行政人事部岗位职责.pdf

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1、行政人事部岗位职责 人事方面 1 公司各部门人员的招聘 2 公司员工的培训、考核、建议 3 公司人事制度的拟定、实施、监督、完善 4 公司对外事务联系和办理 5 公司企业文化的建设 6 公司员工相关证件的办理 7 公司对外的宣传 8 公司员工档案的管理 行政方面 1 负责公司行政制度的拟定和实施 2 负责公司厂房的维护 3 负责公司固定资产的管理 4 负责公司办公用品的采购与管理 5 负责公司员工宿舍的管理 6 负责公司车辆的管理 7 负责公司消防的管理 8 公司对外的联系与协调 职责细则 1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合

2、协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。2.根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。3.负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。4.组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。5.负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。6.做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。7.负责公

3、司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。8.负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。9.负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。10.负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。11.负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。12.负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位

4、工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。13.根据公司发展规划，制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。14.组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作，并负责跟进、检查、监督、考核。15.办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。16.调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。17.做好员工保险、福利工作。18.为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。19.每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。20.其他需要配合完成的工作

5、。相关制度 一、考勤管理制度 1.作息时间：星期一至星期六 8:3017:30，午休 12:0013:30 2.员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司，提前向行政部或直属分部经理说明。3.员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。4.迟到：上班时间开始后未到岗者。5.早退：下班时间结束前 1 小时内提前离开公司者。下班提前 1 小时以上离开,未请假者计旷工。6.旷工：上班时间开始后 1 小时以上未到公司者，下班时间结束提前 1 小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，按旷工论处。7.病假：提前以口头或书

6、面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假 2 天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。8.事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或总经理批准后方可休假，特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，未按上规定办理的，均按旷工处理；9.违反劳动纪律规定：(1)迟到、早退：次数 第一次 第二次 第三次 第四次 第五次 罚款 20 元 30 元 50 元 按旷工一天计 辞退(2)旷工：旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；旷工超过三天者解除劳动合同。(3)婚假 凡通过

7、试用期的员工，凭结婚证可享受七天有薪婚假。(4)丧假 员工直系亲属（指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹）去世，可申请三天有薪假。(5)分娩假 凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工，凭医院证明，经公司行政部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。二、书籍管理办法 本公司书籍，泛指设计，工程，策划，行业规范，杂志刊物及其它由公司出资购买的书籍。1.购买(1)部门经理根据工作需要，向行政部提出购买申请，并填写书籍购买申请表。(2)行政部经理审核，报总经理签字同意后，方可购买。应急购买，至少应征得行政部经理口头同意。(3)书籍购买申请表一式二份，行政部留存一份，购买部门经理处留存

8、一份。2.报销(1)书籍购回后，购买人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部人员。(2)行政部人员根据收银条金额，清点实际购买数量，填写固定资产登记表一式两联，并输入电脑备份，将一联固定资产登记表返回购买人。(3)购买人填写支出凭单，持固定资产登记表、收银条、发票、收据等相关票据，经行政部经理签字后，到财务部进行报销。3.借阅(1)公司员工借阅，需在书籍借阅登记表上签字，认真填写借阅细目。归还时，履行销借手续。(2)非公司员工借阅，除履行上述手续外，还必须打借条，并需行政部经理签字同意。(3)借阅人员按时归还书籍刊物，不得无故延期归还。所有书籍借阅期限不超过一个月。(4)不得损坏书籍刊物。归还

9、时发现书籍有破裂、缺页等情况，处以罚款 10 元/次。(5)不得在书籍上乱作标记，随意涂画。违者处以罚款 10 元/次。(6)不得故意弄脏书籍刊物。违者处以罚款 5 元/次。(7)不得在书籍借回家后，又转借他人。因复制、拷贝等引起的版权争议，将由借阅者承担责任，公司概不负责。三、物资用品采购及使用管理制度 1.本制度所指物资用品包括：(1)公司固定资产及低值易耗品；(2)办公用品、电脑耗材等用品用具；(3)其他用品（另行规定）。2.采购程序：(1)每月 26 日各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部，由行政部汇总编制采购预算表一式两份。(2)行政部经理根据实际需要进行审核签字

