某公司采购物流部规章制度汇编(详细全面).docx
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1、某公司采购物流部规章制度汇编(详细全面) 选购物流 部规章 制度汇编书目一、工程项目招投标及物资选购管理制度 . 2 二、设备选购合同付款方式实施细则 . 7 三、关于选购活动中银货两清的补充规定 . 10 四、比价选购管理方法 . 13 五、物资仓储平安管理制度 . 1 六、物资仓储应急预案 . 9 2 一 、 工程项目招投标及物资选购管理制度1. 目的为规范本公司工程项目招投标及物资选购工作,保证项目建设顺当进行,依据中华人民共和国招标投标法、建设部房屋建筑和市政基础设施工程施工招标投标管理方法等法律规定,结合公司合同管理规定等内部规章制度,特制定本管理制度。2. 适用范围本制度适用于公司
2、工程项目的选购管理,生产经营活动中的选购(见体系文件中的选购限制程序)。3. 原则工程项目招投标及物资选购应当遵循公开、公允、公正和效益优先的原则。4. 机构与职责4.1 公司成立工程招投标及物资选购工作领导小组,公司工程建设和物资选购工作在其领导下进行,详细选购工作由各归口部门负责,归口部门及其选购工作为:4.1.1 公司工程设备部负责勘查设计合同、工程施工合同、工程机具租赁合同、生产用水电气选购合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.2 公司选购物流部负责生产物料选购合同、仓储物流合同、项目设备及工装工具选购合同、后勤用品用具选购合同、办公用品用具选购合同等合同前的招投标(比选)、
3、选购工作。4.1.3 公司资产财务部负责借款合同、资产转让合同、财务咨 3 询合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.4 公司行政后勤部负责房屋租赁合同、通讯服务合同、车辆选购修理合同、物业服务合同、法律服务合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.5 公司企管策划部负责管理询问服务合同、信息化询问及服务合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.6 公司技术部负责技术询问服务合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.7 公司市场部负责产品市场推广服务合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.8 公司人力资源部负责人力资源询问服务合同等合同前的招投标(比选)、选购
4、工作。4.1.9 公司党委工作部负责公司全部部门工作范围内印刷(含设计)合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.1.10 公司质量保证部负责质量询问服务合同等合同前的招投标(比选)、选购工作。4.2 公司执行选购业务的部门负责的详细工作如下:4.2.1 按审批后的工程招投标及物资选购安排组织实施招标、比选、选购工作; 4.2.2 组织招标、评标和比选工作; 4.2.3 合同的签订和执行。4.3 工程建设和物资选购需求部门应填写选购需求安排,经分管领导和总经理批准后,由公司相关部门实施。预算外的选购安排, 4 30 万以内的报总经理审批,30 万以上的还需报董事会审批。5. 物资选购分类及选
5、购的实施5.1 选购形式的分类:5.1.1 工程建设项目:金额在 50 万元以上的适用通过招标代理公司执行邀请招标;50 万元以下的适用自行招标方式确定供应商或承包商,并将评标报告报集团审计部。5.1.2 大宗选购:包括不属于新厂区建设的工程施工项目、单项选购金额在 50 万元以上的设备选购均适用自行招标方式确定供应商或承包商,并将评标报告报集团审计部。5.1.3 自行选购:包括单项合同金额在 50 万元以下的项目勘查、设计、设备、工装工具、装置性材料、生产物料、劳保用品、询问服务等的选购均适用通过比选程序确定供应商或合作单位。5.1.4 其它有特别要求的、非标准的或不具备招标、比选条件的物资
6、选购,须形成书面说明,报公司分管领导或总经理审批同意后方可进行选购。5.2 选购的实施:5.2.1 通过招标代理公司执行邀请招标程序:根据工程项目招投标实施细则执行。5.2.2 自行招标程序:根据工程项目招投标实施细则执行。5.2.3 比选程序:根据比价选购管理方法执行。5.3 合同的签订 5 合同的签订依据合同管理规定执行。6.选购物资的验收工程施工验收及选购物资的入库、安装调试验收,根据公司工程施工及选购物资验收有关管理规定执行。7. 款项及工作费用的支付7.1 款项的支付以保证供应,保证质量,降低资金风险为原则,按合同约定及履约进度状况支付。7.2 工程招标和选购物资的款项以及招标、比价
