合同管理制度与流程图（完整版）.docx

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1、合同管理制度与流程图（完整版）合 同 管 理 制 度 与 流 程 图 一、合 同 审 批 制 度 第1章 总则 第1条 为明确公司合同审批权限，规范公司合同订立行为，加强对合同运用的监督，防范和降低因合同的签订给公司带来的风险，特制定本制度。第2条 规范公司合同的拟定、审批及签章工作，以符合中华人民共和国公司法和中华人民共和国合同法等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺当履行，维护公司的合法权益。第2章 适用范围 第3条 本制度所称合同指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。第4条 本制度适用于公司全部的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书

2、等名称的规范性文件的审批。第5条 本制度中所称合同管理部门指代表公司洽谈、签订合同的各业务、职能部门。第6条 本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一样性。第3章 授权审批职责 第7条 合同分类。1一般性合同：合同标的在万元资金支出或万元资金收入以下的合同。2重大合同：合同标的超出万元资金支出或万元资金收入的合同。第8条 公司对外签订合同均由总经理或授权代表公司行使职权。第9条 总经理职责。1审批公司全部格式合同和各部门的合同文本。2负责公司对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。3授权业务经办

3、人员代表公司签订合同。第10条 合同管理部（行政办）审核公司格式合同和各部门合同文本。第11条 各部门负责人职责。1负责草拟与本部门业务相关的合同文本 2帮助合同专管员拟定公司主营业务格式合同。3初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同详细条款。第12条 合同专管员（ 法律顾问）职责。1草拟公司主营业务格式合同或公司重大、特别合同。2监督、指导各部门起草及修订合同文本。第4章 授权审批流程 第13条 原则上，在业务谈判、双方达成一样看法后，各部门应尽可能运用公司制定的格式合同或部门合同文本。第14条 合同专管员（法律顾问）草拟的格式合同应经部门主管和总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。

4、第15条 各部门草拟的合同文本应经合同专管员（法律顾问）审查、部门主管审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。第16条 业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、合同专管员（法律顾问）审查后正式订立合同，变更程序亦同。第17条 业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、合同专管员（法律顾问）审查、行政办主管审核、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。 二、合 同 会 审 制 度 第1章 总则 第1条 为防范和限制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范公司合同制定行为，制定本制度。 第2条 本制度适用于公司各类格式合同、部门合同文本的

5、制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。第3条 本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、工程等相关部门）会同公司行政办、合同专管员对合同文本进行审核。第2章 合同的会审内容及要点 第4条 合同拟定。1合同专管管员（法律顾问）会同各部门起草公司格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由合同专管员（法律顾问）、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。2合同拟定者（经办人）须按公司规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。3合同拟定者（经办人）负责合同连同“合同会审单”在整个会审

6、过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。第5条 合同会审主体及内容。1合同管理部门主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。2技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、平安、卫生防疫等）、企业技术标准等进行审查。3财务部主要负责合同对方资信状况、价款支付、税金等的审查。4合同管理部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。第6条 合同会审要点。1合法性：包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审看法是否齐备；资金的来源、运用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。2经济性：主要指合同内容是否

7、符合公司的经济利益。3可行性：包括签约方是否具有资信及履约实力，是否具备签约资格；担保方式是否牢靠；担保资产权属是否明确等。4严密性;包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否精确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否精确。第3章 合同会审管理规定 第7条 参加合同会审的部门应依据会审职责支配人员按时参与会审工作。第8条 会审人员应对合同中相关内容仔细细致审查，发觉疑问之处，应刚好与合同拟定部门进行沟通。第9条 会审中发觉合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。第10条 各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过 个工作日

8、。第11条 依据法律规定及公司须要，会审通过后的合同文本应刚好报合同管理部门备案。第12条 会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。 三、合 同 专 用 章 管 理 制 度 第1章 总则 第1条 为加强对公司合同的专用章管理，规范公司合同专用章的运用及保管，制定本制度。 第2条 本制度适用于公司合同专用章的运用、保管等。第2章 合同专用章的运用 第3条 合同专用章由公司行政办统一印制，并指定专人保管。第4条 公司因业务发展须要对外签订合同由公司总经理或其授权的人签章，加盖合同专用章和骑缝章。第5条 合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经行政办核准，不