10、，并报总经理签字批准。(3)总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额，并留存一联；(4)行政部按计划安排实施采购。(5)由行政部对采购物品进行登记，填写办公用品采购统计表。(6)如需进行应急采购，可先报行政部，由行政部报总经理审批进行采购，采购后按正常登记手续进行登记。四、物品领用管理制度 1.物品类别(1)办公用品：包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。(2)公用物品：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。2.领用原则(1)办公用品：本人根据工作

11、需要，填写办公用品领用表，到行政部领取。(2)公用物品：本着合理使用杜绝浪费的原则，互相监督，物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿，由行政部不定期进行抽查盘点。五、清洁卫生管理制度 1.本公司清洁范围包括：办公区域内所有角落。2.本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫，详见值日轮流表。3.值日人员须按如下标准进行清扫：(1)地面：无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整洁通透。(2)桌面：无明显灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。(3)椅、沙发：无明显灰尘，无污垢，摆放端正整齐。(4)玻璃窗、窗台：光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。(5

12、)打印机等固定设备设施：无灰尘，无污垢。(6)公司盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。4.个人卫生执行以下标准：(1)自己办公区域卫生，整理文件，清倒个人垃圾，保持办公桌整洁；(2)定期擦拭及保养自己使用的电脑，保持其清洁及正常的使用；(3)严禁随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物；(4)其他需个人注意的卫生事项。5.卫生惩罚制度：个人办公区域卫生由个人负责，包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。6.惩罚原则：区域 第一次 第二次 第三次 第四次 备注 个人卫生 10 元 30 元 50 元

13、 通报批评 个人部分由个人负责，值日人员部分由当日值日人员均摊 公共卫生 20 元 50 元 100 元 通报批评 六、档案的分类及管理制度 1.营销部档案：(1)招投标资料：包含招标文件、图纸、答疑、回标文 件（主要是报价汇总及图纸）等，营销人员领取招标文件后，由营销部内勤填写招标文件档案表进行登记，并将原件存档，复印件下发给相关人员，投标疑问统一由内勤发送，并将疑问及回复文件及时存档，以保证招投标文件的完整性。(2)日常工作档案：包括营销人员跟踪项目登记表、客户考察通知单、营销总结、合同概况表、分公司宣传品发放统计表、客户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等，由销售内勤分类存档，便于

14、随时查阅。(3)营销部会议纪要及其他需要存档的文件。2.技术部档案：(1)定额：按照项目名称分别存档，每次下发时都要在收发文记录表上进行登记，并将相对应电子版文件进行存档。(2)施工图：由设计人员将施工图交给技术部内勤存档，并在施工项目图纸登记表上进行登记。(3)技术部会议纪要及其他需要存档的文件。3.工程部档案：(1)工程施工过程资料：包括与甲方联系函、工程洽商、变更等相关资料，按项目分类进行存档，填写收发文记录表。(2)报验资料：按工程进行存档。(3)结算资料：包括工程结算资料、劳务结算资料及材料结算资料，分别填写工程结算统计表、劳务结算统计表、材料结算统计表，并随时更新。(4)工程部会议

15、纪要及其他需要存档的文件。4.行政人事部档案：(1)分公司相关行政制度、员工档案。(2)集团公司下发的相关文件、制度等。(3)合同文件，由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。(4)其他需要存档的文件。5.财务部档案：(1)包括各种费用明细表等与财务相关的资料。七、保密制度 1.凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订保密协议，保证不泄露公司的机密资料。2.各部门文件及档案按类别、

16、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，分为三类：一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅；保密档案各部门经理如要查阅的，必须由行政部经理签字才能查阅；绝密档案一般不准任何人查阅（注：副总、总经理除外），如有特殊情况需要查阅的部门经理，必须要总经理签字同意，且必须在行政部所指定的地点进行查阅，公司档案不准任何人带出公司。3.除本部门工作人员外，未经许可，任何人不得私自进入其他办公场所，未经许可，不得使用其它部门人员电脑，不得查看 U 盘、光盘及软盘中的文件资料，更不能翻阅、抄录其他部门资料。4.在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员

17、及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。5.负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。6.公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。7.财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。8.合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。9.凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。10.员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。11.员工应

