境外项目档案管理制度11.docx

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1、境外项目档案管理制度11档案管理 第五章档案管理 1 总则 1.1 为规范我公司档案管理工作，确保档案的完整、精确、系统、平安，充分发挥档案的作用，更好地为工程建设服务，参照中铁一局集团公司档案管理方法、项目归档指南、中铁一局集团有限公司收尾项目管理方法等，结合 XX 公司实际，特制定本方法。1.2 档案是指公司在进行生产建设、技术管理、经营管理、企业管理、基本建设和科学探讨等活动中干脆形成的、对本公司具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。1.3 档案工作应纳入公司总体规划，列入公司及项目 KPI 考核范畴。2 档案管理机构和任务 2.1 档案管理机构

2、2.1.1 公司档案工作由总经理全面负责。2.1.2 以公司资质承揽的工程项目（直管项目、托管项目、各子分公司项目）档案，依据公司档案管理要求分别由工程部（含安质、试验等）主责科技类，财务部（含计价等）主责财务、计价类，综合管理部主责文书类档案的收集、整理及最终归档。直管项目根据上述分工由项目部负责向公司档案室移交；托管项目根据公司档案管理要求，根据档案类别，分别向子（分）公司、集团公司移交。2.1.3 公司及项目依据实际状况设立档案室或档案资料柜，所形成的各种门类的档案均由档案室实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存，以确保档案的齐全完整和有效利用。公司及项目要设专兼职档案员，负责

3、档案的收集、整理、立卷工作，原则上综合管理部负责人主管档案工作。2.2 档案管理任务2.2.1 主动贯彻执行党和国家、上级主管部门关于档案工作的方针、政策和法律、法规，集中统一管理本单位的各种档案。2.2.2 定期对项目的档案管理工作进行检查，并按时收集各类档案。2.2.3 对公司各部门及公司所属项目的档案管理工作进行业务指导、检查，接收、整理、保管，统计项目的各类档案，并供应利用。2.2.4 编制检索工具及编研资料，主动开展档案利用工作。2.2.5 会同有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定。2.2.6 学习、探讨和采纳新技术，推行档案管理的现代化。2.2.7 依据上级档案部门要求移交永久保管

4、的各类档案。2.2.8 完成上级档案部门及本单位领导交办的档案业务工作。3 档案人员任职条件与职责 3.1 档案人员任职条件3.1.1 档案人员必需坚持四项基本原则，仔细执行党和国家的方针政策，酷爱档案工作，有较强的事业心，努力钻研档案专业理论学问，具有肯定的专业水平，了解熟识本单位主管的业务范国，忠于职守，遵守纪律，负责管理党组织档案的人员必需是共产党员，符合机要人员条件。3.2 档案人员职责3.2.1 主动贯彻档案工作的方针、政策及各项规章制度，并驾驭现代化档案管理新技术。3.2.2 做好档案的收集、整理、鉴定和编目、统计等基础工作，熟识所保管的档案状况，提高档案质量。3.2.3 做好档案

5、的利用、服务工作，编制多种检索工具，以便快速查阅档案。3.2.4 仔细执行公司的保密规定，未经批准不得擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案机密内容，确保档案机密平安，对解密或降密的档案刚好调整密级。3.2.5 确保档案室及各类档案的平安，做好防护工作。3.2.6 在离职调动时，应做好档案交接手续。3.2.7 做好领导交办的其他工作。4 档案的管理4.1 档案资料存档书目4.1.1 公司各部门档案资料存档书目列于公司制度汇编文件的重点工作索引之中，各类档案资料应参照存档书目及其要求进行存档和上传。档案资料上传服务器的详细方式和分类要求由公司各部门制度自行约定。4.1.2 存档方式分为纸质格式和电

6、子格式，电子格式一般状况下指经确认及签署的纸质版文件的扫描件，通常以 PDF 格式保存。相关存档格式含义与要求如下：(a) 纸质（公司）：指公司本部须以纸质版存档，同时还须形成电子版文件存档于服务器中。(b) 电子（服务器）：指公司本部仅存档电子版资料，保存于公司服务器中。(c) 纸质（项目）：指项目部须以纸质版存档，同时还须形成电子版文件。(d) 电子（项目）：指项目部仅存档电子版资料。4.2 档案的分类与形式4.2.1 文书档案按年度、机构、问题排列，编写分类号，同时按不同的保管期限编写保管号，并编制分类书目和保管书目。财务档案按年度、保管期限编写分类号、保管号，并编制分类书目。4.2.2

7、 档案分为永久、长期、短期三种保管期限。4.2.3 全部纸质档案应建立相应的电子书目台账。4.3 档案的上报与接收4.3.1 公司各业务部门将文件材料整理立卷完毕后按期向档案室归档。对于电子档案，各部门应刚好将档案上传至公司服务器。4.3.2 已撤销项目的档案由上级档案部门接收，项目合并后的档案由合并后的项目接收。4.3.3 档案交接时，交接双方需仔细履行交接手续。档案人员对所接收的档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。4.4 立卷4.4.1 立卷应遵循公司及项目文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。4.4.2 公司及项目在生产、经营、管理、基本建设和科学探讨等

