办公自动化系统运行管理规定.pdf

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1、 办公自动化系统运行管理规定 The final edition was revised on December 14th,2020.办公自动化系统运行管理制度 xx 集团办公自动化系统运行管理制度 1 总则 办公自动化系统已日益成为企业提升管理水平、提高集团执行能力的支撑平台。为了加强我集团办公自动化系统的建设，提高集团信息化工作水平，保障集团办公自动化系统高效、稳定、可靠、安全运行，特制定本制度。本管理制度所称的办公自动化系统，是指集团购买的办公自动化系统“用友致远协同管理系统”。本管理制度主要是明确集团办公自动化系统的管理的职责以及具体管理要求。集团信息化中心负责本制度的制定、修正和监督

2、执行。集团办公自动化系统内容包括协同办公，公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，主要实现本集团网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高集团内部的办公效率.2 适用范围 本制度适用于集团各部门的所有办公自动化系统相关人员。3 信息化中心职责 集团信息化中心负责集团办公自动化系统的规划、建设、维护和管理，其主要职责:3.1.1 负责规划、设计、实施和完善集团管理办公自动化系统，制定信息管理相关制度。3.1.2 负责全集团管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级。3.1.3 负责集团管理办公自动化系统的安全管理。

3、3.1.4 负责集团内部信息管理员的培训、考评工作。3.1.5 负责信息技术知识、安全知识的普及教育与培训工作、全面提高集团员工使用办公自动化系统的技能、不断加强集团员工的安全防范意识。3.1.6 负责日常的网络运行维护，项目大的软件设计及维修难度比较大的网络设备故障，由信息中心委托专业公司负责完成，集团各部门和下属分子公司给与配合。4 软件的实施规定 软件实施方案由集团信息化中心统一制定，各部门应严格执行，不得自行修改。软件的安装范围由集团信息化中心统一规定，各部门不得擅自安装规定范围以外的软件。新组建的集团部门、公司，部门或公司负责人应及时申报计划，信息化中心应在 3 日内及时审批申请、准

4、备 IT 环境和人员培训；办公室装修前，应通知集团信息化中心，由信息化中心专业主管做好布线规划。安全性保障：系统管理员密码由信息化中心完全管理主管负责，不允许告诉他人，不允许修改任何用户密码（本人允许后才可改动），并定期做好数据备份工作。个人密码：由个人保密，自行登陆界面修改。系统广播：进行系统升级或数据备份等工作前通知所有在线人员，以防数据丢失。各部门各单位职责 4.6.1 各部门各单位要确定一名部门管理员、一名文档管理员、一名人力资源管理员。分别负责本部门、本单位的系统应用指导、人员权限设置、信息发布、人力资源管理、各类资料整理和存档。4.6.2 各部门各单位配备计算机的工作人员上班后必须

5、把本人计算机打开，自觉登录集团办公自动化系统，特别是领导和关键岗位员工，上下午上班至少访问一次。届时由集团办公室确定专人每天负责监督检查。如多人共用一台机器，每人必须每天至少访问一次，对重要事情及时办理。4.6.3 职能部门分子公司有关请示、申请、购买审批、信息发布等工作一律在集团办公系统上完成，对于能在网上完成的工作，仍然用纸张进行的，各级领导一律不受理。5 软件、数据库、文档资料的应用、维护 严格遵守集团信息化中心制定的操作规范进行操作。各部门、各单位在使用中，出现的异常现象，造成的数据存储不完整、软件故障、丢失，影响系统完整性运行的，应由各部门、单位提出申请，集团系统管理员负责维护，并完

6、整记录网络运行记录。集团各部门、各单位在使用软件、数据库系统的过程中遇到技术漏洞问题，应及时向系统维护人员反馈。集团各部门各单位使用的软件系统、数据库系统，在经过集团软件工程师维护后，遇到的技术问题解决不了的，应与软件提供商联系维护。单位、部门更名或取消，应以书面形式用协同功能通知信息化中心，以便及时、准确地进行相应的信息修改。集团各部门各单位在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，应严格设置安全保密权限，各类人员要按保密级别上传，不能以公告、调查、请示、报告方式上传；不能选择全员，必须以指定特定人员协同方式上传。集团各部门各单位在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，系统管理

