常用国际商务信函基础知识：外贸商务信函写作特点.docx

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1、常用国际商务信函基础知识：外贸商务信函写作特点常用国际商务信函基础学问精选：外贸商务信函写作特点在国际商务业务中，一封得体的信函犹如商务中得体的着装，从外可以看到内，规范、美丽的书信语言能够有效增进客户的信任，那么关于外贸商务信函的写作有哪些特点？以下是小编给大家整理的常用国际商务信函基础学问精选：外贸商务信函写作特点，希望可以帮到大家写作商务信函并不要求您运用华丽美丽的词句。全部您须要做的就是，用简洁朴实的语言，精确的表达自己的意思，让对方可以特别清晰的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。1、口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次

2、沟通。人都是感性的，所以您须要在您的信函里体现感性的一面。然而许多人都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特别的生意腔，于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写your letter has been received，your complaint is being looked into而不是i have received your letter或者we are looking into your complaint。其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句，用我/我们做主语

3、，这样才能让我们的信函读起来热忱，友好，就象两个挚友之间的谈话那样简洁，自然，人性化。2、语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采纳的语气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨细致考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。3、礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的看法。假如本着这样的看法去跟别人沟通，那么就

4、算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个挚友，不会影响今后合作的机会。特殊要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公允时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。还要提示一点，中国人有句话叫做过犹不及。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真无趣。所以最关键的还是要把握好度，才能达到预期的效果。4、简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简洁，清晰，简单理解。用常见的单词，避开生僻或者拼法困难的单词。一个

5、单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更简单理解。少用and，but，however，consequently这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要运用多个相同含义的单词。比如，您前面写了goods have been sent，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如forwarddispatch等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。5、回复快速刚好给买家的回复，千万要快速刚好。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。假如您的回复不够刚好，就可能因为抢不到先机而失去商机。6、标题这一点是特殊针对写电子邮件的。或许许多人都没有意识到

6、，事实上，e-mail 的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，许多买家就会干脆删除。比如这样的标题how are you? ，can we work together?，建议您改成proposal: bright ideas imports-zhejiang textile’s partnership opportunity或者introduction: our product offerings for bright ideas imports.这样您的邮件会显得更加专业。7、精确当涉及到数据或者详细的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使沟通的内容更加清晰，更有助于加快事务的进程。8、针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头干脆称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是特地给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，假如您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写dear sirs or dear sir or madam。