9、得在其他文件上运用。第6条 业务经办人代表公司与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印。第7条 印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印状况进行登记，不应为以下合同供应合同专用章。1未经编号的合同。2缺少审核及报签文件的合同。3属于代签但缺少授权托付书的合同。第8条 原则上，合同专用章不得携带外出访用。确因工作须要，必需带合同专用章到异地运用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。第3章 合同专用章的保管 第9条 合同用印后，印章管理人员应刚好收回合同专用章。第10条 未经公司经理批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人

10、员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。第11条 合同专用章存放在平安位置（保险柜或配锁的办公抽屉里）。第12条 合同专用章内容须要变更时，应停止运用并交综合部予以封存或销毁。第13条 合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应刚好报告公司经理予以处理，同时，登报挂失作废。第14条 废止封存的合同专用章保存十年。第15条 对于违反本规定，给公司造成损失的，应当依法追究其法律责任。 四、合 同 违 约 及 纠 纷 处 理 制 度 第1章 总则 第1条 为监督合同的有效履行，及早发觉违约状况，避开或削减因违约或纠纷给企业带来的损失，保障本企业合法权益，依据中华人民共和国

11、合同法及企业相关规定，制定本制度。 第2条 本制度适用于企业全部合同违约及纠纷状况的处理。第2章 合同违约处理 第3条 合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行状况，发觉合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同的，应刚好报告公司总经理处理。第4条 针对合同对方违约的情形，可实行以下措施处理。1要求合同对方接着履行合同。接着履行合同是违约对方必需担当的法律义务，也是本公司享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在接着履行的可能性，本公司就有权要求违约对方接着履行原合同约定的义务。2要求合同对方支付违约金。合同对方违约的，本公司可根

12、据合同约定要求违约对方支付违约金。3要求定金担保。合同对方违约，本公司可根据合同约定及中华人民共和国担保法向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。4要求赔偿损失。合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本公司造成损失的，本公司有权提出索赔，详细赔偿金额可由业务经办部门会同合同专管员（法律顾问）与合同对方协商确定。第5条 公司自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决方法，将解决方法以书面形式上报总经理，经批准后担当相应责任、履行有关义务。第3章 合同纠纷处理 第6条 合同履行过程中发生纠纷的，

13、业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并刚好报告主管领导。第7条 经双方协商达成一样看法的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。第8条 合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。第9条 公司专管员（法律顾问）会同相关部门探讨仲裁或诉讼方案，报总经理批准后实施。第10条 纠纷处理过程中，公司任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。 五、合 同 统 一 编 号 及 归 档 管 理 规 定 第1章 合同编号规定 第1条 工程承包合同：JWLYGCHT-12（年份）-(00100) 第2条 物资选购合同 （1）设备选

14、购合同：JWLYSBHT-12（年份）-(00100) (2) 材料选购合同：JWLYCLHT-12（年份）-(00100) 第3条 设计服务合同：JWLYSJHT-12（年份）-(00100) 第4条 其它在公司经营范围内签订的合同：JWLYQTHT-12（年份）-(00100) 第2章 归档管理 第1条 合同正式签订生效后将合同正本交公司档案（资料）管理人员归档，此份合同原则上不对公司部门借阅。 第2条 公司财务部、合同管理专员各保留一份合同副本或复印件。第3条 确需借阅合同的经主管批准并办理借阅手续后方可在公司合同管理专员处借阅，不得携带离开公司，借阅时间不得超过一个工作日，借阅完后刚好

