声像档案管理细则.docx

《声像档案管理细则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《声像档案管理细则.docx（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、声像档案管理细则 1目的 规范公司重要声像档案的管理，保证重要声像档案的齐全、完整、平安及有效利用。2适用范围 公司及所属单位。3编制依据 3.1照片档案管理规范，GB/T11821-2002, 2002，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局。3.2中国海洋石油总公司档案管理方法，QM-O1-03, 2011，总公司。3.3中海油海西宁德工业区开发有限公司档案管理方法，GM-01-03，2011，公司。4释义 4.1公司声像档案 指企业在科研、生产和经营管理等重大活动中形成的、具有保存利用价值的、并辅以文字说明的不同格式、不同载体的音频、视频及图片的原始记录。5职责分工 5.1 公司办公室

2、a)指导公司各部门各单位的声像档案工作； b)对公司声像档案定期进行收集、整理、保管及供应有效利用。5.2 各部门、所属单位体系名称 行政综合 编 码 GM-01-03-02 版本号 2013-1工业区开发有限公司声像档案管理细则 公司名称 中海油海西宁德工业区开发有限公司 批 准 人 纪检组长、行政综合业务主管领导 批准依据 中海油海西宁德工业区开发有限公司内限制度体系文件管理方法（CG-20-01）发布范围 普发 发布文号 办2011XXX 号 发布日期 2011 年 XX 月 XX 日 生效日期 2011 年 6 月 1 日注意声像档案管理工作，依据公司的实际状况，不断提高声像档案的管理

3、水平。6工作内容与程序 6.1声像档案的归档 6.1.1归档范围 凡在工作中形成的对公司有价值的声像材料必需刚好归档。其归档范围为：a)公司主要领导参与的各项重要公务活动及各类重要会议； b)国内外政要、地方官员及合作伙伴的会见、视察、参观； c)业务发展中的重大活动及事务； d)重大项目的签约、开工、奠基及落成典礼； e)重大装备、设施、设备； f)厂区、办公楼宇及在建项目场地等建筑场景； g)生产经营、科研管理等工作场景； h)关爱员工、团队活动、先进人物、培训沟通及思想政治建设等活动； i)扶贫、公益事业及健康、平安、环保题材； j)重大事故、重大自然灾难及其他异样状况和现象的声像材料；

4、 k)重大科研课题探讨、成果鉴定、科技奖项 l)其它具有保存价值的声像材料。6.1.2归档要求 6.1.2.1在工作期间拍摄的属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应在 3个月内向公司办公室归档，任何部门或个人不得私自保存或据为己有。6.1.2.2重要的声像材料，如公司领导（副总经理以上领导，含副总经理)和地方政府重要官员参与的活动或会议，应同时向公司办公室提交。6.1.2.3各种载体的声像材料应是原版、原件，未经加工修改，内容真实、主题显明、影像清楚、画面完整、声音清晰。6.1.2.4声像材料应经过筛选并附以精确的文字说明，包括时间、地点、事务、主要人物、作者等要素。6.1.2.5电子声像材

5、料归档通用格式包括:数码照片（JPEG）、录音（WAV， MP3，WMA）、录像（MPEG， AVI）等。6.1.2.6用于存储的载体应平安牢靠、便于长期保存。光盘应运用不行擦除型光盘。6.1.2.7移交声像档案时，须办理移交手续并填写声像材料归档移交单。6.1.2.8为保证刚好移交归档，采集声像资料所产生的费用，在报销时必需同时出具声像材料归档移交单复印件作为凭证。6.2声像档案的整理 6.2.1声像材料的整理 a)声像档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系、有利于保管、有利 于供应利用的原则，不同载体应分别存放； b)保管期限一般为长期； c)文字说明应随声像档案一同归档。6.2.2单份

