2021文件控制程序1.docx

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1、2021文件控制程序1文件限制程序1 第 1 页共14 页公司 管理体系文件Q/JHG20211A-2021 代替：- 标题：文件限制程序实施日期：2021年2月28日1 目的 对与质量有关的文件的制（修）订、审核、批准、收发、存档等限制，确保各相关场所获得并运用有效版本的文件。2 范围 适用于质量手册、程序文件、管理规定类、产品技术文件、适用的外来文件、表格、记录等文件的限制。3 术语及缩略语 3.1 术语 外来文件在本厂运用的非本厂制定的与质量有关的文件（如产品国家标准等）。部门级文件指仅在某个部门内部运用的文件。3.2 缩略语 - 4相关文件 记录限制程序 5职责 各类文件的各阶段职责见

2、下表： 批准人:审核人:起草人 日期:2021.2.18 日期:2021.2.8 日期:2021.2.1 第 2 页共14 页 注：表示必需会签的体系文件 表示可依据须要确定是否会签的体系文件 产品技术文件中的岗位操作法由生产车间起草，生产部审核，生产副总批准。6程序 6.1文件的编写 6.1.1起草部门指定工作人员按下列要求起草： a) 文稿的格式和章节编排符合附录A； b) 内容满意本公司质量活动的需求，具有可操作性； c) 满意GB/T19001-2021标准要求。6.1.2成稿后填写文件会签表，明确文件印刷数量和发放范围，应确保对质量起重要 影响的场所都能得到相应文件；部门负责人审查签

3、字后和文稿一并报组织会签部门。6.1.3质量手册、程序文件必需会签，其它文件按种类文件各阶段职责表规定的权限由组织会签部门签署是否会签的看法，并组织实施。6.1.4依据会签看法如需退回修改时，由文稿起草部门修改后返回组织会签部门。6.2文件的审核与批准 6.2.1组织会签部门将文稿和文件会签表送审核人和批准人，审核人、批准人同意后一并在文稿和文件会签表上签字。6.2.2起草部门负责人、会签人、审核人和批准人对下列要求重点审核： a)内容符合GB/T19001：2021标准要求； b)能够满意企业质量活动的须要； c)具有可操作性； d)职责明确、工作接口清晰； 第 3 页共14 页 e)文件的

4、发放范围及印刷数量等明确。签字人对文件的充分性、相宜性和可行性逐级负责，批准人负最终责任。6.3文件的编码 文件的编码由组织会签部门负责进行编码。编码原则如下： a)质量手册编码为：Q/JHG1+版本代码（如：A、B、C等）-年头号，如2021年发布 的A版本手册为Q/JHG1A-2021。b)程序文件编码为：Q/JHG2+部门代码+该部门程序文件产生的流水号+版本代码（如： A、B、C等）-年头号，如2021年生产部发布的第1个程序文件为Q/JHG20211A-2021。注：部门代码为：综合办01；生产部02；质检部03；营销部04； 生产车间05； c)管理规定类编码为：Q/JHG3+部门

5、代码+该部门管理文件产生的流水号+版本代码 （如：A、B、C等）-年头号，如2021年营销部发布的第3个管理文件为Q/JHG30403A-2021，若换版后将改为Q/JHG30403B-2021。d)产品技术文件编码为：采纳国家标准的引用原编码；企业标准在技术监督局注册的 运用原编码；其他的规定为：Q/JHJ+部门代码+二位技术文件流水号+版本代码（如： A、B、C等+年头号，如生产车间第一个产品的工艺规定为：Q/JHJ0601A-2021。e)部门级文件编码为：Q/JHG4+部门代码+该部门级文件产生的流水号+版本代码（如： A、B、C等+年头号。f)记录的编码：为相应文件编码+两位该文件产

6、生记录的流水号 6.4文件的印刷 6.4.1起草部门负责印刷、校对和装订，装订后连同文件会签表及文稿正本交发文部门。6.5文件的发放 6.5.1发文部门在文件台帐上登记所发放文件（包括外来文件）的名称、编号、数量等。6.5.2发文部门在每份受控文件副本的首页上加盖“受控文件”印章并编发文号后发放。第 4 页共14 页 文件受控印章、发文号（用三位阿拉伯数字表示）样式如下： 公司级部门级 6.5.3文件按规定的发放范围实行逐级发放，发文部门文件管理员将文件发放至运用部门或运用人；接收人在发文部门的文件发放记录上签字接收。6.5.4接收部门文件管理员将接收的文件在本部门的文件台帐上登记，登记后发放

