档案整理方法优秀PPT.ppt

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1、设备档案整理方法讲义荔湾区档案局监督指导科：邹红荔湾区档案局监督指导科：邹红一、归档范围及保管期限 o1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等选购辆等选购申请与批复、协议书、合同来申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限 o2、企业：、企业：o 自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试自制设备的归档材料（包括设备的设计、

2、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、运用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。、运用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。o 购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、修理及运用后形成的文件材料）。、保养、修理及运用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限3、保管期限：、保管期限：以办公设备和交通设备为主的单位（如以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性

3、的企业和事业机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般单位等），这些设备档案的保管期限一般以以“短期短期”为主；为主；机关保管期限机关保管期限 序号类目名称 保管期限1申请报告、计划、请示与复。申请报告、计划、请示与复。短期短期 2上级或主管领导批复和准购批示。上级或主管领导批复和准购批示。短期短期 3进口设备过程中有关的技术商务文件。进口设备过程中有关的技术商务文件。长长期期 4开箱记录及装箱单。开箱记录及装箱单。短期短期 5安装、安装、调试记录调试记录和双方和双方签签字移交文件保字移交文件保单单。短期短期 6验收、报告及材料。验收、报告及材料。短期短期 7索赔

4、来往函件及结果文件。索赔来往函件及结果文件。长长期期 8设备说明书及全套随机文件材料。设备说明书及全套随机文件材料。短期短期 9使用、检修、故障事故记录（设备履书）使用、检修、故障事故记录（设备履书）短期短期 10重大事故的调查分析及处理意见。重大事故的调查分析及处理意见。短期短期 11技技术术改造和开改造和开发过发过程形成的技程形成的技术术文件材料。文件材料。长长期期 国有企业保管期限国有企业保管期限序号序号 类目名称类目名称 保管期限保管期限 1自制自制设备设备、仪仪器的申器的申请报请报告、告、计计划、批划、批复和任复和任务书务书；设计设计方案、方案、设计说设计说明明书书、设计图设计图、设

5、计设计中的中的计计算数据等。算数据等。长长期期 2引引进设备进设备的申的申请报请报告及批复、合同、告及批复、合同、协协议议等等谈谈判判资资料、来往信函、料、来往信函、图纸图纸或招或招标标材料等：材料等：重要的重要的 长长期期 一般的一般的 短期短期 国有企业保管期限国有企业保管期限序号序号 类目名称类目名称 保管期限保管期限 3引引进设备进设备的随机的随机资资料清料清单单、装箱、装箱单单、出厂合格出厂合格证证、验验收收单单；地基安装；地基安装图图、原理原理图图、附件、附件图图；磁；磁盘盘和光和光盘盘（另（另存）；使用存）；使用维护说维护说明明书书等。等。长长期期 4安装安装调试调试运行运行记录

6、记录和和检测报检测报告告 长长期期 5设备设备操作操作规规程和履程和履历历表表 长长期期 6大、中修大、中修记录记录，故障分析，故障分析处处理文件理文件 长长期期 7报废报废申申请请、鉴鉴定材料、批复（或定材料、批复（或处处理理结结果）果）短期短期 二、归档时间o1、外购设备在投入运用之后，将开箱随机、外购设备在投入运用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。文件材料交给本单位档案员归档立卷。o2、自制设备在设备鉴定验收并交付运用后、自制设备在设备鉴定验收并交付运用后一个月内由主管部门系统整理后归档；一个月内由主管部门系统整理后归档；o3、修理方面的文件材料，修理结束后一个、修理方面

7、的文件材料，修理结束后一个月内归档。月内归档。三、归档要求o归档的设备文件材料归档的设备文件材料,必需完整，系统地反必需完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一样。相同型文字及图样的表述与设备实体一样。相同型号的设备，只归档一套即可。号的设备，只归档一套即可。四、整理方法o1、组卷及卷内文件排列、组卷及卷内文件排列o按设备的台（套）为单位进行组卷。一台按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件书目、卷内文件材料、均由案卷封

8、面、卷内文件书目、卷内文件材料、卷内备考表组成。卷内备考表组成。o文字材料按问题、时间或重要程度来排列。文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。o图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。在后。四、整理方法o2、编目、编目o编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种状况：三种状况：o 卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机

9、将页码打在文件材料正面的右下角、背号码机将页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号从面的左下角，页号从“1”起先。起先。o 几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内文件书目各份材料的页号栏。文件书目各份材料的页号栏。o 单份独立材料为一卷（说明书、图册等），单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页号的可以不用另外打页码。每份有统一页号的可以不用另外打页码。o 页号更改时页号更改时“划改划改”或或“盖改盖改”，不要用涂，不要用涂改液。改液。四、整理方法卷内书目和编