7、员每月的最后 1 个工作日，清理系统服务器，同时对服务器上过时的信息、硬盘碎片、数据库压缩、临时文件等，进行安全运行清理。6 数据备份 集团信息化中心系统管理员负责备份系统数据。每日自动备份三次，时间段定为早上 7时、中午 12 时、下午 7 时、。由系统设置为自动备份。6、2 备份数据库资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。必要时备份数据用刻录机做光盘备份。6、3 对需要长期保存的数据磁介质，系统管理员应在一年的年底进行转储，以防止数据失效造成损失。7 考核奖励与处罚 集团人力资源部门负责按xx 集团办公自动化系统运行管理制度的要求执行奖励与处罚。对于违反本制度的相关责任人

8、，视情节轻重，对其处以 200 元以上 5000 元以下的经济处罚，给集团造成经济损失的，由相关责任人负责全额赔偿。相关责任人的处罚和赔偿比例为，直接责任人承担 70%，直接领导承担 20%，主管领导承担 10%。对于举报他人违反本制度的举报人，将按罚款额的 50%予以奖励。对于已经配发计算机的管理人员，无故长期不登陆 OA，视同缺勤处理。在一个月内上班时间登陆 OA 的次数不到工作天数的人（非个人原因或者出差需说明），属于工作不称职表现，由集团人力资源部门对其主管领导罚款 200 元。工作人员无故一个月登陆次数少于10 次或者一个月内从不登陆的行为，属于严重工作失职，由集团收回配发计算机，并

9、对个人进行工作调整。运行期间，由集团信息中心定期发布登陆使用情况，对于经常登录系统，处理事件效率高，积极组织参与，并对 OA 运行有贡献的人员和集体，集团要进行奖励，并作为绩效考核和先进模范评选的条件之一。使用推广小组名单 项目主管领导：职责：负责 OA 实施、推广期间各部门领导的协调和指导。对实施过程进行督导、检查。项目负责人：职责：负责 OA 实施、推广期间的各部门人员资源组织、培训组织、制度颁发推动和监督、与用友项目组人员的日常沟通协调等工作。项目协调人：职责：负责 OA 实施、推广期间的集团内部主要人员关系的协调推动，对制度落实工作进行检查，提出奖惩意见，以保障 OA 实施推广工作的顺

10、利进行。各部门、各单位 OA 部门管理员：职责：由部门、各单位提供一名对计算机网络应用较熟悉的固定员工，由该人负责本处室的系统应用指导、信息发布、安装软件、解决基本故障。名单：各部门、各单位 OA 文档管理员：职责：由各部门、各单位提供一名了解计算机办公软件使用，负责本单位处理收发文、文号管理的工作人员。名单：各部门、各单位 OA 人力资源管理员：职责：由各单位提供一名了解计算机办公软件使用，负责本单位人力资源基础数据录入、考勤等工作的工作人员。名单：xx 集团有限公司 2007 年 6 月 12 日 附：一、系统使用权限及应用的有关规定 1、协同工作：广泛用于内部的请示、计划、报销、审批、项

11、目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用，是我们办公中最经常、最重要的功能。授权使用范围：所有操作人员 处理权限解释：在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”“知会”：属于最低权限，只有了解事项权限，无流程处理权力。“协同”：属于中级权限，可进行对流程“加签”，流程回退、撤销、终止权限。“审批”：属于最高权限，可进行更高级流程改变，以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理，具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力。具体应用：1)请假申请 审批流程：各科室（部门）员工处长（审批）主管（协同）2、公文管理：通过收发文管理，进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、