8、各项活动中形成的具有保存价值的档案材料，均由相关部门根据档案质量标准整理、立卷。4.4.3 文书档案根据文件材料立卷归档方法立卷。4.4.4 财务档案根据财政部、国家档案局会计档案管理方法立卷。4.4.5 科技档案根据马路工程竣工文件材料立卷归档管理方法立卷。4.4.6 归档案卷质量标准 (a) 归档文件齐全、完整； (b) 分类清晰、保持联系； (c) 命题准确、简单查找； (d) 卷内排列系统条理； (e) 保管期限精确； (f) 密级划分恰当合理； (g) 蓝图折叠符合要求； (h) 卷皮书写正楷整齐； (i) 案卷装订整齐美观； (j) 声像资料清晰清楚。4.5 档案的利用4.5.1

9、主动开展档案的利用工作，编制多种切实可行的检索工具。4.5.2 严格执行档案的借阅制度，借阅时须办理借阅登记手续，仔细填写档案借阅单（附录 9-5-1），并当面点清、签认，归还时要严格检查，当面查清。4.5.3 借阅党委、财务档案时，须经党工委、财务部负责人批准，方可借阅。4.5.4 借阅有密级的档案时，须综合管理部负责人批准，并只能在档案时查阅，不得借出、复印、拍照，如有特别须要，须经公司总经理批准。4.5.5 项目职工借阅档案时，须持项目介绍信，并经相关部门同意，方可借阅。4.5.6 复印档案资料，须办理登记手续。复印有密级的档案时，须经相关部门负责人和公司总经理批准，方可复印。4.5.7

10、 档案借阅后应尽快归还。文书档案最长不得超过 15 天，科技档案最长不得超过 30 天，如需延期借阅，须提前说明。4.5.8 借阅者出差、休假、离职学习、出国及调离之前须将档案归还。4.5.9 借阅档案的人员对所借档案必需确保其完整与平安，并负保密之责，严禁自行转借，不得遗失、污损，严禁在档案上擅自填注、涂改、加字、抽取或拆散。4.5.10 借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，追究其责任。4.6 档案的鉴定与销毁4.6.1 档案室依据保管期限的规定，对已超过保管期限，失去保存价值的档案进行鉴定。4.6.2 文书档案应在综合管理部负责人的引导下，由档案室和相关部门共同鉴定。会计档案应由财务部组

11、织鉴定，档案室帮助。4.6.3 鉴定中发觉档案有不精确、不完整的，由综合管理部通知相关人员刚好修改、补充。4.6.4 鉴定工作结束后，由综合管理部提出鉴定报告。4.6.5 档案销毁前，鉴定人应编制档案销毁清单（附录 9-5-2），经公司总经理审核批准后，由工作人员（两人或两人以上）在指定地点按规定要求监销。4.6.6 档案销毁后，由综合管理部修订档案书目并做备忘。4.6.7 档案销毁清单应归入档案室，永久保存。4.6.8 电子档案的存储介质销毁，应按国家的相关规定进行物理销毁，不能制作简洁的逻辑删除。5 项目部特别档案的管理 5.1 荣誉资料的管理5.1.1 项目部获得业主、地方政府主管部门、

12、上级有关单位各项荣誉资料，包括奖杯、奖状、证书、文件等要妥当保管，待项目竣工后，根据层级分别向集团公司、子（分）公司档案管理部门移交归档。5.2 施工影像的管理5.2.1 项目部应指定施工影像管理责任人，配备设备，对施工进度影像、项目公共关系影像、工程定点整体照片进行拍摄及管理。5.2.2 影像资料管理内容：拍摄项目部重大活动、工程重大进展、施工工艺工法、平安生产、关键施工工序、关键节点、应急抢险、项目党工团建设与文化建设、上级领导检查指导、先进人物风采、职工生活等图片资料（其中包括关键施工工序的视频影像资料），进行分类收集整理配以文字说明，设立图片资料库。5.2.3 影像资料的管理及归档要求

13、：在项目施工过程中，影像资料主要由项目综合管理部负责拍摄、整理、上报以及归档，按季度报上级宣扬部门，建立报送清单，并有报送记录，在项目结束时将资料全部上报。5.3 竣工项目的工程资料管理5.3.1 项目部归档资料包括工程技术资料及管理资料两部分。工程技术资料归档按国家及地方建设行政管理部门有关工程档案管理规定进行，管理资料按企业规定办理。5.3.2 项目总工程师为移交资料第一责任人，在规定时间内完成移交资料的编制工作，刚好向业主及建设档案管理部门移交项目的技术资料，以便办理工程备案手续。(a) 项目总工程师为移交资料第一责任人，组织好收尾项目各类档案的收集、编制、移交归档工作，文件材料的形成应

