归档文件整理规则优秀PPT.ppt

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1、归档文件整理规则归档文件整理规则新文件材料归档范围及保管期限新文件材料归档范围及保管期限规定规定v归档文件的管理主要由以下几个步骤组成：v一、收集：须要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。v二、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。须要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行精确鉴定。v三、排架：便利利用、销毁。v四、编写归档文件整理说明。归归档文件整理档文件整理规则规则（DA/T 22-2000）及具体）及具体说说明明1范范围围本本标标准准规规定了定了归归档文件整理的原档文件整理的原则则和方和方法。法。本本标标准

2、适用于各准适用于各级级机关、机关、团团体和其他社体和其他社会会组织组织。2归归档文件的定档文件的定义义立档立档单单位在其位在其职职能活能活动动中形成的、中形成的、办办理理完完毕毕、应应作作为为文文书书档案保存的各种档案保存的各种纸质纸质文件材料文件材料文件材料文件材料归归档范档范围围 机关文件材料归档范围是：机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史探讨具有貌的，对本机关工作、国家建设和历史探讨具有利用价值的文件材料；利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集（二）机关工作活动中形

3、成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关须要贯彻执行的上级机关、同级（三）本机关须要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。材料。机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的

4、文件材料，供工作参考的抄件等；供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部相互抄送的文件材料，本机关来信、电话记录，机关内部相互抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料，不需办理的抄送文件材料；有关工

5、作参考的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不须要贯彻执行（三）同级机关的文件材料中，不须要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、状况反映，抄报或越级抄报的文件材料。常多归档的文件材料：党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。常漏掉的文件材料：A、机关内部及直属单位的特地文件材料，如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险

6、文件材料，专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等特地（业务）文件材料。B、白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、状况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。C、会议文件材料，如本机关召开的专业会议，到外单位参与的有关本机关主管业务的会议文件材料。3归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.1归档文件整理的意义：一是归档文件编号后，能便利

7、排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加便利。四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的爱护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加便利。假如不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起3.2 整理方式：整理方式：应选择应选择分散整理，即由文分散整理，即由文书处书处理和理和业务业务部部门门分分别别整理各自形成的整理各自形成的归归档文件。档文件。这样这样做的做的优优点是：能点是：能发发挥挥文文书书和和业务业务部部门门熟

8、悉本熟悉本职职工作及文件材料工作及文件材料办办理理过过程的特程的特长长；文；文书书和和业务业务人人员员易在整理易在整理归归档文件档文件过过程中找到散失的程中找到散失的文件材料。文件材料。3.3 整理整理时间时间：最好接受随：最好接受随办办随随归归方式，能方式，能够够将年将年终终集集中整理中整理归归档文件的档文件的时间时间，分散到平常每一份文件形成的，分散到平常每一份文件形成的过过程中，将一份文件的整理、程中，将一份文件的整理、归归档作档作为为文件形成或承文件形成或承办办的一的一部分。部分。3.4 归归档文件整理新方法与档文件整理新方法与传统传统立卷方法相比工作量、立卷方法相比工作量、经经费费的

9、的节约节约：传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排列、编页号、填卷内书目和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷书目等十几个工作环节，装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节，装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮，新的归档文件整理方法每400页用一个档案盒，可节约很多装具费用。所以建议一些运用传统立卷方法的企业尽快接受新的归档文件整理方法。3.5整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.6质量要求归档文件应齐全

10、完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所运用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案爱护要求。4整理方法及步骤4.1装装订订装装订订前的前的处处理工作：理工作：A拆拆除除金金属属物物、主主要要是是为为了了防防止止金金属属物物氧氧化化、腐腐蚀蚀，损损害害归归档档文文件件的的纸纸张张，影影响响其其寿寿命命。（短短期期保保存存的的归归档档文文件件不不必必去去掉掉金金属属物物，黄黄河河以以北北及及西西北北内内陆陆地地区区，因因气气候候干干燥燥，在在具具备备较较好好库库房房条条件件的的状状况况下下，对对不不须须要要移移交交进进馆馆的的归归档档文文件件可可不不拆拆除除金金属