7、过程中所产生的工作费用支付的管理方法,根据公司工程招标和选购物资的付款有关规定及费用报销管理方法执行。8. 责任追究8.1 经组织审核已发售的招标文件,在技术、商务方面发生重大疏漏和错误,对相关责任人按公司绩效考核有关方法处理。8.2 经公司工程招投标及物资选购领导小组审定供货商后,在技术、商务方面发生重大疏漏和错误,需再重新询价确定供货商,对相关责任人按公司有关人事管理制度和绩效考核方法处理。8.3 在工程招标和物资选购过程中发生违反工作纪律,以岗谋私、以权谋私、损害公司利益的行为,对相关责任人按公司有关人事管理制度和绩效考核方法处理,情节严峻构成犯罪的,移交司法机关处理。9.附则9.1 本
8、制度经公司制度建设委员会探讨通过,自发文之日起执行。 6 9.2 本制度由公司制度建设办公室负责说明;工程设备部和选购物流部负责详细落实,并将执行中出现的问题刚好向制度建设办公室反馈,以便刚好修订、完善。 7 二 、 设备选购合同付款方式实施细则1. 目的为了规范我公司各部门的选购行为,建立健全合同管理制度,结合我公司实际现状,对合同条款中的付款条件和质量保证金预留比例等内容制定本细则。2. 签订合同方式2.1 主要生产设备和工程设备选购合同,合同总金额在两万元以上,应根据以下两种付款方式中的一种方式签订合同。2.1.1 付款方式为:3:3:3:1即:3即合同生效后 20 天内,需方向供方支付
9、合同总额 30%的预 付款; 3即供方将合同货物生产制造完毕,具备发货条件并向需方 供应发货证明后,需方向供方支付合同总额 30%的发货款; 3即全部合同设备运抵需方工地现场,外观、规格型号、数 量经需方验收合格,到货设备安装调试完毕,供需双方确认后,供方同时向需方供应合同总价 100%的商业发票(17%全额增值税专用发票),需方在收到发票后 30 天内,向供方支付合同总价 30% 的货款; 1即剩余合同总价的 10%作为质保金,待合同设备正式运用满一年后保证期满没有问题,需方在保证期满后 1 个月内支付给供方合同总价 10%的质保金(如有问题,应扣除相应部分)。1.1.2 付款方式为:2:5
10、:2:1即:2即合同生效日起 20 天内,需方向供方支付合同总额 20%的预付款; 8 5即供方在规定的时间内将全部设备制造完毕并平安运到交货地点,由需方组织清点验收,若外观质量完好无损,规格、型号、数量没有差错,供方同时开具装箱单、质量检验合格证明等随机资料供应给需方,需方验明无误后 20 天内,支付合同总价的 50%的货款; 2即全部合同设备安装调试合格后,供方供应合同总价 100%的商业发票给需方,需方在收到发票后 30 天内支付合同总价 20%的货款; 1即剩余合同总价的 10%作为质保金,待合同设备正式运用满一年后保证期满没有问题,买方在保证期满后 1 个月内支付给卖方合同总价 10
11、%的质保金(如有问题,应扣除相应部分)。2.2 主要生产设备和工程设备属于卖方市场占主导地位、非标准设备等缘由不能根据上述付款方式签订合同时的审批程序。1.2.1 选购人员写出书面申请报告,阐述付款异动的理由,与 供应商的最优付款方式。1.2.2 选购人员将申请报告分别报部门经理、主管领导和总经 理批准。1.2.3 根据批准的付款方式签订合同。1.2.4 合同执行过程中,如供应商提出付款方式的变更,批准 程序同上。2.3 生产和工程协助设备(含工装工具、备品备件等)选购合同,且合同总金额在两万元(不含两万元)以下,原则上执行上述付款方式,但特别状况下经过公司主管副总经理批准,允许根据下 9 述
12、付款方式签订合同。2.3.1其他形式的付款比例。2.3.2 合同签订 20 天内,供方将合同货物全部运抵需方工地现 场,经外观、规格型号、数量验收合格,到货设备安装调试完毕,经买卖双方确认后一月内需方向供方支付合同总额 100%的货款,供方同时向需方供应合同总价 100%的商业发票。2.3.3 合同签订 20 天内,需方向供方支付合同总额 100%的货款, 供方同时向需方供应合同总价 100%的商业发票,供方将合同货物在规定交货期内全部运抵需方工地现场。3. 附则1.1 本细则经公司制度建设委员会探讨通过,自发文之日起执行。1.2 本细则由制度建设工作办公室负责说明;工程设备部、选购 物流部负