7、至运用人并填写文件发放记录。6.5.5发放时，可发给起草部门一份非受控文件，加盖“参考文件”印章，作为更改笔记运用，不跟踪更改和回收。6.5.6一次性运用的文件（如生产安排、工艺变更通知单等），经审核、批准后即可发放。6.6文件的归档 须要归档的文件，发文部门将文件的正本、副本两份及文件会签表暂存；须要交综合办归档的，每年年底交综合办存档；不须要交综合办归档的文件由发文部门自存正本。（部门级文件正本自存） 6.7文件的运用与管理 6.7.1文件的复印、复制经发文部门批准后，按本程序“6.5”的规定执行。6.7.2张贴、悬挂的文件经发文部门批准后张贴或悬挂，应与正本保持一样，具有可追溯性。6.7

8、.3运用部门对文件妥当保管，不准涂画，不准作未经批准的更改。破损严峻的可到发文部门以旧换新，注销旧号，记录新号。6.7.4文件持有者岗位变动不再运用该文件时，交回所在部门文件管理员，转发接岗人员。6.7.5发文部门和综合办有权检查监督各部门在用文件的管理状况，发觉问题刚好处理。6.8 文件的更改 6.8.1文件更改分手写杠改和换页两种方式。6.8.2起草部门填写文件更改通知单，经原组织会签部门签署看法后，由原审核、批 第 5 页共14 页准岗位审核批准；当指定其它岗位审核、批准时，起草部门要供应相应的背景资料，供审核，批准人参考。6.8.3手写杠改时，文件更改通知单批准后，由起草部门印刷，然后

9、交发文部门按原文件发放程序发放，持有者实施更改，原文用钢笔杠掉，按规定的内容更改，在更改条文左方或右方空白处注明更改标识“R”，填写更改状态栏，并将文件更改通知单装于文件后。6.8.4换页更改时，文件更改通知单批准后，发文部门按更改通知单的内容印刷新页，印刷新页时在更改页上方加“更改标识R和更改通知单编号”，发文部门保存更改通知单；新页按原文件发放程序发放，收回旧页；持有者实施换页，填写“更改状态栏”；由文件管理员更改时，“更改状态栏”由文件管理员填写。6.8.5工艺性临时调整，执行生产部下达的工艺变更通知单，工艺变更通知单由技术副总批准。6.8.6文件更改通知单正本随文件存档。6.8.7存档

10、的文件不更改，只将文件更改通知单附于文件后。6.8.8对没有“更改状态栏”的文件，只实行换版处理。6.9 文件的换版 文件经多次更改或文件不适用须要进行大幅度更改时，进行换版。换版程序按新文件形成程序执行。6.10文件的回收和销毁 6.10.1作废文件由发文部门按原发放渠道回收并在文件台帐和文件发放记录上注销。需留存参考的文件，经文件发放部门负责人批准，于文件首页上加盖“参考文件”章，在文件发放记录上登记后留存。6.10.2回收的文件（包括旧页）、破损文件及其它应销毁的文件由发文部门填写文件销毁单，发文部门负责人批准后销毁。6.11计算机软件 计算机软件的管理，需对每份文件备份两份，并在软盘上

11、作好标识；需留意保存备份文件的最新版本；留意保存的场所无磁场。6.12外来文件 第 6 页共14 页 6.12.1外来文件由综合办归口管理。接到上级部门的外来文件，综合办需登记文件台帐，并分析，针对需分发的外来文件，分发前经分管副总经理批准后，按本程序的“6.4、6.5、6.9、6.10”执行。6.12.2综合办负责每年3月底对公司外来文件进行查新确认其为现行有效版本，并确保各部门得到有效版本的文件。7 附录 附录A 文件的格式和章节支配 附录1文件会签表 附录2文件台帐 附录3文件发放记录表 附录4文件更改通知单 附录5文件销毁单 第7 页共14 页附录A 文件的格式和章节支配 首页如下：

12、第 1 页共N 页（小四号字）有限公司（四号字） 管理体系文件（文件编码）（四号字） 代替：-（五号字） 标题：（文件名称）（四号字）实施日期：年月日（五号字）1 目的 2 范围 3 术语及缩略语 3.1 术语 3.2 缩略语 4 相关文件 批准人审核人起草人 日期日期日期 第8 页共14 页 后续页如下： 第M 页共N 页 5 职责 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 6 程序 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 7附录 附录A、B代表附录文件 附录1、2、3代表附录记录 第9 页共14 页附录1 文件会签表 年月日Q/JHG20211-01 注：有不同看法的请另附页 第10 页共14 页 附录2 文件台帐 Q/JHG20211-02 第11 页共14 页附录3 文件发放记录 Q/JHG20211-03 第12 页共14 页 附录4 文件更改通知单 年月日Q/JHG20211-04 第13 页共14 页附录5 文件销毁单 Q/JHG20211-04