11、属。已已装装订订成成册册不不便便拆拆除除金金属属物物的的出出版版物物不不必必拆拆除除金金属属物）物）B修裱破修裱破损损文件。文件。C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。D折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应简洁打开，如接受手风琴式折叠方式。装订的单位：归档文件应按件装订。一般每份文件为一件。正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对

12、完整，按其原来的装订方式，一册（本）为一件。当请示（包括本单位的请示、外单位的请示）没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明，将请示作为一件。如没有处理结果，不必存档。装订时文件排序：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。装装订订的材料、部位及的材料、部位及对齐对齐方式：方式：统一要求用不锈钢夹，左侧串开装订，归档文件左、下侧对齐。4.2分分类类归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要

13、资格是立档单位具有独立法人资格。当机构发生变更时，就应考虑重新划分全宗。划分全宗有几种状况：新成立的机关一个机关几块牌子无人员编制的委员会乡、镇、场、办事处设立汇合全宗内部机构不建立全宗，距离较远的、专业档案数量特殊多的内部机构和不设立全宗的派出性机构，其档案可单设书目管理。全宗名称用机构全称或规范化的简称。4.2.1分类方法：归档文件可以接受以下几种分类方法：年度机构保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避开库房的倒架。一般单位可接受此方法。年度问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳

14、定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避开库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可接受此方法。年度保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作便利，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。目前我市基层单位接受的就是这三种方法。4.2.2与这三种方法对应的分类方案如下：与“年度机构保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：办公室-永久、长期、短期；业务一科-永久、长期、短期；业务二科-永久、长期、短期。2002年：办公室.业务一科.业务二科与“年度问题-保管期限分类

15、法”相对应的分类方案。如：2001年：党群类永久、长期、短期；业务类永久、长期、短期；行政类永久、长期、短期。2002年：党群类业务类.行政类与“年度保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：永久、长期、短期；2002年：永久、长期、短期；2003年4.2.3还有两种我们未接受的分类方法：保管期限年度问题分类法。对应的分类方案：永久：2001年党群类、业务类、行政类；2002年,长 期:2001年 2002年.短 期:2001年2002年这种方法适用于内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架状况。保管

16、期限年度机构分类法。对应的分类方案:永久：2001年办公室、业务一科、业务二科；2002年,长 期:2001年 2002年.短 期:2001年2002年适用于内设机构较稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架状况。其实这两种分类方法分到最低一级类目时，和“年度机构（问题）”保管期限分类方法的结果是一样的，即都会出现有：2001年，永久，业务一科或2001年，永久，业务类的局面，只是在档案装盒后排列上架的依次有所不同。4.2.4年度：文件的形成年度。4.2.5分类机构：即单位的内设机构名。“办公室”“业务一科”等4.2.6问题：即问题的名称。“党群类”“业务类”“

17、行政类”等。4.2.7文件归类的一般规定:内容原则.即主要依据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群（党务类）类。一样性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一样，即便归错了类，也要将其他相同文件归到一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），特地性文件应归入业务类（业务部门或业务问题的有关类）涉及到两个以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）

18、优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。归类时务必明确类目含义。分机构应按文件内容所属机构的职能归类，不是一律按文件署名的机构归类。整体原则。围绕某一形成的一套文件材料是一个不行分割的有机整体、归类时应维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成确定数量的文件材料，这些文件材料应从整体原则考虑，统一归入某个类。归类的优先依次。归类的优先依次是：有最适合的类就归入该类，无最适合的类则考虑归入相关类（即靠类归类）；无相关类，则考虑归入“其他”类；无“其他”类则考虑归入综合类。犹如一类归档文件多，又无特地类时，可考虑增加类目。工业企业档案分类一级类目名称:

19、1、党群工作类2、行政管理类3、经营管理类4、生产技术管理类5、产品类6、科学技术探讨类7、基本建设类8、设备仪器类9、会计档案类10、干部职工档案类（1）、党群工作类下设二级类目有党务工作，党务工作包括党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议，党委办公室其他事务性工作等。组织工作，组织工作包括组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。宣扬工作，宣扬工作包括理论教化，各种工作活动宣扬，政治思想工作与精神文明建设等。统战工作，统战工作包括民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。纪检工作，党风治理，纪检检查，案件审理，信访工作等。工会工作，工会工作