13、责详细落实,并将执行中出现的问题刚好向公司制度建设办公室反馈、修订、完善。 10 三、 关于选购活动中银货两清的补充规定1. 目的依据选购实施部门在选购活动中的实际工作,为了进一步规范经济活动的管理,对公司合同管理方法、比价选购管理方法中涉及银货两清的选购进一步明确,以简化工作流程,提高工作效率,特制定本补充规定。2. 适用范围 2.1 本规定所讲的选购是指非常常性的、非重复性的易耗品的零星选购,以及紧急需求的物资选购,连续的、常态的、构成批量的选购一律不适用此规定。1.2 紧急需求的物资选购报总经理批准后,可适用此规定。2.3 办公用品的选购不适用此规定。2.4 限额估计选购发生金额为单价
14、2000 元以下且总价 5000 元以下。2.5 满意上述适用范围规定的选购活动可以不签合同,但即便价格低,通常可以签订合同的,还是需签订合同。2.6 人为拆分合同,徇私舞弊,刻意不履行公司规定的相关程序,损害公司利益者,一经查实,视情节轻重,依据国家、公司有关规定赐予相应的惩罚或处分,情节严峻者追究法律责任。3. 适用本规定的选购活动的实施 应遵循 : 3.1 选购人员依照货比三家的原则,进行选购,并刚好将选购状况告知价格审查员,完成选购价格的审查。3.2 两个部门的至少二人(含)以上共同实施选购。 11 3.3 要求开具一般发票。3.4 凭共同实施选购的经办人、证明人和价格审查员都已签字的
15、发票和入库单报账。4. 附则4.1 本规定经公司制度建设委员会探讨通过,自发文之日起执行。4.2 本规定由公司制度建设办公室负责说明;选购实施部门详细落实,并将执行中出现的问题刚好向公司制度建设办公室反馈,以便刚好修订、完善。5. 附 表5.1 银货两清选购流程图。 12 附表 银货两清选购流程图执行合同管理方法、比价选购管理方法两个部门的至少二(含)人以上共同实施选购 N 选购需求安排 凭签字的发票、入库单 报账 是否适用银货两清的规定 Y 选购实施部门进行比选价格审查人员审价入库 13 四、 比价选购管理方法1 1 目的为加强选购安排的限制,加强内部选购审查工作,改善选购质量,降低选购费用
16、,维护企业的合法权益,促进企业价值的增加及目标的实现,结合公司的实际状况,依据中华人民共和国审计法等国家法规以及公司货币资金管理方法、合同管理规定、工程项目招投标及物资选购管理制度 等内部规章制度制定,制定本管理方法。2 2 内部选购审查的基本原则基本原则有独立性原则、合法性原则、实事求是原则、客观公正原则、廉洁奉公原则、保守隐私原则。3 3 适用范围选购审查适用于公司全部的选购,包括生产资料、非生产资料和服务合同等的价格审查(另,选购审查工作还包括对招标和评标过程的参加、监督等)。4 4 机构和人员4.1 公司企管策划部设置价格审查员岗位,依照本方法行使监督审查职权。4.2 公司价格审查人员
17、应当具备下列基本的专业实力:4.2.1 驾驭内部审查准则及内部审查程序;4.2.2 通晓内部审查内容及内部审查操作技术;4.2.3 熟识公司生产经营流程及相关的经济业务学问;4.2.4 了解公司各项管理制度和财务会计原则。4.2.5 公司价格审查人员应有安排地进行岗位培训,不断提高从 14 事审查工作所需的思想素养和业务实力。4.2.6 审查人员应忠于职守,客观公正,保守隐私,不得滥用职权,徇私舞弊,若有违反,一经查实,参照工程项目招投标及物资选购管理制度第 8.3 条款执行。5. 选购审查工作标准及程序5.1 选购审查工作标准 5.1.1 刚好驾驭所审物资的价格信息,通过上网、查阅报纸杂志、
18、市场调查、电话等手段,充分了解市场行情波动状况。5.1.2 在充分驾驭各供应商的价格和市场行情的基础上,确认每一笔所审物资定货的价格,必要时注明是否包含运费、装卸费。5.1.3 审核选购审批表中的内容并登录微机,建立相应的价格信息库。5.1.4 审查合同的以下事项:a) 律师看法,审查律师看法在合同中是否体现; b) 合同金额。5.1.5 每月汇总审核有价格差额异样的物资并上报。5.2 选购比选、审查程序 5.2.1 需求部门提交需求安排表(附表 2),报分管领导核准和总经理批准。预算外的选购安排,30 万以内的报总经理审批,30 万以上的还需报董事会审批。5.2.2 将审批过的需求安排表报送
19、选购实施部门。选购实施部门选择供应商进行比选。比选须有三个或以上被选单位,因特别缘由被选单位未能达到三家,须文字说明状况,事前向分管领导或总经理汇 15 报并获得同意。5.2.3 选购实施部门将比选后形成的选购方案整理汇总,填写选购审批表(附表 3),报送价格审查人员进行价格审核。常用或已建价格信息库的物资选购审价,一般应在一天之内完成,特别用或未建价格信息库的物资选购审价,一般应在三天之内完成。对于急需物资的选购,选购经办人应提前告知价格审查人员,价格审查人员紧急办理。5.2.4 审查人员审价后,选购项目若为设备(工装)类,分别由工程设备(技术)部门及分管领导确认。交由选购实施部门分管领导签
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