6、声像档案说明的填写 a)题名：简明概括、精确反映声像档案的基本内容； b)参见号：指与本领件有亲密联系的其他载体档案的档号； c)时间：以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 20080808； d)摄影者：一般填写个人，必要时可加写部门； e)文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、作者等要素； f)概括揭示所反映的全部信息，或仅对题名未及内容做出补充。其他须要 说明的事项亦可在此栏表述。6.2.3声像档案书目的编制 a)声像档案书目的著录项目包括：照片号、底片号、盘带号、档号、题名、 时间、摄影者、备注、参见号、数量、容量、分类号、项目号、主题词 或关键词、密级、保管期限、载体类型、

7、文件类型、文字说明等。b)档号：由载体类型或文件类型、分类号（年度）、册（盘、组）号及序 号组成，脱机载体上应粘贴档号标签； c)载体类型：指纸质、磁带、磁盘、光盘等； d)文件类型：指图像、声音、影像等。6.2.4建立声像档案数据库 根据档号、题名、参见号、时间、摄影者、文字说明等进行数据著录。6.3声像档案的保管 6.3.1声像档案的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a)恒温、恒湿保存。照片、底片存贮温度应限制在 2-21,相对湿度应 限制在 20%-50%；磁带、磁盘、光盘的存贮温度应限制在 17-20，相对湿度应限制在 35%-45%； b)归档载体避开擦、划、触摸记录图

8、层，避开挤压； c)存放时远离强磁场、强热源，与有害气体隔离。6.3.2电子声像档案拷贝至耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅运用，一套异地保存。6.3.3各种载体按载体保存期限更新到新载体。对磁性载体上的声像档案应每4 年转存一次。6.3.4各种格式与载体的声像档案每 5 年进行一次有效性、平安性抽检，抽检率不低于 10%，如发觉问题应刚好实行拷贝、转换等复原措施。6.4声像档案的利用 6.4.1各部门各单位应建立声像档案数据库及展播平台，管理、展示声像材料，向利用者供应声像档案。6.4.2在属地管理供应利用的基础上，声像档案应在开发系统内资源共享。6.4.3建立声像档案

9、利用审批流程，填写声像档案利用审批单，保证声像档案的平安和有效运用。6.5流程图 公司及所属单位声像档案管理流程图见附件 3。6.6 内控活动列表 公司及所属单位声像档案管理内控活动。7奖惩 7.1对主动主动归档声像材料的人员赐予嘉奖； 7.2对擅自修改、丢失、泄密声像档案的人员赐予惩罚。8附则 本细则由公司风险管理办公室组织说明。附件 1：声像材料归档移交单 附件 2：声像档案利用审批单 附件 3：公司声像档案管理流程图 附件 4：公司声像档案管理内控活动列表附件 3公司声像档案管理流程GM-01-03-02-C01公司声像档案管理流程图公司办公室 办公室分管领导 公司各部门否 是3月内向公

10、司办公室移交筛选出符合归档范围的声像形成与积累编制声像档案书目数据著录，建立声像档案数据库整理、填写声像档案说明起先声像材料是否重要3个月内在内部进行整理存档供应利用保管批准每5年进行一次平安性抽检，是否发觉问题实行拷贝、转换等复原措施接着保管声像材料归档移交单声像档案利用审批单结束1234 行政管理内限制度体系 GM-01-03-02 中海油海西宁德工业区开发有限公司声像档案管理细则 工业区开发有限公司第 7 页 共 7 页 附件 4 公司声像档案管理内控活动列表 业务流程编号业务流程名称限制点编号限制点描述相关制度或程序（文号及名称）是否为关键限制点相关制度是否覆盖该限制点责任岗位GM-01-03-02-C01 公司声像档案管理 GM-01-03-02-C01-01 声像档案形成部门依据形成与积累要求形成声像档案 中海油海西宁德工业区开发有限公司声像档案 管 理 细则 是 是 声像档案形成部门 GM-01-03-02-C01-02 声像档案形成部门按归档范围筛选出须要归档的声像档案 是 是 公司、所属单位档案部门 GM-01-03-02-C01-03 公司所属单位档案部门定期（每 5 年）进行平安性抽检 是 是 公司档案部门 GM-01-03-02-C01-04 领导批准对声像档案的利用申请 是 是 办公室分管领导