20、包括职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等。共青团工作，共青团工作包括组织建设，政治思想教化，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。协会工作，协会工作包括各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。（2）、行政管理类下设二级类目有行政事物，行政事物包括企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。公安保卫，公安保卫包括社会治安，武装保卫枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。法纪监察，法纪监察包括法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。审计工作，审计工作包括各项审计工作活动等。人事管理，人事管

21、理包括干部管理，工人聘请、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。教化工作，教化工作包括一般教化，中专和职业教化，高等教化，职工在职培训，幼儿教化等。医疗卫生，医疗卫生包括卫生监督管理与管理，职工防病治病，支配生育工作等。后勤福利，后勤福利包括职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。外事工作，外事工作包括企业涉外活动。（3）、经营管理类下设二级类目有经营决策，经营决策包括企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。支配工作，支配工作包括企业中、长期支配，年（季）度支配，各项专业发展支配，全面支配管理工作等。统计工作，统计工作包括各种统计报表，企业综合性

22、统计分析工作等。财务管理，财务管理包括资金管理，价格管理，会计管理，自己流通等。物资管理，物资管理包括物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。产品销售，产品销售包括市场分析，用户调查，产品销售，广告宣扬，售后服务工作等。企业管理，企业管理包括企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。（4）、生产技术管理类下设二级类目有生产调度，生产调度包括生产组织，调度指挥工作等。质量管理，质量管理包括企业全面质量管理，产品质量检测和质量限制工作等。劳动管理，劳动管理包括劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动爱护等。能源管理，能源管理包括能源消耗定额管理，节能降耗工作等。平安

23、管理，平安管理包括平安生产，工伤事故处理，职工平安教化等。科技管理科技管理包括新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和接受新技术，合理化建议等。环境爱护，环境爱护包括环境爱护检测与限制，污染治理等。计量工作，计量工作包括各种计量检测工作。标准化工作，标准化工作包括企业标准化管理工作，各种标准档案。档案和信息管理，档案和信息管理包括企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。（5）、产品类，产品档案二级类目按产品的种类或型号设置；产品档案基本范围包括同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。（6）、科学技术

24、探讨类，科研档案二级类目按课题设置；科研档案的基本范围包括同一科研项目内，包含课题立项、探讨准备、探讨试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目探讨和管理的全过程。（7）基本建设类，基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置；基本建设档案的基本范围包括同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。（8）、设备仪器类，设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置；设备仪器档案的基本范围包括同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。（9）、会计档案类，会计档案二级类目凭证帐簿报表其他（10）、干部职工档案，干部职工档案二级类目包括干部档案、工

25、人档案、离退休职工档案、死亡职工档案。企业职工档案的内容和分类：履历材料自转材料鉴定、考核、考察材料评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成果表和评定技能的考绩、审批等材料政审材料参与中国共产党、共青团及民主党派的材料嘉奖材料处分材料招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料其他可供组织参考的材料在企业档案十个基本大类中的产品类、科研类、基建类、设备仪器类四个大类按科学技术档案整理归档；党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四大类考虑到它们是以文书档案为主体的，其文件材料的收集、整理、立卷、归档等环节可参照机关档案工作的有

26、关业务规范执行；会计档案类依据会计档案管理方法执行。4.2.8 保保管管期期限限：文文件件保保管管的的具具体体期期限限。机机关关文文书书档档案案的的保保管管期期限限定定为为永永久久、定定期期两两种种。定定期期一一般般分分为为30年、年、10年。年。4.2.8.1 永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：(一一)本机关制定的法规政策性文件材料；本机关制定的法规政策性文件材料；(二二)本本机机关关召召开开重重要要会会议议、举举办办重重大大活活动动等等形形成成的主要文件材料；的主要文件材料；(三三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四四

27、)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演化、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。4.2.8.2定期保管的文书档案主要包括：(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料

