《公司合同保管制度》.docx

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1、公司合同保管制度公司合同保管制度 一、 合同管理总则 1、 目的和依据 为加强公司的合同管理工作，防范公司风险，削减和刚好解决合同纠纷，维护企业的合法权益，提高经济效益，依据中华人民共和国合同法及有关法律法规的规定，结合公司的实际状况，制定本制度。2、 适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等 。3、 合同管理原则 合同管理必需遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，刚好调处，维护企业合法权益的原则。 签订、履行、变更、解除合同，必需遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规、规章，参照有关政策。 4、 保守商业隐私 管理、参

2、加合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业隐私。二、 合同管理职责 1、法务部的主要合同管理职责 1)、制定、修订本公司合同管理制度、方法，组织实施合同管理工作； 2)、拟定、修改、审查本公司内外合同，防范公司风险； 3）、帮助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判与签订； 4）、做好合同登记、统计、归档、保管工作； 5）、监督、检查本公司合同签订、履行状况； 6）、依法处理本公司的合同纠纷； 7）、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理状况并向公司领导汇报； 2、财务部门的主要职责 1）、加强与运营中心、市场中心、配送中心等有关部门的联系，刚好通报合同履行中的应收应付状况

3、。2）、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析、提出处理建议、妥当保管收、付凭证。3）、会同法务部做好合同管理工作； 三、合同审签管理 1）、公司对外签订合同，应由法定代表人或公司授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。2）、除刚好清洁者外，合同应当采纳书面形式，合同文本应当采纳法务部发布的合同示范文本；合同相对方供应的合同文本必需送交法务部审核； 3）、全部合同都应根据依次由法务部统一编号； 4）、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹清楚，条款完整，内容详细，用语精确、无歧义； 5）、订立合同，必需完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和居处，标的，

4、数量和质量，价款和酬劳，履行期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。6）、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院； 7）、法定代表人或合同承办人应当亲自由合同文本上签名盖章； 8）、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单位合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。四、合同签订须知 1)、签订合同前必需严格审查对方当事人的主体资格。对法人必需审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件。对非法人经济组织，应当审查其是否按法律法规规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经

5、营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。2） 、签订合同前须要审查代理人的代理身份和代理资格。 代理人职务资格证明及个人身份证； 被代理人签发的授权托付书； 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理权限。 3） 、签订合同，必需仔细审查对方当事人的履约实力。4） 、签订合同，应当细致审查对方当事人供应的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明资料。对方当事人供应的各种证明资料中所运用的当事人名称、印章等内容必需完全一样。5） 下列资料不能作为主体资格和履约实力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。6） 名片； 7

6、） 厂家介绍、产品介绍等资料； 8） 各类广告、宣扬资料； 9） 各类电话、BP机等通讯工具号码； 10） 对方当事人供应的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。11） 、合同承办人应将合同的副本一份刚好送交本公司财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。五、 合同履行、变更和解除 1、合同履约管理 1） 、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员详细负责其订立合同的履行。2） 、在履行合同过程中，依据状况的改变，应当对对方当事人的履行实力进行跟踪调查。如发觉问题，合同承办人要刚好处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的状况和对方当事人的

7、履约实力。3） 接收标的必需经过严格的验收或商检程序，对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内刚好提出书面异议。4） 合同结算必需通过本公司财务部门进行，对合法有效的合同，财务部门须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超越权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。5） 凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。6） 对我方当事人的履约状况，除妥当保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。7） 我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必需运用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。2、 合同

8、的变更和解除 1） 、我方当事人遇有不行抗力或者其他缘由无法履行合同时，应当刚好收集有关证据，并马上以书面形式通知对方当事人，同时主动实行补救措施，削减损失。2） 发觉对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当督促对方当事人实行有效措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，刚好向法务部反映。3） 我方当事人因故变更或解除合同，应当刚好以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的缘由和恳求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。六、 合同纠纷处理 1）、为解决合同纠纷所实行的各项措施，必需在法定的诉讼时效和期间内进行。2）、发觉对方当事人利用合同进行诈骗等犯

9、罪活动的，应马上向单位负责人报告并向公安机关报案。3）、合同承办部门应协作好公司法务部参与仲裁或诉讼。4）、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应马上报告分管领导和法务部，公司领导、法务部、财务部等相关部门应当刚好供应解决纠纷所需的相关材料。七、合同资料管理 1、档案资料内容 下列资料可以作为合同档案： 谈判记录、可行性探讨报告和报审及批准文件； 对方当事人的法人营业执照副本复印件； 对方当事人履约实力证明资料复印件； 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权托付书的原件或复印件； 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料； 2、 合同资料归档、统计与管理 1） 公司全部合同都必需统一编号，由法务部妥当保管。2） 合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交法务部。八、 附则 1） 、凡因未按规定处理合同事宜、未刚好汇报状况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。2） 法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，交行政部档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。3） 本制度自 年 月 日起生效实施。 END