人事档案管理培训优秀PPT.ppt

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1、档案管理培训 广东中奥物业管理有限公司2009年8月1日 目目 录录l一、档案管理目的l二、档案管理的职责l三、档案管理制度的内容l四、人事档案管理的几点规定一、档案管理的目的l为了加强物业总公司、各项目管理处及各部门档案、文件、资料（财务账册除外）的分类、归档、保管和查阅等工作，实现档案管理标准化、规范化、现代化，有效地为企业积累档案史料。二、档案管理人员的职责l华南区域行政人事部对分公司、各项目的档案保管工作有监督、检查管理权力，对违反档案管理的相关人员有惩处权。l华南区域的档案、文书等资料由华南区域行政人事部负责保管。l各分公司、各项目行政人事分部负责文书档案立卷归档及保管；客户资料由业

2、服分部负责归档及保管。设立档案室，各配备兼职档案管理员。特殊载体档案分别由属公司行政人事管理部门收集、整理立卷、保管。l档案管理应贯彻执行公司档案工作的方针、政策、法规及标准规定和方法。负责收集、整理、保管好公司的各类档案资料。l各分公司、各项目档案管理部门要做好开发利用档案信息资源，做好借（查）阅档案和登记等工作。l做好档案的统计及初步鉴定工作，对保管期限已满的、经初步鉴定无保存价值的档案，应编制成册，报公司主管领导审批后进行销毁。l 开展档案宣扬工作，提高员工档案管理意识，利用各种现代化管理设施和技术，完善档案管理工作，不断提高档案管理水平。理人员必需严格保密员工档案的内容。负责接收，收集

3、、整理、保管档案。三、档案管理的制度内容三、档案管理的制度内容l3.1 收、发文的档案管理l3.2 档案的归档、立卷管理 l3.3 档案借阅管理 l3.4 违反档案管理制度惩处规定 3.1 3.1 收、发文的档案管理收、发文的档案管理l3.1.1 公司各部门全部对外发文、收文和合同、图纸、证照等一 律须在收、发文的次日将文件的原件交档案（资料）室（部门只保留文件的复印件），未设立档案室的交由指定档案管理人员.并由负责档案管理的人员办理登记、归档手续。l3.1.2 各分公司、各项目、各部门对外发文，一律须填写统一的发文稿纸，由项目负责人签发，发文后将发文签收的稿纸及文件正本一份交指定档案（资料）

4、管理人员保存。l3.1.3 各项目、各部门全部外来文件和图纸、证照等，在收文之日起三天内必需将原件交档案室或指定档案管理人员（各部门如有工作须要，可保留复印件）。l3.1.4 负责档案管理的人员需对收、发的文件建立完善的档案书目，并注明来文单位、送件人、接收时间等资料，便于查找。3.2 3.2 档案的归档、立卷管理档案的归档、立卷管理l3.2.1 各类文件资料应刚好入册，并在档案书目和卷内书目上作好相应的记录，便于管理。l3.2.2 全部入册的档案资料必需把原件和附件、请示和批复放在一起。翌年应对各册中的资料进行一次清理，对具有永久和长期备查价值的资料，应进行立卷，并标明名称、种类、立卷日期，

5、编列卷内书目明细。3.3 3.3 档案借阅管理档案借阅管理l3.3.1 各项目因工作须要借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同、证照等），必需经所属项目负责人批准后，原则上在档案室内阅读；因工作须要外借档案必需经所属项目负责人批准，方可由档案管理员办理借阅手续。l4.3.2已立卷的档案资料原则上不得外借，只可在档案室阅读；对未立卷的文件及资料可办理借出手续。l4.3.3借阅期限不得超过七天，到期必需归还，如需续借，须经管理处总经理或部门总监/经理同意签名后，按规定办理续借手续。l4.3.4 借阅档案的人员必需疼惜档案，保证档案的平安与保密，不得擅自涂改、沟画、l剪裁、抽取、拆散、翻印、转借或损坏

6、。因工作须要而必需摘抄或复印档案资料的，必需经所属管理处总经理同意。否则，将按公司的规章制度追究当事人和负责档案管理的人员责任。l4.3.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经公司总经理或部门总监/经理同意（重要文件须征得总公司总经理同意），如摘抄内容要经审查，并签名确认。l4.3.6外单位人员借阅档案资料，原则上不能离开档案室。3.4 3.4 违反档案管理制度惩处规定违反档案管理制度惩处规定l3.4.1 区域行政人事部对各分公司、各项目档案管理状况进行例行检查过程中，出现不符合制度要求的人员，将扣罚当事人50元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。l3.4.2 对负责档案管理人

7、员未严格执行档案管理制度，对档案保管不善的，将扣罚当事人100元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。l3.4.3 违反档案外借管理规定造成档案遗失或损坏，将扣罚当事人100元绩效奖金，并作必要的纪律处分。对公司造成损失的，将由责任人负责赔偿公司经济损失。l3.4.4 全部员工必需严格执行档案管理的规章制度，对违反上述规定的责任人、当事人将赐予必要的纪律处分，情节严峻者，将对有关责任人作违纪辞退处理。4 4、人事档案管理的几点规定、人事档案管理的几点规定:l4.1 员工人事档案资料包括以下几项内容：l入职申请表/面试记录表（带相片）l身份证复印件l学历证及及其他相关证件（职称、前任公司的离职证明、担保人证件等）复印件l健康证明（体验表）l银行卡复印件l转正、调薪、调岗、晋升、奖惩等相关资料人事异动资料4 4、人事档案管理的几点规定、人事档案管理的几点规定:l4.2 人事档案归档的要求：l上述4.1要求的全部员工人事资料按员工入职的先后依次装订成册后归档，并编号。l在职员工和离职员工的资料要分开管理。l 全部员工档案归档前要制订员工档案书目，以便查找及防止员工丢失。l员工劳动合同要单独归档管理。4 4、人事档案管理的几点规定、人事档案管理的几点规定:l4.3 行政人事助理要对“员工人事档案”的相关资料做好保密工作，不得随意泄露员工信息。