28、；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上支配、总结、统计、重要专题报告等文件材料。4.2.8.3 文书档案保管期限表新的保管期限表和旧的相比,大致就是原来的长期改为30年,短期改为10年,还有一些期限调高、降低的，期限调整的会做特殊说明，具体规定如下：1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，

29、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、探讨通过的文件、决议、纪 要、公 报、主 席 团 会 议 记 录 等 文 件 材 料 永久1.2 大会发言，人大代表建议和看法、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的支配、总结等文件材料 30年（强调了重要的）小组会议记录、会议服务机构的支配、总结等文件材料原为短期1.4 探讨未通过的文件 10年（原为长期）2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会

30、、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料2.1 公报、决议、确定、记录、纪要、议程、领导人讲话、探讨通过的文件、参与人员名册 永久（增加了两处）2.2 探讨未通过的文件 10年3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久（减掉了探讨通过的文件）4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、确定、纪要永久（增加了两处）4.2 典型材料、代表发言材料、沟通材料、简报 30年 减掉了小组会议记录、参考材料。专题改为专业，更留意专业工作职能。专业会议不再区分一般或重要。原一般专业会议文件材料

31、的典型材料、代表发言材料、简报改为30年。5 机关联合召开会议的文件材料（细化、增加部分）5.1 本机关为主办的本机关为主办的5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、确定、纪要话、总结、决议、确定、纪要 永久永久 5.1.2 典型材料、代表发言材料、沟通材料、简典型材料、代表发言材料、沟通材料、简报报 30年年 5.2 本机关为协办的本机关为协办的 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、确定、纪要的复制件或副本讲话、总结、决议、确定、纪要的复制件或副本 30年年5.2

32、.2 典典型型材材料料、代代表表发发言言材材料料、沟沟通通材材料料、简简报的复制件或副本报的复制件或副本 10年年 6 本本机机关关承承办办国国际际性性会会议议、大大型型展展览览会会、博博览览会会的文件材料的文件材料 6.1 请请示示、批批复复、申申办办和和筹筹办办组组委委会会主主要要活活动动支支配配、议议程程、名名单单、主主报报告告（原原文文及及译译文文）、协协助助报报告告（原原文文及及译译文文），上上级级领领导导人人贺贺辞辞、题题词词、讲话，会徽设计讲话，会徽设计 永久永久 6.2 代代表表发发言言材材料料、沟沟通通材材料料、简简报报、新新闻闻报报道道 30年年6.3 6.3 委委员员会会

33、、分分会会会会议议和和学学术术会会的的探探讨讨记记录录，会议代表登记表、接待支配会议代表登记表、接待支配 10 10年年7 7 上上级级机机关关、上上级级领领导导检检查查、视视察察本本地地区区、本本机机关工作时形成的文件材料关工作时形成的文件材料7.1 7.1 重要的重要的 永久永久7.2 7.2 一般的一般的 30 30年年7.37.3本地区、本机关工作汇报材料本地区、本机关工作汇报材料 30 30年年8 8 本机关业务文件材料本机关业务文件材料8.1 8.1 本本机机关关制制定定的的方方针针政政策策性性、法法规规性性、普普发发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料性业务文件，中长期规划、纲

34、要等文件材料永久（增加了三处）永久（增加了三处）8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1 重要业务问题的 永久8.2.2 一般业务问题的 30年减掉了事务性有参考价值的8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1 重要业务问题的 永久（变更了，原为方针政策性的重要问题的，现在强调业务）8.3.2 一般业务问题的 30年（增加）减掉了事务性有参考价值的8.4 本机关代上级机关起草并被接受的重要法规性文件、专项业务文件的最终草稿 30年（增加）减掉了其它的8.5 机关联合行文的文件材料（增加、细化部分）8.5.1 本机关为主办的8.5.1.1 重要业务