15、返还。第4条 确因工作须要，经公司经理批准后项目经办人员可以运用合同副本或复印件，用后需将合同返还公司合同专管员。 六、合 同 签 订 的 风 险 防 范 （1）、经济合同税务风险防范 适合对象：对外签订合同、审核合同、批准合同的岗位 第一步：审核合同的价格条款 （1）合同的价格是否包含税金，合同价格不包含税金必需清楚说明。 （2）合同收付款除合同订明价款以外，是否包括其他款项，如包括其他款项应送财务部门审核。 其次步：审核合同的结算时间条款 （1）合同是否明确了收付款的方式。（2）赊销合同是否有明确的赊销时间段或者赊销的天数。（3）分期收款的合同是否有明确的付款期和每次付款金额或者百分比。（

16、4）按进度付款的合同是否明确了确定进度的方法。（5）假如以上内容不明确，该合同需送财务部门审核。 第三步：审核合同的发票条款（甲方合同适用） （1）合同是否明确了对方有按税务规定供应发票的义务。（2）合同是否明确了在取得对方供应的发票以后才能支付款项（预付合同除外）。（3）乙方须要留意甲方索要发票的税率（明确是：一般纳税人还是小规模纳税人的税率）。 第四步：审核合同的税务责任条款 （1）合同是否明确：由于对方供应的票据不符合规定给本公司造成的损失，由对方担当赔偿责任 （2）没有上述条款的合同需经特殊批准 第五步：审核合同的其他条款 （1）同一合同是否包括了销售和服务两项服务。（2）同一合同是否

17、包括了适用不同税率的服务。（3）同一合同是否包括了非现金结算支付的方式。（4）存在以上条款的合同或者对以上内容不清晰的合同经财务部门审核。 （2）、工期风险防范 主要是针对新建项目配套的环保项目，因新建项目存在试生产和生产工艺线的磨合，在配套的环保设施建成后，将出现较长时间不能供应符合技术要求须要处理的废水的状况，因此在签订合同时要注明如何处理此类事务：原则上明确环保设施建成联动试车（用清水）合格后三个月内必需供应符合技术要求须要处理的废水。否则按如下方式处理： 、进行实物移交； 、 进行竣工验收； 、 如不能进行竣工验收则按月增加调试费用； （3） 技术风险防范 因环保项目的特别性，尤其是一

18、些新建项目的环保实施建设时，其污染排放物的排放量和排放浓度均是参照类似项目阅历参数确定的，存在肯定的变动性（有的出入很大）。为规避此类风险，在签订合同时必需明确标明，或另行签订技术协议，作为合同的补充附件。 （4）、其它隐形费用风险防范 以下费用须要在合同中明确 、药剂费用 针对药剂量消耗较大的废水处理项目必需注明该项费用由甲方担当。、环保监测验收费用 、其它费用(如食宿费、差旅费等) 七、合同签订、变更流程图 1、合同签订流程图 总经理 法律顾问 选择合同标的物的合作者 财务人员 合同协议对方 各部门负责人 调查拟签约对象资格 供应资料 调查拟签约对象的法律资格 调查拟签约对象的资信状况 初

19、审 协商详细条款，拟定合同文本 主管审核 1审核 确定拟签约对象名单 双方进行业务谈判 签定合同 2审核 3审核 部门 步骤 调查拟签约对象资格 确定拟签约对象 业务谈判并签订合同 2、合同的解除与变更流程图 法律 顾问 总经理 部门 步骤 合同 对方 业务经办人 合同档案管理员 各部门负责人 订立合同 履行中发觉合同条款欠妥 申请变更或解除合同 审核 审核 提出变更或解除合同看法 审批 向合同对方提出变更或解除合同 协商变更或解除合同 达成合同变更或解除的协议 审核 审核 审批 签订合同变更或解除的书面协议 保管合同变更或解除的书面协议及资料 提出变更或 解除合同申请 变更或 解除合同 保管协议及资料 八 附 则 第1条 本制度由四川经纬绿源环保工程有限公司制定并负责说明。第2条 本制度报总经理审议批准后生效。第3条 本制度自年月日实施。 END