14、与工程进度同步，完成时间不得影响项目的交验。(b) 项目部归档文件材料的份数及原件：竣工文件在满意建设管理等单位要求的同时，必需确保向集团公司档案部门移交，且所移交档案资料必需为原件。5.3.3 工程移交时，交验清算小组应将项目实施过程中的项目管理策划书及成本管理、技术管理、分包管理、材料管理、进度管理、平安质量环保管理等资料整理归档，根据撤销项目应上报资料清单填写项目管理资料归档移交表，移交给公司相应部门。(a) 项目部归档文件材料的移交方式及接收单位：直管项目（指挥）部组织各子（分）公司向建设管理单位移交的同时，派人到集团公司档案科整理归档。项目财务部保管的会计档案由集团公司财务部监督，根

15、据其规定移交档案科。项目综合管理部及其他部门形成的具有保存价值的纸质及电子文件材料、照片、奖旗、奖杯、奖状等材料，由集团公司相关职能部门监督，刚好移交集团公司档案科。(b) 项目部其他文件材料的归档：一是以集团公司名义获省部级（含部级）以上的奖杯、奖状、证书、文件等，其实物由集团公司档案科收存，以下由子（分）公司档案管理部门归档；二是项目末次验工计价、竣工决算等文件材料由成本管理部负责监督归档；三是项目最终审计报告等文件材料由财务部负责监督归档；四是过程限制、验收证书、整修验收、工程保修及缺陷终止书、回访记录等文件材料由施工技术部负责监督归档。收尾负责人督促办事责任人完成以上文件材料的移交归档

16、。(c) 实物资产管理：收尾项目列表说明固定资产、低值易耗品等实物资产的购置、处置、结存状况，并与集团公司司办、工会、施技部、技术中心、物设部等部门进行账账核对、账实核对并签认，同时供应资产保管责任人或运用人的书面签认。实物资产对外调出、处置，根据归口管理原则报集团公司相关部门批准后执行。(d) 收尾项目的行政公章、财务印鉴章在项目经济业务全部结束后，待集团公司下发撤销项目（指挥）部文件后，上交集团公司办公室统一管理或销毁。6 档案室的管理 6.1 档案室是机要重地，应与办公室分开，并指定专人管理。任何人未经许可不得擅自进入档案室。外单位人员如若需参观档案室，须由专人引导参观。6.2 综合管理

17、部负责人应定期对档案室门窗、电源及档案柜进行检查。档案柜平常要锁好，由综合管理部负责保管钥匙，钥匙不得随意借给他人运用。6.3 档案室应严格做好十防工作（防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）。严禁吸烟和运用明火装置，不得存放易燃易爆物品。要保持清洁卫生，定期检查档案保管状况，定期添置防虫剂，以防虫蛀、鼠咬、霉变状况的发生。不宜采纳自然光源，避开阳光直射。6.4 档案室温度应限制在 14-24 摄氏度，相对湿度在 45-60%。档案室要内配温度计、湿度计，同时填写温、湿度记录。6.5 每年年终对库房配备的设备（空调、温湿度计、灭火器等）、十防工作、档案保管状况，进行

18、一次全面的检查，发觉问题刚好解决。7 档案管理检查7.1 检查7.1.1 档案管理工作已列入公司 KPI 考核的指标中，构成定性指标考核的一部分。7.1.2 档案管理检查工作由公司综合管理部不定期绽开，根据各部门制度中所列的 档案资料存档书目，实行抽查方式进行。档案管理检查工作的重点包括但不限于档案资料的：完整性、规范性、合理性、可查性等。7.1.3 档案管理检查工作的执行部门应对检查状况出具检查报告，并提出改进看法。档案管理检查工作报告将作为档案管理 KPI 考核的打分依据和奖惩依据。7.2 奖惩7.2.1 嘉奖 对在档案管理工作中成果显著，档案存档完整、规范，索引书目齐整的部门和个人，应赐

19、予重点嘉奖。7.2.2 惩罚 对在档案管理工作中有章不循、存档资料缺失，存在风险隐患的，应当责令限期整改。整改不力的，将处以肯定数额的罚款。对因档案管理工作不善，导致档案资料丢失，对公司相关工作事务造成损失的部门和个人，应赐予惩罚。造成重大损失的，还应追究其经济责任。8 附则 8.1 本方法自发布之日起实施生效。8.2 本方法由公司综合管理部说明。XX 公司风险防控体系暨管理制度 第九册 行政管理 9 附录 附录 9 9- -5 5- -1 1 ：档案借阅单 档案借阅单File Borrowing List序号 No. 档案编号 File Code 档案名称 File Name 借阅日期 Bo

20、rrow Date 借阅人 Borrower 归还日期 Return Date 归还人 Return PersonXX 公司风险防控体系暨管理制度 第九册 行政管理 10 附录 附录 9 9- -5 5- -2 2 ：档案销毁清单档案销 毁清单File Destruction List 序号 No. 档案编号 File Code 档案名称 File Name 销毁格式 （纸质/ 电子版）Destruction Format (Hard/Soft) 档案销毁日期 Date of File Destruction 销毁人 DestructorXX 公司风险防控体系暨管理制度 第九册 行政管理 11 附录