35、问题的 永久8.5.1.2 一般业务问题的 30年8.5.2 本机关为协办的8.5.2.1 8.5.2.1 重要业务问题的重要业务问题的 30 30年年8.5.2.2 8.5.2.2 一般业务问题的一般业务问题的 10 10年年8.6 8.6 本机关编辑、编写的文件材料本机关编辑、编写的文件材料8.6.1 8.6.1 大事记、组织沿革等大事记、组织沿革等 永久永久8.6.2 8.6.2 简报、状况反映、工作信息等简报、状况反映、工作信息等 1010年（原为长期）年（原为长期）8.7 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料（增行政管理、执法活动中形成的文件材料（增加、细化部分）加、细化部分）

36、8.7.1 8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材行政管理工作制度、程序、规定等文件材料料 永久永久8.7.2 8.7.2 执执 法法 检检 查查 状状 况况 汇汇 总总、通通 报报，整整 改改 通通 知知 等等 永久永久8.7.3 8.7.3 行行政政管管理理工工作作中中形形成成的的审审批批、审审查查、核核准等文件材料准等文件材料8.7.3.1 8.7.3.1 固固定定资资产产投投资资、科科技技支支配配等等项项目目的的审审批批（核核准准）、管管理理、验验收收（评评估估）等等文文件件材材料料 永久永久8.7.3.2 8.7.3.2 不不动动产产、自自然然资资源源的的全全部部权权、运运

37、用用权权确认的文件材料确认的文件材料 永久永久8.7.3.3 208.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期年（含）以上有效或未注明有效期的的许许可可证证、执执照照、资资质质证证、资资格格证证等等的的审审批批、管管理理文件材料文件材料 永久永久8.7.3.4 8.7.3.4 2020年年以以下下有有效效的的许许可可证证、执执照照、资资质质证证、资资格格证证等等的的审审批批、管管理理文文件件材材料料 3030年年8.7.4 8.7.4 行行 政政 管管 理理 工工 作作 中中 形形 成成 的的 备备 案案 文文 件件 材材 料料 1010年年8.7.5 8.7.5 行行政政惩惩罚罚、处处

38、分分、复复议议、国国家家赔赔偿偿等等工工作作中中形成的文件材料形成的文件材料8.7.5.1 8.7.5.1 重要的重要的 永久永久8.7.5.2 8.7.5.2 一般的一般的 30 30年年8.8 8.8 支配、总结、统计、调研等方面的文件材料支配、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.1 8.8.1 年年 度度 和和 年年 度度 以以 上上 的的 支支 配配、总总 结结、统统 计计 材材 料料 永久永久8.8.2 8.8.2 年年度度以以下下的的支支配配、总总结结、统统计计材材料料 1010年年（概括性强，原本单位形成的为长期）（概括性强，原本单位形成的为长期）8.8.3 8.8.3 重重

39、要要职职能能活活动动的的总总结结、重重要要专专题题的的调调研研材材料料 永久（细化）永久（细化）8.8.4 8.8.4 一一 般般 活活 动动 的的 总总 结结、一一 般般 问问 题题 的的 调调 研研 材材 料料 1010年（细化）年（细化）8.9 8.9 出国或出境访问考察、参与国际会议，接待出国或出境访问考察、参与国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料（细化）来访等外事活动形成的文件材料（细化）8.9.1 8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等会谈记录、纪要等 永久永久8.9.2 8.9.2 出国审批手续、

40、执行日程、考察报告、一出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录般性会谈记录 30 30年年减掉了其它文件材料，即以上范围以外的出国或出减掉了其它文件材料，即以上范围以外的出国或出境访问考察、参与国际会议，接待来访等外事活动境访问考察、参与国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料不归档形成的文件材料不归档9 9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料会、保卫、信访工作文件材料9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久9.2 人事工作制度、规定、方法等文件 30年（原一般

41、为永久）9.3 人事任免文件 永久（原内部机构负责人为长期）9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料9.4.1 受县级（含）以上表彰、嘉奖的永久（原为省级）9.4.2 受县级以下表彰、嘉奖的 30年（原为地、县级）9.5 对本机关有关人员的处分材料（细化）9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久9.5.2 受到警告处分的 30年9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久（原为长期）9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久（原为长期）9.8 职职工工调调动动工工作作的的行行政政、工工资资、党党团团组组织织关关系的介绍信及存根系的介