18、尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。八、奖惩制度 1.奖励（1）嘉奖 1)出色完成公司领导指派的重要任务者；2)圆满完成重大项目未出差错者；3)对操作技术或管理制度建议改进，经采纳施行，著有成效者。4)为公司节约成本，合理利用电脑耗材、办公用品，充分利用废弃品，成绩显著者；5)检举违规或损害公司利益者；6)全心全意服务，有具体事迹者；7)遇有困难，勇于负责，处理得当者。8)其它突出事迹应予奖励者。（2）记功 1)节约物料或对废品利用，著有成效者。2)发现职责外问题，予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。（3）记大功 1)遇有意外事件或灾害，奋不顾身、不避危难，因而减

19、少损害者。2)维护公司重大利益，避免重大损失者。3)有其他重大功绩者。（4）奖金 1)对公司有特殊贡献，足为全公司同仁表率者，奖现金 200 元。2)一年内记在功二次者，奖现金 300 元。3)服务年满三年，成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者，奖现金 500 元。2.惩罚：（1）警告：每次减发奖金二十元，并于年终奖金时一并减发。有下列情形之一者，予以警告：1)违反公司管理规定，情节轻微者；2)着装不整或不佩戴规定标志、员工牌；3)不能按时完成工作任务者；4)因过失导致工作失误，情节轻微者；5)不服从上级合理指示，情节轻微者；6)浪费公物，情节轻微者；7)上班时间、躺卧休息，擅离职守，怠忽工作

20、者；8)破坏环境者；9)说长道短，影响团结者（2）记过：每次减发奖金三十元，并于年终奖金时一并减发。1)违反公司管理规定，不听劝阻者；2)在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者；3)对同仁恶意攻击或诬害，伪证，制造事端者；4)投机取巧，谋取非法利益者；5)因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者；6)未经许可携带外地人入公司闲谈。（3）记大过：每次减发奖金五十元，并于年终奖金时一并减发。1)擅离职守，致公司蒙受重大损失者；2)违反公司管理规定，顶撞、污辱管理人员者；3)泄露公司重要机密者；4)遗失经营的和重要文件、机件和其它物品；5)一个月内旷工达五日者；6)电脑等具技术性设备，非

21、经使用人员及主管同意，擅自操作并造成损害者。7)拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝告仍不听从者；8)其他重大违规行为者。（4）开除、解雇 开除（不发资遣费）1)对同仁暴力、恐吓，严重妨碍工作者；2)在公司内殴打他人或相互殴打者；3)故意损坏设备或财物者；4)张贴、散发煽动性文字，图画破坏劳资感情者；5)偷盗同仁或公司财物者；6)侵占、贪污公司财物者；7)无故损毁公司财物，损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者；8)未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者；9)在公司服务期间受刑事处分者；10)一年内记大过满二次，功过无法平衡抵消者；11)无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达

22、十二日者；12)吸食毒品者；13)伪造、编造或盗用公司印信者；14)在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者；15)故意泄露公司技术，营业上的机密致使公司蒙受重大损失者；16)其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。3.功过相抵（1）嘉奖与警告相抵消；（2）记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次；（3）记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次；（4）前功不能抵后过。（5）职员功过抵消以发生于同一年内的为限。4.减发奖金 受警告以上处分者，于年终奖金发放时按下列标准减发：1)警告减发 15 天工资的奖金；2)记过减发 25 天工资的奖金；3)记大过减发 45 天工资的奖金。5.福利 1)为了员工老有所依，健康有保障，按国家有关规定，结合公司具体发展情况，逐步建立养老、医疗等社会保险制度。2)本手册由行政部负责解释和修改。岗位设置 行政人事部经理：负责整个部门行政人事的统筹管理，制度的制定及审批等。行政主管：负责部门中行政部分的事务管理，包括厨房、保安、清洁、宿舍等。人事主管：负责部门中人事部分的事务管理，包括招聘，培训，考勤，薪酬，绩效及员工关系等。行政助理：协助行政主管处理具体工作中实务性工作，属于执行层面的人员配置。人事助理：协助人事主管处理具体工作中实务性工作，属于执行层面的人员配置。其他文员：如招聘专员，培训专员，薪酬专员，企划专员，前台文员等等。