10、制卷内书目和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内书目。将归档的案卷内文件材料填写卷内书目。卷内书目卷内书目 档号：档号：C1 序序号号 科技文件材料题名科技文件材料题名 责任者责任者 文件文件日期日期 文件文件编号编号 页页次次 备备注注 1SAMSUNG20用户指用户指南南三星电子三星电子公司公司2003.07.230012四、整理方法 卷内文件书目必需用森蓝文档管理软件进行卷内文件书目必需用森蓝文档管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类书目一起装订成检索书目。书目一起

11、装订成检索书目。四、整理方法分类与编号分类与编号机关设备档案代号：机关设备档案代号：“C”档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，干脆在一级类目下每台设备编号归档，如：干脆在一级类目下每台设备编号归档，如：C1n 案卷依次号案卷依次号 设备档案代号设备档案代号 每台设备案卷号按时间依次编一个流水号每台设备案卷号按时间依次编一个流水号,满三满三位数断号。位数断号。四、整理方法 企业设备档案代号：企业设备档案代号：“1”档号的编制：相对来讲，企业的设备档案档号的编制：相对来讲，企业的设备档案困难一些，须要依据设备的困难一些，须要依据设备的“性质性质”分一级分

12、一级属类，每个一级属类再依据设备型号分二级属类，每个一级属类再依据设备型号分二级属类，二级属类下按阶段材料组卷，如属类，二级属类下按阶段材料组卷，如：1.1专用设备专用设备1.1.1 CXXXX车床车床1.1.2 XXXXXXXX1.2通用设备通用设备1.2.1 XXXXXXXX11.2.2 XXXXXXXX2四、整理方法案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制案卷封面的编制案卷题名案卷题名 要求简明、精确揭示卷内科技文件材料的内容。要求简明、精确揭示卷内科技文件材料的内容。结构：案卷题名结构：案卷题名=项目名称项目名称+内容特征内容特征+文件文件名称名称 例：例：

13、SAMSUNG牌牌06ST笔记本电脑的用户指南、笔记本电脑的用户指南、修证书修证书立卷单位立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。门。四、整理方法案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制案卷封面的编制起止日期起止日期 可只填写起止年月可只填写起止年月 如：如：2000年年3月至月至2000年年8月或月或 2000.32000.8保管期限、密级保管期限、密级卷内备考表编制卷内备考表编制 案卷封面模式C-1SAMSUNG牌牌06ST笔记笔记本电脑用户指南、修证书本电脑用户指南、修证书荔湾区档案局荔湾区档案局长期长期

14、 卷内备考表模式张三张三四、整理方法o3、装订入盒、装订入盒o设备文件材料可分为装订和不装订两种设备文件材料可分为装订和不装订两种:o 凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，接受接受“三孔一线三孔一线”方法装订，装订前要除掉材料上方法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。号章。o 模式模式:全宗号全宗号档档 号号 55C-1四、整理方法 凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只

15、在材料右上角上盖上档号章。将装订好的案卷以档号排列依次入盒，盒面不须要填写。只填写脊背的内容。C-1四、整理方法o4、科技档案分类书目及书目号编制o 科技分类书目：按书目格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内书目一起装订成检索书目。科技档案分类书目类别：C档案号档案号总登记号总登记号案卷题名案卷题名页页数数份份数数立卷立卷单位单位起止时起止时间间保管保管期限期限密密级级变更变更情况情况C-1SAMSUNG牌牌06ST笔记笔记本电脑的用户指南、修证书本电脑的用户指南、修证书999荔湾荔湾区档区档案局案局2004.3.31长期长期四、整理方法 书目号编制：将已装订好的检索书目册编书目号编制：将已装订好的检索书目册编号，每册书目编一个书目号：号，每册书目编一个书目号：C1n（机（机关适用）或关适用）或11n（企业适用），每满一（企业适用），每满一册断号。册断号。四、整理方法 书目夹封面和脊背编制书目夹封面和脊背编制全宗名称全宗名称 荔湾区档案局荔湾区档案局 全全 宗宗 号号 55目目 录录 号号 C1 案卷起止号案卷起止号 1 年年 度度 2004 类类 别别 设备档案设备档案全宗号全宗号 55目录号目录号 c1 案卷起止号案卷起止号1年年 度度 2004 类类 别别 设备类设备类书书目目夹夹封封面面书书目目夹夹脊脊背背