12、办理、归档、查询等应用。授权使用范围：集团领导、办公室（科处室）审批流程：机要员（登记）主管处长（审阅）领导（批复）办公室主任（签发）3、文档管理：分为个人文档和单位文档。个人文档可对个人协同事项进行归档保管，借阅、检索。单位文档由专人管理和文档权限分配，分级管理。实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用。授权使用范围：单位领导、各处处长、各处员工 文档管理结构：4、日程计划会议:提供个人日程、他人日程、计划管理、会议管理功能。个人日程：可以安排个人当日、周、月的事情安排，并设置时间提醒。他人日程：可以查看其他职工的日程安排，公共资源。计划管理：可以计划每日、周、月的个

13、人工作计划或各处室的计划、总结、上级进行批复。会议管理：会议组织者召集各种会议、会议回执、会议纪要上传共享。授权使用权限：各部门各单位领导和办公室（综合处）负责人均有发起、取消会议权限。所有 OA 用户均被授权使用日程及计划管理功能。5.公共信息 公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所。u 公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；u 调查：能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果 u 讨论区：可以建立多个讨论区，服务于不同的管理目的 授权使用范围：其中公告只有集团领导和办公室及其它需要发布公告信息的处室（部门）被授权，调查发起者只有集团领导、办公室和各处处

14、长被授权，其他职工有发布讨论和参与讨论的权限。二、信息的发布 1、所有在集团内部办公网络上发布的公共信息必须是非涉密内容，必须经主管领导审批签发后才能发布。2、集团文件按照公文审批程序经集团领导签发后，由办公室主任发给办公室机要员再传递给集团领导和有关处室；经有关领导签发后传递给相关科室，处理完毕后由集团档案员存档备查。3、未经批准，任何处室（部门）、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息。4、严禁用他人用户名，登录和使用系统。5、对违反上述规定，产生不良后果的，集团将按国家有关保密法规和集团制度，追究当事人和有关人员责任。三、权限申请 1.人员增加/离职申请：各部门、单位如新来人员或离职需

15、将人员名单、岗位、职务等权限通过协同发给信息化中心系统管理员来设置，并反馈新增人员有关登陆信息。2.公用模板使用/增加申请：各处室如有模板需要改动、增加等，需附办公文档电子表格和流程，使用人员或部门等信息通过协同发给部门系统管理员设置。3.文件夹使用权权限申请：如各处室需要授权单独建立/新增文件夹，发申请至本部门文档管理员，由其统一授权。4.文档资料借阅申请：各处室需要借阅文档资料，给档案员发申请，并开放借阅时间和查看权限。四：管理人员名单及职责 1.信息中心系统管理员：职责：负责系统维护、升级、安全、技术咨询等工作 各部门系统管理员：职责：负责本部门单位人员系统应用指导、信息发布、安装软件、

16、解决基本故障。2.文档管理：1)集团文档管理员：职责：负责集团文档、档案的归档、整理、借阅工作，同时管理二级部门的文档夹授权，权限分配（写入、只读）2)水泥公司文档管理员：职责：负责集团文档、档案的归档、整理、借阅工作，同时管理二级部门的文档夹授权，权限分配（写入、只读）3)铸造公司文档管理员：职责：负责集团文档、档案的归档、整理、借阅工作，同时管理二级处室（部门）的文档夹授权，权限分配（写入、只读）4)旅游公司文档管理员：职责：负责本科室（部门）文档的归档、整理、借阅共享等工作。5)业务表单管理员：各部门自行确定 职责：负责本科室（部门）的审批业务表单的设计、流程绑定，授权人员使用。6)行政办公管理：各单位自行确定 职责：负责行政办公车辆、用品、设备、图书的审批、管理、资源协调、维护等工作。7)人力资源管理员：见文件 职责：负责本部门、本单位人力资源资料的登录和管理。1)车辆管理员：待定 2)办公用品管理员：待定 3)办公设备管理员：待定 4)图书管理员：待定 此规定从 2007 年 7 月 1 日开始正式执行，由集团信息化中心、人力资源部、办公室、企业管理部共同监督检查。