42、绍信及存根 永久（原为长期）9.9 职工名册 永久9.10 9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料党、团、工会工作活动中形成的文件材料9.10.1 9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果工作报告、总结，换届选举结果 永久永久9.10.2 9.10.2 重要专项活动的报告、总结等重要专项活动的报告、总结等 永久永久9.10.3 9.10.3 党党团团员员、工工会会会会员员名名册册，批批准准加加入入党党团团、工会组织的文件材料工会组织的文件材料 永久永久以以上上党党、团团、工工会会工工作作活活动动中中形形成成的的文文件件材材料料原原为长期为长期9.10.4 状况反映、工作简报 10年（

43、增加）9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料（增加、细化）9.11.1 重要的 永久9.11.2 一般的 30年9.12 保卫部门的平安检查、调查记录 10年9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久（原为省以上领导,上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的为长期）9.13.2 其他有处理结果的 30年（原其它有重要处理结果和没有处理结果的为短期）10 本机关事务管理文件材料10.1 房产、土地全部权和运用权的文件材料 永久（增加）10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1 重要的 永久（原来有历史意义

44、和长远利用价值的为永久，重要的为长期）意义和长远利用价值的为永久，重要的为长期）10.2.2 10.2.2 一般的一般的 10 10年年10.3 10.3 接待工作的支配、方案（增加）接待工作的支配、方案（增加）10.3.1 10.3.1 重要的重要的 30 30年年10.3.2 10.3.2 一般的一般的 10 10年年10.4 10.4 机关财务预算机关财务预算 30 30年（增加）年（增加）10.5 10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）选机关物资（办公设备及用品、机动车等）选购购支配、审批手续、招标投标、购置等文件材支配、审批手续、招标投标、购置等文件材料料 ，机动车调拨、保险

45、、事故、转让等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料3030年（增加）年（增加）10.6 10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料（增加）交接等）文件材料（增加）10.6.1 10.6.1 重要的重要的 永久永久10.6.2 10.6.2 一般的一般的 10 10年年10.7 10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续和有关手续 永久（增加）永久（增加）10.8 10.8 职工住房安排、出售的规定、方案、细则，职工住房安排、出售的规定、方案、细则，职工住房状况统计、调查表、职工

46、住房申请职工住房状况统计、调查表、职工住房申请 3030年（增加）年（增加）11 上级机关制发的文件材料11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料11.1.1 重要的 永久11.1.2 一般的 10年（原为长期）11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年11.3 上上级级机机关关制制发发的的关关于于本本机机关关机机构构设设置置、领领导人任免、人员编制等文件材料导人任免、人员编制等文件材料 （细化）（细化）永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年13 下级机关报送的文件材料13.1 重大问题的专题报告 30年13.2 年度和年度

47、以上的支配、总结、统计材料 10年（原为长期）减掉了年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的归档文件整理4.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。事由是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项具体的工作、一次会议、一项工程、一个事务、一次事帮、一次纠纷、一个案件等。事由与传统文书立卷的中的“问题”不同，“问题”的概念大，“事由”的概念小。事由原则的含义：一是同一事由的归档文件应当集中。二是同一事由的归档文件应当优先集中，即先将同一事由的归档文件集中，在同一事由内再按时间或重要程度排列。三是不同事由

48、的归档文件排列方法可按“相同的集中、相近的靠拢、不同的分开”的排列方法排列，如不同事由间的归档文件按时间、重要程度、问题、责任者等排列。4.4编号归档文件应依分类方案和排列依次逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性看法时，收文单才归档），可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以爱护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。4.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号

49、。4.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。4.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。4.4.4件号：文件的排列依次号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列依次从“1”起先标注。如某单位归档文件按“年度机构保管期限”分类，其最终一级类目为保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列依次，先编永久保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至N）。馆编件号按进馆要求标注。在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如

50、第一盒从1-20号，第2盒从21号起先编起。4.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。4.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号依次编制归档文件书目。4.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件书目设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。件号：填写室编件号。4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。当文件责任者为个人时，应填写与该文件相应的职务，并在其职务外加（），如（中共湖北省委书记俞正声）。多个责任联合发文时，应选填三个以内的重要责任者