物业公司物业管理档案分类目录.docx

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1、物业公司物业管理档案分类目录物 业 公 司 物 业 管 理 档 案 分 类 目 录 类别序号 类别名称卷册编号档案名称页数/ / 份数备注一基 础 管 理 1.1文件资料管理 1.1.1质量体系文件 1.1.1.1质量手册工作手册 1.1.1.2内审资料/外审资料 1.1.1.3管理评审资料(质检报告) 1.1.1.4质量记录清样 1.1.1.5管理方法流程(作业指导书) 1.1.2公司相关单位项目文件 1.1.2.1公司发文 1.1.2.2物业管理处、各部门上报公司文件 1.1.2.3外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位） 1.1.3证照法律法规收费标准 1.1.3.1证照管理1.1.

2、3.2法律法规及相关资料（见书目及卷内书目） 1.1.3.3收费标准1.1.4项目资料创优资料 1.1.5合同协议 1.1.5.1物业管理合同(1)前期物业服务协议(2)业主临时公约 1 1 .1.5.2专项服务合同 1.2基础技术资料管理 1.2.1总平面图、平面图 1.2.2竣工资料、竣工图 1.2.2.1竣工资料 1.2.2.2竣工图（1）建筑竣工图（2）结构竣工图（3）水施竣工图（4）电施竣工图（5）设施竣工图 1.2.3工程决算、竣工验收 1.2.3.1供电系统1.2.3.2弱电系统 1.2.3.3电梯系统 1.2.3.4给排水系统 1.2.3.5消防系统1.2.4房屋权属清册（清册

3、及房屋权属变更清单）房号比照一览表 权属清册变更表 1.2.5公共设施设备清单设施设备清单设施设备变更记录 1.3业主档案 1.3.1客户通讯录 1.3.2业主档案分户资料 1.3.2.1一期一单元（0101） 1.3.2.2一期二单元（0102） 1.4人力资源管理(1)人员花名册（2）个人培训安排（3）离职人员照片资料 1.5标识资料管理 二服务管理2.1 财务管理 2.1.1主营业务收费状况(1)费用减免报告(2)年度财务现金预算编制底稿 2.1.2财务联派工单统计状况(1)特约服务派工单（修理费）（2）特约服务派工单（临时抄水电表单子）（3）特约服务派工单（家政） 2.1.3收费统计状

4、况(1)电费发票复印件(2)水电费催款通知书(复印件)？(3)水电抄表记录 2.1.4财务报表(见电子文档)(1)月财务工作目标报表(2)水电气应收应付统计表(3)住户入住变动状况表（4）财产物资申购表 2.1.5物资物品的管理(1)物资物品申购(2)库存材料盘点表(3)办公设施资料(清单/说明书清单)(4)入库单存根(5)出库单存根(6)钥匙管理 2.2内部管理记录 2.2.1项目内部发文（1）内部发文（2）发文签收表 2.2.2安排总结(质量目标管理报告、个人工作安排)2.2.3会议纪要及内部沟通会议纪要内部通知、通报。 2.2.4培训(培训记录、教案） 2.2.4.1培训记录 2.2.4

5、.2相关资料收集(剪报/公司案例集等) 2.2.5考核、考勤(1)修理工月绩考核表(2)保安队员月绩考核表(3)物管处考勤签到表(4)物管处考勤表及考勤统计表(5)保洁考勤表及考核表 2.3服务管理 2.3.1敬告住户(包括月度物业服务报告) 2.3.2服务记录 2.3.3特约服务派工单(修理、家政） 2.3.4邮件管理(邮件收发登记表) 2.3.5保洁特约服务管理 2.3.6 6外来人员办证记录 2.3.7拾遗物品记录 2.4服务的监视、测量 2.4.1日巡察记录 2.4.2客户看法回访单 2.4.3客户看法征询统计上半年住户看法征询(1)上半年住户看法征询表(2)上半年住户看法征询表统计汇

6、总(3)上半年住户看法分析报告下半年住户看法征询(1)下半年住户看法征询表(2)下半年住户看法征询表汇总(3)下半年住户看法分析报告 2.4.4客户投诉受理记录本 2.5装修管理（1）装修进程(2)修理日巡察记录表（装修进程）（3）秩序维护队装修巡察记录(4)装修协议及装修验收单(见业主分户档案)(5)违章通知书(见业主档案) 2.6空置房管理空置房巡察记录 2.7公共设施设备管理 2.7.1共用设施设备年度维护保养安排、监视测量装置检定安排 2.7.2日常管理 (1)重点设施巡查记录(2)设施设备事故报告单(3)装修现场巡查表(4)库房管理记录 2.7.3强电系统(1)发电机运行记录(2)配

7、电室运行记录(3)配电室值班交接记录(4)停送电操作票(5)配电柜检修工作票(6)强电系统巡检报告 2.7.4弱电系统(1)弱电系统巡检报告(2)网络地址安排 2.7.5电梯系统(1)电梯定期检验报告(2)平安检验合格证（准用证）(3)电梯维保记录(4)电梯系统巡检报告 2.7.6 给排水系统（二次供水）(1)二次供水相关资料(2)给排水系统巡检报告(3)化粪池清淘记录(4)总水表读数记录 2.7.7消防系统(1)消防器材清册(见设施设备台账)(2)消防设施设备保养检查记录(3)消防系统巡检记录 2 2 .7.8避雷装置系统避雷装置系统巡检记录 2.8突发公共事务管理各种应急预案 2.9秩序维

8、护管理 2.9.1值班交接记录（各岗位） 2.9.2巡察签到记录（1）装修巡察记录（2）日巡察记录表 2.9.3来访登记表 2.9.4物品出门条 2.9.5内部管理记录（物资物品领用/发文记录/夜间报岗/服务记录）2.10消防管理（1）建筑消防设施系统图（2）火灾报警、处理记录（3）消防封条运用记录（4）消防培训记录 ：消防应急预案、消防演练（5）消防设备检测报告（6）公共部位消防设施、设备检查记录(7)消防管理 2.11环境卫生管理 2.11.1巡岗记录 2.22.2消杀记录 2.11.3生活垃圾清运记录 2.11.4室内保洁服务记录 2.11.5保洁物资物品管理（1）物资物品领用记录（2）物资物品盘点记录（3）物资物品消耗统计（4）机具出入登记表 2.11.6 绿化管理(1)绿化养护合同（存项目财务）(4)外委通知、告知、函等 2.12社区文化 三修理资金管理 四业主大会 业主委员会