加强人事档案电子化建设对策建议思考.docx

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1、加强人事档案电子化建设对策建议思考加强人事档案电子化建设对策建议的思索 人事档案具有特别重要的作用，是重要的人事资料和依据。人事档案材料电子化，显著提升了人事档案管理水平，打破传统纸质档案管理的局限性，实现档案信息资源的优化及共享，提高了管理效率，节约了人力物力，同时档案电子化也是对传统纸质档案的一种爱护。文章对人事档案电子化进行分析和相关探讨，希望对提高我国人事档案电子化管理的有效性具有肯定的指导作用，以满意组织人事管理的后续发展要求，服务经济社会的发展。人事档案是记载一个人一生活动轨迹的重要依据，是人事管理制度中的重要环节。人事档案能客观真实地反映一个人的学习工作经验、思想品德、政治信仰、

2、奖惩任免、工资绩效等方面的状况，是组织人事部门选人用人的凭证和依据。人事档案具有全面性、真实性、权威性、动态性、流淌性、机密性等属性。目前，根据人事档案中材料的内容可以分为履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历学位专业技术职称材料、政审材料、党团材料、奖惩材料、招录聘用工资审批任免材料和其他材料等。做好人事档案的管理工作意义重大，从单位层面讲其干脆影响到人事政策的制定和实施，干部的选拔任用管理及对职工进行有效管理；对于个人而言，人事档案与当事人个人的权益休戚相关。目前，人事档案还是以传统的纸质档案的形式保存和管理，纸质档案的保存和管理过程常常出现一些问题，例如：纸质档案在材料归档过程中，由于单

3、位管理疏漏，档案管理工作人员把关不严、档案材料错装，档案信息与材料不一样、材料审核不规范、漏章少页现象时有发生。另外，部分单位装档材料积压、入档时间滞后，也是比较简单发生的常见问题。与此同时，单位相关部门在人员选拔和组织调查须要对当事人的纸质档案进行查阅时，不仅须要层层签字审批还须要档案管理人员协作查找将档案从库房调出，流程困难且奢侈时间。在当今信息和网络高速发展的今日，传统人事档案的保存和管理不足和弊端日益显现出来，严峻制约着人事档案保存质量和管理效率。将人事档案材料电子化，不仅能充分适应当今信息时代的发展潮流，也是提高人事档案管理效率的一种趋势。一、传统纸质档案的一些缺点（一）存放整理费时

4、费劲传统的纸质档案因其本身材质的问题，简单受到外界温度、湿度等因素的影响，随着时间的增长，纸质材料简单出现泛黄、变脆等问题。一旦纸质材料发生损毁，其上面记载的信息将不复存在，因此档案存放有特地的库房，对存放条件有严格的要求。（二）档案信息查阅不便当组织或者部门因工作须要调阅查询某人的人事档案时，需经过审批登记程序后，在档案管理人员的协作下从档案库房将档案调出，在指定的档案阅档室进行阅档，当须要复印档案中某些材料时，须要对档案进行拆分，复印后装订。借阅过程繁琐，手续困难，时间消耗比较长，不利于人事档案信息与其他部门沟通，简单造成信息资源的奢侈。（三）消耗大量人力资源对人事档案材料进行收集整理时，

5、要依据干部人事档案工作条例的内容要求，对人事档案进行分类、编号、排序、制作书目、装订等程序，对档案管理人员专业素养实力要求比较高。这一系列过程都须要档案管理人员手工操作完成，为了使装订后的档案整齐规范，须要对个别档案材料进行裁剪、裱糊、折叠等工序处理，费时费劲，而且简单出错。二、人事档案电子化的优势 （一）提高人事档案的管理效率人事档案电子化后可以大幅度提升人事档案管理的工作效率，与传统的纸质档案管理工作相比，电子化的人事档案管理简便，管理人员不懂得专业的档案分类编号也能将所要查阅的人事档案调出来，跳过传统的调档、查阅、归档的步骤，既节约人力物力，更提高了档案管理工作的精确性。打破了传统档案的

6、管理模式，利用网络技术，突破了时间和地域的限制，削减纸质档案在查阅、复印、取放过程中造成的档案损坏，极大地提高了档案的管理效率。（二）实现信息共享共享性可以说是档案电子化的最为突出的特点。传统纸质档案难以实档案的共享，档案的电子化就完备地满意这一需求，通过档案的电子化，利用加密的网络传输技术就可以实现档案的异地查阅，突破了时间和空间的限制，只须要利用社交工具进行档案的传输工作，通过设置档案加密程序来保障档案的保密性。并且电子档案还可以干脆利用计算机办公软件实现在线查阅，加快实现档案共享工作，将档案电子化的成果服务于单位其他部门和机构，同时有利于获得各部门和机构的刚好信息反馈，有利提高档案的精确

7、性5。（三）节约人力、物力人事档案经过扫描整理后形成电子档案，在很大程度上节约了空间，削减了档案库房存储的压力，同时档案经过电子化后也削减了对档案原件的查阅和运用，避开了因频繁查阅纸质档案对原始纸质材料造成的破坏，使档案原件能得到更妥当的保存。另外，经过电子化的人事档案在查阅相关信息时更为便捷，通过计算机网络进行电子档案查阅相比于纸质档案更加精准快捷。档案查阅人者只须要在计算机上调出须要阅档人员的电子档案即可，既省去了人工调出纸质档案的时间又节约了人力、物力成本，降低了档案管理人员的工作量，提升了服务质量。（四）爱护纸质档案人事档案电子化后，促进了纸质档案的实体爱护。由于纸质档案形成的时间年头

8、较久，形成的材料材质因时间的关系不断老化，纸张泛黄变脆，常常翻阅很简单造成纸张档案的破损，一些重要的证明性材料一旦造成损毁是无法弥补的。通过人事档案的电子化，有效地爱护了纸质档案实体，对档案的资源也是一种重要的爱护措施，对于人事档案的许久利用和爱护起到了至关重要的作用。三、人事档案电子化应当留意的一些问题人事档案电子化过程中须要对档案电子化数据进行规范化处理，因此须要建立一个标准化的规范和流程，使全部的电子化的信息能够胜利录入，构建一个电子化的人事档案数据库，便于数据的统计和信息的查询，使人事档案资源运用起来更为便利，更好地为单位各部门服务。人事档案电子化的核心内容是人事档案信息的平安。要保证

9、档案信息内容的平安，首先要保证电子化人事档案信息的存储、运用的平安性，同时又要保证电子化的档案信息与档案原件的内容一样，没有篡改相关内容，电子化的人事档案内容真实牢靠。在当今信息化时代，档案电子化对人事档案管理人员提出新的要求，管理人员要仔细学习档案法和干部人事档案工作条例等法律法规，严格根据相关规定进行人事档案的保存和管理。管理人员不仅要有仔细负责的工作看法和责任心，还要具备全面的专业技术学问和业务管理实力，同时驾驭计算机及信息网络的相关学问，才能适应人事档案电子化管理建设的需求，让人事档案管理工作迈上一个新台阶。四、结语 信息化时代背景下人事档案管理工作模式也发生着巨大改变，将传统纸质档案电子化后可以大大提高人事档案管理的工作效率。传统纸质档案有自身的特點和缺陷，将纸质档案电子化后二者之间可以进行优势互补。人事档案管理工作人员须要清晰地了解档案电子化的特点，在管理好电子档案的同时，妥当保存纸质档案，既要重视电子档案的发展也要正确地对待纸质的档案，这样才能推动档案事业的可持续发展。