解决方案。6、竣工设备移交 关键点:编制设备移交清单双方签字移交归属权,分阶段应甲方要求移交于甲方或甲方指定使用方,重点核对合同清单、现场签证、竣工验收清单与移交清单的种类数量对比。7、
16、使用人员、维护人员培训 关键点:甲方筹备场所(如甲方无场所我方可有偿提供场所),甲方按使用人员和维护人员分类提供受培训人员。我方安排课程、考核方式及时间,最终考核不通过者建议甲方不具备使用或维护各系统权限。8、项目竣工交接 关键点:项目完成竣工验收,甲方签署竣工验收报告后,项目部将项目竣工图纸、竣工设备清单、与甲方设备交接清单、项目合同复印件、验收报告复印件转交维保部,维保部与甲方签署质保期开启证明。项目正式转入质保期。三、施工准备阶段工作 1、参与拟负责管理的项目的招投标工作 关键点:项目经理参加投标工作会议、项目部相关人员参与投标设计或报价编制工作、参与投讲标 2、公司内部项目技术交底 关
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